Организация и совершенствование делопроизводства в государственном бюджетном общеобразовательном учреждении города Москвы "Школа № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова"

Бережная М.Э.

Организация и совершенствование делопроизводства в государственном бюджетном общеобразовательном учреждении города Москвы "Школа № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова"

46.03.02 Документоведение и архивоведение

Организация и управление

Дипломы

Вуз: Белгородский государственный университет - национальный исследовательский университет (НИУ «БелГУ»)

ID: 5c1a508f7966e104f6f851fa

UUID: 4dd85d50-e5c5-0136-fc42-525400005860

Язык: Русский

Опубликовано: больше 5 лет назад

Просмотры: 186

Бережная М.Э.

Источник: Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Белгородский государственный национальный исследовательский университет»

Комментировать 0

Рецензировать 0

Скачать - 10,7 МБ

Поделиться работой

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» (НИУ «БелГУ») ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ ИСТОРИКО-ФИЛОЛОГИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ КАФЕДРА РОССИЙСКОЙ ИСТОРИИ И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГОСУДАРСТВЕННОМ БЮДЖЕТНОМ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ ГОРОДА МОСКВЫ «ШКОЛА № 1465 ИМЕНИ АДМИРАЛА Н.Г. КУЗНЕЦОВА» Выпускная квалификационная работа студентки заочной формы обучения направления подготовки 46.03.02 Документоведение и архивоведение 5 курса группы 02031353 Бережной Марии Эдуардовны Научный руководитель: к.и.н., доцент Рябцева М.Л. БЕЛГОРОД 2018

СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………….. 1.АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В 3 ГОСУДАРСТВЕННОМ БЮДЖЕТНОМ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ ГОРОДА МОСКВЫ «ШКОЛА №1465 ИМЕНИ АДМИРАЛА Н.Г. КУЗНЕЦОВА».. 12 1.1. Характеристика учреждения …………………………………………….. 12 1.2. Видовой состав и оформление документов школы ……………………. 22 1.3. Организация работы с документами школы …………………………… 41 2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГОСУДАРСТВЕННОМ БЮДЖЕТНОМ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ ГОРОДА МОСКВЫ «ШКОЛА №1465 ИМЕНИ АДМИРАЛА Н.Г. КУЗНЕЦОВА» …………. 55 2.1. Разработка должностной инструкции секретаря учебной части……… 55 2.2. Разработка инструкции по делопроизводству …………………………. 59 ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………………………………………………. 64 БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ……………………………………… 66 ПРИЛОЖЕНИЯ ………………………………………………………………. 74

ВВЕДЕНИЕ Управленческая деятельность осуществляется во всех организациях и на предприятиях, независимо от их организационно-правовой формы. В настоящее время объем документов, издаваемых в учреждениях и поступающих в них, значительно возрос. Эффективность управления организацией во многом зависит от оперативности и обеспечения должного качества обработки всех документов. Документы организации содержат в себе решения актуальных управленческих вопросов, в них отражаются различные аспекты взаимодействия руководства с трудовым коллективом, вышестоящими и подведомственными учреждениями, финансовые и хозяйственные вопросы. В идеале, работа с документами в учреждениях должна быть построена таким образом, чтобы работники не отвлекались от осуществления основных функций, стоящих перед организацией. Делопроизводство в любой организации должно строиться на основании действующих нормативных правовых актов и методических документов, что позволит обеспечить высокое качество управленческих решений, грамотно оформить документ, быстро обнаружить его в огромном массиве документов. Актуальность выбранной темы исследования обуславливается необходимостью повышения эффективности работы с управленческими документами учреждении Кузнецова». в государственном бюджетном города Москвы «Школа №1465 Опираясь на актуальное общеобразовательном имени адмирала Н.Г. законодательство в сфере отечественного делопроизводства и архивного дела, необходимо обратить внимание на оформление документов, их регистрацию, хранение и другие участки работы с документами.

Степень изученности проблемы. В последнее время появляется все больше работ, посвященных рассмотрению различных аспектов организации работы с документами в учреждениях и на предприятиях различных форм собственности. Это монографии и учебные пособия, материалы научнопрактических конференций и семинаров, периодические издания. Обширное количество работ раскрывают общие вопросы организации делопроизводства. Среди них работы М.И. Басакова, О.И. Замыцковой1; В.В. Галахова и коллектива авторов2; С.Ю. Кабашова3; И.Н. Кузнецова4. Организации работы с документами образовательных учреждений посвящены работы Е.Л. Болотовой5; М.В. Кирсановой6; С.И. Феклина7. Большое значение при написании выпускной квалификационной работы имели труды, которые содержат рекомендации по составлению отдельных видов организационно-правовых документов: инструкции по делопроизводству8, должностной инструкции9. 1 Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. – Ростов н/Д., 2014. – 376 с. 2 Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов / В.В. Галахов, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А Кудряева. – М., 2015. – 480 с. 3 Кабашов С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: Учебное пособие / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. – М., 2012. – 296 с. 4 Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. – Ростов н/Д., 2014.– 396 с. 5 Болотова Е.Л. Документационное обеспечение управления образовательным учреждением. – М., 2012. – 295 с. 6 Кирсанова М.В. Должностные инструкции в образовательных учреждениях. – М., 2011. – 128 с. 7 Феклин С.И. Разработка, принятие, утверждение и согласование локальных актов образовательного учреждения // Методический вестник. – 2010. – № 17. – С. 56-64. 8 Вялова Л.М. Как составить инструкцию по делопроизводству? // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2013. – № 7. – С. 16-22; Иритикова В.С. Разрабатываем инструкцию по делопроизводству на основе новых правил делопроизводства и методических рекомендаций // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2010. – №5. – С. 10-15. 9 Абанкина Т.В. Разработка должностных инструкций в образовательном учреждении // Справочник руководителя образовательного учреждения. – 2013. – № 4. – С. 74-89; Красавин А. Должностная инструкция: правила составления // Служба кадров и персонал. – 2014. – № 9. – С. 86-88; Сидоркина С. Описание функциональных обязанностей должности для составления должностных инструкций // Кадровик. – 2015. – № 5/6. – С. 136-141.

В работах Е.Н. Кожановой10, Е.П. Полоса11 рассмотрены основные требования к оформлению приказов и иных распорядительных документов организации12. Различные информационно-справочные документы проанализированы в работах уже упоминаемой Е.Н. Кожановой13 и ряда других авторов. В деятельности любой организации выделяется большое количество документов. Для их учета и сохранности разрабатывается номенклатура дел. В исследованиях некоторых авторов затрагиваются различные стороны ее разработки и внедрения14. Ряд работ, в том числе, и статей в периодических изданиях, затрагивают отдельные участки работы с документами в организации, такие как: работа с входящими документами15 и организация документооборота в целом16, согласование проектов документов17, контроль исполнения поручений и документов18, уничтожение документов19. 10 Кожанова Е.Н. Приказы в организации: виды и особенности оформления // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. – № 1. – С. 20-37. 11 Полоса Е.П. Согласование и регистрация приказов // Секретарь-референт. – 2012. – № 9. – С. 36-40. 12 Янковая В.Ф. Основные виды организационно-распорядительных документов. Инструкция // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2013. – № 4. – С. 22-27. 13 Кожанова Е.Н. Письмо в организации: виды и особенности оформления // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. – № 2; ее же: Письмо в организации: виды и особенности оформления // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. – № 2; ее же: Служебная и докладная записки // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. – №8. – С. 40-54. 14 Бурова Е. Оформляем графы номенклатуры дел // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. – № 11. – С. 12-23; Вялова Л.М Номенклатура дел // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2013. – № 10. – С. 14-19; Янковая В.Ф. Формирование документального фонда организации. Номенклатура дел // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2012. – № 8. – С. 35-39. 15 Задорина Ю.С. Некоторые секреты входящих документов // Секретарь-референт. – 2012. – № 5. – С. 30-36; Носарева Н.А. Обработка входящей корреспонденции // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2012. – № 2. – С. 91-97. 16 Ларин М.В. Проблемы оптимизации документооборота в современных условиях // Делопроизводство. – 2012. – № 2. – С. 27-31. 17 Солнцева О.Н. Согласование проектов документов // Справочник секретаря и офисменеджера. – 2013. – № 7. – С. 23-26. 18 Янковая В.Ф. Организация контроля исполнения документов (поручений) // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2012. – № 7. – С. 33-37. 19 Рудина Н. Уничтожение документов: пошаговая инструкция // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. – №5. – С. 40-53.

Подготовка документов к их последующему хранению нашла свое отражение в работах Е.А. Кошелевой20, В.Ф. Янковой21. Ряд работ содержат рекомендации, которые будут полезны при проведении анализа оформления текстов служебных документов. В этой связи следует назвать труды Н.Н. Шуваловой22, В.Ф. Янковой23. Таким образом, комплексный анализ используемых работ позволил тщательно и всесторонне подойти к изучению делопроизводства в общеобразовательном учреждении. Объектом исследования выпускной квалификационной работы является организация делопроизводства в общеобразовательном учреждении. Предмет исследования – организация работы с документами в государственном бюджетном общеобразовательном учреждении города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова». Целью исследования выступает анализ делопроизводства в государственном бюджетном общеобразовательном учреждении города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» и определение основных путей его совершенствования. Достижение поставленной цели осуществимо при решении следующих задач исследования:  дать характеристику общеобразовательного учреждения, которая включает в себя: анализ управленческой структуры, основных направлений деятельности, организационно-правового статуса;  рассмотреть роль секретаря учебной части в организации делопроизводства учреждения; 20 Кошелева Е.А. Проведение экспертизы ценности документов // Секретарь-референт. – 2011. – №4. – С. 62–64. 21 Янковая В.Ф. Формирование дел и организация их текущего хранения // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2012. – № 9. – С. 40-43. 22 Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства. Язык служебного документа: Учебник и практикум / Н.Н. Шувалова, А.Ю. Иванова. – М., 2014. – 375 с. 23 Янковая В.Ф. Тексты документов: особенности составления и оформления // Секретарьреферент. – 2012. – №1. – С. 20-23.

 проанализировать видовой состав и оформление управленческой документации учреждения, порядок работы с документами;  охарактеризовать организацию оперативного хранения документов и порядок их передачи на архивное хранение;  на основе произведенного анализа делопроизводства определить основные направления совершенствования работы с документами школы. Практическое заключается в значение возможности выпускной внедрения квалификационной результатов работы исследования в делопроизводство изучаемого учреждения. Источниковая база исследования. При написании выпускной квалификационной работы широко использовались нормативные правовые и нормативно-методические акты общегосударственного значения, локальные акты общеобразовательного учреждения. В Конституции Российской Федерации провозглашены все основные права гражданина, здесь же прописано право на получение образования24. Деятельность юридического лица регламентируется Гражданским кодексом Российской Федерации25; права и обязанности работников учреждения определяются нормами Трудового кодекса26. Федеральный закон «Об образовании в Российской Федерации»27 содержит в себе основы современной образовательной политики, определяет положение участников образовательного процесса. Делопроизводство в исследуемом учреждении строится с опорой на положения федеральных законов: «Об информации, информационных 24 Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ). – Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». 25 Гражданский кодекс РФ (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (в ред. от 29.12.2017). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 26 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 05.02.2018). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 27 Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (в ред. от 07.03.2018). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

технологиях и о защите информации»28, «Об архивном деле в Российской Федерации»29. Делопроизводство в учреждении осуществляется на государственном языке Российской Федерации, что определено положениями федерального закона «О государственном языке Российской Федерации»30. При разработке такого локального акта общеобразовательного учреждения как инструкция по делопроизводству были использованы нормативно-методические акты: «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»31, «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»32. С этой же целью применялась «Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации»33. Разработка должностной инструкции работника общеобразовательного учреждения, ответственного за работу с документами (секретаря учебной части), осуществлялась квалификационного специалистов 28 на справочника основании положений должностей и служащих (раздел «Квалификационные Единого руководителей, характеристики Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от 23.04.2018). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 29 Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2017). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 30 Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (в ред. от 05.05.2014). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 31 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 32 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 33 Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации (утв. Минобразованием РФ от 06.05.2002). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

должностей работников образования»)34; Профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»35. При анализе оформления реквизитов управленческих документов, используемых в учреждении, был применен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной оформлению документов»36. документации. Основные Требования термины и к определения, применяемые в отечественном делопроизводстве и архивном деле, были взяты из ГОСТа 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»37. В выпускной использованы квалификационной локальные работе нормативные акты также были учреждения: широко Устав Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова»38, Коллективный договор Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова»39, Правила внутреннего 34 трудового распорядка Государственного бюджетного Приказ Минздравсоцразвития РФ от 26.08.2010 N 761н «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования» (зарегистрировано в Минюсте РФ06.10.2010 N 18638). – Доступ из справ.правовой системы «КонсультантПлюс». 35 Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н). – Доступ из справ.-правовой системы «Гарант». 36 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 37 ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 01.03.2014. – М., 2014. 38 Устав Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» (утв. распоряжением Департамента образования города Москвы от 16 августа 2017 года № 457р). – М., 2017. – 42 с. 39 Коллективный договор Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова». – М., 2015. – 14 с.

общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова»40, распорядительные и информационно- справочные документы, журналы регистрации документов. Методы исследования. При написании выпускной квалификационной работы были использованы следующие методы исследования:  актов, анализ нормативной правовой базы и нормативно-методических регламентирующих делопроизводства и сферу архивного дела, организации а также отечественного локальных актов общеобразовательного учреждения;  наблюдение за работой секретаря учебной части;  метод опроса;  статистический и графический методы;  метод сравнения. Структура выпускной квалификационной работы включает в себя введение, текст, состоящий из 2-х разделов, заключение, библиографический список и приложения. Введение включает актуальность выбранной темы, постановку цели и задач, обозначение объекта и предмета исследования, анализ степени изученности темы и источниковой базы исследования. Первый раздел содержит анализ исследуемого общеобразовательного учреждения, детальное описание видового состава управленческих документов и анализ работы с ними. Второй раздел включает практические рекомендации, направленные на регламентацию деятельности секретаря учебной части и работы управленческими документами в учреждении. Заключение содержит основные выводы по теме исследования. 40 Правила внутреннего трудового распорядка Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» (утв. приказом от 12.01.2016 № 3/02). – М., 2016. – 17 с. с

Приложения включают образцы управленческих документов, используемых в деятельности общеобразовательного учреждения, а также проекты разработанных документов (должностной инструкции секретаря учебной части и инструкции по делопроизводству).

1. АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГОСУДАРСТВЕННОМ БЮДЖЕТНОМ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ ГОРОДА МОСКВЫ «ШКОЛА №1465 ИМЕНИ АДМИРАЛА Н.Г. КУЗНЕЦОВА» 1.1. Характеристика учреждения Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение города Москвы «Школа № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» (далее: ГБОУ Школа № 1465) является правопреемником московской школы № 63741. Средняя общеобразовательная школа № 637 начала свою работу 1 сентября 1939 года. Располагалась она по адресу: улица Чайковского, дом 3. В период Великой отечественной войны в здании школы дислоцировался штаб ПВО, затем – пересыльный госпиталь. Многие школьники ушли на фронт добровольцами. В первые же месяцы войны был убит один из учеников Володя Ионин, имя которого впоследствии стала носить пионерская дружина школы. После войны с 1946 по 1961 годы школа работала как восьмилетняя, учились в ней мальчики. В 1961 году произошло слияние школы № 637 и школы № 68 для девочек. В течение всего времени своего функционирования школа организовывала учебный процесс, ориентируясь на социальный заказ государства и общества, потребности и интересы обучающихся. В 1988 году коллектив школы переехал в здание, расположенное по улице Брянской, дом 10. Это было вызвано аварийным состоянием здания, в котором располагалась школа. С 1989 по 2008 годы осуществлялось сотрудничество школы с Московским государственным институтом электроники и математики. В период с 1991 по 2010 годы директором школы была Агронова Светлана Борисовна, заслуженный учитель Российской Федерации. Во 41 История организации. – URL: http://sch1465.mskobr.ru/obwie_svedeniya/history/ (дата обращения: 20.12.2017).

многом благодаря ей в школе были продолжены традиции, которые перешли на качественно новый уровень, соответствующий реалиям нового времени. С апреля 2011 года школой руководство школой осуществляет Луцишин Артур Васильевич, учитель истории и обществознания, кандидат исторических наук. С 1992 года школа имела статус «Школа – ВУЗ». На третьей ступени школы шёл набор в классы, спрофилированные на МГИЭМ. Выпускники таких классов имели возможность поступления в ведущие технические вузы Москвы. В 2002 году в учреждении были открыты гимназические классы. В этом же годы начал свою работу военно-исторический музей «Тихоокеанского флота и адмирала Н.Г. Кузнецова». В 2004 году по инициативе Фонда Памяти Н.Г. Кузнецова, Советов ветеранов Краснознаменного Тихоокеанского флота и Краснознаменной Амурской флотилии, района Дорогомилово и при поддержке Западного окружного управления образования Департамент образования г. Москвы распоряжением Правительства Москвы школе № 637 присвоено почетное наименование и переименовано в Государственное образовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 637 имени адмирала Н.Г. Кузнецова и зарегистрировано МИФНС России № 46 по городу Москве 08.08.2006 г. за государственным регистрационным номером 2067755672213 Приказом Департамента образования города Москвы от 20.02.2009 года № 37/ак Государственное образовательное учреждение средняя общеобразовательная школа № 637 имени адмирала Н.Г. Кузнецова переименована в Государственное бюджетное образовательное учреждение города Москвы Центр образования № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова. Приказом Департамента образования города Москвы от 29.06.2012 г. № 487 «О реорганизации государственных бюджетных образовательных учреждений Департамента образования города Москвы, подведомственных Западному окружному управлению образования Департамента образования

города Москвы» Государственное бюджетное образовательное учреждение города Москвы центр образования № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова, реорганизовано в Государственное бюджетное образовательное учреждение города Москвы среднюю общеобразовательную школу № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова. Приказом Департамента образования города Москвы от 29.05.2014 г. № 422 «О реорганизации государственных образовательных организаций, подведомственных Западному окружному управлению образования Департамента образования города Москвы» Государственное бюджетное образовательное учреждение города Москвы средняя общеобразовательная школа № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова, реорганизовано в Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение города Москвы «Школа № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова». ГБОУ Школа № 1465 создано в порядке реорганизации в форме слияния ГБОУ СОШ № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова, ГБОУ СОШ № 591, ГБОУ СОШ № 665, ГБОУ детский сад № 160, ГБОУ детский сад комбинированного вида № 340, ГБОУ детский сад № 41142. С 5 сентября 2014 года по приказу Департамента Образования города Москвы школа реорганизована путём слияния. В настоящее время она представляет собой комплекс, включающий в себя три школьных отделения и восемь дошкольных отделений. Функции Учредителя осуществляет Департамент образования города Москвы. ГБОУ Школа №1465 является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, лицевые счета в финансовом органе города Москвы, печать с полным своим наименованием и с изображением Государственного герба Российской Федерации, бланки, штампы, а также 42 Устав Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» (утв. распоряжением Департамента образования города Москвы от 16 августа 2017 года № 457р). – М., 2017. – п.1.1. – С. 2.

обособленное имущество, которым отвечает по всем своим обязательствам, может от своего имени приобретать и осуществлять гражданские права и нести гражданские обязанности, выступать истцом и ответчиком в суде43. Учреждение имеет свою эмблему, которая включает изображение синим цветом на белом фоне слева портрета адмирала Н.Г. Кузнецова в парадной военной форме в профиль; справа – матросский воротник; справа вверху расположена надпись «ГБОУ Школа № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» и изображен силуэт корабля. Учреждение имеет наименование на русском и андийском языках. Там, полное наименование на русском языке – Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение города Москвы «Школа № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова». Сокращенное в соответствии с пунктом 1.8. Устава – ГБОУ Школа № 1465. На английском языке наименование Учреждения: State Educational Government Financed Institution of the Moscow School №1465 n.a. Admiral N.G. Kuznetsov. Сокращенное наименование – School № 1465. Образовательную деятельность школа осуществляет, руководствуясь нормами российского осуществление законодательства, образовательной на основании деятельности и лицензии на свидетельства о государственной аккредитации. ГБОУ Школа № 1465 осуществляет деятельность по программам начального общего, основного общего, среднего общего образования. Реализует общеобразовательные программы: 43  дошкольного образования;  начального общего образования;  основного общего образования;  среднего общего образования;  адаптированные образовательные программы; Устав ГБОУ Школа № 1465… – п.1.4. – С. 3.

 дополнительные общеобразовательные программы и программы профессионального обучения. К основным видам деятельности учреждения относятся:  организация и проведение интеллектуальных, творческих и спортивных конкурсных мероприятий;  лиц, организация процедуры проведения промежуточной аттестации освоивших основные образовательные программы в форме самообразования или семейного образования либо обучавшихся по не имеющей государственную аккредитацию образовательной программе;  обеспечение участия работников школы в проведении процедуры ГИА обучающихся по реализуемым образовательным программам;  участие в выполнении нормативов Всероссийского физкультурно-спортивного комплекса «Готов к труду и обороне» (ГТО);  осуществление подготовки несовершеннолетних граждан к военной или иной государственной службе – кадет и другие виды работ. Кроме того, в соответствии с Уставом, образовательное учреждение может осуществлять те виды деятельности, которые приносят доход. В частности:  проведение семинаров, круглых столов, конференций, телемостов, научно-практических конференций;  деятельность по присмотру и уходу за детьми;  организация отдыха обучающихся в период каникул;  просветительская деятельность; проведение консультирования;  физкультурно-оздоровительная деятельность;  сдача в аренду помещений;  прокат инвентаря для проведения досуга;  проведение научных исследований в области естественных, технических и гуманитарных наук;  рекламная деятельность и другие виды работ.

Управление школой осуществляется на основах принципов единоначалия и коллегиальности. Единоличный орган управления школой – директор учреждения. В состав коллегиальных органов входят: Общее собрание работников Учреждения, Педагогический совет, Управляющий совет (рис.1.1). Кроме того, для учета мнения учащихся создан Совет обучающихся. Управляющий совет Общее собрание работников Педагогический совет Рис. 1.1.Коллегиальные органы управления школой Директор школы назначается на должность Учредителем. В его компетенцию входит решение следующих вопросов:  представляет интересы Учреждения;  осуществляет руководство Учреждением;  от имени Учреждения заключает гражданско-правовые договоры;  утверждает структуру и/или штатное расписание Учреждения;  распределяет должностные обязанности между заместителями;  утверждает финансовую и бухгалтерскую документацию, локальные нормативные акты школы;  ответственен за своевременную уплату налогов;  Утверждает формы, периодичность и порядок текущего контроля успеваемости и промежуточной аттестации обучающихся, порядок и основания перевода и отчисления обучающихся;  выдает доверенности на право представительства от имени Учреждения;  издает приказы и распоряжения, дает поручения и указания;

 обеспечивает соблюдение защиты сведений, составляющих служебную тайну;  ответственен обеспечения за организацию образовательной материально-технического деятельности, оборудования помещений в соответствии с нормами;  предоставляет отчет Учредителю о поступлении и расходовании средств;  осуществляет прием на работу сотрудников школы;  осуществляет прием обучающихся и организует контроль успеваемости и промежуточной аттестации обучающихся;  создает необходимые условия для охраны и укрепления здоровья работников и обучающихся Учреждения и многое другое44. Руководитель учреждения несет ответственность за выполнение государственного задания; плана финансово-хозяйственной деятельности; целевого использования бюджетных средств; обеспечение исполнения договорных обязательств; обеспечение сохранности имущества учреждения; своевременной выплаты заработной платы работников; соблюдение требований по охране труда и правил техники безопасности и др. В состав Общего собрания работников входят все работники данного учреждения, для которых эта работа является основной. Периодичность заседаний Общего собрания составляет не менее одного раза в год. В его компетенцию входит решение следующих вопросов:  утверждение представителей работников в комиссию по трудовым спорам;  участие в разработке и принятии коллективного договора; Правил внутреннего трудового распорядка, изменений и дополнений к ним и другие вопросы. 44 Устав ГБОУ Школа № 1465… – п.3.2.4. – С. 12-15.

Заседания Общего собрания документируются: ход заседаний фиксируется в протоколах. В состав Педагогического совета входят все педагогические работники школы, директор и его заместители. В компетенцию данного коллегиального органа входят вопросы, связанные с согласованием образовательных программ, реализуемых в учреждении; согласовании форм и периодичности проведения текущего контроля успеваемости и промежуточной аттестации обучающихся; вопросы о выборе методов и форм обучения, образовательных технологий. Управляющий совет является представительным коллегиальным органом государственно-общественного управления. В его состав входят: представители родителей (законных представителей) обучающихся; обучающиеся старше 14 лет; руководитель учреждения, работники школы; представители Учредителя; лица, которые могут оказать посильное содействие развитию школы. Общее число членов Управляющего совета составляет 19 человек. Мнение обучающихся также учитывается при определении основных направлений деятельности ГБОУ Школа №1465. В школе действуют Советы обучающихся классов (9-11 классы) и Совет обучающихся учреждения. В последний входят председатели Советов обучающихся классов. Мнение членов Совета учитывается при принятии локальных актов учреждения; организации досуга обучающихся; при реализации молодежных инициатив. Персонал учебного заведения представлен следующими категориями работников (рис. 1.2):  Администрация школы: директор, заместитель директора по контролю за качеством образования, заместитель директора по управлению ресурсами, заместитель директора по воспитанию, социализации (Приложение 1); и дополнительному образованию обучающихся

 Учебно-вспомогательный персонал: методист, руководитель начальной ступени образования, секретарь учебной части;  Бухгалтерия: главный бухгалтер, старший бухгалтер, бухгалтер;  Специалист по кадрам;  Контрактная служба: управляющий, специалист по закупкам;  Информационно-технический персонал: специалист службы информационной поддержки;  Служба по административно-хозяйственному обеспечению: заведующие хозяйством, инженер; Служба обеспечения безопасности и охраны труда;  Воспитатели: старшие воспитатели, воспитатели, младшие социальные педагоги, воспитатели, помощники воспитателя;  Куратор кадетского образования;  Учителя-логопеды, педагоги-психологи, дефектологи;  Тьюторы;  Учителя-предметники;  Педагоги-организаторы и вожатые;  Педагоги дополнительного образования;  Библиотекари;  Специалисты по питанию;  Специалист по обслуживанию зданий. Средний возраст педагогических сотрудников составляет 41 год. Средний возраст учителей – 44 года. Средний возраст воспитателей – 37 лет. Количество педагогических работников до 30 лет – 30 %. Количество учителей до 30 лет – 17 %. Количество воспитателей до 30 лет – 16 %. Количество педагогических работников пенсионного возраста – 20 %. Количество учителей пенсионного возраста – 15 %. Среди сотрудников школы ученую степень кандидата наук имеет один человек, два –

заслуженных учителя Российской Федерации, большое количество сотрудников имеет правительственные и отраслевые награды. 1 4 3 5 6 49 18 20 1 69 7 4 2 2 1 3 4 4 0 10 20 30 40 50 60 70 80 специалист по обслуживанию зданий специалисты по питанию библиотекари педагоги дополнительного образования педагоги-организаторы учителя-предметники тьюторы логопеды, психологи, дефектологи, соц. педагоги куратор кадетского образования воспитатели служба обеспечения безопасности и охраны труда служба по административно-хозяйственному обеспечению информационно-технический персонал контрактная служба специалист по кадрам бухгалтерия учебно-вспомогательный персонал администрация Рис. 1.2. Соотношение категорий работников в ГБОУ Школа №1465 (в шт. ед.)

Учителя-предметники объединены в состав 8 методических объединений по предметным циклам. По итогам 2016-2017 учебного года в ГБОУ Школа № 1465 обучалось 895 детей в 46 дошкольных группах и 783 обучающихся – в классах по программам начального, основного и среднего образования45. Таким образом, ГБОУ Школа № 1465 осуществляет деятельность по программам начального общего, основного общего, среднего общего образования. Управление учебным заведением строится на принципах единоначалия и коллегиальности. 1.2. Видовой состав и оформление документов школы Управленческая и иные виды деятельности ГБОУ Школа №1465 прдлежат обязательному документированию в соответсвии с нормативнометодическими актами общегосударственного значения и разработываемыми на их основе локальными нормативными актами учрежения. Под документированием, в соответствии с ГОСТом Р 7.0.8-2013. СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», понимается «запись информации на различных носителях по установленным правилам»46. Соблюдение правил при создании и оформлении документации школы позволит создать прочную основу делопроизводственных процессов как внутри учорежения, так и во взаимоотношениях со сторонними организациями. Центральное место в деятельности школы занимают организационнораспорядительные документы, административных и в которых организационных фиксируются вопросов, а также решения вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности 45 Самообследование по итогам 2016-2017 учебного года. – М., 2017. – С. 2-3. ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М., 2014. – С. 2. 46

органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц47. В состав данной документации в учреждении входят три группы документов:  Организационно-правовые документы, к которым относятся: устав, правила, положения, инструкции. В данных документах закреплены основы функционирования деятельности учреждения, его структурных подразделений и должностных лиц.  Распорядительные документы (приказы, распоряжения), в которых отражена управленческая деятельность руководства школы по хозяйственным, кадровым, финансовым и иным вопросам.  Информационно-справочные документы: протоколы, акты, письма, докладные, объяснительные, служебные записки. Организационно-правовые документы, применяемые в управленческой деятельности ГБОУ Школа № 1465, отражены на рис. 1.3. Организационно-правовые документы ГБОУ Школа №1465 Устав Штатное расписание Правила внутреннего распорядка Инструкции по отдельным видам деятельности Должностные инструкции Положения для работников для обучающихся Рис. 1.3. Организационно-правовые документы ГБОУ Школа № 1465 47 Там же.

Организационно-правоые документы по сроку действия относятся к бессрочным, действуют до их отмены или утверждения новых. Устав является основополагающим документом, т.к. закрепляет цель создания организации, основные направления ее деятельности. Это определяет статус организации как юридического лица. В настоящее время оказание образовательных услуг относится к лицензируемым видам деятельности, к уставу образовательного учреждения в период проведения лицензирования, аккредитации и аттестации предъявляются повышенные требования. В статье 25 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» сказано, что устав образовательного учреждения должен содержать следующие положения: 1) тип образовательной организации; 2) учредитель или учредители образовательной организации; 3) виды реализуемых образовательных программ с указанием уровня образования и (или) направленности; 4) структура и компетенция органов управления образовательной организацией, порядок их формирования и сроки полномочий48. Устав Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» утвержден распоряжением Департамента образования города Москвы от 16.08.2017 № 457р49 (Приложение 2). Титульный лист устава содержит наименование вида документа, заголовком к тексту является наименование учебного заведения, место и год издания, гриф утверждения. Структура текста устава представлена разделами: 48 Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». – Ст. 25. – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 49 Устав Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» (утв. распоряжением Департамента образования города Москвы от 16 августа 2017 года № 457р). – М., 2017. – 42 с.

1) Общие положения. В нем указаны: сведения об Учредителе; полное и сокращенное наименование учреждения; статус учрежедния; документы, на основании которых осуществляется образовательная деятельность. 2) Предмет, цели и виды деятельности учреждения. Здесь перечислены: основная цель деятельности школы (образовательная деятельность) и основные направления, реализуемые учреждением, исходя из цели деятельности. 3) Организация деятельности и управление учреждением. В разделе перечислены основные направления деятельности единоличного органа управления (директора) и коллегиальных органов (Общее собрание работников учреждения, Педагогический совет, Управляющий совет). 4) Указаны Имущество и финансовое обеспечение деятельности учреждения. источники формирования имущества учреждения, имущественные права. 5) Международная деятельность. 6) Реорганизация, изменение типа, ликвидация учреждения. 7) Порядок изменения устава. Между ГБОУ Школа № 1465 и работниками учреждения заключен коллективный трудовой договор50. Договор зарегистрирован Департаментом труда и социальной защиты населения города Москвы 4 февраля 2016 года. Согласно статье 40 Трудового кодекса Российской Федерации, коллективный договор представляет собой правовой акт, регулирующий социальнотрудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей51. 50 Коллективный договор Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова». – М., 2015. – 14 с. 51 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ. – Ст. 40. – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

Коллективный договор, заключенный между ГБОУ Школа №1465 и работниками, содержит следующие разделы: 1) Общие положения. 2) Трудовой договор. 3) Профессиональная подготовка, переподготовка, повышение квалификации работников. 4) Высвобождение работников и содействие их трудоустройству. 5) Рабочее время и время отдыха. 6) Оплата и нормирование труда. 7) Гарантии и компенсации. 8) Охрана труда и здоровья. 9) Гарантии профсоюзной деятельности. 10) Обязательства профкома. 11) Контроль за выполнением Коллективного договора. Ответственность сторон. Правила внутреннего трудового распорядка в соответствии со статьей 189 Трудового кодекса Российской Федерации представляют собой локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя52. Правила внутреннего трудового распорядка ГБОУ Школа № 1465 включают в себя разделы (Приложение 3): 1) Общие положения. 2) Порядок приема на работу. 3) Изменение условий трудового договора. 52 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ. – Ст. 189. – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

4) Перевод работника на другую работу. 5) Отстранение работника от работы. 6) Прекращение трудового договора. 7) Авторские права работника при увольнении. 8) Основные права, обязанности и ответственность работодателя. 9) Основные права, обязанности и ответственность работников. 10) Оплата труда и меры поощрения. 11) Режим работы и время отдыха работников. 12) Общий распорядок работы Школы. 13) Порядок входа в здания отделений Школы. Правила согласованы с профсоюзным комитетом школы. Правила внутреннего трудового распорядка позволяют регламентировать внутренний распорядок школы с целью обеспечения наиболее благоприятных условий для всестороннего развития личности обучающихся; устранить недопонимания во взаимоотнешениях между работниками и работодателем; обеспечить соблюдение прав и законных интересов работников и обучающихся. Правила поведения для учащихся В учреждении также действуют ГБОУ Школа № 1465, утвержденные директором школы53. Штатное расписание учреждения содержит структуру, численность, должностной состав и сведения о заработной плате работников образовательного учреждения. О штатном расписании упоминается в статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации54. В Федеральном законе «Об образовании в Российской Федерации» (статья 32) сказано, что установление штатного расписания, распределение должностных обязанностей отнесено к 53 Правила поведения для учащихся Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» (утв. приказом директора от 07.09.2015). – М., 2015. – 4 с. 54 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ. – Ст. 57. – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

компетенции образовательного учрежедния55. В ГБОУ Школа №1465 при составлении штатного расписания используется унифицированная форма Т356. Проект штатного расписания готовит специалист по кадрам, оно согласовывается со структурными подразделениями. Утверждается штатное расписание директором школы. Соответствующие поправки, вызванные изменением в структуре или численности персонала, вводятся распорядительным актом руководителя образовательной организации. Положения представляют собой правовые акты, которыми определяется порядок образования, структура, функции, компетенция, обязанности и организация работы структурных подразделений, коллегиальных органов. Положения утверждаются директором ГБОУ Школа № 1465. Структура текста положения определяется разработчиками. В учреждении разработаны и действуют следующие положения: 1) Положение о текущем контроле успеваемости и промежуточной аттестации обучающихся; 2) Положение о порядке и основании перевода, отчисления и восстановления обучающихся ГБОУ Школа № 1465; 3) Положение об Управляющем совете; 4) Положение о библиотеке; 5) Положение подтверждения занимаемым о порядке соответствия ими проведения педагогических должностям аттестации и иных Государственного в целях работников бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Г.Н. Кузнецова»; 55 Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». – Ст. 32. – п.9. – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 56 Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

6) Положение о порядке обучения по индивидуальному учебному плану Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Г.Н. Кузнецова»; в 7) Положение о школьном спортивном клубе; 8) Положение о семейном детском саде; 9) Положение о группах кратковременного пребывания; 10) Положение о родительской плате за присмотр и уход за ребенком дошкольных отделениях Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Г.Н. Кузнецова» и другие. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работника, его обязанности, права, ответственность, обеспечивая таким образом условия для его эффективной работы57. При разработке должностных инструкций работников образовательного учреждения в том числе используется Приказ Минздравсоцразвития58. В соответствии с данным нормативно-методическим документом разрабатываются должностные инструкции администрации школы, учителей, воспитателей, педагогов дополнительного образования и др. Должностные инструкции в общеобразовательном учреждении, как показал анализ,разработаны не на всех работников. В частности, секретарь учебной части осуществляет свою профессиональную деятельность не с опорой на должностную инструкцию. В целом же, структура текста должностной инструкции включает 4 раздела: общие положения, должностные обязанности, права и ответственность. 57 Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – Ростов н/Д., 2014. – С. 84. 58 Приказ Минздравсоцразвития РФ от 26.08.2010 N 761н «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования» (зарегистрировано в Минюсте РФ06.10.2010 N 18638). – Доступ из справ.правовой системы «КонсультантПлюс».

К распорядительным документам, издаваемым в ГБОУ Школа № 1465, относятся приказы и распоряжения. Приказ – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед органом управления, и содержит обязательное для исполнения структурным подразделениям59. Приказы в учреждении предписание издаются по следующим вопросам:  по основной деятельности;  по личному составу работников школы;  по личному составу обучающихся. В Перечне типовых управленческих архивных документов 2010 года отдельно еще и выделяются приказы по административно-хозяйственным вопросам60. Такое выделение представляется возможным в силу того, что приказы имеют разные сроки хранения61. Приказы по основной деятельности создаются по следующим вопросам:  об организации учебного процесса (перевод в следующий класс, промежуточная аттестация учащихся, поощрения и взыскания учащихся); 59  о создании различных комиссий;  об утверждении графиков дежурств;  об организации питания;  о допуске в здания школы;  по финансовой деятельности и др. Кабашов С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. – М., 2012. – С. 26. 60 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 61 Кожанова Е.Н. Приказы в организации: виды и особенности оформления // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. – № 1. – С. 21.

Приказ, оформляемый в ГБОУ Школа № 1465, содержит следующий состав реквизитов (Приложение 4):  Наименование учреждения: в данном случае использовано только полное наименование школы в соответствии с уставом. Устав содержит также сокращенное наименование учреждения, которое следует указывать после полного наименования в скобках. Выше наименования школы содержатся данные об Учредителе: Департамент образования города Москвы.  Справочные данные об организации: данный реквизит не используется при оформлении приказа, но в исследуемом учреждении применяется.  Наименование вида документа: ПРИКАЗ.  Дата документа: в приказах учреждения оформляется с применением предлога «от», который следует упразднить. Кроме того, при оформлении даты документа цифровым способом день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.62 В этом случае «г.» не используется.  Номер документа. Располагается на одной строке с указанием даты документа, справа.  Заголовок к тексту приказа.  Текст, состоящий из констатирующей и распорядительной частей. Части отделены друг от друга словом ПРИКАЗЫВАЮ. В данном случае оно помещено по центру листа. Рекомендуется печатать слово ПРИКАЗЫВАЮ от левого края листа.  Подпись. Приказ подписывает директор школы. Реквизит «подпись» содержит указание должности лица, подписавшего документ, подпись, расшифровку подписи. В приказе отсутствует реквизит «место издания» документа. 62 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. – М., 2010. – С. 90.

Констатирующая часть приказа содержит в себе причину издания документа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для издания приказа. Распорядительная часть приказа содержит конкретное поручение, сведение об исполнителе данного поручения, сроки выполнения поручений. Как правило, распорядительная часть приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт содержит указания конкретного действия, которое начинается глаголом в неопределенной форме. При наличии приложений к приказу они должны быть оформлены соответствующим образом. Так, в правом верхнем углу первого листа приложения ставится отметка с указанием реквизитов приказа: Приложение №1 к приказу директора ГБОУ Школа № 1465 от __. ___._____ № ___ Согласование проекта приказа осуществляется посредством простановки визы согласования, которая содержит должности визирующих лиц, подпись, расшифровку подписи и дату согласования 63. При наличии замечаний они могут быть изложены на отдельном листе, но чаще всего соответствующие корректировки делаются непосредственно в тексте проекта приказа. После их устранения проект документа перепечатывается, его подписывает директор школы, после чего документ регистрируется. Регистрируются приказы секретарем учебной части в электронной версии журнала регистрации приказов. Регистрация приказов по указанию Учредителя (Департамент образования города Москвы) также происходит в традиционном бумажном виде. Таким образом, одна и та же информация о регистрируемом документе отображается в бумажной и электронной версиях 63 Полоса Е.П. Согласование и регистрация приказов // Секретарь-референт. – 2012. – № 9. – С. 37.

журнала. Журнал регистрации приказов содержит следующие графы (табл. 1.1): Таблица 1.1. Форма и образец заполнения журнала регистрации приказов в ГБОУ Школа № 1465 №№ п/п 1. Дата приказа № приказа Наименование Прим. 09.01.2017 1/04 О допуске в здание СитиЭксперт приказов заводится Журнал регистрации на каждый новый календарный год. Сведения, отраженные в журанале регистрации приказов, позволили произвести подсчет изданных приказов за последние три года (рис. 1.4.). 529 2017 объем приказов 503 2016 2015 490 470 480 490 500 510 520 530 540 Рис. 1.4. Объем приказов по основной деятельности за 2015-2017 гг. Приказы по личному составу работников учреждения находятся в ведении специалиста по кадрам. Правом издания распоряжений в ГБОУ Школа № 1465 наделен директор и его заместители директора в пределах их компетенции (Приложение 5). Структурно распоряжение выглядит аналогично приказу. Констатирующая часть в распоряжении может отсутствовать. В распоряжениях допустимо использовать слова: «Предлагаю», «Считаю необходимым», «Обязываю». Распоряжения, издаваемые в школе, включают следующий состав реквизитов:

 Наименование учредителя и учреждения (используется полное наименование школы);  Справочные данные об учреждении;  Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ;  Номер документа. Расположен на одной строке с наименованием вида документа. Номер документа следует указывать на одной строке с датой документа.  Место издания документа – г. Москва. При написании наименования города федерального значения буква «г.» не используется.  Дата распоряжения. Указывается через запятую от места издания документа.  Текст распоряжения, включающий в себя несколько пунктов, пронумерованных арабскими цифрами.  Подпись.  Печать. На распоряжении данный реквизит не ставится.  Отметка об исполнителе. Информационно-справочная документация по отношению к распорядительным документам играет служебную роль. Данные документы, как правило, содержат информацию, побуждающую руководство школы к принятию определенных решений. Поэтому информационно-справочные документы нередко руководителя. В выступают ГБОУ Школа основанием № 1465 для издания составляются информационно-справочные документы (рис. 1.5.). приказов следующие

Информационносправочная документация ГБОУ Школа №1465 Протоколы (заседаний Пед.советов, Управляющего совета) Справки, акты Докладные, служебные, объяснительные записки, письма, телефонограммы, телеграммы Рис. 1.5. Информационно-справочные документы учреждения Посредством издания протоколов документируются заседания Педагогического совета школы, Управляющего совета (Приложение 6). Проколом называется документ, который содержит запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, конференциях 64. Протоколы в образовательном учреждении ведутся на листах бумаги формата А4. Они включают в себя следующие реквизиты:  Наименование вида документа;  Регистрационный номер документа;  Дата документа;  Заголовок к тексту, который включает форму проведения совещания и название коллегиального органа;  Текст документа;  Подпись. Протокол подписывается председателем и секретарем совещания. Таким образом, протокол не содержит наименования организации, места издания документа. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. Во вводной части фиксируются: председатель, секретарь, список присутствующих и 64 Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – С. 49.

приглашенных, вопросы повестки дня. Если присутствующих на заседании более 15 человек, во вводной части можно указать их общее количество, а список с фамилиями присутствующих приложить к протоколу. Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами, отвечают на вопрос предложного падежа «О чем?». Если на заседания приглашены лица из сторонних организаций, то вопросы совместного обсуждения, как правило, фиксируются в тексте протокола первыми. Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) Довольно-таки часто в протоколах отражаются результаты хода голосования по тем вопросам, которые содержатся в повестке дня. В рассматриваемом протоколе постановляющая часть по всем вопросам вынесена после обсуждения вопросов. Протокол формируется вместе со всеми документами, которые были созданы в процессе заседания коллегиального органа: проектами решений, текстами докладов, списком присутствующих. Акт в ГБОУ Школа №1465 оформляется на общем бланке учреждения. Дата, проставляемая в акте, должна соответствовать дате актируемого события. Составленный акт должен содержать реальное положение дел в учреждении65. Акты в учреждении составляются, преимущественно, бухгалтерией. Это акты инвентаризации, обследования, приема-передачи и другие. Акт содержит реквизиты: наименование учреждения; наименование вида документа; дата и номер документа; заголовок к тексту; текст; подписи. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подлежит утверждению. Соответственно, на таком акте проставляется утверждения. 65 Кожанова Е.Н. Акты в канцелярии и отделе кадров // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. – № 4. – С. 56. гриф

Текст акта может содержать три части: введение, констатирующую часть и выводы. В большинстве случаев текст во введении формализован. В этой части прописывается основание для составления акта, указываются лица, составившие акт. Начинается введения словом «Основание» и указанием распорядительного документа с его датой и номером. Далее пишется слово «Составлен» с прописной буквы и перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии и присутствовавшие в алфавитном порядке. Констатирующая часть включает цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, результаты работы. Заключительная часть, при ее наличии, содержит выводы или рекомендации. Акт подписывается предстедателем и всеми членами специально созданной комиссии. В конце текста акта указывается количество его экземпляров и место нахождения каждого из них. Например: Составлен в 2 экземплярах: 1-й экз. направлен в Департамент образования города Москвы 2-й экз. – в дело … (номер дела). Письмо в ГБОУ Школа № 1465 оформляется на бланке письма (Приложение 7). В бланке, применяемом в исследуемом образовательном учреждении, содержатся следующие реквизиты:  Наименование учреждения (указано полное наименование школы). Над наименованием учреждения указан учредитель – Департамент образования города Москвы.  Справочные данные об организации: адрес, телефон, адрес электронной почты. В «Правилах оказания услуг почтовой связи» (раздел 2, ст. 22) указана следующая последовательность расположения реквизитов адреса: банковские реквизиты,

название улицы, номер дома, название населенного пункта, почтовый индекс66.  Регистрационный номер документа.  Адресат. При адресовании письма должностному лицу инициалы следует указывать перед фамилией.  Текст. В данном случае текст не содержит вступления и необходимых этикетных формул.  Подпись. Включает в себя должность лица, подписавшего письмо, его подпись и расшифровку.  Печать. Реквизит в этом виде письма не является обязательным. В письме отсутствует реквизиты «ссылка на исходящий номер и дату документа» и «заголовок к тексту». В структуре текста письма, используемого в учреждении, выделяются следующие компоненты: основная часть и заключение. Отсутствует обращение, вступление и заключительные этикетные формулы. Что касается объема писем, создаваемых в организации и поступающих в нее, то регистрационные журналы позволят произвести подсчеты (рис. 1.6.). 703 Письма, отправляемые в другие организации 613 542 2017 2016 427 Письма, поступающие в учреждение 2015 318 284 0 100 200 300 400 500 600 700 800 Рис. 1.6. Объем писем, поступающих в учреждение и отправляемых в другие организации за 2015-2017 гг. 66 Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 №234 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

На графике заметны тенденции к увеличению объема писем. В первую очередь, это связано с возросшим числом конкурсов, о которых информируются преподаватели и обучающиеся. Многие входящие письма требуют ответа на них со стороны администрации школы. Переписка внутри учреждения осуществляется посредством издания докладных и служебных записок. Докладная записка является документом, направляемым руководителю организации и содержащим изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя67. Внутренняя докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 (Приложение 8). Она включает следующий состав реквизитов: адресат, наименование вида документа, текст докладной записки, дата и подпись, резолюция. Текст внутренней докладной записки состоит из одной констатирующей части и не содержит каких-либо выводов и предложений по сложившейся ситуации. Внутренние докладные записки школы не регистрируются. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке учреждения. В состав реквизитов входят: наименование учреждения, вид документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись. Как правило, текст внешней докладной записки содержит, кроме констатирующей части, выводы и предложения составителя докладной записки. Служебная записка представляет собой внутренний документ, составляемый структурно по аналогии с докладной запиской, адресуемый на имя руководителя другого структурного подразделения. В ГБОУ Школа №1465 служебная записка составляется, как и докладная, в том числе, на имя директора школы (Приложение 9). 67 Кожанова Е.Н. Служебная и докладная записки // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. – № 8. – С. 42.

Служебная записка выполнена на листе бумаги формата А4 печатным способом. Она содержит наименование адресата, вид документа, текст, подпись, резолюцию. В тексте служебной записки дается констатация факта и предлагается вариант решения сложившейся ситуации. Телефонограмма включает: дату, текст, подпись, данные о лицах, которые приняли и передали телефонограмму. Ее текст не должен содержать свыше 50 слов. К информационно-справочной документации, издаваемой в школе, относится справка. В ГБОУ Школа №1465 составляются справки, подтверждающие какиелибо факты или события в деятельности образовательного учреждения. Как правило, данный вид справок составляется по указанию Департамента образования города Москвы или директора школы для фиксации информации о выполнении в положенные сроки поручений и указаний. Справки такого рода содержат 2 части: в первой указываются факты, послужившие основанием для написания справки; во второй – даются конктерные данные. Если справка составляется по указанию директора, ее подписывает составитель. Справку по указанию Департамента образования города Москва подписывает директор и секретарь. На данной справке ставится печать учреждения. Датой справки служит дата ее подписания. Справки могут выдаваться по запросам работников школы. В них, как правило, фиксируются сведения о заработной плате работника, занимаемой им должности и другие. В тексте справки также указывается наименование учреждения, в которое предоставляется справка. Справки регистрируются в журнале выдачи справок. В ГБОУ Школа №1465, в основном, используется три вида справок:  справка об обучении учащегося в данном классе;  справка о подтверждении перевода из другого образовательного учреждения;  справка для сотрудников.

Заявление в учреждении составляется в рукописной форме. В правом верхнем углу указывается фамилия и инициалы лица, которому адресовано заявление. Заявление пишется на имя того должностного лица, в ведении которого находится решение затрагиваемого в документе вопроса. Автор заявления указывает наименование занимаемой им в учреждении должности, полностью фамилию, имя, отчество. Предлог «от» не ставится. Далее по центру листа указывается наименование вида документа «заявление» (без кавычек). После текста заявления слева ставится дата написания заявления, справа – подпись автора заявления. Таким образом, посредством издания управленческих документов в ГБОУ Школа №1465 регулируется деятельность образовательного заведения, положение работников, их взаимоотношения с администрацией школы, осуществляется взаимодействие с вышестоящими организациями. Анализ делопроизводства позволил выявить в оформлении документов некоторые несоответствия с ГОСТом Р 6.30-2003. Разработка инструкции по делопроизводству позволит значительно снизить погрешности при оформлении документов. 1.3. Организация работы с документами школы Ответственность за организацию делопроизводства в ГБОУ Школа №1465, своевременное исполнение документов, качество создаваемых документов, их сохранность возлагается на директора школы. Непосредственное ведение общего делопроизводства школы возлагается на секретаря учебной части. Секретарь учебной части в процессе выполнения своих должностных обязанностей взаимодействует со всеми структурными подразделениями школы: с администрацией, педагогическим и обслуживающим персоналом. Условно обобщенные трудовые функции секретаря учебной части можно представить следующим образом (рис. 1.7):

Функции секретаря учебной части Организационная Предварительное рассмотрение документов Организация рассмотрения документов директором школы Техническая Набор текста на компьютере Организация хранения документов Работа с заявлениями граждан, организация личного приема Контрольная Контроль за оформлением документов Методическая Контроль за сроками исполнения Экспертиза ценности документов копирование и оперативное размножение документов регистрация входящих, исходящих документов Рис. 1.7. Функции секретаря учебной части ГБОУ Школа №1465 Обязанности секретаря учебной части ГБОУ Школа № 1465 состоят в следующем:  получение, рассмотрение, регистрация поступающей к руководителю корреспонденции;  подготовка проектов распорядительных документов, передача их на внутреннее согласование в структурные подразделения учреждения;  подготовка проектов писем, телеграмм, телефонограмм;  оформление протоколов и выписок из них;  по поручению директора школы – подготовка материалов к совещаниям, заседаниям, рассылка материалов;  прием обращений граждан, их регистрация;  прием входящей корреспонденции, ее регистрация;  подготовка к отправке исходящей корреспонденции;  ведение, хранение личных дел обучающихся; книги приказов по основной деятельности; алфавитной книги записи обучающихся;

книги приказов по контингенту учащихся; журналов регистрации входящих документов (корреспонденции) и исходящих документов (корреспонденции). В документации школы выделяются три документопотока: 1) Входящие документы. В их состав входят: документация вышестоящих органов управления образованием, преимущественно, документация Департамента образования города Москвы; инструктивнометодические письма; письма из других организаций (письма, акты); обращения граждан. 2) Исходящие документы, представленные писмами, планово- отчетной документацией, справками. 3) Внутренние документы. Это распорядительные акты администрации школы, протоколы, заявления, служебные, докладные и объяснительные записки, акты. Корреспонденция доставляется в ГБОУ Школа № 1465 через следующие каналы: почтовая связь, курьерская доставка, специальная и электрическая связь (рис. 1.8). Посредством почтовой связи в учреждение доставляются: письма, посылки, бандероли, телеграммы; срочная корреспонленция доставляется специальной связью и курьерской доставкой; электронные документы поступают по каналам электронной почты. Факсограммы в учреждение не поступают, т.к. нет специального аппарата для их приема.

Способы доставки корреспонденции 10% 35% почтовая связь 30% курьерская доставка электрическая связь 25% специальная связь Рис. 1.8. Соотношение способов доставки корреспонденции в учреждение (в %) Регистрация документов в учреждении производится в журнальной форме. Секретарь учебной части оформляет и ведет следующие журналы регистрации документов:  Журнал регистрации входящих документов (корреспонденции);  Журнал регистрации исходящих документов (корреспонденции);  Книга приказов по основной деятельности;  Книга приказов по контингенту учащихся. Документы в учреждение также поступают по каналам электронной почты. При работе с ними требуется соблюдение ряда правил. Как и при получении документа в традиционной форме, при получении электронного документа секретарь учебной части должен убедиться в правильности адресования документа. Следует также проверить наличие сопроводительной документации, приложений. Если информация в документе нечитаема, нет приложений, которые заявлены в сопроводительных документах или тексте сообщения, следует обратиться с повторным запросом к автору сообщения68. 68 Носарева Н.А. Обработка входящей корреспонденции // Делопроизводство и документооборот на предприятии.  2012.  № 2.  С. 92.

Электронная почта проверяется секретарем учебной части периодически, что позволяет своевременно получать и обрабатывать сообщения, поступившие по каналам электронной почты. По каналам электронной почтой в учреждении не отправляются документы с пометкой «Для служебного пользования». Получая входящие документы, секретарь учебной части осуществляет их предварительное рассмотрение. На данном этапе работы с входящей документацией производится сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые, определяется важность информации, содержащейся в тексте документа. В ГБОУ Школа № 1465 применяется журнальная система регистрации документов. Журнал ведется в электронной форме, параллельно сведения дублируются в бумажной версии журнала регистрации документов. Документы, поступаемые в школу, регистрируются секретарем учебной части в Журнале регистрации входящих документов (корреспонденции). Графы, содержащиеся в журнале, представлены в таблице 1.2. Таблица 1.2. Форма Журнала регистрации входящих документов (корреспонденции) № п/п Дата Вид и номер документа Организация Кому и куда направлен Содержание документа Примечание В графе «Вид и номер документа» проставляется тот номер, который присваивает документу организация-автор документа. В «графе «Организация» указывается наименование организации, которая является автором документа. Если это частное лицо, то указываются его фамилия, имя, отчество. В графе «Содержание документа» фиксируется заголовок документа, в случае его отсутствия – кратко основное содержание документа.

В разделе «Примечание» секретарь учебной части указывает фамилию, имя, отчество лица, подписавшего документ. По итогам анализа данных журнала регистрации входящих документов удалось получить следующие сведения об объеме входящих документов за 2015-2017 годы (рис. 1.9). 1200 1150 1100 1050 1000 950 900 850 2015 970 2016 1091 2017 1140 Рис. 1.9. Объем входящих документов за 2015-2017 годы Рост входящих документов за указанный период обусловлен увеличением числа разного рода конкурсов, фестивалей, олимпиад, о которых информируется учреждение. Кроме того, постоянно увеличивается число документов, поступающих от Учредителя (Департамент образования города Москвы). Входящие документы также поступают от физических лиц. Граждане, как правило, приносят свои обращения лично или отправляют их почтой. Для более эффективной работы с документами в ряде случаев применяется контроль их исполнения. Выделяются: контроль за исполнением решений, который чаще всего осуществляет директор школы или его заместители, и контроль за сроками исполнения, который чаще всего возлагается на секретаря учебной части. Контроль за исполнением решений применяется в тех случаях, когда сроки исполнения тех или иных процессов ограничены определенными временными рамками, которые установлены или для учреждения, или в

учреждении69. В этом случае фиксируется факт передачи документа на исполнение конкретному работнику школы, его прохождение далее, место его нахождения в течение всего периода исполнения решения. Исполнение решений по наиболее важным документам находится на контроле у директора или у его заместителей. Иногда для мониторинга ситуации устанавливаются промежуточные сроки контроля. Следует обратить внимание на тот факт, что более эффективно оба вида контроля возможно осуществлять при внедрении системы электронного документооборота. Но пока СЭД в данном учреждении не внедрена. Это объясняется тем, что в условиях относительно небольшого числа документов руководитель учреждения считает это нецелесообразным. Проекты исходящих документов в ГБОУ Школа №1465 могут быть изготовлены различными должностными лицами, в зависимости от тех вопросов, которые там затрагиваются. Чаще всего проекты документов по поручению директора школы готовит секретарь учебной части. При необходимости производится согласование проекта документа. В случае наличия замечания они вносятся визирующими лицами непосредственно в тексте документа. После их устранения документ подписывает директор школы, регистрирует секретарь учебной части в Журнале регистрации исходящих документов (корреспонденции). Форма журнала представлена в таблице 1.3. № п/п Дата Таблица 1.3. Форма Журнала регистрации исходящих документов (корреспонденции) Вид и номер Организация Кому и Содержание Примечание документа куда документа направлен В графе «Кому и куда направлен» указывается фамилия и инициалы должностного лица, которому направляется документ. В графе «Содержание 69 Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. – Ростов н/Дону, 2014. – С. 321.

документа» фиксируется заголовок к тексту документа или краткое его содержание. В графе «Примечание» в данной регистрационной форме секретарь учебной части вносит сведения об исполнителе документа. Хотя в случае с исходящими документами оно, как правило, для данного учреждения не требуется. Подсчеты объема исходящих документов за 2015-2017 годы, выполненные на основании анализа данных журнала регистрации исходящих документов, представлены на рис. 1.10. 1250 1200 1150 1100 1050 1000 950 900 2015 1005 2016 1117 2017 1203 Рис. 1.10. Объем исходящих документов за 2015-2017 годы Анализируя работу с внутренними управленческими документами ГБОУ Школа № 1465, следует отметить, что регистрации подлежат далеко не все документы. Преимущественно, это приказы и служебные записки. Протоколов в школе в течение учебного года издается немного. Большая часть актов составляется и регистрируется в бухгалтерии. Таким образом, удалось получить следующие данные об объеме внутренних управленческих документов (рис 1.11). В конечном итоге они не в полной мере отражают реальное положение дел по числу внутренних документов школы, т.к. не все подлежат учету.

800 700 600 500 400 300 200 100 0 2015 602 2016 678 2017 745 Рис. 1.11. Объем внутренних управленческих документов школы за 2015-2017 годы Совокупный объем документов ГБОУ Школа №1465 за последние три года представлен на рис. 1.12. 3088 745 2017 1203 1140 всего 2886 678 2016 внутренние 1117 1091 исходящие входящие 2577 602 2015 1005 970 0 500 1000 1500 2000 2500 3000 3500 Рис. 1.12. Совокупный объем документооборота за 2015-2017 годы Исполненные документы в ГБОУ Школа № 1465 помещаются в дела в соответствии с номенклатурой. Под делом понимается совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в

отдельную обложку70. Формирование дела – это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела71. Основным документом в учреждении, согласно которому формируются дела, является номенклатура дел. Она составляется на учебный год и вводится в действие приказом директора школы (Приложение 10). Номенклатура позволяет производить систематизацию документов в дела; содержит информацию о сроках хранения документов; включает индексы дел, что позволяет получить информацию о структуре учреждения. Номенклатура дел ГБОУ Школа № 1465 выполнена традиционно в форме таблицы и содержит следующие столбцы (рис. 1.13): Рис. 1.13. Графы номенклатуры дел Учреждения Номенклатура дел включает в себя документацию структурных подразделений и отдельных должностных лиц по основным направлениям деятельности школы. Так, в состав номенклатуры дел входят следующие разделы:  Канцелярия  Учебно-воспитательная работа  Документация педагогов  Кадры 70 ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М., 2014. 71 Там же.

 Бухгалтерия  Хозяйственная часть  Медицинская документация  Организация питания  Документы профсоюзного комитета. Формирование дел в ГБОУ Школа № 1465 осуществляет секретарь учебной части. При формировании документов в дела секретарем учебной части соблюдаются следующие требования:  В дело помещаются только исполненные документы, предусмотренные номенклатурой дел и соответствующие заголовку дела;  Дела включают документы одного календарного года;  Документы постоянного и временного сроков хранения группируются раздельно; В дела помещаются только верно оформленные документы, включающие в себя все необходимые реквизиты (дату, номер документа, подпись);  Объем документов в деле не должен превышать 250 листов. При необходимости дело может иметь несколько томов;  В дела не помещаются черновики и копии документов72. Со дня заведения дела хранятся по месту их формирования. Дела, находящиеся в стадии оперативного хранения, подлежат обязательному учету. Проверка наличия и состояния дел производится, во-первых, с целью выявления факта их наличия, во-вторых, – соотнесения данных с содержанием номенклатуры дел. Проверка наличия и состояния дел в учреждении обычно производится членами ЭК (экспертной комиссии), которые осуществляют сверку обложек 72 Янковая В.Ф. Формирование дел и организация их текущего хранения // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2012. – № 9. – С. 40.

дел с наименованиями их по номенклатуры и путем визуального осмотра определят физическое состояние дел. После завершения дел секретарь учебной части производит их оформление. Оформление дел предполагает его подготовку для передачи на хранение в архив73. Оформление дела предполагает:  Проставление нумерации листов дела;  Переплет и подшивка;  Составление листа-заверителя;  Составление внутренней описи документов, расположенных в деле. Листы в деле нумеруются в правом верхнем углу простым карандашом. При этом листы в составе внутренней описи нумеруются отдельной нумерацией. Лист-заверитель, содержащий сведения о количестве прошитых и пронумерованных листов, помещается в конце дела. На обложке дела помещаются следующие сведения: наименование образовательного учреждения в соответствии с Уставом; в соответствии с номенклатурой проставляют индекс дела; заголовок и срок хранения дела. При наличии нескольких томов указывают номер тома. Проставляются также: даты дела; количество листов документов, включенных в дело; сведения о номере фонда, описи и дела по описи. Крайние даты проставляются на основании дат первого и последнего документов, входящих в состав дела. Срок хранения документов, помещенных в дело, указывается на основании номенклатуры дел школы. Опись составляется на все дела, которые хранятся постоянно или свыше 10 лет. Лист-заверитель дела в учреждении составляется на основании формы, предложенной в «Основных Правилах работы архивов организаций»74. 73 ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М., 2014. 74 «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов75. Экспертиза ценности документов осуществляется в учреждении при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования и подготовки дел к передаче в государственный архив. Кроме того, экспертиза ценности документов позволяет произвести отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; отобрать дела, срок хранения которых менее 10 лет, и с пометкой «До минования надобности», хранящихся в структурных подразделениях. По итогам проведения экспертизы ценности документов также производится уничтожение дел, срок хранения которых истек. Отбор документов на дальнейшее хранение и последующее уничтожение дел производится на основании правовых и нормативнометодических актов Российской Федерации: Федерального закона «Об архивном деле управленческих в Российской архивных Федерации»76, документов, «Перечня образующихся в типовых процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»77, а также номенклатуры дел ГБОУ Школа №1465 и др. Таким образом, анализ делопроизводственных процессов, осуществляемых в ГБОУ Школа №1465, позволил сделать некоторые выводы о работе с управленческими документами в учреждении. В целом, при работе с документами соблюдаются основные правила. Но исследование показало, что в школе нет должностной инструкции секретаря учебной части, который осуществляет 75 основную работу с управленческими документами, и ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М., 2014. – п. 3.1. 76 Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 77 «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

инструкции по делопроизводству. Это и позволяет определить дальнейшие направления совершенствования работы с документами в ГБОУ Школа № 1465.

2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГОСУДАРСТВЕННОМ БЮДЖЕТНОМ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ ГОРОДА МОСКВЫ «ШКОЛА №1465 ИМЕНИ АДМИРАЛА Н.Г. КУЗНЕЦОВА» 2.1. Разработка должностной инструкции секретаря учебной части Анализ локальных нормативных правовых актов Школы № 1464 показал, что в учреждении отсутствует должностная инструкция секретаря учебной части, который осуществляет работу с управленческими документами. Должностная инструкция представляет собой локальный правовой акт, призванный работника, регламентировать его права, организационно-правовое обязанности, ответственность, положение позволяющий обеспечить условия для эффективной работы. Должностная инструкция позволит:  распределить должностные обязанности между работниками, исключив дублирование;  повысить своевременное и надежное выполнение должностных обязанностей;  минимизировать возникновение конфликтов в трудовом коллективе;  конкретизировать права работника;  способствовать повышению личной ответственности за проделанную работу78. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, работодатели, за исключением 78 работодателей - физических лиц, не являющихся Смольянинова М.В. Должностная инструкция: порядок разработки, согласования, утверждения и применения // Секретарь-референт. – 2010. – №4. – URL: https://www.profiz.ru/sr/4_2010/ (дата обращения: 15.01.2018).

индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями79. Кроме того, Трудовой кодекс Российской Федерации также прописывает необходимость ознакомления работника при приеме его на работу с локальными актами учреждения, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью80. При разработке должностной инструкции секретаря учебной части учреждения были изучены общегосударственные и локальные нормативные акты, регламентирующие его деятельность и порядок работы с документами. В частности, это:  Конституция Российской Федерация81, в которой даны гарантии и права на труд;  Трудовой кодекс Российской Федерации82;  Приказ Минздравсоцразвития РФ от 26.08.2010 N 761н «Об утверждении руководителей, Единого квалификационного справочника должностей специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования» (зарегистрировано в Минюсте РФ06.10.2010 N 18638)83; 79 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ. – ст. 8. – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 80 Там же. – ст. 68. 81 Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ). – Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». 82 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ. – Доступ из справ.правовой системы «КонсультантПлюс». 83 Приказ Минздравсоцразвития РФ от 26.08.2010 N 761н «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования» (зарегистрировано в Минюсте РФ06.10.2010 N 18638). – Доступ из справ.правовой системы «КонсультантПлюс».

 Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащий и тарифных разрядов84;  Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации85;  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»86;  Устав Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» (утв. распоряжением Департамента образования города Москвы от 16 августа 2017 года № 457р)87. Проект должностной инструкции секретаря учебной части представлен в Приложении 11. Проект выполнен на общем бланке с содержанием следующих реквизитов: наименование учреждения (полное и сокращенное); наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер; заголовок к тексту; гриф утверждения документа; текст; подпись; визы согласования; ознакомительная виза работника. Текст проекта должностной инструкции состоит из разделов:  Общие положения. В данном разделе указывается наименование должности в соответствии со штатным расписанием; к какой категории относится данный специалист; его подчиненность и порядок назначения и освобождения от должности; требования в квалификации работника; порядок 84 Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащий и тарифных разрядов (принят и введен в действие Постановлением Госкомстата РФ от 26.12.1994 № 367). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 85 Разработка нормативных документов по документационному обеспечению управления. Рекомендации. – М.: ВНИИДАД, 2007. – 264 с. 86 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 87 Устав Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» (утв. распоряжением Департамента образования города Москвы от 16 августа 2017 года № 457р). – М., 2017. – 42 с.

замещения должности на период отсутствия работника; требования к профессиональной подготовке; перечень нормативных актов, которыми секретарь учебной части руководствуется в своей работе.  Функции. В данном разделе указывается предмет ведения работы секретаря посредством прописывания конкретных обобщенных трудовых функций работника;  Должностные обязанности. Здесь перечислены выполняемые работником конкретные его должностные обязанности.  при Права. Фиксируется круг прав, которые необходимы работнику выполнении его непосредственных обязанностей; порядок осуществления данных прав. Данный раздел непосредственно связан с разделом «Ответственность».  Ответственность. В разделе прописываются виды ответственности, налагаемые на работника в случае недобросовестного выполнения или невыполнения его работы.  Взаимоотношения. Раздел содержит сведения о порядке взаимодействия с другими работниками, перечень тех вопросов, по которым осуществляется данное взаимодействие. Утверждается проект должностной инструкции секретаря учебной части директором Школы № 1465. После утверждения руководителем должностная инструкция работника вводится в действие. Работник, принимаемый на работу на должность секретаря учебной части, обязательно под роспись должен быть ознакомлен с текстом должностной инструкции. Таким образом, разработка должностной инструкции секретаря учебной части позволит четко прописать круг его обязанностей, регламентировать его права и ответственность, что позволит повысить эффективность работы данного специалиста.

2.2. Разработка инструкции по делопроизводству Анализ работы с управленческими документами в Школе № 1465 показал, что создание и оформление документов не регламентировано специальным локальным актом учреждения, т.к. инструкция по делопроизводству отсутствует. Разработка данного документа, на наш взгляд, необходима. Инструкция по делопроизводству будет способствовать грамотному документированию информации в документе, поможет более эффективно наладить работу с документами в учреждении, систематизировать их. Инструкция по делопроизводству представляет собой методический документ, издаваемый в организации уполномоченным на то лицом в целях определения правил работы с документами, утверждаемый руководителем организации88. Разработка инструкции по делопроизводству позволить наладить следующие участки работы с документами в учреждении:  оформление документов по единым правилам;  установление ответственных за работу с документами;  более эффективное и своевременное прохождение документов в учреждении;  регламентация процессов создания, использования, хранения и уничтожения документов в учреждении;  обеспечение сохранности и быстрый поиск документов. Перед разработкой проекта инструкции по делопроизводству были изучены основные управленческие документы, создаваемые в школе, правила их оформления; рассмотрены основные регистрационные формы, применяемые в учреждении; произведен подсчет объема издаваемых и 88 Иритикова В. Разрабатываем инструкцию по делопроизводству на основе новых правил делопроизводства и методических рекомендаций // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2010. – № 5. – С. 13.

получаемых документов за последние три года; изучена номенклатура дел, применяемая для систематизации документов. Кроме того, рассмотрены основные правовые и нормативно- методические акты Российской Федерации, регламентирующие, в том числе, процесс создания документов в общеобразовательных учреждениях. В частности, следует, в первую очередь руководствоваться такими правовыми и нормативно-методическими актами, как: 1) Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»89; 2) Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»90; 3) Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»91; 4) Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»92; 5) Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»93; 6) Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти94. Данный 89 Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 90 Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 91 Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 92 Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 93 Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 94 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. – М.: ВНИИДАД, Росархив, 2010. – 168 с.

нормативно-методический акт был взят за основу при определении структуры разделов проекта инструкции по делопроизводству. 7) Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»95; 8) Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 N 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях»96; 9) ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»97; 10) ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»98; 11) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558)99; 95 Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 96 Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 N 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях». – Доступ из справ.правовой системы «КонсультантПлюс». 97 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 98 ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М., 2014. 99 «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

12) Организационно-правовые документы учреждения: устав Школы № 1465, номенклатура дел. Инструкция по делопроизводству разрабатывается на общем бланке учреждения с нанесением следующих реквизитов: наименование учреждения (полное и сокращенное), вид документа, дата, регистрационный номер; место издания документа; заголовок к тексту; текст; гриф утверждения документа; подпись лица, разработавшего проект инструкции. В целом, текст проекта инструкции по делопроизводству включает в себя три основных блока:  Общие положения, в которых указаны: цель разработки, правовая и нормативно-методическая база разработки, лицо, ответственное за работу с документами учреждения, сфера распространения инструкции по делопроизводству.  Тематические разделы, которые детально описывают документирование и правила работы с документами в учреждении, их оперативное хранение и подготовку к архивному.  Приложения, которые содержат бланки документов, регистрационные формы, образцы оформление отдельных видов документов и т.д. Таким образом, разработанный нами проект инструкции по делопроизводству содержит следующие разделы: 1) «Общие положения». В данном разделе указывается цель разработки данного документа; правовая база разработки; должности лиц, ответственных за работу с документами в учреждении, их полномочия в данной сфере. 2) «Основные понятия». В разделе указаны основные термины, используемые в тексте инструкции по делопроизводству. 3) «Создание документов в образовательном учреждении». В разделе прописаны виды бланков, используемых при создании документов

школы, требования к их оформлению; требования к оформлению отдельных реквизитов документов. 4) «Особенности оформления отдельных видов документов школы». В разделе названы основные виды и разновидности управленческих документов, создаваемых в учреждении; зафиксированы правила оформления таких документов, как: положения, правила, инструкции, приказ, распоряжение, протокол, справка, письмо, телеграмма, факсограмма, докладная и объяснительная записки, акт. 5) «Организация документооборота». В разделе указаны основные принципы организации документооборота школы, детально прописаны основные этапы работы с документами в школе. 6) «Документальный фонд образовательного учреждения». В данном разделе содержатся основные принципы разработки номенклатуры дел учреждения, правила формирования и оформления дел, подготовка документов для передачи в архив. 7) «Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов». В приложении к инструкции содержатся образцы бланков документов; примеры оформления отдельных видов документов; формы журналов регистрации документов; форма номенклатуры дел; форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; форма листа-заверителя и внутренней описи документов дела. Проект инструкции по делопроизводству представлен в Приложении 12. Внедрение в деятельность Школы № 1465 инструкции по делопроизводству позволит установить единые требования к оформлению документов, повысить эффективность работы с ними. Более четкая систематизация документов позволит значительно ускорить их поиск, минимизировать потери документов. Кроме того, инструкция устанавливает должности лиц, ответственных за работу с документами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ Последняя реорганизация Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» состоялась 5 сентября 2014 года по приказу Департамента Образования города Москвы. В настоящее время она представляет собой комплекс, включающий в себя три школьных отделения и восемь дошкольных отделений. ГБОУ Школа №1465 является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, лицевые счета в финансовом органе города Москвы, печать с полным своим наименованием и с изображением Государственного герба Российской Федерации, бланки, штампы и др. Школа осуществляет деятельность по программам начального общего, основного общего, среднего общего образования. Управление школой осуществляется на основах принципов единоначалия и коллегиальности. Единоличный орган управления школой – директор учреждения. В состав коллегиальных органов входят: Общее собрание работников Учреждения, Педагогический совет, Управляющий совет. Делопроизводственные функции в школе осуществляются секретарем учебной части, который подотчетен директору общеобразовательного учреждения. Центральное место в деятельности школы занимают организационнораспорядительные документы, административных и в которых организационных фиксируются вопросов, а также решения вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. В их состав входит организационно-правовая (устав, правила, положения, инструкции), распорядительная (приказы и

распоряжения) и информационно-справочная документация (протоколы, акты, письма, докладные, объяснительные, служебные записки). В ходе выполнения выпускной квалификационной работы были рассмотрены некоторые управленческие документы, что позволило сделать некторые выводы по оформлению документов учреждения. В рамках изучения основных этапов работы с документами были рассмотрены следующие вопросы: регистрация документов, объем входящих, исходящих и внутренних документов учреждения, способы доставки корреспонденции, применяемые в школе. Корреспонденция доставляется в ГБОУ Школа № 1465 через следующие каналы: почтовая связь, курьерская доставка, специальная и электрическая связь. Регистрация документов в учреждении производится в журнальной форме. Секретарь учебной части оформляет и ведет следующие журналы регистрации документов: (корреспонденции); журнал регистрации журнал регистрации входящих исходящих документов документов (корреспонденции); книга приказов по основной деятельности; книга приказов по контингенту учащихся. Анализируя объем документопотоков в период с 2015 по 2017 годы, в целом, можно отметить тенденцию, направленную на их рост. Рост входящих документов обусловлен увеличением числа конкурсов, фестивалей, олимпиад, о которых информируется учреждение, также постоянно увеличивается число документов, поступающих от Учредителя (Департамент образования города Москвы). В ответ на входящие, как правило, растет число исходящих документов. Произведенный анализ работы с документами в общеобразовательном учреждении позволил делопроизводства, определить которые основные выразились в пути оптимизации разработке должностной инструкции секретаря учебной части и инструкции по делопроизводству.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК I. Источники Неопубликованные источники 1. Устав Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» (утв. распоряжением Департамента образования города Москвы от 16 августа 2017 года № 457р). – М., 2017. – 42 с. 2. Коллективный договор Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова». – М., 2015. – 14 с. 3. Правила внутреннего трудового распорядка Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» (утв. приказом от 12.01.2016 № 3/02). – М., 2016. – 17 с. 4. Правила поведения для учащихся Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» (утв. приказом директора от 07.09.2015). – М., 2015. – 4 с. 5. Самообследование по итогам 2016-2017 учебного года. – М., 2017. – 49 с. Опубликованные источники 6. Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ,

от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ). – Доступ из справочноправовой системы «КонсультантПлюс». Гражданский кодекс РФ (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (в 7. ред. от 29.12.2017). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ 8. (ред. от 05.02.2018). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 9. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2017). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 10. Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (в ред. от 05.05.2014). – Доступ из справ.правовой системы «КонсультантПлюс». 11. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от 23.04.2018). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 12. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (в ред. от 29.07.2017). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 13. Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (в ред. от 07.03.2018). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 14. Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 15. Приказ Минздравсоцразвития РФ от 26.08.2010 N 761н «Об утверждении руководителей, Единого квалификационного справочника должностей специалистов и служащих, раздел «Квалификационные

характеристики должностей работников образования» (зарегистрировано в Минюсте РФ06.10.2010 N 18638). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 16. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 №234 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 17. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830). — Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 18. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 19. «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 20. «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 21. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. – М.: ВНИИДАД, Росархив, 2010. – 168 с.

22. служащий Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей и тарифных разрядов (принят и введен в действие Постановлением Госкомстата РФ от 26.12.1994 № 367). – Доступ из справ.правовой системы «КонсультантПлюс». 23. Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 N 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 24. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации (утв. Минобразованием РФ от 06.05.2002). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 25. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 26. и Профессиональный стандарт «Специалист по организационному документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н). – Доступ из справ.-правовой системы «Гарант». 27. ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования». – Введ. 01.07.1973. – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 28. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – Введ. 01.07.2003. – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 29. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 01.03.2014. – М., 2014.

30. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. СИБИД Управление документами. Общие требования. – Введ. 01.07.2007. – М., 2007. – 18 с. 31. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению управления. Рекомендации. – М.: ВНИИДАД, 2007. – 264 с. II. Литература 32. Абанкина, Т.В. Разработка должностных инструкций в образовательном учреждении / Т.В. Абанкина // Справочник руководителя образовательного учреждения. – 2013. – № 4. – С. 74-89. 33. Басаков, М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. – Ростов н/Д.: Феникс, 2014. – 376 с. 34. Болотова, Е.Л. Документационное обеспечение управления образовательным учреждением / Е.Л. Болотова. – М.: Мнемозина, 2012. – 295 с. 35. Бурова, Е. Оформляем графы номенклатуры дел / Е. Бурова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. – № 11. – С. 12-23. 36. Вялова, Л.М. Как составить инструкцию по делопроизводству? / Л.М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2013. – № 7. – С. 16-22. 37. Вялова, Л.М Номенклатура дел / Л. М. Вялова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2013. – № 10. – С. 14-19. 38. Галахов, В.В. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов / В.В. Галахов, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А Кудряева. – М.: Проспект, 2015. – 480 с.

39. Задорина, Ю.С. Некоторые секреты входящих документов / Ю.С. Задорина // Секретарь-референт. – 2012. – № 5. – С. 30-36. 40. Иритикова, В.С. Разрабатываем инструкцию по делопроизводству на основе новых правил делопроизводства и методических рекомендаций / В.С. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2010. – №5. – С. 10-15. 41. Кабашов, С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: Учебное пособие / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. – М.: Флинта, 2012. – 296 с. 42. Кирсанова, М.В. Должностные инструкции в образовательных учреждениях / М.В. Кирсанова. – М.: Омега-Л, 2011. – 128 с. 43. Кожанова, Е.Н. Приказы в организации: виды и особенности оформления / Е.Н. Кожанова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. – № 1. – С. 20-37. 44. Кожанова, Е.Н. Письмо в организации: виды и особенности оформления / Е.Н. Кожанова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. – № 2. 45. Кожанова, Е.Н. Служебная и докладная записки / Е.Н. Кожанова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. – №8. – С. 40-54. 46. Кошелева, Е.А. Проведение экспертизы ценности документов / Е.А. Кошелева // Секретарь-референт. – 2011. – №4. – С. 62–64. 47. Красавин, А. Должностная инструкция: правила составления / А. Красавин // Служба кадров и персонал. – 2014. – № 9. – С. 86-88. 48. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления / И.Н. Кузнецов. – Ростов н/Д.: Феникс, 2014.– 396 с. 49. Ларин, М.В. Проблемы оптимизации документооборота в современных условиях / М.В. Ларин // Делопроизводство. – 2012. – № 2. – С. 27-31.

50. Носарева, Н.А. Обработка входящей корреспонденции / Н.А. Носарева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2012. – № 2. – С. 91-97. 51. Полоса, Е.П. Согласование и регистрация приказов / Е.П. Полоса // Секретарь-референт. – 2012. – № 9. – С. 36-40. 52. Рудина, Н. Уничтожение документов: пошаговая инструкция / Н. Рудина // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. – №5. – С. 40-53. 53. Сидоркина, С. Описание функциональных обязанностей должности для составления должностных инструкций / С. Сидоркина // Кадровик. – 2015. – № 5/6. – С. 136-141. 54. Солнцева, О.Н. Согласование проектов документов / О.Н. Солнцева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2013. – № 7. – С. 2326. 55. локальных Феклин, С.И. Разработка, принятие, утверждение и согласование актов образовательного учреждения / С.И. Феклин // Методический вестник. – 2010. – № 17. – С. 56-64. 56. Храмцовская, Н. Нормативное регулирование архивного хранения электронных документов: размышления эксперта / Н. Храмцовская // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. – № 2. – С. 56-66. 57. Шувалова, Н.Н. Основы делопроизводства. Язык служебного документа: Учебник и практикум / Н.Н. Шувалова, А.Ю. Иванова. – М.: Юрайт, 2014. – 375 с. 58. Янковая, В.Ф. Формирование документального фонда организации. Номенклатура дел / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2012. – № 8. – С. 35-39. 59. Янковая, В.Ф. Формирование дел и организация их текущего хранения / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2012. – № 9. – С. 40-43.

60. Янковая, В.Ф. Тексты документов: особенности составления и оформления / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2012. – №1. – С. 20-23. 61. Янковая, В.Ф. Организация контроля исполнения документов (поручений) / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2012. – № 7. – С. 33-37. 62. Янковая, В.Ф. Основные виды организационно- распорядительных документов. Инструкция / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2013. – № 4. – С. 22-27. III. Электронные ресурсы 63. Иритикова, В.В. Можно ли в журнале исходящих документов сделать исправления в связи с тем, что документу был присвоен неверный номер? Как это сделать правильно? / В.В. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. – Май. – URL: http://www.delo- press.ru 64. Смольянинова, М.В. Должностная инструкция: порядок разработки, согласования, утверждения и применения / М.В. Смольянинова // Секретарь-референт. – 2010. – №4. – URL: https://www.profiz.ru/sr/4_2010 65. История организации [Электронный ресурс]. – Электрон. дан. – URL: http://sch1465.mskobr.ru/obwie_svedeniya/history/

ПРИЛОЖЕНИЯ

75 Приложение 1 Структура управления школой Управляющий совет Директор учреждения Общее собрание работников Профсоюзный комитет Зам. директора по управлению ресурсами Зам. директора по контролю за качеством образования Приложение 2 Учителя-предметники Устав ГБОУ Школа № 1465 (титульный и последний листы) Учебно-вспомогательный персонал Бухгалтерия Служба по АХР Кадровая служба Контрактная служба Информац.-технический персонал Служба по обеспечению безопасности и охраны тру Специалисты по питанию

77 Приложение 3 Правила внутреннего трудового распорядка ГБОУ Школа № 1465

92 Приложение 4 Образец приказа, издаваемого в ГБОУ Школа №1465

94 Приложение 5 Образец распоряжения, издаваемого в ГБОУ Школа №1465

96 Приложение 6

97 Образец оформления протокола заседания Управляющего совета ГБОУ Школа № 14

100 Приложение 7 Образец письма, оформляемого в ГБОУ Школа № 1465

101 Приложение 8 Образец докладной записки, оформляемой в ГБОУ Школа № 1465

102 Приложение 9 Образец служебной записки, составляемой в ГБОУ Школа №1465

103 Приложение 10 Номенклатура дел Учреждения

104

105

106

107

108

109

110

111

112

113

114

115

116

117

118 Приложение 10 Проект должностной инструкции секретаря учебной части

119 Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение города Москвы «Школа № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» (ГБОУ Школа № 1465) ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ __.__._____ № ____ УТВЕРЖДАЮ Директор _______ И.О. Фамилия __.__.____ Москва секретаря учебной части 1. Общие положения 1.1. Секретарь учебной части относится к должности учебновспомогательного персонала. 1.2. Секретарь учебной части назначается на должность и освобождается от нее приказом директора школы. 1.3. На должность секретаря учебной части назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы. 1.4. Секретарь учебной части подчиняется непосредственно директору Учреждения. 1.5. В своей деятельности секретарь учебной части руководствуется: Конституцией РФ; законами РФ; Указами Президента РФ; постановлениями и решениями Правительства РФ; Уставом Школы № 1465; локальными нормативными актами Учреждения; настоящей должностной инструкцией. 1.6. Секретарь учебной части должен знать:  законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность;  положения и инструкции по ведению делопроизводства;  структуру общеобразовательного учреждения, его кадрового состава;  правила эксплуатации оргтехники;  правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;  правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;  технологию создания, обработки, передачи и хранения документов;  правила деловой переписки;

120  государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;  правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов;  основы этики и эстетики;  правила делового общения;  правила внутреннего трудового распорядка общеобразовательного учреждения;  правила по охране труда и пожарной безопасности. 1.7. На время отсутствия секретаря учебной части (отпуск, болезнь) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора школы. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на него обязанностей. 2. Функции 2.1. Осуществление технических функций по обеспечению работы директора общеобразовательного учреждения и его заместителей. 2.2. Ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники. 2.3. Участие в разработке мероприятий, направленных на рационализацию делопроизводства. 3. Должностные обязанности 3.1. Принимает поступающую в общеобразовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями директора учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 3.2. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, ведет алфавитную книгу обучающихся, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. 3.3. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. 3.4. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями общеобразовательного учреждения и конкретными исполнителями. 3.5. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. 3.6. Осуществляет контроль за исполнением работниками общеобразовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за

121 соблюдением сроков исполнения указаний и поручений директора учреждения, взятых на контроль. 3.7. Работает в тесном контакте с директором общеобразовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений. 3.8. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности. 4. Права Секретарь учебной части имеет право: 4.1. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности; 4.2. Получать от руководителей структурных подразделений учреждения информацию, необходимую для осуществления своей деятельности; 4.3. По возникшим вопросам, находящимся в компетенции секретаря учебной части, включать в рассмотрение администрации предложения по улучшению деятельности общеобразовательного учреждения и совершенствованию методов работы, предлагать различные варианты устранения имеющихся недостатков. 4.4. Требовать от руководства Учреждения оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав; 4.5. Требовать от руководства техникума организационного и материальнотехнического обеспечения своей деятельности; 4.6. Принимать участие в обсуждении вопросов, которые связаны с исполняемыми им обязанностями; 4.7. На все установленные законодательством Российской Федерации социальные права и обязанности. 5. Ответственность Секретарь учебной части несет ответственность за: 5.1. За неисполнение или нарушение Устава, Правил внутреннего трудового распорядка, приказов и иных документов, касающихся его деятельности, секретарь учебной части несет дисциплинарную ответственность в пределах, установленных законодательством Российской Федерации. 5.2. Предоставляемую им недостоверную информацию, касающуюся выполнения им работ, заданий и поручений. 5.3. Невыполнение требований инструкций по охране труда, по технике безопасности секретарь учебной части привлекается к административной ответственности. 5.4. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,  в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

122 5.5. За виновное нанесение учреждению или участникам образовательного процесса (в том числе, морального) в связи с выполнением (невыполнением) своих должностных обязанностей, а также прав, секретарь учебной части несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных законодательством Российской Федерации. 5.6. Секретарь учебной части несет ответственность за неразглашение персональных данных обучающихся, родителей, а также всех работников школы. 6. Взаимоотношения Секретарь учебной части в процессе осуществления своих должностных обязанностей взаимодействует: – с директором школы – по вопросам, связанным с выполнением своих должностных обязанностей; – с педагогическим, административным, учебно-вспомогательным и обслуживающим персоналом – по вопросам подготовки и предоставления необходимой документации на заседания коллегиальных органов управления учреждением, проверки выполнения поручения вышестоящих органов. Специалист по кадрам __________________ И.О. Фамилия С должностной инструкцией ознакомлен (а): ____________ И.О. Фамилия __. __.____

123

124 Председатель профсоюзного комитета ____________ И.О. Фамилия __.__.___ Приложение 11 Проект инструкции по делопроизводству ГБОУ Школа №1465 Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение города Москвы «Школа № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» (ГБОУ Школа № 1465) ИНСТРУКЦИЯ __.__._____ № ____ УТВЕРЖДАЮ Директор _______ И.О. Фамилия __.__.____ Москва по делопроизводству 1. Общие положения 1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в целях рациональной организации документационного обеспечения управления ГБОУ Школа № 1465 (далее – Учреждение), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации. 1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормативно-правовыми актами Российской Федерации, такими как:  Конституция Российской Федерации;  Федеральный закон от 27.06.2007 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;  Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»;  Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»;  Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;  Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации (утв. Минобразования РФ от 06.05.2002);

125  Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 г. № 03-51/64 «Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательном учреждении»;  Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76);  Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477);  Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526);  Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558);  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;  ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;  Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации;  организационно-правовые документы Учреждения: Устав, номенклатура дел. 1.3. Контроль ведения делопроизводства в Учреждении осуществляет директор, который дает указания по вопросам организации и ведения делопроизводства, обязательные для исполнения всеми структурными подразделениями Учреждения. 1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на директора школы. 1.5. Непосредственное ведение делопроизводства в Учреждении возлагается на секретаря учебной части, который обеспечивает учет, хранение и прохождение документов в установленные сроки, согласно номенклатуре дел, информирует руководство о качестве их исполнения, знакомит сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. 1.6. Секретарь учебной части несет ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность документов, находящихся в Учреждении служебных документов.

126 1.7. При уходе секретаря учебной части в отпуск имеющиеся у него документы передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению. При увольнении секретаря учебной части производится передача дел и документов, о чем составляется акт, который утверждается директором школы. 1.8. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами электронно-вычислительной техники. 1.9. Выполнение утвержденной Инструкции обязательно для всех работников Учреждения. 1.10. Работники несут дисциплинарную и иные виды ответственности, установленные ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ответственность за порчу, утрату или разглашение служебных документов. 2. Основные понятия 2.1. Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ. 2.2. Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. 2.3. Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа. 2.4. Вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения. 2.5. Дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. 2.6. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 2.7. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в учреждении. 2.8. Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке. 2.9. Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки. 2.10. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы. 2.11. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в образовательном учреждении, с указанием сроков их хранения. 2.12. Объем документооборота – количество документов, поступивших в образовательное учреждение и созданных им за определенный период.

127 2.13. Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. 2.14. Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. 2.15. Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа. 2.16. Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе. 2.17. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. 2.18. Системадокументации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. 2.19. Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. 2.20. Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация их внутри дела. 2.21. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. 2.22. Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. 3. Создание документов в образовательном учреждении 3.1. Бланки документов 3.1.1. Документы в Учреждении, как правило, оформляются на бланках формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка, с воспроизведением реквизитов издающих организаций. 3.1.2. Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:  20 мм – левое;  10 мм – правое;  20 мм – верхнее;  20 мм – нижнее. 3.1.3. В Учреждении используются следующие виды бланков:  общий бланк (Приложение №1);

128  угловой бланк письма (Приложение №2);  бланк конкретного вида документа (Приложения № 3, 4). 3.1.4. На документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «стр.», знаков дефиса и иных знаков препинания. Рекомендуется при оформлении нумерации страниц использовать шрифт того же размера и начертания, что используется при оформлении текста документа. 3.2. Оформление реквизитов документов 3.2.1.Наименование организации. Наименование Учреждения должно соответствовать полному официальному наименованию, закрепленному в Уставе школы: ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ГОРОДА МОСКВЫ «ШКОЛА № 1465 ИМЕНИ АДМИРАЛА Н.Г. КУЗНЕЦОВА» Сокращенное наименование: ГБОУ ШКОЛА № 1465 На бланках исходящих документов указывается наименованиевышестоящей организации: ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ На бланках внутренних документов наименование вышестоящей организации не указываются. 3.2.2. Справочные данные об организации. Включают: почтовый адрес, номер телефона, номер факса, номер электронной почты, веб-сайт школы. Кроме того, на бланках используются реквизиты ОКПО, которые проставляются в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций, ОГРН – основной государственный номер юридического лица, ИНН/КПП – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет. 3.2.3. Наименование вида документа. Должно соответствовать содержанию документа и соответствовать тем видам документов, которые включены в ОКУД (Общероссийский классификатор управленческий информации). Наименование вида документа помещается ниже наименования Учреждения, посередине текстового поля через интервал 18 пт и печатается прописными буквами шрифтом № 14. 3.2.4. Дата документа. Датой документа выступает дата его подписания (приказ, докладная записка, письмо) или утверждения (инструкции, положения,

129 правила). Датой протокола является дата заседания коллегиального органа, датой акта – дата события. Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами: 01.03.2018. При цифровом способе оформления даты после цифры года буква «г» не проставляется. Возможен словесно-цифровой способ оформления даты, например: 01 марта 2018 г. 3.2.5. Регистрационный номер документа. Представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов в календарном или учебном году. 3.2.6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. 3.2.7. Место составления или издания документа. Указывается с учетом принятого административно-территориального деления: Москва 3.2.8. Адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже: Департамент образования города Москвы При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном: Департамент образования города Москвы Заместителю руководителя департамента И.С. Павлову При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес: Петрову И.П. ул. Большая Спасская, д. 15, кв. 12 г. Москва 129090 3.2.9. Гриф утверждения документа. Документы Учреждения могут утверждаться директором школы, вышестоящими организациями, в компетенцию которых входит решение изложенных в документе вопросов.

130 Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа(приказа). Способ утверждения документа (должностным лицом или распорядительным документом) не влияет на юридическую силу документа. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ(без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. В реквизите «Гриф утверждения документа» элементы центрируются относительно самой длинной строки. При оформлении грифа утверждения без использования бланка документа в наименование должности включается наименование организации: УТВЕРЖДАЮ Директор Школы № 1465 _______ И.О. Фамилия 05.03.2018 При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера: УТВЕРЖДЕНО приказом директораШколы № 1465 от 05.03.2018 № 15 3.2.10. Резолюция. Резолюция содержит указания руководителя по исполнению документа, определяет работников, ответственных за исполнение документа, характер и сроки его исполнения. Если срок исполнения в резолюции не указан, исполнитель руководствуется сроком, указанным в тексте документа, или типовым сроком, если он установлен для данной категории документов. Резолюция оформляется на свободном от реквизитов месте в заголовочной части документа. Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату: Савельеву А.И. Прошу подготовить отчет к 15.04.2018 Личная подпись Дата 3.2.11. Заголовок к тексту – это краткое содержание документа. Заголовок должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопрос О чем? Например:

131 О создании аттестационной комиссии Чего? Например: Заседания методической комиссии 3.2.12. Отметка о контроле исполнения документа обозначается словом Контроль, написанным от руки и расположенном в правой части верхнего поля документа. 3.2.13. Текст документов оформляется в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде таблицы графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложение, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, письма, заявления – просьбу без пояснения). Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В распорядительных документах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»). Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («специалист осуществляет функции», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения:  от первого числа множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);  от первого лица единственного числа («считаю направить», «прошу выделить»);  от третьего лица единственного числа.

132 Документы должны быть написаны деловым стилем, особенностью которого является употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых форм. Например: «В соответствии с…», «В целях…», «Считаем целесообразным…» и т.п. Текст документа от заголовка отделяется интервалом 24 пт и печатается в установленных границах полей. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Допускается печатание документа с использованием оборотной стороны листа. Тексты документов, создаваемые с использованием персональных компьютеров, печатаются с использованием текстового редактора Word шрифтом TimesNewRoman размером № 12-14 через одинарный или полуторный междустрочный интервал. 3.2.14. Отметка о наличии приложений. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.). Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 листах в 2-х экз. Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Например: Приложение: 1. Справка о... на 3 листах в 2-х экз. 2. Проект... на 8 листах в 3-х экз. Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера. Например: Приложение к приказу директора от… № … Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается. Приложения к актам оформляются на отдельных листах бумаги. Текст приложения может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм. Размеры полей, шрифты и междустрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов документов.

133 Если в приложениях к правовому акту помещаются графики, списки, таблицы, то в тексте акта делается ссылка «согласно приложению», а на первой странице приложения в правом верхнем углу от границы верхнего поля печатается с прописной буквы слово «Приложение» (без кавычек). В тексте приложения, содержащего утверждаемый состав комиссии, вначале указываются фамилия, имя, отчество и должность председателя комиссии, его заместителя (заместителей) и секретаря комиссии, а затем в алфавитном порядке располагаются фамилии членов комиссии с указанием полного имени, отчества и полного наименования должности. Фамилия печатается прописными буквами, имя и отчество печатаются с прописной буквы строчными буквами. Заголовок приложения печатается полужирным шрифтом и отделяется междустрочным интервалом 36 пт от ссылки на дату и номер акта, утвердившего приложение, от текста приложения – междустрочным интервалом 24 пт. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзаца или центрованным способом (относительно границ текста) с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом. 3.2.15. Подпись. Документы, направляемые в вышестоящие организации, подписываются директором Учреждения. Право подписи документов закрепляется соответствующим приказом. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Подпись отделяется от основного текста документа 2-3 межстрочными интервалами. Наименование должности подписывающего выравнивается по левому краю текстового поля, а инициалы и фамилия – по правому. При оформлении документа на бланке Учреждения подпись оформляется следующим образом: Директор Личная подпись И.О. Фамилия При оформлении документа без использования бланка: Директор Школы № 1465 _______И.О. Фамилия При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям. Например: Директор Личная подпись И.О. Фамилия Бухгалтер Личная подпись И.О. Фамилия

134 При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. В документах, составленных комиссией, в подписи указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например: Председатель комиссии Личная подпись И.О. Фамилия Члены комиссии:Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. 3.2.16. Согласование документа. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Виза согласования. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовится проект документа. Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату: Бухгалтер Личная подпись И.О. Фамилия __.__.____ Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Юрисконсульт Личная подпись __.__.____ И.О. Фамилия Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

135 Гриф согласования. Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование. Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.Например: СОГЛАСОВАНО РуководительДепартамента образования города Москвы ________________ _______________________ (личная подпись) (И.О. Фамилия) __.__._____ Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается». Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:  с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;  с органами государственной власти субъекта Российской Федерации, интересы которых затрагивает содержание документа;  при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;  с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов. 3.2.17. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и в других случаях. Оттиск печати располагается на свободном месте, не задевая подписи, при недостатке свободного места допускается захват оттиском печати наименования должности, но без захода на личную подпись руководителя. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати ставится в

136 месте, обозначенном отметкой «МП» или обозначенном иным способом. Вся информация на оттиске печати и личная подпись должны читаться. 3.2.18. Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются заверительная надпись «ВЕРНО», наименование должности лица, заверившего копию, дата заверения, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например: Верно Специалист по кадрамЛичная подпись __.__.____ И.О. Фамилия Копии документов, отправляемых в другие организации, заверяются оттиском печати Учреждения. Листы многостраничных копий (выписок из документа) сшиваются, нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа). Например: Всего в копии 3 л. 3.2.19. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например: ПетроваОксана Сергеевна +7(499) 240-42-77 или Петрова +7(499) 240-42-77 На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. 3.2.20. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на экземпляре документа, помещаемом в дело. Отметка об исполнении содержит слова «В дело», номер дела по номенклатуре дел, в которой будет храниться документ, подпись работника и дату, например: В дело № 01-03 Личная подпись

137 Дата Отметка об исполнении документа размещается в левом нижнем углу на лицевой стороне первого листа текстового поля документа на свободном от текста месте. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. 3.2.21. Отметка о поступлении документа в организацию. Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. Отметку о поступлении документа допускается проставлять от руки в правом верхнем углу документа, наносить при помощи штемпеля с заполнением переменной информации от руки. 4. Особенности подготовки отдельных видов документов школы 4.1. Документы Учреждения 4.1.1. При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов Учреждения необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники. 4.1.2. Состав документов, образующихся в процессе деятельности Учреждения, определяется: его компетенцией, функциями, управленческой структурой, порядком разрешения вопросов, характером взаимодействия с другими организациями. В состав документов образовательного учреждения входят:  организационно-правовые документы: Устав, коллективный договор, положения о структурных подразделениях и различной деятельности, должностные инструкции работников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка;  распорядительные документы: приказы, распоряжения;  информационно-справочные документы: протоколы, акты, справки, докладные, объяснительные и служебные записки, письма и др. 4.1.3. Документы, как правило, оформляются на бланках образовательного учреждения или на стандартных листах бумаги. Документы должны содержать установленный ГОСТом Р 6.30-2003 состав реквизитов при соответствующем их расположении. 4.2. Положение, правила, инструкция 4.2.1. Положение – документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции нескольких должностных лиц или структурных подразделений образовательного учреждения.

138 4.2.2. Правила – документ, закрепляющий нормы и требования, обязательные для выполнения должностными лицами образовательного учреждения в процессе повседневной деятельности. 4.2.3. Инструкция – документ, предписывающий порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения отдельных положений нормативно-правовых актов в условиях функционирования образовательного учреждения. 4.2.4. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении образовательного учреждения. 4.2.5. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов. 4.2.6. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на бланке образовательного учреждения. 4.2.7. Датой положения (правил, инструкции) является дата его утверждения, если в самом тексте не оговорена иная дата. 4.2.8. Наименование образовательного учреждения указывается в полной форме. 4.2.9. Дата документа оформляется словестно-цифровым (14 мая 2017 г.) или цифровым способом (14.05.2017). 4.2.10. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». 4.2.11. Заголовок к тексту положения отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к тексту правил отвечает на вопрос «Чего?»; заголовок к тексту инструкции формулируется в родительном падеже («Кого?»). 4.2.12. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. 4.2.13. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. 4.2.14. Если документ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или его отдельные положения, то об этом делается соответствующее примечание в заключительном пункте. 4.3. Приказ, распоряжение

139 4.3.1. Приказ – правовой акт, издаваемый единолично директором школы. Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы образовательного учреждения. Проекты приказов готовят секретарь учебной части и заместители директора на основании поручения руководителя. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит специалист по кадрам. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений. Обеспечение правильности оформления проектов приказов является обязанностью директора школы. 4.3.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, готовящим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также юрисконсультом. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов, представляемые на подпись директору Учреждения, визируются его заместителями в соответствии с распределением обязанностей. 4.3.3. Проекты приказов печатаются на бланке приказа. Датой приказа выступает дата его подписания. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу формируются отдельно. 4.3.4. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверят печатью образовательного учреждения и направляют адресам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает исполнитель. 4.3.5. Проект приказа во исполнение указаний вышестоящего руководства должен быть подготовлен в течение семи дней, если не установлено иного срока. 4.3.6. Приказ имеют следующие реквизиты:  наименование учреждения;  наименование вида документа;  дата документа;  регистрационный номер документа;  место издания;  заголовок к тексту;  текст;  подпись;  визы согласования;  отметка о наличии приложений.

140 4.3.7. Наименование учреждения указывается в полной форме. Печатается центрированным способом. 4.3.8. Наименование вида документа – ПРИКАЗ – печатают по центру листа заглавными буквами. 4.3.9. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «N» и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2017 г. N 21; 15.06.2017 N 21 4.3.10. Место издания документа указывают в том случае, если затруднена его идентификация по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об организации». 4.3.11. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.Например: О праздничных и нерабочих днях Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. 4.3.12. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается с новой строки вразрядку более жирным шрифтом. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт

141 распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...». В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. 4.3.13. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Приказы в Учреждении подписывает директор, а в его отсутствие – лицо, исполняющее его обязанности. 4.3.14. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. 4.3.15. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Визы ставятся на оборотной стороне последнего листа приложения. 4.3.16. Распоряжение – распорядительный документ по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью Учреждения. Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер. Подготовка и оформление распоряжений проводится по тем же правилам, что и приказ. 4.4. Протокол 4.4.1. Протокол – документ, фиксирующий содержание совещательных мероприятий и придающий юридическую силу принятым в них решениям. 4.4.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями образовательного учреждения и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. 4.4.3. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. 4.4.4. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. 4.4.5. Протокол содержит следующие реквизиты:

142  наименование учреждения;  наименование вида документа;  дата документа;  регистрационный номер документа;  заголовок к тексту;  текст;  подпись;  отметка о наличии приложений. 4.4.6. Протокол печатают на общем бланке документа (с указанием наименования вида документа) формата А4 (Приложение 5). 4.4.7. Наименование вида документа – ПРОТОКОЛ – печатается от границы верхнего поля бланка прописными буквами центрированным способом. 4.4.8. Заголовок к тексту протокола содержит название протокольного мероприятия и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется. Заголовок в протоколе отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами и располагается центрировано относительно реквизитов бланка. 4.4.9. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. 4.4.10. Во вводной части содержатся сведения о председателе, секретаре, присутствующих, приглашенных и повестке дня. Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» располагаются без отступа флаговым способом. Далее ставится тире, пишутся фамилии в именительном падеже, затем инициалы. Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке и печатаются через один межстрочный интервал. Для лиц, дополнительно приглашенных из лица сотрудников образовательного учреждения, указывают занимаемую должность, для приглашенных из других организаций – их должность и наименование организации. Если число участников превышает 15 человек, составляют список присутствующих, который прилагают к протоколу. В тексте протокола указывают только их общее количество со ссылкой на прилагаемый список: «Присутствовали: 17 человек (список прилагается)». Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ» располагают от нулевого положения печатающего устройства, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Последовательность расположения вопросов зависит от степени важности. Формулировка вопросов повестки дня начинается с предлогов «о», «об». Доклад (отчет, сообщение), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

143 4.4.11. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения) по соответствующим вопросам. 4.4.12. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах учебного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний педагогического совета, родительских собраний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. 4.4.13. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Учреждения. 4.4.14. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Выписка из протокола заверяется печатью образовательного учреждения. 4.5. Справка 4.5.1.Справки оформляются на общем бланке формата А4 или А5. 4.5.2. Текст справки не должен содержать выводов и предложений, только констатацию фактов. 4.5.3. Внутренние справки подписываются исполнителем, внешние справки подписываются директором Учреждения и исполнителем. 4.5.4. Справки-подтверждения (справки личного характера) оформляются на общем бланке формата А5 и выдаются бесплатно под роспись. 4.5.5. Каждая справка регистрируется в журнале выдачи справок. 4.6. Служебная переписка (служебное письмо, телеграмма, факсограмма, электронное письмо)

144 4.6.1. Служебная переписка — различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности Учреждения. Виды деловой переписки: служебное письмо, телеграмма, факсограмма, электронное письмо выделяются в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи. 4.6.2. Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте. 4.6.3. Телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату и получаемый от корреспондентов по телеграфной сети общего пользования. 4.6.4. Факсограмма – получаемая на бумажном носителе копия документа, переданного по каналам факсимильной связи. 4.6.5. Электронное письмо – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. 4.6.6. Письма составляются на продольном или угловом бланке письма. 4.6.7. Обязательными реквизитами письма являются:  наименование учреждения;  эмблема учреждения;  справочные данные об организации;  дата;  регистрационный номер;  ссылка на дату и номер поступившего документа;  адресат;  заголовок к тексту;  текст;  подпись;  отметка об исполнителе. 4.6.8. Заголовок письма должен отвечать на вопрос «О чём?». 4.6.9. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части помещают выводы, предложения, просьбы, решения. Текст письма следует разбивать на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинаться с красной строки. В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа («Просим ...», «Сообщаем …», «Направляем …», «Напоминаем …», «Высылаем …» и т.д.). Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать формулу уважительного обращения к адресату:

145 «Уважаемый господин директор!» «Уважаемый господин Петров!» «Уважаемый Иван Иванович!» «Уважаемые господа!». 4.6.10. Ответные письма должны иметь ссылку на дату и номер документа, на который дается ответ, и содержать информацию по каждому из поставленных вопросов. 4.6.11. Для писем, которые адресуются более чем в четыре адреса, составляется список рассылки. 4.6.12. Подписывает письма директор Учреждения. 4.6.13. Письмо должно содержать отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа под подписью директора образовательного учреждения. 4.6.14. Телеграммы составляются и передаются для отправки секретарю учебной части. Текст телеграммы следует излагать кратко, ясно, по возможности без предлогов, союзов и местоимений. Знаки препинания обозначаются: ЗПТ, ТЧК, ДВТЧ, КВЧ, ТИРЕ и употребляются только в тех случаях, когда их отсутствие может изменить смысл сообщения. Цифровые данные в телеграммах рекомендуется передавать словами. Текст печатается на одной стороне листа через полтора компьютерных интервала прописными буквами, без переносов, абзацев и исправлений. В телеграмме под чертой указывается обратный адрес, название Учреждения, должность лица, подписавшего телеграмму, его инициалы, фамилия и дата. Перед адресатом, в случае необходимости, указываются категории телеграммы: «Срочная». В телеграмме обязательно указывается полный почтовый адрес и фамилия получателя. Оформление телеграмм и их отправление производится отдельно по каждому адресу. 4.6.15.Оригиналы документов, переданных по каналам факсимильной связи, подшиваются в дело, хранящееся у секретаря учебной части, с указанием времени и даты передачи. 4.7. Докладная записка 4.7.1. Докладная записка – документ, адресованный руководителю образовательного учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении, факте, содержащий выводы составителя (Приложение 6). Докладная записка может составляться по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случае, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством. Докладные записки могут быть инициативными, информационными и отчетными. Инициативная докладная записка составляется с целью обратить внимание адресата на имевшее место событие, ситуацию и побудить руководителя принять определенное решение.Информационная докладная записка содержит сведения о

146 ходе выполнения какой-нибудь сложной работы, характер которой руководителю известен. Отчетная докладная записка информирует о выполнении планов, указаний. 4.7.2. Докладная записка содержит реквизиты:  наименование учреждения;  наименование структурного подразделения;  наименование вида документа;  дата документа;  регистрационный номер документа;  адресат;  заголовок к тексту;  текст;  подпись. 4.7.3. Текст докладной записки может содержать две или три смысловые части. В первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее составления, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. 4.7.4. Докладная записка подписывается ее составителем, которым выступает, как правило, руководитель структурного подразделения. Докладная записка может составляться работником структурного подразделения, но в случае, если она адресуется директору Учреждения, ее должен завизировать руководитель того структурного подразделения, в котором работает сотрудник. 4.7.5. Докладная записка оформляется на общем бланке учреждения или на стандартном листе бумаги формате А4. 4.8. Объяснительная записка 4.8.1. Объяснительная записка – информационно-справочный документ, который сопровождает или объясняет основной документ (план, отчет), либо документ, в котором сотрудник объясняет факты, поступки, события, причины невыполнения какого-либо поручения, нарушение трудовой дисциплины. 4.8.2. Объяснительная записка оформляется рукописным способом. 4.8.3. Реквизиты объяснительной записки:  наименование учреждения;  наименование вида документа;  дата документа;  адресат;  текст;  подпись;  виза согласования;  резолюция руководителя.

147 4.8.4. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: в первой части указываются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. 4.8.5. Подписывает объяснительную записку ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания. 4.9. Акт 4.9.1.Акт представляет собой документ информационно-справочного характера, составленный коллегиально специально созданной комиссией для подтверждения установленного факта, события, действия. В Учреждении используются следующие виды актов: сдачи-приемки, приема-передачи, инвентаризации, проверок, обследования, несчастных случаев и др. Акты составляются комиссиями, назначаемыми приказом директора школы. В акте отражаются лишь те события и факты, которые установлены лицами, его подписавшими. 4.9.2. Акт составляется на общем бланке учреждения с указанием наименования вида документа АКТ. 4.9.3. Акт содержит реквизиты:  наименование учреждения;  наименование вида документа;  дата документа;  регистрационный номер документа;  гриф утверждения;  заголовок к тексту;  текст;  отметка о наличии приложений;  подписи членов комиссии. 4.9.4. Дата акта – дата события, фиксируемого в документе. 4.9.5. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствовавших при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие). В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы. При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста. После текста акта перед подписями указывают количество составленных экземпляров документа и местонахождение каждого из них: Составлен в 2-х экземплярах:

148 1-й экземпляр – бухгалтерия; 2-й экземпляр – в дело (номер дела по номенклатуре) 4.9.6. После текста акта ставятся подписи председателя и членов комиссии: Председатель Члены комиссии Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия Личная подпись И.О. Фамилия 4.9.7. Акт считается принятым и вступает в силу после подписания председателем и всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. 4.9.8. Акты подлежат утверждению, которое оформляется грифом утверждения. Гриф утверждения располагается в верхнем правом углу документа и оформляется в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003. 5. Организация документооборота 5.1. Общие принципы организации документооборота 5.1.1. Документооборот представляет собой движение документов в образовательном учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или помещения в дело. 5.1.2. Документооборот образовательного учреждения образуют следующие технологические цепочки операций:  прием и первичная обработка поступающих документов;  предварительное рассмотрение документов;  регистрация входящих документов;  порядок рассмотрения документов руководством школы и доведение документов до исполнителя;  порядок регистрации исходящих документов;  отправка исходящих документов;  прохождение и регистрация внутренних документов;  учет и анализ объемов документооборота. 5.1.3. Документооборот образовательного учреждения базируется на принципах:  централизаций операций по приему и отправке документов;  распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут;  организации предварительного рассмотрения поступающих документов;  однократности регистрации документов;  устранения необоснованных согласований проектов документов;

149  регламентации операций по обработке, рассмотрению, согласованию документов. 5.1.4. В документообороте образовательного учреждения выделяются следующие документопотоки:  поступающая документация;  исходящая документация;  внутренняя документация. 5.2. Прием и первичная обработка поступающих документов 5.2.1. Доставка документации в Учреждение осуществляется средствами почтовой, курьерской связи и электросвязи. 5.2.2. Документы, поступающие в образовательное учреждение на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Приме и первичная обработка документов осуществляется секретарем учебной части. При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, правильность адресования, наличие приложений – при вскрытии конвертов. Конверты с пометкой «Лично» ограничениями доступа не вскрываются. Регистрационный номер входящего документа в этом случае проставляется на конверте. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю. 5.2.3. При обнаружении факта нарушения целостности документов, их механическом повреждении или отсутствии необходимых приложений составляется акт в трех экземплярах: один экземпляр направляется отправителю, второй хранится у исполнителя, третий приобщается к поступившему документу. 5.2.4. Конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа. 5.3. Предварительное рассмотрение документов 5.3.1. Предварительное рассмотрение документов осуществляется с целью их распределения на требующие обязательного рассмотрения руководством и не требующие такового. 5.3.2. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно должностным лицам. 5.3.3. Результатом предварительного рассмотрения является направление документа для оформления указания по исполнению документа (резолюции) директора школы. 5.4. Регистрация входящих документов 5.4.1. Регистрацию входящей документации осуществляет секретарь учебной части. Документы регистрируются в день их поступления. Регистрация входящих документов в Учреждении осуществляется однократно. 5.4.2. Входящая документация регистрируется в журнале регистрации входящих документов (Приложение 7). В журнал вносятся следующие данные:

150  дата поступления;  регистрационный номер документа;  корреспондент, дата и индекс поступившего документа;  краткое содержание документа;  резолюция или кому направлен документ;  отметка об исполнителе. 5.4.3. Не подлежит регистрации следующая корреспонденция:  рекламные извещения, плакаты, программы собраний, конференций;  печатные издания и библиографические справочники;  пригласительные билеты;  формы статистической отчетности. 5.4.4. Регистрационный номер проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. Номер содержит дату поступления документа и его входящий регистрационный номер. 5.4.5. Электронные документы, в основном, передаются руководителю в виде копии электронного документа на бумажном носителе. 5.5. Порядок рассмотрения документов руководством Учреждения и доведение документов до исполнителей 5.5.1. Документы передаются директору образовательного учреждения или непосредственному исполнителю только после их регистрации. 5.5.2. По итогам рассмотрения документа директором в свободном верхнем поле первого листа документа проставляется резолюция, включающая в себя решение руководства, данные об ответственных исполнителях и сроки исполнения. 5.5.3. В соответствии с резолюцией подлинник документа направляется ответственному исполнителю, копии – соисполнителям (если исполнителей несколько). 5.6. Организация работы и регистрация исходящей документации 5.6.1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, его согласование (при необходимости), подписание (утверждение), тиражирование и отправку. 5.6.2. Ответственный исполнитель готовит проект документа в соответствии с теми требованиями, которые предъявляются к данному виду документа, на бланке установленной формы. 5.6.3. Ответственный исполнитель до передачи документа на подпись руководителю образовательного учреждения проверяет его содержание, грамотность оформления, наличие необходимых реквизитов, виз. 5.6.4. На подпись руководителю документ направляется вместе с теми материалами, на основании которых он готовился.

151 5.6.5. Регистрация исходящих документов осуществляется в журнале регистрации исходящих документов (Приложение8). В нем отражены следующие данные:  дата и индекс документа;  корреспондент;  краткое содержание документа;  отметка об исполнении документа. 5.6.6. Регистрационный номер и дата проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая остается в Учреждении. Копии исходящих документов и материалы к ним хранятся у секретаря учебной части в папках соответствующих дел. 5.7. Отправка документов 5.7.1. Документы, отправляемые Учреждением, передаются почтой, курьерской связью, средствами электросвязи. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 №234). 5.7.2. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или указанием на рассылку. Они должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. 5.8. Регистрация и организация движения внутренних документов 5.8.1. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах Учреждения. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов. Подготовка внутренних документов включает в себя составление проекта документа, согласование (при необходимости), подписание (утверждение), тиражирование (при необходимости) и отправку исполнителю. 5.8.2. Составление и подготовка проекта документа, его передача на согласование или визирование, подписание (утверждение) и регистрация осуществляются лицом, подготавливающим проект документа и, при необходимости, секретарем учебной части. 5.8.3. Различные виды внутренних документов Учреждения регистрируются в журналах соответствующих видов документов. 5.8.4. Исполнителю документы передаются в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководителя. 5.8.5. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование и (или) визирование, представление на подпись (утверждение),

152 подготовку к пересылке адресату (составление списка на рассылку, определение вида и категории почтового отправления), направление в дело. 5.8.6. При определении сроков исполнения документов следует руководствоваться следующим. При наличии в документе или резолюции срока его исполнения – в указанный срок. Если срок не указан – в срок не более месяца. При наличии в документе срок исполнения которого не указан, пометки «срочно» – в трехдневный срок. 5.8.7. Исполненные документы направляются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. На исполненном документе проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Направление документов в дела осуществляется секретарем учебной части. 5.9. Учет и анализ объема документооборота 5.9.1.Учет объемов документооборота осуществляется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Учреждение и создаваемых в нем, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений. 5.9.2. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются секретарем учебной части и предоставляются директору Учреждения в установленном порядке в виде справок (отчетов) статистического и аналитического характера. 5.9.3. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в образовательное учреждение или созданных в нем за определенный период времени (месяц, год). 5.9.4. Учет количества документов производится по итогам анализа регистрационных журналов, используемых в образовательном учреждении. 5.9.5. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. 5.10.Организация контроля исполнения документов и поручений 5.10.1. Контроль исполнения документов поручений – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, созданных в образовательном учреждении, поступивших из вышестоящих организаций, других учреждений и от граждан. 5.10.2. Контроль исполнения документов ведется с целью своевременного и качественного исполнения документов. Контроль за прохождением и сроками исполнения документов осуществляется директором и секретарем учебной части.

153 5.10.3. Контроль исполнения документов включает в себя следующие операции:  постановку документа на контроль;  оперативное доведение документов до исполнителя;  предварительную проверку и регулирование хода контроля;  снятие документа с контроля после его исполнения;  информирование руководителя о ходе исполнения документов и исполнительской дисциплине. 5.10.4. Контроль исполнения ведется на основе регистрационных данных, вносимых в журнал регистрации документов. Документальный фонд образовательного учреждения 6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел 6.1.1.Номенклатура дел – это специализированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве образовательного учреждения, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. 6.1.2. Номенклатура дел обеспечивает систематизацию документов и дел, учет дел, поиск документов. 6.1.3. Номенклатура дел составляется на один календарный год и вступает в действие с 01 января очередного календарного года. 6.1.4. Номенклатура дел составляется секретарем учебной части. Номенклатура дел подписывается архивариусом, согласовывается экспертной комиссией и утверждается директором образовательного учреждения. Образец номенклатуры дел образовательного учреждения представлен в Приложении 9. 6.1.5. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (2002 г.);Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (2015 г.); Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2010 г.); Уставом Государственного бюджетного общеобразовательного учреждения города Москвы «Школа №1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова»; положениями о структурных подразделениях, структурой и штатной численностью, номенклатурами дел за предшествующие годы, настоящей инструкцией, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. 6.1.6. В номенклатуре дел предусматриваются названия разделов для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности образовательного учреждения. 6.

154 6.1.7. Номенклатура дел содержит следующие графы: Графа 1 «Индекс дела» содержит индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. В графу 2 «Заголовок дела (тома, части)» номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы и т.д.); название образовательного учреждения; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата или период, к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы о одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а дается их общее видовое название. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Если дело предположительно будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела и каждый том нумеруется. При необходимости заголовок какого-либо тома (части) может быть уточнен и дополнен согласно содержанию документов в деле. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале перечисляются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 «Количество дел (томов, частей)» номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 «Срок хранения дела (тома, части) и № статей по Перечню» указываются срок хранения дела, номера статей по перечню.

155 В графе 5 «Примечание» проставляются: отметка о том, что дело не было сформировано; о переходящих делах; о выделении дела к уничтожению; о лицах, ответственных за формирование дела; о передаче дела в другое структурное подразделение для продолжения и т.д. 6.1.8. Если в течение года в образовательном учреждении возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для таких вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 6.1.9. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 6.2. Формирование дел и текущее хранение 6.2.1. Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел; расположение документов внутри дела в определенной последовательности; оформление обложки дела. 6.2.2. Дела формируются у секретаря учебной части. Исполненные документы передаются секретарю учебной части для формирования документов в дела. 6.2.3. При формировании дел необходимо руководствоваться следующими правилами:  в дело помещаются только исполненные документы, соответствующие содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;  в дело помещаются документы, имеющие отношение к разрешению одного вопроса;  приложения помещаются в дело вместе с основными документами;  в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел, документов выборных органов и их постоянных комиссий;  документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно;  в дело включается по одному экземпляру каждого документа;  в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние и черновые экземпляры документов (за исключением особо ценных);  каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен;  по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (при превышении данного объема заводится второй том, при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1» и т.д.).

156 6.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. 6.2.5. Документы образовательного учреждения и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности. 6.2.6. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениям. 6.2.7. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являющиеся приложениями к ним, группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группирую в отдельные дела. 6.2.8. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. 6.2.9. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по порядку номеров. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 15 страниц. Документы к протоколам, если она сгруппированы в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. 6.2.10. Утвержденные планы, отчеты, сметы, списки и другие документы группируются отдельно от проектов. 6.2.11. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Лицевой счет работников по заработной плате и другие подобные документы группируются в отдельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий. 6.2.12. Электронные документы и базы данных формируются в дела (папки) отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. 6.2.13. С момента заведения и до передачи в архив дела в учреждении хранятся по месту их формирования. Лица, ответственные за работу с документами в учреждении, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела располагаются в запираемых шкафах в вертикальном положении корешками наружу. 6.2.14. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа. 6.2.15. Выдача дел сотрудниками для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заверитель, в которой указывается должность, индекс дела, дата его выдачи, фамилия, инициалы лица, получившего дело, дата возвращения дела. Предусматриваются графы для расписки в получении и возврате дела. 6.2.16. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

157 6.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение 6.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:  экспертизу ценности документов;  оформление дел;  составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;  составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения. 6.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно работниками, ответственными за делопроизводство совместно с экспертной комиссией. 6.3.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляют:  отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения;  отбор документов с временными сроками хранения;  выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 6.3.4. Отбор документов для постоянного хранения производится в соответствии с номенклатурой дел, «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558) путем полистного просмотра дел. 6.3.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (Приложение10). 6.3.6. Дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, образовавшиеся в деятельности образовательного учреждения, подлежат оформлению по завершению их делопроизводством. Оформление дел проводится работником, ответственным за ведение делопроизводства. Оформление дел включает в себя: оформление обложки дела, подшивку дела, нумерацию листов дела, составление заверительной надписи. На обложке дела располагаются следующие данные: наименование учреждения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (Приложение 11). Наименование образовательного учреждения указывается в полном соответствии с Уставом в именительном падеже. Индекс и заголовок дела указываются в соответствии с номенклатурой дел учреждения. При заполнении реквизита «дата дела» указывается год заведения

158 дела. Датой заведения дела, содержащего распорядительные документы, является дата издания самого раннего приказа, включенного в дело. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела. Дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Листы дела нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу графитным карандашом. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт. Количество листов в деле проставляется в соответствии с листомзаверителем (Приложение 12). Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.) составляется внутренняя опись документов дел (Приложение 13). 6.3.7. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Описи составляются отдельно:  на дела постоянного хранения;  на дела долговременного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу, личные дела уволенных. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:  порядковый номер (№);  индекс дела (тома, части);  заголовок дела (тома, части);  даты дела (тома, части);  количество листов в деле (томе, части);  примечание. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:  каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);  графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела;

159  при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах подробно вносятся в опись (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);  графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, наличии копий и т.п. В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера). Опись дела составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив учреждения, а второй остается в качестве контрольного экземпляра. 6.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения 6.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению. 6.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего учреждения. 6.4.3. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. 6.4.4. Согласованные экспертной комиссией акты утверждаются руководителем учреждения только после утверждения описей дел постоянного хранения. 6.4.5. Дела, включенные в акт, уничтожаются после его утверждения директором учреждения в соответствии с установленным порядком. После уничтожения дел в номенклатуре учреждения проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от … № …»с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты. 6.5. Передача дел на архивное хранение 6.5.1. В архив учреждения передаются дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится по утвержденным описям дел.

160 6.5.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив учреждения не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение. 6.5.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся по месту их формирования и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 6.5.4. Дела передаются в архив по графику, утвержденному директором учреждения. 6.5.5. Прием дел производится сотрудником, ответственным за архив учреждения, в присутствии других сотрудников. На обоих экземплярах описи против каждого дела проставляется отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи проставляются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудников, осуществлявших прием и передачу дел. При передаче дел в архив сотрудник архива проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, их наличию. 6.5.6. Вместе с делами в архив учреждения передаются регистрационные журналы на документы. Заголовок каждого журнала включается в опись. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов 7.1. Печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. 7.2. Штамп – устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др. 7.3. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и обязательствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи. 7.4. В образовательном учреждении в соответствии с Уставом используется круглая печать с полным наименованием учреждения. 7.5. Печать изготавливают в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает директор учреждения. 7.6. Печатью заверяются подписи директора учреждения, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом директора предоставлены соответствующие полномочия. 7.7. Передача печати посторонним лицам и ее вынос за пределы учреждения не допускается. 7.8. Штампы используются для отметок о получении, регистрации, прохождении, контроле документов. 7.

161 Должность лица, разработавшего инструкцию Подпись И.О. Фамилия Приложение 1 к п . 3.1.3 Инструкции по делопроизводству Общий бланк Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение города Москвы «Школа № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» (ГБОУ Школа № 1465) №______________ __________________ Москва

162 Приложение 2 к п. 3.1.3. Инструкции по делопроизводству Бланк письма Департамент образования города Москвы Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение города Москвы «Школа № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» (ГБОУ Школа № 1465) Брянская ул., д. 10, Москва,121059 тел.7 (499) 240-05-27, тел/факс: 7(499) 240-51-63 ОГРН 5147746036059, ИНН/КПП 7730712331/773001001 ________________№_____________ на №_________от________________

163 Приложение 3 к п. 3.1.3. Инструкции по делопроизводству Бланк конкретного вида документа (приказ) Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение города Москвы «Школа № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» (ГБОУ Школа № 1465) ПРИКАЗ №_________ _________ Москва

164 Приложение 4 к п. 3.1.3. Инструкции по делопроизводству Бланк конкретного вида документа (распоряжение) Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение города Москвы «Школа № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» (ГБОУ Школа № 1465) РАСПОРЯЖЕНИЕ №_________ _________ Москва

165 Приложение 5 к п. 4.4.6 Инструкции по делопроизводству Форма протокола Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение города Москвы «Школа № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» (ГБОУ Школа № 1465) ПРОТОКОЛ заседания …. ______ № ______ Москва Председательствующий – И.О. Фамилия Секретарь – И.О. Фамилия Присутствовали: 16 человек (список прилагается). ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О … Доклад заместителя директора … 2. О … 1. СЛУШАЛИ: И.О. Фамилия – тема доклада (текст доклада прилагается) ВЫСТУПИЛИ: И.О. Фамилия – краткая запись выступления ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. …

166 Председательствующий Секретарь Подпись Подпись И.О. Фамилия И.О. Фамилия Приложение 6 к п. 4.7.1 Инструкции по делопроизводству Форма докладной записки Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение города Москвы «Школа № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» (ГБОУ Школа № 1465) Директору И.О. Фамилия НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА ______ № ______ О (об) …. Текст Должность Подпись И.О. Фамилия

167 Приложение 7 к п. 5.4.2 Инструкции по делопроизводству Форма журнала регистрации входящих документов Дата Регистрационный Корреспондент поступления номер документа (автор) 1 2 3 Резолюция или кому направлен документ Исполнител и Задани е Срок исполнени я Автор резолюци и Дата постановк и резолюци и 7 8 9 10 11 Дата документа Номер документа 4 5 Краткое содержание документа 6 Дополнительны е сведения о документе Расписка в получени и Отметка об исполнении и направлени и в дело 12 13 14

168 Приложение 8 к п. 5.6.5Инструкции по делопроизводству Форма журнала регистрации исходящих документов Дата Регистра ционный номер Адресат Кем подписан документ Краткое содержание документа Исполните ль 1 2 3 4 5 6 Отметка о направлени и копии документа в дело 7 Сведения об отправке документ а 8

169 Приложение 9 к п. 6.1.4 Инструкции по делопроизводству Форма номенклатуры дел Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение города Москвы «Школа № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» (ГБОУ Школа № 1465) УТВЕРЖДАЮ Директор _______ И.О. Фамилия __.__.____ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ________№________ на ______ год Индекс дела Заголовок дела (тома, части) 1 2 Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню 3 4 Название раздела Кол-во дел (томов, частей) Примечание 5

170 Должность ответственного за архив Подпись И.О. Фамилия Дата СОГЛАСОВАННО Протокол ЭК от______________№_______ Продолжение приложения 9 Итоговая опись о категориях и количестве дел, заведенных в _______году По срокам хранения 1 Всего 2 В том числе переходящих с отметкой ЭПК 3 4 Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) ИТОГО Должность ответственного за архив __.__._____ ___________ И.О. Фамилия

171 Приложение 10 к п. 6.3.5 Инструкции по делопроизводству Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение города Москвы «Школа № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова» (ГБОУ Школа № 1465) УТВЕРЖДАЮ Директор _______ И.О. Фамилия __.__.____ АКТ ________№_______ о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

172 На основании _______________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов _____________________________________________________________________________ с указанием сроков их хранения) Экспертная комиссия в составе: _______________________________________ _______________________________________________________________________, отобрали к уничтожению как не имеющие научно - исторической ценности и утратившие значение следующие документы (дела): № п/п № Заголовок дела или групповой заголовок дел 1 2 Дата дела или крайние даты дел 3 Количество дел 4 Сроки хранения дел и номера статей по перечню 5 Примечание 6 ИТОГО за ____ год в акт № __ внесено _____________ документов и дел (прописью) ______________________________ ______________________________ (подписи лиц, составивших акт) Документы сданы на переработку ___________________________________ (подпись лица, уничтожившего документ) Приложение 11 к п. 6.3.6 Инструкции по делопроизводству Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение города Москвы «Школа № 1465 имени адмирала Н.Г. Кузнецова»

173 (ГБОУ Школа № 1465) Т О М №_________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ (заголовок дела) Д Е Л О № (крайние даты) Фонд № ______ Опись № ______ Дело № _______ На ____ листах Хранить ______ Приложение 12 к п. 6.3.6 Инструкции по делопроизводству Форма листа-заверителя дела

174 ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_____ В дело подшито (вложено) и пронумеровано _____________________ листов (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера листов ________________________________________ ; пропущенные номера листов ____________________________________; внутренней описи ______________________________________________ Особенности физического состояния и формирования дела Наименование должности работника Номера листов Подпись И.О. Фамилия __.__.____ Приложение 13 к п. 6.3.6 Инструкции по делопроизводству Форма внутренней описи документов дела

175 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № ______ № п/п 1 Индекс дела Дата дела 2 3 Заголовок документа 4 Номер листов дела 5 Примечание 6 Итого _________________ документов, (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи _______________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела __.__.____ Подпись И.О. Фамилия

Рецензии:

Авторизуйтесь, чтобы добавить рецензию

- у работы пока нет рецензий -

Отзывы:

Авторизуйтесь, чтобы оставить отзыв