Информационные технологии в Национальном Архиве США

Соболев Иван Васильевич

Информационные технологии в Национальном Архиве США

Работа посвящена применению информационных технологий в Национальном Архиве США (NARA). В первой главе рассказывается об истории архивного дела в США. Во второй главе рассматривается деятельность американских архивистов по применению информационных технологий, в том числе проект «Электронные архивы», электронный документооборот и управление электронной документацией, создание баз данных и обеспечение сохранности электронных документов. В третьей главе проводится анализ NARA, перспектив дальнейшего развития информатизации архивного дела в США и возможностей учета и использования этого опыта. Основными источниками исследования послужили электронные ресурсы США и публикации отечественных и американских специалистов.

История. Исторические науки

Дипломы

Вуз: Санкт-Петербургский государственный университет (СПбГУ)

ID: 587d36695f1be77c40d58ebe

UUID: 018ca061-606a-4089-88f8-dc65e38ddf74

Язык: Русский

Опубликовано: почти 8 лет назад

Просмотры: 326

Соболев Иван Васильевич

Источник: Санкт-Петербургский государственный университет

Комментировать 0

Рецензировать 0

Скачать - 477396 bytes

Поделиться работой

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ Зав. кафедрой Председатель ГЭК, источниковедения д. и. н. Алексеев А. И. Кащенко С.Г. ____________/____________/ ____________/____________/ Дипломная работа на тему: Информационные технологии в Национальном Архиве США по направлению 030600 – История профиль: Отечественная история Рецензент: Соловьева Г.Ф. Выполнил: _____________ (подпись) студент IV курса дневного отделения Соболев И.В. ______________(подпись) Работа представлена в комиссию Научный руководитель: «____» ___________ 201____г. Профессор, д.и.н., Секретарь комиссии: Раскин Д.И. _____________(подпись) Санкт-Петербург 2016

СОДЕРЖАНИЕ Введение .................................................................................................................. 3 Глава 1. История становления и развития архивной системы США (1934-2015 гг.) ......................................................................................................... 7 §1.1.История архивной системы США ............................................................. 7 §1.2.Анализ состава руководителей NARA .................................................... 20 Глава 2. Информационные технологии в NARA .......................................... 24 §2.1.Нормативная база и понятийный аппарат ............................................ 24 §2.2.Управление электронным документооборотом и организация автоматизированного поиска в США ............................................................. 27 §2.3.Проект ERA .................................................................................................. 31 §2.4.Методы решения проблем обеспечения сохранности электронных документов в США ............................................................................................. 36 §2.5.Виртуальные выставки NARA ................................................................. 39 §2.6.NARA и социальные сети .......................................................................... 41 Глава 3. Анализ информационных технологий NARA и перспективы развития ................................................................................................................ 48 §3.1.Возможности поиска в Национальном Архиве ..................................... 48 §3.2.Анализ поисковых возможностей NARA ............................................... 50 §3.3.Перспективы развития .............................................................................. 51 Заключение ........................................................................................................... 53 Список источников и литературы ................................................................... 55 2

Введение. Важность информационных технологий в сфере архивного дела неоспорима. Поскольку США являются одной из наиболее передовых стран в области информационных технологий, опыт применения этих технологий в американских архивах представляет особый интерес. Темой данной работы является опыт применения информационных технологий в NARA – National Archives and Records Administration (Национальное управление архивов и документации США). Целью данной работы является рассмотрение и анализ деятельности NARA в области применения информационных технологий, с учетом всех особенностей этой организации. Для достижения цели исследования необходимо решить задачи:  Изучение истории и современного положения агентства (как базы, на которой разрабатываются и применяются новые технологии);  Рассмотрение опыта применения информационных технологий в NARA: управление электронным автоматизированного поиска, выставок, проблем решение документооборотом и организация проект ERA, организация виртуальных обеспечения сохранности электронных документов. Накопленный в NARA опыт внедрения инноваций может быть учтен и использован в отечественных архивах. В этом и заключается актуальность данной работы. В соответствии с поставленными задачами объектом исследования является National Archives and Records Administration (Управление записей и архивов США). Предметом исследования являются современные информационные технологии. 3 применяемые в NARA

Методы исследования: выявление и изучение источниковой базы (материалов сети Интернет и литературы, сравнительно-исторический анализ, моделирование и обработка результатов эксперимента. Работа состоит из введения, трѐх глав и заключения. В первой главе рассматривается история NARA с момента его создания до наших дней. Во второй главе применяющиеся рассматриваются в основные компьютерные Национальном Архиве США. В технологии, третьей главе анализируются результаты их применения и рассматриваются поисковые возможности NARA. Для наглядности работа сопровождается графическими материалами. Несмотря на то, что современные информационные технологии в архивах стали применяться в сравнительно недавнее время – начиная с 70-х гг. ХХ в. – применение этих технологий стало предметом не только теоретических дискуссий и обмена актуальным опытом, но и исторических исследований. При этом использование компьютерных технологий в архивах США рассматривалось как в рамках общей проблематики информатизации архивного дела и документационного обеспечения управления, так и специально. Наиболее ценными в рамках изучаемой проблемы представляются работы ведущих российских исследователей – М.Н. Костомарова 1, Т.С, Кабочкиной2, В.Н. Гармаш 3, О.И. Рыскова 4, В.И. Тихонова, О.А. Михайлова 1 Костомаров М.Н. Управление информационными ресурсами за рубежом. М., 1997. 2 Кабочкина Т.С. Федеральные центры документации США. История, современный опыт // Отечественные архивы. 1996. № 2. 3 Гармаш В.Н. Американский архивный журнал «The Record» // Отечественные архивы. 1998, № 1. 4 Рысков О.И. Об основных направлениях деятельности зарубежных архивных органов в области исследования и нормативного регулирования работы с электронной документацией // Секретарское дело. – 2005. - № 3; Рысков О.И. Основные направления деятельности национальных архивов США и Соединенного Королевства Великобритании и Северной Ирландии в области управления электронными документами правительственных учреждений // Отечественные архивы. – 2004. - № 3. 4

и др. 1 Особое место среди отечественных исследований по данной теме занимают работы В.М. Ларина, крупнейшего российского исследователя, занимающегося разработкой основных принципов и подходов к управлению документацией в России. Отдельные исследования В.М. Ларина посвящены также изучению западного и, в частности, американского опыта управления документацией. Достаточно актуальны теоретические изыскания Тихонова В.И., директора Центрального архива на электронных носителях Москвы, в которых собраны рекомендации по обеспечению сохранности электронных документов2. Среди недавно опубликованных работ по проблемам управления документацией в США привлекает внимание статья украинской исследовательницы, директора государственного области Л.Л. Левченко под названием архива Николаевской «Обеспечение сохранности электронных документов в Национальном архиве Соединенных Штатов Америки»3. В данном исследовании Л.Л. Левченко освещает актуальную тему современного документоведения – проблему организации работы с электронными документами и электронными архивами. Автором статьи детально управления изучена нормативно-правовая документацией в база американской рассматриваемом аспекте, системы научно- исследовательские проекты последних лет, роль NARA в разработке принципов работы с электронными базами. Наиболее значимыми для раскрытия заявленной темы исследователей: Ф. Хортона, представляются работы американских К. Леннона, посвященные управлению процессами документооборота в современное время с использованием информационных технологий. 4 1 Михайлов, О.М. Электронные документы в архивах: проблемы приема, обеспечение сохранности и использование: Аналитический обзор отечественного и зарубежного опыта. - 2-е изд., доп. - М.: ДиалогМГУ, 2000. 2 Тихонов В. И. Обеспечение сохранности электронных документов //Вестник архивиста. – 2005. – №. 5-6. 3 Левченко Л.Л. Обеспечение сохранности электронных документов в Национальном Архиве Соединѐнных Штатов Америки // Вестник архивиста. – 2013. 4 Хортон Ф., Леннон К. Управление документацией и управление информацией, какое соотношение между ними в наше время /Пер. с англ. В.Н. Гармаш. – СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. 5

Специфика темы исследования определяет и круг источников, в основном сосредоточенных в информационных ресурсах. Потому активно использовались электронные ресурсы: сайты Всероссийского научноисследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)1 и Национального архива США2, и др. Практически все исследования доступны в сети Интернет, и ознакомиться с ними можно в режиме удаленного доступа. При этом необходимо отметить, что во всей совокупности, проблема применения современных информационных технологий до сих пор почти не рассматривалась ни в отечественной, ни в американской литературе, посвященной архивному делу и управлению документацией. Таким образом, тема настоящего исследования в настоящее время остается недостаточно изученной. Значимость исследования заключается в том, что результаты могут послужить основой при теоретической разработке концепции отечественных электронных архивов, а также при организации исследовательской работы отечественных историков в архивах США. 1 Сайт ВНИИДАД [Электрон. ресурс]. Режим доступа http://www.vniidad.ru/ (13.04.2016) Сайт Национального архива США (англ.) [Электрон. ресурс]. Режим доступа http://www.archives.gov/ (13.04.2016) 2 6

Глава 1. История становления и развития архивной системы США (1934-2015 гг.). §1. История архивной системы США. На данный момент США смогли достичь значительных успехов в сфере организации документооборота. Определенные успехи у США имеются и в области архивного дела. Заслуги американских архивных специалистов высоко оцениваются во всем мире. Но эти успехи были достигнуты далеко не сразу. После того, как закончилась война за независимость Соединѐнных Штатов Америки 1775—1783 гг. в возникшем государстве было установлено и закреплено конституцией федеральное устройство. Вследствие этого хранение и использование документов правительственных учреждений, региональных и городских управляющих органов в соответствии с местным законодательством стало компетенцией администрации штатов. Этим было обусловлено значительное количество подходов к организации архивного дела, существование серьезных несоответствий в практике работы с документами, сложностей в координации и централизации архивов не только на уровне федерального правительства, но и в рамках отдельных штатов. В индустриальную эпоху произошло значительное усиление роли федерального центра. Активизация интеграционных процессов после разгрома южных штатов в Гражданской войне в США обусловила возникновение предпосылок для создания различных федеральных институтов власти с целью решения общенациональных проблем, которые становились источниками для комплектования весьма крупных и разнородных по содержанию архивов федерального уровня. Несмотря на то, что представители частного сектора экономики оказывали существенное влияние на развитие страны и укрепили свои позиции, особенно после войны Севера и Юга, строительство инфраструктурных и финансово-промышленных объектов практически 7

всегда или контролировалось правительством, или проводилось при его непосредственном участии, или осуществлялось на средства, выделенные из федерального бюджета. Делопроизводственные учреждений хранили содержащих важную службы большое с большинства количество экономической государственных различных точки документов, зрения информацию. Обусловлено это было функциями органов власти. В результате работы Конгресса США, его комиссий, комитетов и департаментов происходило накопление документов, связанных с разработкой и принятием экономических законов, регулированием производственной деятельности, выполнением правительственных заказов, работой государственных предприятий, проектами по становлению и реорганизации промышленных объектов, строительством. В частности, в основу архива Комиссии труда и образования, созданного в 1867 году, были положены документы, посвященные политике государства в области промышленности, основам профессионально-технического обучения, законодательству в трудовой сфере, возникновению профсоюзов. В составе Департамента коммерции и индустрии архив был создан в 1903 году. Он включал в себя также различные документы из частных фирм, программы строительных проектов, например материалы о возведении Панамского канала. Отчетность по контролю над финансовой сферой деятельности фирм, налоговые документы хранились в делопроизводственной службе Департамента казначейства. Официальная американская статистика с 1810 года начала включать в себя информацию о зарегистрированных мануфактурах и фабриках, с данными о выпускаемой ими продукции. Осуществлением контроля над содержанием и полнотой таких материалов занималось Бюро по переписи и статистике, входившее до 1902 года в состав Департамента коммерции. Впервые в мире в США в начале XIX века получила распространение статистика, применявшаяся для оценивания различных предприятий по их 8

производительности, эффективности и т.д. Экономическое развитие США во многом было обусловлено правительственными программами по созданию национальной системы водного и наземного транспорта, которые обеспечили благополучное и рациональное проведение индустриализации в масштабах государства. Реализация госзаказов частными компаниями нашла свое отражение в материалах, поступавших в Транспортный отдел Департамента внутренних дел, созданный в 1862 году. Поскольку централизованная система государственных архивов в США отсутствовала, следовательно, не существовала и система их комплектования. Делопроизводственные службы или текущие архивы выступали основным хранителем правительственных документов. Однако некоторая их часть (это касалось документации, носившей общий характер) отправлялась в библиотеки. Официальные правительственные документы хранились во многих учреждениях. Американские историки были всерьез обеспокоены этим фактом и со второй половины XIX века начали поступать предложения о создании хранилища исторических материалов всех центральных учреждений на федеральном уровне. Огромную роль в сборе и сохранении архивных документов сыграла Американская историческая ассоциация, которая была основана в 1884 году. При ней работала Историческая комиссия манускриптов, подготовившая первые справочные издания, посвященные архивным источникам. Несколько позднее начала проводиться довольно серьезная работа по исследованию архивов штатов с последующей публикацией подробных отчетов под руководством Архивной комиссии, возникшей при ассоциации в 1899 году. После принятия конституции США 1789 г., за последующие 100 лет высшими центральными учреждениями и местными органами власти было накоплено значительное по объему количество документов. Конгресс в 90-ые годы XIX века создавал комиссии, 9 обследовавшие состояние

правительственных архивов. По итогам их работы был сделан вывод о необходимости проведения реформы архивного дела. Архивная комиссия выступила инициатором проведения первой конференции архивистов в 1909 году. Участниками являлись представители множества штатов. В 1913 году Конгрессом США было принято решение о разработке проекта по созданию Национального архива, который реализуется лишь в 1934 году, когда президент Франклин Делано Рузвельт подписал акт «О Национальном архиве».1 После этого, в США начала действовать архивная служба, было создано центральное хранилище и назначен руководитель архива – архивариус Соединѐнных Штатов (первый – Р.Д. Коннор), с ежегодной зарплатой в 10000$, находящийся и по сей день в юрисдикции Конгресса.2 Комплекс документов, подлежащих хранению в Национальном архиве, стал определяться Национальным архивным советом.3 В задачи совета входили также сбор и хранение документов правительственных учреждений. Этот совет стал независимым органом в структуре Федерального правительства США. В торжественной обстановке в 1935 году было открыто здание Национального архива в Вашингтоне, выполненное в стиле неоклассицизма. С самого начала Национальным архивом принимались документы хозяйственного значения не только из частных фирм, но и из правительственных учреждений, которые содержали данные об истории национальной экономики. Такое комплектование было обусловлено принципами построения государства на основе рыночной экономики и 1 An Act to Establish a National Archives of the United States Government, and for other purposes / 48 Stat. 1122– 1124 // First Annual Report of the Archivist of the United States for the fiscal year, ending June 30, 1935. Washington, 1936. 2 Сайт Национального архива США (англ.) [Электрон. ресурс]. Режим доступа http://www.archives.gov/global-pages/larger-image.html?i=/historical-docs/doc-content/images/nara-nationalarchives-act-l.jpg&c=/historical-docs/doc-content/images/nara-national-archives-act.caption.html (20.04.2016) 3 Кабочкина Т.С. Федеральные центры документации США. История, современный опыт // Отечественные архивы.- 1996. № 2.- С. 92–93. 10

гражданского общества. Изначально архив комплектовался согласно составленным списками источников и перечням дел ведомств. Материалы, датированные ранее 1895 г., безоговорочно поступали на хранение в Национальный архив. На разных этапах развития американского общества учреждались различные сенатские комитеты и комиссии, которые служили источниками комплектования наряду с другими министерствами, Департаментом федеральными коммерции, службами Статистическим и бюро, Министерством экономики. Основой деятельности комиссий было ведение переговоров с частными коммерческими и промышленными компаниями, заключение с ними контрактов на выполнение различных государственных заказов. Эти комитеты служили посредниками в передаче документов в Национальный архив от частных фирм. Впервые работы по созданию сети федеральных центров документации для промежуточного хранения документов в регионах относятся к 1940-м гг. Уже к началу 50-х гг., система, состоявшая из 10 таких центров, успешно функционировала. Изначально они были созданы в больших городах: Вашингтоне, Нью-Йорке, Чикаго, Сан-Франциско и др. 1 В дальнейшем такие города, как Форт-Уэрт, Атланта, Канзас-Сити, Бостон, Денвер, Сиэттл, также пополнились подобными центрами. Центры документации являются промежуточными хранилищами, в которые федеральные учреждения отправляют документацию, после чего она приводится в порядок, сортируется по срокам хранения, отделяются материалы, не подлежащие хранению. Те документы, которые имеют постоянный срок хранения, передаются в Национальный архив. Создаваемые центры никак не могли существовать без наличия соответствующих помещений, отвечающих условиям хранения. Огромные 1 Сайт Корнуэлльского университета (англ.) https://www.law.cornell.edu/uscode/text/44/3101 (20.04.2015) 11 [Электрон. ресурс]. Режим доступа

финансовые ресурсы, находившиеся в распоряжении федерального правительства США, были направлены в первую очередь на возведение специальных, довольно обширных зданий. Строительство и эксплуатация данных центров документации было сопряжено с большими расходами, покрывавшимися за счет экономии средств, которые ранее ассигновались на содержание архивных служб действующих учреждений. Денежные средства, направленные согласно смете на архивы заведений, отныне, при передаче документов в центры промежуточного хранения передавались в федеральный бюджет. Позже был сформирован отдел федеральных центров документации на базе Национального архива, который в 1964 году стал именоваться Управлением федеральных центров документации. Промежуточные хранилища возникли в том числе, и при некоторых министерствах. Специальные центры документации были созданы в городе Сент-Луис, куда поступали материалы, связанные с личным составом гражданских и военных федеральных служб. Высокий уровень концентрации больших массивов личных дел чиновников позволил справиться с дублированием информации, провести упорядочивание работы по наведению справок, осуществить применение современных форм работы с типовыми материалами. Благодаря созданию центров документации был решен ряд тяжелых проблем, с которыми сталкивались ведомственные архивы, что являлось довольно значимым успехом в области реорганизации федеральных правительственных архивов. Основные категории документов, возникающих в процессе делопроизводства, были внесены в перечни, составленные ведомствами, с указанием сроков хранения. Утверждение этих списков происходит на основании заключения специалистов Национального архива. Администрация учреждений самостоятельно осуществляет разбор дел, и отбирает материалы, подлежащие основании уничтожению. руководства, Выделение документов разработанного 12 производится Национальным на архивом.

Специалисты архива издали также справочные материалы по различным другим видам работы над документами. После Второй мировой войны были начаты обширные работы по приведению материалов Национального архива в порядок, так как за военные годы произошел скачкообразный рост документов, поступающих на хранение. В то же время была осуществлена систематизация материалов. По английскому образцу, единицей систематизации послужила архивная группа, которая отчасти совпадала с понятием фонда. В состав группы может входить не только документация из одного самостоятельного учреждения, но и материалы из нескольких небольших учреждений, которые связаны между собой общностью или преемственностью функций или отношениями подчиненности, что во объединенного фонда. многом аналогично Коллекция российскому материалов, понятию образованная по тематическому, видовому или иному признаку, также может образовывать группу. Согласно программе по созданию справочных пособий в Национальном архиве, предусматривалось три ступени: Первая ступень – составление справок на группы документов, содержащих краткую историю учреждений-фондообразователей, краткий обзор их состава и сведения о поступлениях документальных материалов, условиях доступа к ним и т. п. Вторая ступень – составление предварительных инвентарных описей на каждую группу, которые содержат перечисление серий, как правило в хронологическом порядке. Третья ступень – указатели предметов и имен (индексы), последний способ применяется пока в довольно ограниченных масштабах, обычно в связи с какими-либо специальными заданиями. 13

В изданном в 1948 году «Путеводителю по Национальному архиву» были охвачены все материалы, которые поступили по 1947 г. включительно, находящиеся в составе 249 архивных групп. Для каждой группы было составлено описание, в котором рассказывалась история фондообразователя, и приводился краткий обзор сведений о документах, заключавшийся в перечислении основных групп по их структуре, номинальному и хронологическому признаку, содержание не раскрывалось. В некоторых случаях прилагалась краткая библиография. Одновременно, Национальным архивом была инициирована серия проверок в области архивного дела. В 1947 году была сформирована Комиссия по организации формирования исполнительной предложений по ветви оптимизации власти, работы с целью федерального правительства. Необходимо было выявить неэффективные федеральные агентства и ведомства, число которых заметно выросло во время войны. В наше время эта комиссия более известна, как Комиссия Гувера. Свое название она получила в честь еѐ руководителя, бывшего президента США Герберта Гувера. О важности работы этой комиссии свидетельствует еѐ достаточно представительный состав – еѐ членами являлись государственный секретарь, министр руководитель обороны, почтовой уполномоченный по сенаторы службы, гражданской и конгрессмены, прокурор службе, США, бывший специальный специалисты в области политических наук и предприниматели. Для обеспечения их успешной деятельности был собран большой штат сотрудников, привлечены многочисленные экспертные группы (в целях изучения всех аспектов деятельности правительства было создано 24 рабочих группы). В самом начале 1949 комиссией были представлены 273 рекомендации, в июне работа была закончена. По указанию президента Соединѐнных Штатов Дуайта Эйзенхауэра была учреждена ещѐ одна комиссия, получившая название Вторая комиссия Гувера. Руководителем был назначен 14

Герберт Гувер. В число задач, поставленных перед ним, входила разработка методов сокращения количества федеральных служб и органов, поскольку после Корейской войны их число значительно возросло. Результаты работы Гувера были представлены в отчете к лету 1955 года. В общей сложности было составлено 314 предложений. Как Первая, так и Вторая комиссии выступили с инициативой по сокращению расходов до минимального уровня и уничтожением дублирования функций в правительственных органах и учреждениях. Именно с этого, началась реструктуризация органов исполнительной власти Соединѐнных Штатов Америки. После принятия акта «О федеральной собственности и административных службах» от 30 июня 1949 г. Национальный архив утратил статус независимой структуры и вошел в состав Службы Национальных архивов и документации – NARS (National Archives and Records Service)1. Внутри новой службы был учрежден специальный отдел по управлению документацией с целью повышения качества работы с документами2. Администрация общих служб (General Services Administration) получила полномочия для осуществления общего руководства деятельности архивов. Вместе с тем организационная структура NARS была существенно усложнена. В еѐ состав вошли не только лишь Национальный архив и Отдел управления документацией, но также и отделы президентских библиотек, федеральных центров документации, федерального регистра. В Национальном архиве произошли достаточно существенные изменения лишь в 1984 году, после того, как Президент США Рональд 1 Сайт Комитета Сената США по общественным работам. Federal Property and Administrative Services Act of 1949, as amended. United States. Congress 81.1949. Session 1. Numerical lists and schedule of volumes of the reports and documents of the 81 st Congress. 1 st. session, January 3–October 19, 1949. Washington, 1949. [Электрон. ресурс]. Режим доступа http://www.epw.senate.gov/fpasa49.pdf (05.04.2016) 2 Костомаров М.Н. Управление информационными ресурсами за рубежом. М., 1997. С. 22–23. 15

Рейган подписал акт «Об Администрации Национальных архивов и документации»1. Отныне NARA обретает статус независимого органа в составе федерального правительства, подчиняясь тем самым только президенту и Конгрессу. Безусловно, нельзя было игнорировать процесс афферентного развития электронно-вычислительной техники. Американские архивисты начали масштабно применять последние достижения в области развития ЭВМ. Качественными изменениями стало, прежде всего, наращивание количества компьютеров. Было положено начало массированному внедрению и использованию различных методов оцифровки документов, обеспечению доступа к сети Интернет. Согласно решению администрации, сотрудники Национального архива приступили к работе над достаточно амбициозным проектом электронного архива (ERA). В то время планировалось, что в конечном результате будет реализована концепция «архивов будущего», в которых не будет никаких затруднений с доступом, сохранностью и обработкой электронных документов. При этом сохранность и возможность использования этих документов не зависела бы от версии программного обеспечения и типа носителя данных. Национальным архивом был также выпущен архивный журнал «Документ» («The Record»), первый номер которого вышел незадолго до юбилея NARA, в 1994 году. В данном издании и по настоящее время освещаются многие актуальные проблемы для специалистов в области делопроизводства и архивного дела. Журнал позволяет ознакомиться с последними новостями разработок в области обеспечения сохранности документов, президентских библиотек, архивными находками, публикациями, законодательными актами Конгресса и др. 2 1 Каталог Национального архива (англ.) [Электрон. ресурс]. An Act to Establish the National Archives and Records Administration. 1985. Режим доступа https://research.archives.gov/id/598392 (01.03.2016) 2 Гармаш В.Н. Американский архивный журнал «The Record» // Отечественные архивы. 1998, № 1. 16

На данный момент NARA вполне заслуженно является одной из крупнейших и авторитетных организаций во всем мире в области архивного дела и делопроизводства. В хранилищах Национального архива США содержатся более 7 млрд. бумажных документов, 5,5 млн. карт, порядка 35 млн. фотографий1. Самыми ценными документами являются такие, как Декларация Независимости, Конституция Соединѐнных Штатов Америки, Билль о правах. Основным нормативным актом, которым руководствуются сотрудники NARA, является Стратегический план работы NARA, разрабатывающийся сроком на 10 лет с возможным обновлением каждые три года. Текущий план действует с 2006 по 2016 год и называется: «Сохранить прошлое, чтобы защитить будущее» 2. Должность руководителя NARA носит наименование архивариус США. Ныне им является Дэвид Ферьеро (с 2009 г.). С его приходом в работе управления произошел ряд существенных изменений. Например, в конце 2009 года было официально объявлено о создании Центра перспективных систем и технологий (NCAST). По замыслу, новая структура должна стать ведущим научно-исследовательским центром в области компьютерного проектирования и архивного дела. Центр должен также решать задачи по внедрению передовых технологий и методов работы NARA, усовершенствованию работы персонала Национального архива. Основными центрами подготовки считаются Нью-Йоркский и Колумбийский университеты, в которых имеются архивные специализации. Обеспечение широкого доступа к архивным материалам также является приоритетной задачей для NARA. 1 С 2010 года функционирует Энциклопедия американской истории (англ.) [Электрон. ресурс]. Режим доступа http://www.answers.com/topic/national-archives (14.03.2016) 2 Сайт Национального архива США . Preserving the Past to Protect the Future. The Strategic Plan of the National Archives and Records Administration. 2006-2016. Revised 2009 (англ.) [Электрон. ресурс]. Режим доступа http://www.archives.gov/about/plans-reports/strategic-plan/2009/nara-strategic-plan-2006-2016-final.pdf (01.05.2016) 17

Национальный центр по рассекречиванию. Ведется активная деятельность по рассекречиванию документов, составляющих государственную тайну. При центре создана специальная лаборатория, занимающаяся рассекречиванием документов на специальных носителях. В начале 2013 года администрация NARA одобрила проект по реализации первой цифровой публичной библиотеки в США (Digital Public Library of America - DPLA)1. Согласно проекту предполагается создать условия для свободного доступа к архивным документам по политической, культурной и научной истории США в онлайн-режиме. Таким образом, планируется оцифровать 2 млн. копий из каталога NARA 2. Таковы основные вехи становления и развития Национального управления архивами и документацией США. Архивная служба США возникла в 1934 г., и, тем не менее, за этот относительно небольшой исторический период смогла занять ведущие позиции в мире в сфере архивного дела и делопроизводства. Данные о руководителях архивной отрасли в США представлены в нижеследующих таблицах. 1 Сайт Национального архива США (англ.) [Электрон. ресурс]. Режим доступа www.archives.gov (01.05.2016) Сайт журнала Guardian (англ.) [Электрон. ресурс]. Режим доступа http://www.guardian.co.uk/books/2013/may/02/digital-public-library-america-dpla (16.09.2015) 2 18

Таблица 1. Перечень руководителей NARA. Роберт Д.В. Коннор First U.S. Archivist October 10, 1934 – September 15, 1941 (Robert D.W. Connor) Солон Дж. Бак (Solon J. Second U.S. Archivist September 18, 1941 – May 31, 1948 Buck) Уэйн С. Гровер (W.C. Third U.S. Archivist June 2, 1948 – November 6, 1965 Grover) Роберт Х. Бахмер (R.H. Fourth U.S. Archivist November 7, 1965 – March 9, 1968 Bahmer) Дж. Б. Родс (J.B. Fifth U.S. Archivist March 10, 1968 – August 31, 1979 Rhoads) Джеймс О’Нил (James Acting U.S. Archivist September 1, 1979 – July 23, 1980 O’Neill) Роберт М. Уорнер Sixth U.S. Archivist July 24, 1980 – April 15, 1985 (Robert M. Warner) Ф. Берке (Frank Burke) Acting U.S. Archivist April 16, 1985 – December 4, 1987 Дон В. Вильсон (Don Seventh U.S. Archivist 24, 1993 W. Wilson) Тради Х. Петерсон Acting U.S. Archivist Джон В. Карлин (John March 25, 1993 – May 29, 1995 (Trudy Huskamp Peterson) Eighth U.S. Archivist May 30, 1995 – February 15, 2005 W. Carlin) Аллен Вейнштейн Ninth U.S. Archivist Томас (Adrienne Acting U.S. Archivist 16, 2005 December 20 , 2008 November 5, 2009 Thomas) Дэвид February – December 19, 2008 (Allen Weinstein) А. December 4, 1987 – March С. Ферьеро 10th U.S. Archivist (David S. Ferriero) 19 November 6, 2009 – Present –

Количество лет на должности Количество лет на должности David S. Ferriero (Nov 6, 2009- Jun 2015) 6 Adrienne Thomas (Dec 20, 2008- Nov 5, 2009) 1 Allie Weinstein (Feb 16, 2005- Dec 19, 2008) 3 John W. Carlin (May 30, 1995- Feb 15, 2005) 10 Trudy Huskamp Peterson (Mar 25, 1993- May … 2 Don W. Wilson (Dec 4, 1987- Mar 24, 1993) 5 Frank Burke (Apr 16, 1985- Dec 4, 1987) 2 Robert M. Warner (Jul 24, 1980- Apr 15, 1985) 5 James O'Neill (Sep 1, 1979- Jul 23, 1980) 1 J. B. Rhoads (Mar 10, 1968- Aug 31, 1979) 11 R. H. Bahmer (Nov 7, 1965- Mar 9, 1968) 3 W. C. Grover (Jun 2, 1948- Nov 6, 1965) 17 Solon J. Buck (Sep 18, 1941- May 31, 1948) 7 Robert D. W. Connor (Oct 10, 1934- Sep … 7 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 График 1. Сроки пребывания руководителей NARA в должности §2. Анализ состава руководителей NARA. Таким образом, с момента возникновения NARA, сменилось в общей сложности 14 руководителей. Из них 10 человек занимали должность архивариуса Соединѐнных Штатов, 4 человека являлись исполняющими обязанности. Средний срок полномочий Acting Archivist – 1,5 года; U.S. Archivist- 7,4 года. Исполняющие обязанности (т.н. Acting U.S. Archivist) не работали более двух лет. Особый интерес представляют Уэйн Гровер, Джеймс Родс, Джон Карлин, как находившиеся на должности больше 10 лет, что, несомненно, указывает на их эффективное управление и отличное выполнение ими служебных обязанностей. Первым архивариусом Соединѐнных Штатов был Роберт Д.В. Коннор, преподаватель в университете Северной Каролины. Американский историк 20

Джон Франклин Джеймсон писал о нѐм так: «…человек с большими административными способностями, силой и характером, инициативен и способен поднять новый институт (NARA – Прим. авт) на высокий уровень и удерживать его…» 1. При нем была проделана огромная организационная работа, открыто здание Национального Архива в ноябре 1935 года. В том же 1935 году на должность руководителя отдела публикаций был назначен Солон Бак, который в 1941 году станет во главе Национального Архива США. Он, в свою очередь, руководил NARA во время Второй Мировой войны и активно способствовал созданию и развитию службы федеральных центров документации. Его преемником, третьим архивариусом США стал Уэйн Гровер(19481965). Весьма примечательно, что он имел колоссальный опыт делопроизводства в армии США во время войны, что сыграло свою роль в его назначении. В 1948 году, после своего возвращения, по представлению Президента Трумэна был назначен Сенатом на должность архивариуса Соединѐнных Штатов. Во время его руководства и при его участии начала работать система Президентских библиотек и система федеральных центров документации (имеется в виду в полную силу- Прим. авт). Известен, как руководитель, занимавший этот пост самый продолжительный срок- 17 лет. Четвертый – Роберт Бахмер(1965-1968), также получил опыт работы в сфере документации во время войны. Он работал в штабе армии и получил ценный опыт, который способствовал его дальнейшей деятельности. Далее руководителем NARA становится Джеймс Родс(1968-1979). Во время его работы происходит всплеск интереса американцев к генеалогическим исследованиям. Родс успешно руководил Национальным 1 Энциклопедия «Документы американского юга» (англ.) [Электрон. http://docsouth.unc.edu/browse/bios/pn0000339_bio.html (27.03.2016) 21 ресурс]. Режим доступа

архивом США, в довольно непростой период для США, во время Вьетнамской войны. Шестой архивариус США – достаточно видная фигура. Роберт Уорнер (1980- 1985) оказался очень способным руководителем. 19 октября 1984 года – знаменательный день для NARA. Вот как он описывает это в своей книге: «…один из лучших дней в моей жизни…невозможная битва была выиграна. И мы праздновали…» Речь идет о новом статусе NARA. С этого дня Управление стало независимым в системе органов федеральной власти США.1 Седьмой по счету архивариус, Дон Уилсон(1987- 1993) ничем особенным не выделяется на фоне своих коллег. Но его преемник- Джон Карлин, 8-ой архивариус США(1995- 2005), личность выдающаяся. При нем был реализован целый ряд очень важных инициатив. Начал внедряться проект ERA – электронные архивы (подробнее в главе 3). С его активным участием открылась Президентская библиотека Джорджа Буша в 1997 году. Активно издавался журнал «The Record». Девятый руководитель NARA – Аллен Вейнштейн(2005- 2008). За время его руководства документов и были запущены проект архива электронных продолжена работы по оцифровыванию. Принят стратегический план NARA «Сохранить прошлое, чтобы защитить будущее». Десятый архивариус США – Дэвид Ферьеро(с 2009 года). Он продолжил интеграцию NARA с различными сервисами (подробнее во 2 главе). Дэвид Ферьеро прославился, как яростный сторонник электронной энциклопедии – Википедии.2 1 Каталог Национального архива США (англ.) [Электрон. ресурс]. An Act to Establish the National Archives and Records Administration. 1985. Режим доступа https://research.archives.gov/id/598392 (01.03.2016) 2 Блог Национального архива США (англ.) [Электрон. ресурс]. Режим доступа http://blogs.archives.gov/onlinepublic-access/?p=8502 (13.04.2016) 22

Архивариус США назначается Сенатом по представлению Президента. При этом вероятность назначения некомпетентного специалиста крайне мала. Это позволяет руководителей утверждать, что кадровая политика в отношении NARA достаточно эффективна, что, в свою очередь обусловило высокие достижения американских архивистов. 23

Глава 2. Информационные технологии в NARA. §1. Нормативная база и понятийный аппарат. США являются одним из мировых лидеров в области исследования и регулирования нормативноправовых вопросов американскими электронного законодательными документооборота. актами в сфере Основными электронного делопроизводства являются: 1)Закон о федеральных документах (1950); 2)Закон о национальной архивно-документационной службе (1984); 3)Закон об электронных подписях в международных и внутригосударственных торговых отношениях от 24 января 2000 года. В соответствии с законами о федеральных документах и национально архивно-документационной службе прерогативой Национального архива США является осуществление надзора за управлением документами федеральных правительственных учреждений, а также обеспечение надлежащих условий для сохранности документов, обладающих научной, исторической и практической ценностью. В 34 зданиях размещается весь массив документов Национального архива, объемом 81,200 куб.м. – более чем 8 млрд. листов бумаги. Иерархия уровней организации документов (т.е. их классификация и систематизация) отличается от российской и выглядит следующим образом: item (статья)- file unit блок-файл)- series (архивная серия)- record group (группа документов)- collection (коллекция документов). Уникальные документы, представляющие наибольшую ценность, такие как Конституция США, Декларация Независимости, Билль о правах и др. размещены в центральном здании Национального архива в Вашингтоне и практически ежедневно доступны для посетителей.1 1 Рысков О.И. Основные направления деятельности национальных архивов США и Соединенного Королевства Великобритании и Северной Ирландии в области управления электронными документами правительственных учреждений // Отечественные архивы. – 2004. - № 3. – С. 58. 24

Оформление концепции управления документацией в США состоялось в 1970– 1980-е гг. Это можно рассматривать как новый этап в организации работы с документами, где документация выступает важнейшим ресурсом управления. Характерной чертой управления документацией является организация эффективной системы создания, использования и хранения документов в организациях, учреждениях и предприятиях различных форм собственности и масштабов деятельности с учетом принципов экономической целесообразности. Таким образом, понятие «управление документацией» трактуется как одна из функций менеджмента, способная напрямую влиять на эффективность управления предприятием в целом1. Однако ряд американских исследователей ставят под сомнение утверждение, что управление документацией – новый этап в эволюции организации работы с документами. Так, по мнению Дж. Сэнфорда, управление документацией не является новым изобретением.2 Имеет место лишь адаптация традиционно сложившегося алгоритма работы с документами к новым реалиям – использованию современной оргтехники, электронных сетей и коммуникационных систем в сфере управления документами. Сам же термин «документ» в американской традиции существенно отличается от термина «запись». Согласно Закону о федеральных документах, документ – это «записанная информация вне зависимости от способа записи и ее характеристик, созданная или полученная организацией в качестве подтверждения ее деятельности и имеющая ценность, которая требует сохранения этой информации в течение определенного времени»3. Запись имеет значение материального объекта-носителя с зафиксированными на нем данными. Одна или несколько записей могут входить в состав одного документа. Следовательно, значение понятия «документ» связано с особыми 1 Хортон Ф., Леннон К. Управление документацией и управление информацией, какое соотношение между ними в наше время /Пер. с англ. В.Н. Гармаш. – СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1196 «n». 2 Sanford J. Capturing Records Management: A Holistic Analysis // Сайт международной федерации ARMA. 2010-2011 Annual Report. [Электрон. ресурс]. Режим доступа http://www.armaedfoundation.org (05.03.2016) 3 Cox R. J. Closing an era: Historical perspectives on modern archives and records management. – Greenwood Publishing Group, 2000. – №. 35.- pp. 3-4. 25

свойствами информации, в то время как термин «запись» может быть применим в контексте «записанной информации» 1. Одновременно документацией» в с вводом 1970-е гг., в оборот в США понятия «управление появляется дисциплина «информационный менеджмент». Информационный менеджмент в трактовке американских специалистов в области управления документацией является результатом формирования информационного общества и принципиально новой сферой в практическом плане. Возникновение единой концепции информационного менеджмента вызвано пересмотром роли, которую играет информация в сфере управления. Важной чертой данной концепции является признание информации как важнейшего организационного ресурса. Информационные потоки стали предметом изучения и внимания специалистов, как и их значение в процессах научного, экономического и политического развития. В то же время информационный менеджмент напрямую взаимосвязан с системой управления документами, ввиду того, что это дает возможность обеспечить качественные изменения в процессах управления информацией, а, значит и в процессах документооборота. Согласно концепции информационного менеджмента, информационная деятельность в широком смысле, сопряжена с функциями менеджмента (планированием, организацией, координацией, контролем). В американской традиции организации работы с документами понятие «управление документооборотом» наиболее близкое понятию «информационная система». Задача управления документооборотом – предоставить доступ к отдельным документам, которые создаются в процессе управленческой деятельности. В свете развития информационных технологий особое значение приобретают 1 электронные системы Ларин М.В. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489-2001: метод пособие / М.В. Ларин, О.И. Рысков – М.: ВНИДАД, 2005. – C. 110. 26

документооборота. Другое понятие, которое широко используется в контексте управления документацией – «управление данными». А, точнее, «управление базами данных». В основе управления базами данных лежит управление документами. Наибольшую ценность приобретают документы, способные повысить экономическую эффективность организации, рационализировать бизнес-процессы и положительно сказаться на динамике развития предприятия. Таким образом, трактовками отдельных документоведении. существуют понятий Понятия качественные в российском «документ», различия и «управление между американском архивами» и «управление документооборотом» наиболее близки к российским. В то время как «информационный менеджмент» и «управление базами знаний» находятся в процессе разработки отечественными документоведами. §2. Управление электронным документооборотом и организация автоматизированного поиска в США. Национальный архив США начал принимать на хранение электронные документы с 1970 года. Особый интерес к данному типу документации значительно возрос в начале 90-х годов ХХ века. Причиной затрагивавшего стало некоторые рассмотрение документы, федеральным относившиеся судом к дела, периоду президентства Рональда Рейгана и Джорджа Буша - старшего (1981-1993 гг.). В постановлении суда отмечалось, что поскольку распечатанные копии сообщений электронной почты в корне отличаются от их оригиналов в электронной форме, поэтому оригиналы тоже подлежат управлению, т.е. хранению1. Согласно ст.104 Закона об электронных подписях в международных и внутригосударственных торговых отношениях электронный документ – это «документ созданный, сохраненный, сгенерированный, полученный или 1 Рысков О.И. Об основных направлениях деятельности зарубежных архивных органов в области исследования и нормативного регулирования работы с электронной документацией // Секретарское дело. – 2005. - № 3. – С. 76. 27

отправленный при помощи электронных средств»1. Закон устанавливает равнозначность электронного документа и электронной подписи с бумажными документами и собственноручной подписью, что делает возможным заключение контрактов, перевод денег, хранение архивов и т.п. только с помощью средств вычислительной техники и Интернета, без необходимости дублирования всех сопутствующих документов на бумаге. Содержимое Фонда электронных документов NARA состоит из порядка 4 млрд. записей. От Государственного департамента США архив получает несколько миллионов дипломатических документов каждый год, от Пентагона поступает около 50 млн. отсканированных официальных документов по личному составу с такой же периодичностью. К 2009 году в Национальный архив США поступал примерно 1 млрд.файлов ежегодно.2 США занимают лидирующие позиции в сфере разработки и применения автоматизированных информационно-поисковых систем в архивах, хранящих традиционные виды документов. Так, специалистами NARA в 1948 году был выпущен путеводитель по архиву, записанный на магнитной ленте в виде отдельных томов с классификацией по наименованиям фондообразующих ведомств. В 70-е годы была проведена разработка и внедрение ряда поисковых систем: SPINDEX-II, назначением которой являлось упрощение подготовки путеводителей по различным видам документов; NARA A-I, созданная для составления топографического указателя о размещении групп документов и интеграции описаний архивных серий в один файл со стандартизированным форматом. Система NARA-I ежегодно пополнялась на 6000 описаний серий документов. С 1980-х годов при составлении описаний стал активно применяться библиографический формат MARC, использовавшийся в библиотеке Конгресса США с 1966 года. К началу 1990-х годов сотрудники, работавшие в главном здании NARA, 1 Рысков О.И. Основные направления деятельности национальных архивов США и Соединенного Королевства Великобритании и Северной Ирландии в области управления электронными документами правительственных учреждений // Отечественные архивы. – 2004. - № 3. – С. 58. 2 Там же. С. 58. 28

могли пользоваться сетью, состоящей из 200 автоматизированных рабочих мест. Вся система состояла из 468 пультов доступа, а емкость еѐ основной памяти насчитывала 170 Мб, дисковых запоминающих устройств 4,8 Гб1. Интенсивно шла также работа по реализации проектов хранения и преобразования цифровой информации на оптических дисках (ODISS). Особое внимание при разработке архивных автоматизированных информационно-поисковых систем уделялось унификации описания и форматов представления данных. В частности, был создан специальный формат для описаний архивных серий – GSA 6710 A. В 1972 году, в Вашингтоне возник Центр электронных архивных документов при Национальном архиве. К 1996 году в его штате числился 41 2 сотрудник, годовой бюджет составлял около 2,25 млн. долларов. В центре электронные документы хранятся в flat-файлах — файлах, состоящих из однородных данных, не связанных между собой, содержимое представлено в форме таблиц. Основные форматы: ASCII и EBCDIC. Данные хранятся на полудюймовых магнитных лентах из 9 дорожек или на 3480 магнитных кассетах. Имеются две резервных копии каждого файла. В состав группы разработчиков автоматизированной системы управления документацией для Пентагона включили специалистов из Центра электронной документации NARA. В 1997 году Министерством обороны США был выпущен стандарт DoD 5015.2 – STD, в котором был сформулирован перечень основных требований к программе автоматизации управления документацией. Вторая версия этого стандарта, созданная в 2002 году, рекомендована специалистами NARA к применению для всех федеральных учреждений. Третья редакция, вышедшая в 2008 году, пополнилась нормами, регламентирующими вопросы передачи электронных документов на постоянное хранение в Национальный архив США. 1 Афанасьева Л.П. Автоматизированные архивные технологии., Федерал. агентство по образ. Гос. Образовательного учреждения высшего проф. образ. Рос. Гос. Гуманитарный ун-т. – М.: 2005. – С. 114. 2 Вальберг Х. Электронные документы в архивах // Отечественные архивы. – 2004. – № 1. – С.76. 29

Специалисты NARA рекомендуют применять для управления электронными документами в федеральных учреждениях программы, прошедшие, сертификацию на соответствие требованиям стандарта DoD 5015.2. Согласно договору, заключенному в 1997 году, между Национальным архивом США и Министерством обороны, у разработчиков коммерческого программного обеспечения есть оплачиваемая возможность предоставления своих программных продуктов для тестирования на соответствие основным функциональным требованиям стандарта DoD 5015.2 – STD. Программы, которые успешно проходят тестирование, получают сертификат сроком действия на два года. Специалисты NARA не только реализуют совместные проекты с Министерством обороны, но и проводят собственные разработки в нормативно-правовой сфере, посвященные вопросам создания, хранения, использования и размещения электронных документов в правительственных учреждениях. Ознакомиться с основными требованиями, предъявляемыми Национальным архивом к работе с документами в федеральных учреждениях, можно в 44 главе Кодекса США и 36 главе Свода федеральных нормативных актов. В содержании 1234 части 36 главы Свода изложены нормы, распространяющиеся на процессы создания, хранения, использования и размещения электронных документов федеральных органов власти. Процессам управления документами электронного правительства и формированию нормативно-правовой базы в этой сфере уделяется большое внимание, как приоритетным направлениям деятельности NARA. Согласно концепции электронного правительства, должны внедряться информационно-коммуникационные технологий в процессы взаимодействия органов власти разных уровней между собой, населением и частными компаниями. Одна из 24 инициатив в рамках создания электронного правительства в США – «Управление электронными документами электронного правительства», разработана специалистами Национального 30

архива. Цель этого проекта – обеспечение руководства процессами управления электронными документами в правительственных учреждениях. Согласно этой программе, теперь в NARA осуществляется прием на хранение электронных документов различных типов и форматов, записанных не только на магнитную ленту или оптический диск, но и на любые другие типы носителей. Деятельность Национального архива в области формирования нормативно-методической базы управления электронными документами в федеральных ведомствах значительно активизировалась в начале XXI века. В стратегическом плане NARA на 1997— 2007 гг. провозглашалась задача по переходу всех федеральных учреждений и их подразделений на ведение документооборота по правилам Национального архива, а половину систем автоматизированного делопроизводства, применявшихся в них, предполагалось усовершенствовать в соответствии с требованиями NARA1. §3. Проект ERA. Специалисты Национального архива в 2003 году пришли к выводу о необходимости создания федерального архива электронных документов (Electronic Archives Records). Для реализации этого проекта, в 2005 году возник Консультативный комитет по делам архива электронных документов при Архивисте США. Одновременно с этим, компания «Локхид Мартин», специализирующаяся на производстве авиационной и космической техники, а также исследованиях в области информационных технологий, выиграла тендер на разработку программного обеспечения для системы ERA. По решению Конгресса на создание системы были выделены финансовые средства в размере 317 млн. долларов. После введения в эксплуатацию модуля «Исполнительный офис Президента» в декабре 2008 года, начало развертываться приращение системы. С января 2009 года электронные документы Администрации 1 Стратегический план Национального архива США на 1997-2007 гг. // Вестник архивиста. – 2001.- № 6. – С. 239. 31

Президента Джорджа Буша-младшего поступают в систему ERA, а уже через год в неѐ было внесено около 250 млн. проиндексированных и доступных для исследователей электронных документов, 220 млн. e-mail сообщений, 4 млн. цифровых фотографий общим объѐмом 81 Тб. В 2010 году в электронном архиве было выполнено 66 тыс. запросов. Третье приращение ERA начало реализовываться после того, как в декабре 2009 года был запущен модуль «Электронные документы Конгресса США», состоявший из двух частей: поглощение и хранение электронных документов. Целью создания этого модуля было обеспечение работы Центра законодательных архивов NARA, офисов секретаря Палаты представителей и секретаря Сената США. С апреля 2010 года сотрудниками Национального архива была осуществлена установка и апробация модулей доступа «Online Public Access» и конвертации «Transformation Framework Prototype». По замыслу сотрудников NARA, единая поисковая система Национального архива будет создана на базе прототипа «The Online Public Access». На сайте должны объединиться базы данных, существующие на данный момент: Archival Research Catalog (ARC, архивный каталог для исследователей), Access to Archival Databases (AAD, архивные базы данных), Archives.gov, и Electronic Records Archive (ERA). Этот проект предусмотрен федеральной программой «План открытого правительства» (Open Government Plan), которая призвана упростить онлайн-доступ к документам федерального правительства. Сотрудники Национального архива учитывают мнение общественности и комментарии, касающиеся функционирования разрабатывающегося поискового механизма. В составе Архива электронных документов «ERA» к январю 2012 года на хранении находился 131 Тб электронных документов, в том числе от Конгресса, администрации президента и федеральных ведомств. Система обладает широкими возможностями по поддержанию хранения документов в их изначальных форматах, конвертации в некоторые другие форматы, 32

обеспечению поглощения и хранения XML- метаданных в соответствии с версией 2.2 стандарта PREMIS, предоставлению доступа к электронным документам через модуль Online Public Access. OPA представляет из себя каталог, в котором содержатся архивные описания на 75% бумажных документов, 77% артефактов, 95% электронных документов, хранящихся в системе ERA. Для исследователей было доступно около миллиона уникальных файлов. Система OPA производит поиск по всему порталу NARA, в состав которого входят сайты архивы и всех президентских библиотек. Система ERA документацией в способна федеральных выполнять задачи ведомствах. В по управлению настоящее время Национальный архив отдает этой функции наивысший приоритет. Подобные действия обусловлены тем, что в Меморандуме президента Барака Обамы об управлении правительственными документами от 28 ноября 2011 года была поставлена задача документацией. по Согласно реформированию Директиве от процессов 24 августа управления 2012 года устанавливались определенные сроки для реализации всех мероприятий в рамках данной реформы. Специалисты NARA рассчитывают, что к 2020 году будет завершен процесс налаживания передачи электронных документов с постоянными сроками хранения от федеральных ведомств в Национальный архив по электронным каналам. В систему ERA встроен гибкий каталог метаданных XML, в который инкапсулированы PREMIS элементы для сохранения метаданных, с целью обеспечения долговременного хранения различных записей и информации о них. Модуль Transformation Framework, также включенный в состав ERA, позволяет осуществлять поддержку своевременной замены (конвертации) форматов по мере надобности. Ожидается, что система отбора, хранения и поиска e-mail сообщений будет повсеместно внедрена к 2017 году. Процессы оцифровки бумажных 33

документов являются обязанностью федеральных ведомств. В каждом учреждении назначается ответственное лицо для осуществления контроля над исполнением законов и правил, которые регулируют процессы управления документацией. Сотрудники, ответственные за управление документооборотом, не могут исполнять свои должностные обязанности без получения сертификата NARA о прохождении обучения. Для всего остального персонала федеральных соответствующие ведомств были обучающие введены программы. Специалисты NARA регулярно проводят пересмотр и коррекцию инструкций, регулирующих процессы передачи на хранение электронных документов, метаданных и своевременное реагирование e-mail на информационно-коммуникационных сообщений, изменения в технологий чтобы обеспечить развивающейся сфере и числа увеличение форматов. Изначально предполагалось, что Архив электронных документов NARA станет универсальной системой, которая способна обеспечить выполнение в автоматизированном режиме всех процессов работы с электронными документами. Компания-разработчик Локхид Мартин не смогла найти конкретные решения, чтобы выполнить все требования заказчика. На данный момент только первые два приращенных модуля ERA развернуты полностью, третий и четвертый функционируют лишь частично, . В конечном итоге отсутствие ожидаемого результата, превышение средств на разработку и отставание по срокам реализации вынудили NARA разорвать контракт с Локхид Мартин. Система ERA способна обеспечивать процессы поглощения и сохранения электронных документов и метаданных. После этого специалисты Национального архива приступили к внедрению системы ERA для управления документацией в федеральные ведомства США. Данное решение продиктовано Меморандумом об управлении правительственными документами от 28 ноября 2011 г., который 34

установил цель – к 31 декабря 2019 г. наладить передачу документов, подлежащих постоянному хранению, в электронных форматах от федеральных учреждений к NARA электронными каналами связи.1 Одним из важнейших факторов, оказывавших влияние на разработку системы ERA, являлось финансирование. Нет никаких оснований утверждать, что американские специалисты совершили ошибку при расчете стоимости данного проекта. Практически невозможно предусмотреть, сколько времени и усилий потребуется для исследований, разработки, тестирования и внедрения программного обеспечения, ещѐ никогда ранее не создававшегося в истории человечества. Специалисты NARA пока ничего не говорят о заключении нового контракта. Очевидно, что от того, насколько американские архивисты смогут реализовать свой проект зависит сегодня сохранение исторических документов в цифровых форматах не только в США, но и во всем мире.2 ERA сегодня представляет собой сложную систему управления информацией, предназначенную для архивирования разнообразных записей, которые создаются в электронном формате. ERA развивается, чтобы удовлетворить потребности правительства США и общественность, поскольку постоянно появляются новые электронные форматы записи и инструменты доступа к ним. Структура электронного архива наглядно представлена ниже: 1 Вестник архивиста. [Электрон. ресурс]. Режим доступа http://www.vestarchive.ru/elektronnyedokymenty/2218-obespechenie-sohrannosti-elektronnyh-dokymentov-v-nacionalnom-arhive-soedinennyh-shtatovameriki.html (30.04.15) 2 Левченко Л.Л. Обеспечение сохранности электронных документов в Национальном Архиве Соединѐнных Штатов Америки // Вестник архивиста. – 2013.- № 3. – С. 262-270. 35

1 «Национальные архивы США в настоящее время меняют систему приема на архивное хранение документов федеральных агентств. Теперь в этом процессе используется система ERA – «Архив электронных документов». ERA – это не только система для хранения электронных документов. С ее помощью сейчас повседневно осуществляется передача на постоянное архивное хранение текстовых документов. ERA заменила бумажную систему, в которой этот процесс мог длиться месяцами» 2. Федеральные правительственные учреждения США рассчитывают использовать систему ERA в повседневной деятельности через пять лет для передачи документов на долгосрочное хранение и для получения доступа к ним в любой момент. §4. Методы решения проблем обеспечения сохранности электронных документов в США. Одной из приоритетных задач, стоящих перед современными архивистами, является обеспечение сохранности электронных архивных 1 Сайт Национального архива США [Электрон. ресурс]. Режим доступа http://www.archives.gov/era/about/status-accomplishments.html (01.05.2016) 2 Блог Натальи Храмцовской «Кто не идет вперед, тот идет назад» [Электрон. ресурс]. Режим доступа http://rusrim.blogspot.ru/2011/10/ibm.html (30.04.2016) 36

документов. Физическое состояние документации и возможности еѐ использования напрямую зависят от выбора стратегии хранения. В настоящее время главными проблемами, актуальными для всех архивов, являются: 1)Обеспечение физической сохранности носителей, содержащих файлы с электронными документами; 2)Поддержание возможности считывания информации в долгосрочной перспективе. Вопросы, связанные с физической сохранностью носителей электронных документов, решаются путем создания оптимальных условий хранения и применения технологии резервного копирования 1. В целях предотвращения утраты компьютерных файлов рекомендуется размещать их копии на отдельных электронных носителях. Если же будет утрачен один из экземпляров, то файлы и данные можно будет продублировать с оставшегося. Оптимальные условия хранения закреплены в международных стандартах ISO 18923, 18925, 18927. Оптимальные условия хранения представлены в следующей таблице. 1 Михайлов, О.М. Электронные документы в архивах: проблемы приема, обеспечение сохранности и использование: Аналитический обзор отечественного и зарубежного опыта. - 2-е изд., доп. - М.: ДиалогМГУ, 2000. – С. 325. 37

1 В отличие от проблем, связанных с физической сохранностью данных, которые в настоящий момент имеют множество решений, остальные аспекты долгосрочного хранения электронных документов не являются достаточно проработанными и изученными. Быстрая смена и устаревание программного и аппаратного обеспечения угрожают сохранности данных. Постепенно устройства, предназначенные для считывания информации с внешних носителей, изнашиваются и устаревают. Примером могут служить 5дюймовые магнитные дискеты, вышедшие из применения в начале XXI века, после чего прекратилось оснащение компьютеров дисководами и драйверами для считывания. Аналогичная ситуация сложилась и с 3,5-дюймовыми дискетами. В ближайшем будущем подобное должно произойти и с оптическими дисками. Устройства для считывания также исчезают вслед за носителями. Архивисты NARA применяют следующие форматы файлов для архивного хранения- TXT, SGML, PDF. Вообще есть и другие форматы, применяющиеся американскими специалистами. В настоящее время по непонятным причинам, не зарегистрирован формат для контейнерного 1 Тихонов В. И. Обеспечение сохранности электронных документов //Вестник архивиста. – 2005. – №. 5-6. – С. 205-227. 38

хранения файлов. Вообще проблема стандартизации форматов стоит достаточно остро. В международном архивном сообществе нет полного единства даже в распространенных отношении видов архивных офисных форматов документов для (хотя наиболее тенденция к унификации и прослеживается). Наметилась тенденция разработки целой группы форматов, специально ориентированных на архивное хранение, что обусловлено желанием иметь специализированные архивные форматы для хранения более сложных архивных объектов. При этом, однако, растет число теперь уже архивных форматов, что, в свою очередь является источником новых проблем. В будущем может также возникнуть вопрос о стандартизации архивных контейнерных форматов. Отдельная проблема – стандартизация электронных цифровых подписей (усиленных электронных подписей) и средств их проверки, решение проблемы проверки «исторических» подписей (после истечения срока действия соответствующих сертификатов). Специальные архивные форматы – это полезный инструмент для обеспечения долговременной сохранности и пригодности к использованию электронных документов, а также для снижения расходов на содержание электронных архивов. 1 §5. Виртуальные выставки NARA. По (http://www.archives.gov/museum/visit/index.html), можно данному адресу выбрать любую выставку в музее Национального Архива, спланировать свой визит, посмотреть фрагмент видеопрезентации, задать все интересующие вопросы и др. Все онлайн-экспозиции представлены http://www.archives.gov/exhibits/index.html по этому .Особенностью этих адресу выставок является оригинальный дизайн каждой из них. 1 Храмцовская Н.А. Архивные форматы электронных документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013.- №4. – С. 84-95. 39 –

Одним из самых интересных реализованных проектов NARA является проект Франклин. Франклин – это новый специальный проект по переводу большого количества архивных документов президента Франклина Делано Рузвельта в цифровую форму. Над проектом работали: Национальный архив США, Президентская библиотека и музей Рузвельта, общественные, корпоративные и некоммерческие организации, а также Институт Рузвельта, в котором находились многие микрофильмы архивных документов. Цифровым партнером Библиотеки Рузвельта и владельцем веб-сети является Maрист Колледж, который создал инфраструктуру базы данных «FRANKLIN» на основе платформы ―Archon‖ и управляет системой, используя мощные серверы, разработанные совместно с IBM. В будущем все документы «ФРАНКЛИН» станут доступными для пользователей Национального архива США в онлайн-режиме. Как утверждают создатели: «ФРАНКЛИН - это цифровые копии 350 тыс. страниц архивных наиболее важных документов и 2 тыс. исторических фотографий; это виртуальный читальный зал и хранилище цифровых документов, предоставляющие для любого человека во всем мире свободный и открытый доступ к переведенным в цифровую форму документам из Президентской библиотеки и музея Рузвельта. Если вы любите историю, являетесь студентом или исследователем, и вам необходимо изучать период правления президента Рузвельта, то система «ФРАНКЛИН» позволит вам найти в виртуальном пространстве с помощью ключевого слова нужные архивные документы и фотографии и просматривать целые файлы, точно так же, как если бы вы сами лично приехали в читальный зал Президентской библиотеки и музея Рузвельта. Теперь в режиме онлайн доступны одни из самых значительных документов двадцатого века по американской истории – это документы Франклина Рузвельта и его жены Элеоноры, рассказывающие о том, какие трудности выпали на долю американцев в годы Великой Депрессии, Нового курса и Второй мировой войны.» 40

На сайте NARA в числе рекомендуемых виртуальных выставок находятся также выставка, посвященная учету прав, сохранению еврейского наследия Ирака и копии актов Конгресса для Джорджа Вашингтона. 1 С полным перечнем экспозиций можно ознакомиться по адресу http://www.archives.gov/exhibits/exhibits-list.html . §6. NARA и социальные сети. Национальный архив достаточно широко представлен в социальных сетях. Согласно Дэвиду Ферьеро: «Национальный архив приложил немало усилий для того, чтобы стать лидером среди агентств федерального правительства в освоении социальных сетей. o У NARA уже имеется 24 страницы на Facebook с общим числом «друзей», достигающим 10 тысяч; 8 блогов (включая блог самого Ферьеро), собирающих 7 тысяч посетителей в неделю; создан вики-центр для исследователей. o На YouTube размещено 1200 исторических видеозаписей которые суммарно уже были просмотрены 300 тысяч раз, и с каждым днем количество просмотров растет на 1500. o Основная публикация агентства Prologue теперь доступна через мобильные телефоны и планшеты iPad. На сайте Flickr выложено более 7 тысяч фотографий, которые набрали два миллиона просмотров». В следующем списке приводится информация о том, как сведения о деятельности различных архивных служб США, представлены в социальных сетях. 1 Цифровые коллекции библиотеки им. Ф.Д. Рузвельта (англ.) [Электрон. ресурс]. Режим доступа http://www.fdrlibrary.marist.edu/archives/collections/franklin (29.04.2016) 41

The U.S. National Archives The Archivist of the United States U.S.National Archives News National Archives at Anchorage National Archives at Atlanta National Archives at Boston National Archives at Chicago National Archives at Denver National Archives at Fort Worth National Archives at Kansas City 42

National Archives at New York National Archives at Philadelphia National Archives at Riverside National Archives at Seattle National Archives at St. Louis Afro-American History Society Center for Legislative Archives The Constitution Discovering the Civil War Education / DocsTeach 43

Exhibits Federal Records Center Media Matters National Archives Applied Research National Archives Assembly National Archives Noon Lectures National Declassification Center National Historical Publications and Records Commission National Records Management Program Office of Government Information Services 44

Office of the Inspector General Public Interest Declassification Board Prologue Magazine Preservation Programs at the U.S. National Archives Rediscovering Black History Research at the U.S. National Archives Textual Services Division at the U.S. National Archives The WashBoard Today's Document US National Archives Students and Interns 45

Согласно принятой 8 декабря 2010 года Стратегии Национального архива в отношении социальных сетей, основными задачами NARA в социальных сетях являются: преобразование стиля общения и сотрудничества в рамках сообщества сотрудников NARA, налаживание взаимодействия с сообществом государственных служащих, укрепление и развитие взаимоотношений с исследователями, внедрение практики использования инструментов социальных сетей для профессионального общения, создание благоприятного инвестиционного климата в отношении NARA. Особое внимание в документе уделяется гражданам-архивистам (citizen archivists). Согласно документу, «Многие из Вас по натуре склонны делиться своими знаниями, и мы надеемся способствовать этому и поощрять тех исследователей, кого мы называем «гражданами- архивистами». Нанося на карты неизведанные пока ещѐ территории архивного мира, Вы создаете навигационные инструменты для других, - ученых, историков, генеалогов, преподавателей, студентов, волонтеры, «граждан-архивистов», и для профессиональных архивистов, - для тех, кто после Вас будет пользоваться этими документами и сможет идти по Вашим следам. Мы надеемся создать интернет-площадки и платформы, на которых Вы сможете выложить в общий доступ и коллективно работать над этими видами «навигационной» информации, писать сообщения, делиться опытом, присваивать теги. Все это сделает проведение исследований более простым и гладким для новичков, и поможет отыскивать нужные документы тем любителям истории, которые ещѐ ничего не знают о Национальных Архивах. Тесно общаясь с Вами и лучше узнавая Вас, мы стремимся наладить взаимный обмен идеями и находками, и тем самым совместными усилиями улучшить доступ к 46

документальному наследию нашей страны.»1 Результаты проводимой политики получили отображение на примере недавнего выступления архивиста США. 16 апреля 2015 года Дэвид Ферьеро выступал с отчетом на заседании подкомитета по оперативной деятельности государственных органов при Комитете Палаты представителей Конгресса США по надзору и реформе государственного управления (House Oversight and Government Reform Committee). В ходе регулярно проводимого обследования была выявлена низкая удовлетворенность сотрудников NARA своей работой. Национальный архив оказался в списке худших по 10 позициям, учитывающим оценку условий на рабочем месте. По заявлению Д. Ферьеро, Национальный Архив, с численностью персонала примерно 3 тысячи человек, по итогам исследования 2014 года занял 23 место среди 25 федеральных органов исполнительной власти.2 В течение последних 5 лет принимались различные меры для улучшения моральной атмосферы в архивном ведомстве, активные попытки по вовлечению сотрудников в процессы принятия решений, сотрудничеству с профсоюзной организацией, но пока что качественных изменений не произошло. 1 Стратегия Национального архива США в отношении социальных сетей (англ.) [Электрон. ресурс]. Режим доступа http://www.archives.gov/social-media/strategies/social-media-strategy-2010-12-08.pdf (01.05.2016) 2 Сайт Комитета по контролю и государственным реформам (англ.) [Электрон. ресурс]. Режим доступа http://oversight.house.gov/wp-content/uploads/2015/04/Mr.-David-Ferriero-NARA-TestimonyBio.pdf (30.04.2016) 47

Глава 3. Анализ информационных технологий NARA и перспективы развития. §1.Возможности поиска в Национальном Архиве. Для исследователей, которые по ряду причин не могут приехать в Вашингтон, но нуждаются в документах NARA, есть возможности поиска в режиме удаленного доступа, такие, как каталог Национального Архива, архивные базы данных, каталог микрофильмов, архивно-библиотечный информационный центр и руководство по федеральным документам. Каталог Национального архива был частью проекта ERA(электронные архивы). Архивисты позиционируют каталог Национального архива как «общедоступный интернет-портал, обеспечивающий доступ в режиме онлайн к более чем 2 млн документов». Изначально он назывался архивным каталогом для исследователей, являясь прототипом каталога Национального архива. В августе 2013 года он был переименован в каталог Национального архива и стал функционировать полноценно. Файлы размещены во многих форматах, наиболее часто используемые: html, xml, shape, pdf, ascii. Для поиска используются логические операторы: и, или, нет. Сотрудники NARA предупреждают, что, в зависимости от того где и когда используется тот или иной оператор, результаты поиска могут изменяться. Каталог микрофильмов - это база данных из более чем 3,4 тыс. пронумерованных микрофильмов. Пользователь может выполнить поиск по ключевому слову, номеру микрофильма, номеру записи группы, и / или местонахождению американских исследовательских учреждений. общенациональных Исследователи научно- американских исследовательских центров могут использовать этот материал бесплатно. Архивно-библиотечный информационный центр (The Archives Library Information Center) содержит более 99000 библиографических записей, ежедневно пополняемых. ALIC предоставляет доступ к информации об американской истории и правительства, архивного управления, управления 48

информацией, а также правительственных документов для сотрудников NARA, архивистов и специалистов по делопроизводству, а также широкой общественности. Принципиальным достоинством коллекции является то, что она включают в себя: архивное управление, административную историю, американскую историю и правительство, биографии, управление информацией, и правительственные документы. В каталоге представлены различные форматы: книги, компьютерные диски и аудиовизуальные материалы. Эти материалы доступны для всех сотрудников NARA и исследователей. В каталоге также указаны ссылки на микрофильмы из Национального архива, включающие в себя название, содержание, и просмотр местоположения пленки. Электронный каталог позволяет осуществлять поиск по любой комбинации автора, название, предмет / ключевое слово, дату или формат. Везде, где это возможно, записи включают в себя ссылки на интернет-версии издания. Архивные базы данных представляют собой поисковую систему в электронных документах, нечто вроде Центрального фондового каталога Архивного Фонда РФ. Есть базы данных и индексы из более чем 30 архивных серий, в том числе более 350 файлов, содержащих в совокупности свыше 50 миллионов уникальных записей, которые постоянно пополняются. Поиск может осуществляться по имени, географическому району, названию организации или дате.1 На сайте представлена также электронная версия руководства по федеральным документам в Национальном архиве США. Печатное издание создано в 1995 году. По заявлению сотрудников NARA, путеводитель призван предоставлять оперативную информацию о новых поступлениях документов из федеральных ведомств. 1 Сайт Национального архива США (англ.) [Электрон. ресурс]. Режим доступа http://www.archives.gov/research/start/online-tools.html (01.05.2016) 49

§2. Анализ поисковых возможностей NARA. Мною были рассмотрены запросы во всех каталогах, доступных для исследователей. Есть некоторые ограничения системных требований. Для корректной работы требуется: ОС Windows 95 или более поздней версии и Internet Explorer версии 5.01 или более поздней версии, Netscape 6.2.3 или более поздней версии, и AOL версии 6.0 или более поздней версии веб-браузера. Для Macintosh должна быть установлена OS 9 или более поздние версии операционной системы, веб-браузер Internet Explorer Macintosh 5.1.4 или более поздней версии. В каталоге Национального архива был выполнен запрос «здание Национального Архива» («National Archives Building»). Было найдено 170347 результатов, время отклика 0,87 секунд. В левом фрейме есть возможность уточнения (фильтрации) результатов по источнику данных, уровню описания, типу документа, формату искомого файла, предполагаемому местонахождению документа, дате создания. Сортировка результатов может осуществляться по релевантности, названию, идентификатору NARA, локальному идентификатору, номеру записи. По вышеназванному запросу доступны 50962 веб-страницы, 22719 документов, 89237 изображений, 594 фильма. По архивным базам данных (Archival Databases) выполнялся аналогичный поисковый запрос. Доступны четыре типа поиска: по всем совпадениям, с любым совпадением из запроса, с дословным совпадением фразы, и по всем вышеперечисленным критериям. Найдено 505794 упоминания, соответствующих запросу и сосредоточенных в 152 документах. В каталоге библиотечного центра ALIC поиск доступен по следующим признакам: ключевым словам, имени автора, теме, шифру, типу записи, и дате. Поисковый запрос был выполнен, неудовлетворительной, обнаружено 50 записей. 50 но пертинентность была

В каталоге микрофильмов по запросу «National Archives Building» не было обнаружено ничего. Поиск по неясной причине недостаточно проработан и приходится просматривать каталог вручную. В целом инструменты для поиска позволяют оперативно обнаружить материалы, представляющие интерес для исследователя, и работать с ними. §3.Перспективы развития. В настоящее время NARA развивается по ряду направлений. Основными проблемами, носящими приоритетный характер, считаются: 1)Развитие системы электронного архива ERA. 2)Снижение рисков управления электронной документацией в федеральных ведомствах. 3)Проблемы нормативно-правового характера. Хотя разработка проекта ERA закончилась в конце сентября 2011 года, электронный архив будет совершенствоваться, чтобы соответствовать последним изменениям и достижениям в области информационных технологий. Контракт с Локхид Мартин по текущим операциям и техническому обслуживанию позволяет не только устранять проблемы, но также адаптировать систему для более полного удовлетворения потребностей Национального архива, федерального правительства, и пользователей. Процесс идентификации и установления приоритетов усовершенствования ERA управляется техническими экспертами NARA, с учетом входных данных, полученных по результатам опросов и данных от фокус-групп, состоящих из руководителей федеральных агентств, которые используют ERA. Предлагаемые усовершенствования оцениваются на предмет их выгоды и согласованности со стратегическими целями. Выявленные на настоящий момент направления улучшений были сгруппированы в 5 основных тем для дальнейшего совершенствования ERA: 51

1.Улучшение способности общественности на доступ к электронной документации через систему Интернет общего пользования (OPA) 2.Работа над тем, чтобы процессы представления документов стали более масштабируемыми, простыми и гибкими; 3.Совершенствование возможностей для расширенного поиска и создание обзора инструментов для сотрудников NARA; 4.Улучшение процессов сбора, хранения и обновления метаданных в электронном архиве 5.Улучшение архитектуры ERA. 1 Улучшения будут проводиться инкрементным способом, путем структурирования каждого расширения в качестве мини-проекта. Такой подход позволяет отслеживать и оценивать прогресс по каждой задаче, и позволяет специалистам выпускать усовершенствования на регулярной основе. Подробный график этих усовершенствований в настоящее время разрабатывается. 1 Сайт Национального архива США (англ.) [Электрон. ресурс]. Режим доступа http://www.archives.gov/era/about/status-accomplishments.html (10.04.2016) 52

Заключение. Подводя итоги исследования можно отметить, что система управления документацией в США на сегодняшний день является одной из наиболее эффективных моделей организации работы с документами. Структура системы представлена в виде ведомственных архивов, федеральных центров документации (осуществляют «промежуточное» хранение) и архивохранилищ системы федеральной архивной и документационной службы (в них реализуется постоянное хранение). Особый вклад в развитие системы вносит Национальный архив и управление документацией (NARA) – крупнейший центр, который в 2014 г. отметит свое 80-летие. Основными приоритетными направлениями архивной и документационной службы США на современном этапе являются: -обеспечение сохранности документов; -организация широкого доступа к архивным материалам; -создание первой цифровой публичной библиотеки; - усовершенствование работы «электронного правительства»; -создание электронных архивов; - реализация проекта «облачных вычислений»; -усовершенствование работы персонала документационной и архивной службы; -уточнение понятийного аппарата управления документацией. Специалисты NARA прилагают все усилия, для того, чтобы процессы управления документацией стали максимально простыми, удобными и прозрачными. Таким образом, в настоящее время, США являются ведущей страной в сфере электронного делопроизводства и документооборота. 53

Перспективы дальнейшего исследования темы заключаются в более детальном изучении архивных форматов электронных документов, анализе научно-справочного аппарата NARA, проектов-улучшений ERA. 54 рассмотрении реализующихся

Список источников и литературы. Использованные источники: 1) Sanford J. Capturing Records Management: A Holistic Analysis // ARMA International Educational Foundational. 2010-2011 Annual Report (англ.) [Электронный ресурс]. Режим доступа http://www.armaedfoundation.org (05.03.2016) 2) Блог Натальи Храмцовской «Кто не идет вперед, тот идет назад» [Электронный ресурс]. Режим доступа http://rusrim.blogspot.ru/2011/10/ibm.html (30.04.2016) 3) Блог Национального архива США (англ.) [Электронный ресурс]. Режим доступа http://blogs.archives.gov/online-public-access/?p=8502 (13.04.2016) 4) Вестник архивиста. [Электронный ресурс]. Режим доступа http://www.vestarchive.ru/elektronnye-dokymenty/2218-obespecheniesohrannosti-elektronnyh-dokymentov-v-nacionalnom-arhivesoedinennyh-shtatov-ameriki.html (30.04.2016) 5) Каталог Национального архива США (англ.) [Электронный ресурс]. An Act to Establish the National Archives and Records Administration. 1985. Режим доступа https://research.archives.gov/id/598392 (01.03.2016) 6) Сайт ВНИИДАД. [Электронный ресурс]. Режим доступа http://www.vniidad.ru/index.php?option=com_content&view=article&id =1669:-2013-&catid=256:2013-05-17-07-30-26&Itemid=804 (28.04.15) 7) Сайт журнала Guardian (англ.) [Электронный ресурс]. Режим доступа http://www.guardian.co.uk/books/2013/may/02/digital-publiclibrary-america-dpla (16.09.2015) 8) Сайт Комитета по контролю и государственным реформам (англ.) [Электронный ресурс]. Режим доступа http://oversight.house.gov/wpcontent/uploads/2015/04/Mr.-David-Ferriero-NARA-TestimonyBio.pdf (30.04.2016) 9) Сайт Комитета Сената США по общественным работам. Federal Property and Administrative Services Act of 1949, as amended. United States. Congress 81.1949. Session 1. Numerical lists and schedule of volumes of the reports and documents of the 81 st Congress. 1 st. session, January 3–October 19, 1949. Washington, 1949. [Электронный ресурс]. Режим доступа http://www.epw.senate.gov/fpasa49.pdf (05.04.2016) 55

10) Сайт Корнуэлльского университета (англ.) [Электронный ресурс]. Режим доступа https://www.law.cornell.edu/uscode/text/44/3101 (20.04.2015) 11) Сайт Национального архива США (англ.) [Электронный ресурс]. Режим доступа http://www.archives.gov/ (01.05.2016) 12) Стратегия Национального архива США в отношении социальных сетей (англ.) [Электронный ресурс]. Режим доступа http://www.archives.gov/social-media/strategies/social-media-strategy2010-12-08.pdf (01.05.2016) 13) Цифровые коллекции библиотеки им. Ф.Д. Рузвельта (англ.) [Электронный ресурс]. Режим доступа http://www.fdrlibrary.marist.edu/archives/collections/franklin (29.04.2016) 14) Энциклопедия американской истории (англ.) [Электронный ресурс]. Режим доступа http://www.answers.com/topic/national-archives (14.03.2016) 15) Энциклопедия «Документы американского юга» (англ.) [Электронный ресурс]. Режим доступа http://docsouth.unc.edu/browse/bios/pn0000339_bio.html (27.03.2016) Использованная литература: 1) Афанасьева Л. П. Автоматизированные архивные технологии., Федерал. агентство по образ. Гос. Образовательного учреждения высшего проф. образ. Рос. Гос. Гуманитарный ун-т. – М.: 2005. 2) Вальберг Х. Электронные документы в архивах // Отечественные архивы. – 2004. – № 1. 3) Гармаш В. Н. Американский архивный журнал «The Record» // Отечественные архивы. 1998, № 1. 4) Кабочкина Т. С. Федеральные центры документации США. История, современный опыт // Отечественные архивы. 1996. № 2. 5) Костомаров М. Н. Управление информационными ресурсами за рубежом. М., 1997. 6) Ларин М.В. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489-2001: метод пособие / М.В. Ларин, О.И. Рысков – М.: ВНИДАД, 2005. 7) Левченко Л.Л. Обеспечение сохранности электронных документов в Национальном Архиве Соединѐнных Штатов Америки // Вестник архивиста. – 2013.- № 3. 56

8) Макарова А.К. Применение методов визуализации и разработок виртуальной лаборатории для создания концепции архива электронных документов «ERA» // Общество: философия, история, культура. – 2014. – № 1. 9) Михайлов О. М. Электронные документы в архивах: проблемы приема, обеспечение сохранности и использование: Аналитический обзор отечественного и зарубежного опыта. - 2-е изд., доп. - М.: Диалог-МГУ, 2000. 10) Рысков О. И. Об основных направлениях деятельности зарубежных архивных органов в области исследования и нормативного регулирования работы с электронной документацией // Секретарское дело. – 2005. - № 3. 11) Рысков О. И. Основные направления деятельности национальных архивов США и Соединенного Королевства Великобритании и Северной Ирландии в области управления электронными документами правительственных учреждений // Отечественные архивы. – 2004. - № 3. 12) Стратегический план Национального архива США на 1997-2007 гг. // Вестник архивиста. – 2001.- № 6. 13) Тихонов В. И. Обеспечение сохранности электронных документов //Вестник архивиста. – 2005. – №. 5-6. 14) Хортон Ф., Леннон К. Управление документацией и управление информацией, какое соотношение между ними в наше время /Пер. с англ. В.Н. Гармаш. – СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1196 «n». 15) Храмцовская Н.А. Архивные форматы электронных документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013.- №4. 16) An Act to Establish a National Archives of the United States Government, and for other purposes / 48 Stat. 1122–1124 // First Annual Report of the Archivist of the United States for the fiscal year, ending June 30, 1935. Washington, 1936. 17) Cox R. J. Closing an era: Historical perspectives on modern archives and records management. – Greenwood Publishing Group, 2000. – №. 35. 57

Рецензии:

Авторизуйтесь, чтобы добавить рецензию

- у работы пока нет рецензий -

Отзывы:

Авторизуйтесь, чтобы оставить отзыв