Организация и совершенствование делопроизводства в совместном Российско-Чешском ЗАО "МАТИС"

Зимина Е.С.

Организация и совершенствование делопроизводства в совместном Российско-Чешском ЗАО "МАТИС"

Выпускная квалификационная работа 46.03.02 Документоведение и архивоведение

Стандартизация

Дипломы

Вуз: Белгородский государственный университет - национальный исследовательский университет (НИУ «БелГУ»)

ID: 5a4032827966e104c6a3e8e6

UUID: bb060840-cb2c-0135-732d-525400005860

Язык: Русский

Опубликовано: больше 6 лет назад

Просмотры: 11

Зимина Е.С.

Источник: Белгородский государственный университет - национальный исследовательский университет (НИУ «БелГУ»)

Комментировать 0

Рецензировать 0

Скачать - 10,2 МБ

Поделиться работой

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» (НИУ «БелГУ») ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ ИСТОРИКО-ФИЛОЛОГИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ КАФЕДРА РОССИЙСКОЙ ИСТОРИИ И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В СОВМЕСТНОМ РОССИЙСКО-ЧЕШСКОМ ЗАО «МАТИС» Выпускная квалификационная работа студентки очной формы обучения направления подготовки 46.03.02 Документоведение и архивоведения 4 курса 02031206 группы Зиминой Евгении Сергеевны Научный руководитель к.и.н., доцент Оноприенко И.Г. БЕЛГОРОД 2016

СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………… 3 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЗАО «МАТИС» ………. 12 1.1. Характеристика организации …………………………………….. 12 1.2. Видовой состав управленческих документов …………………… 23 1.3. Организация работы с документами ……………………………... 50 2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЗАО «МАТИС» ………………………… 76 2.1. Переработка должностной инструкции секретаря ……………… 76 2.2. Разработка инструкции по делопроизводству …………………... 86 ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………………………………………… 94 БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ………………………………… 98 ПРИЛОЖЕНИЯ ………………………………………………………… 110

ВВЕДЕНИЕ Актуальность темы исследования заключается в актуальности вопросов управления организацией в современных условиях. Организация работы с документами – это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая оказывает решающее значение на оперативность и качество управления организацией в целом. В настоящее время для большинства российских организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства или же еѐ сравнительно низкий уровень. Процесс организации делопроизводства в ЗАО «МАТИС» так же является актуальным, поскольку управление большой современной разносторонней организацией требует создания множества документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности Общества. С ростом организации вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. В условиях открытости бизнес-среды, решение проблемы управления документацией в организации позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы и обеспечивать их эффективное использование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. В связи с этим, для более эффективной работы ЗАО «МАТИС», необходимо закрепить основные правила оформления и ведения управленческой документации. Степень изученности темы. При написании бакалаврской выпускной квалификационной работы использовались справочная, исследовательская, научная литература, литература. периодические издания, специальная, учебная

Существенный вклад в представление о документационном обеспечении организаций внесли работы таких авторов как М. И. Басаков1, В.В. Галахов2, Е.А. Лопатникова3, Н.Н. Анодина4 И.Н. Кузнецов5, О.П. Сологуб6, М.Ю. Кирсанова7, М.Ю. Рогожин8, М.В. Стенюков9 и др10. Труды перечисленных выше авторов посвящены осмыслению теоретических и практических аспектов документационного обеспечения управления, определению их ключевых понятий, общих правил работы с документами, включая компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Раскрыты способы и методы оптимизации документооборота, обеспечения конфиденциальности информации. Представленные справочные данные, необходимые для подготовки деловых документов и ведения переписки, для работы с персональным компьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе делопроизводителя. В трудах авторов В.И. Андреевой, М.В. Ватолиной, Ю.М. Дѐмина, О.П. Сологуб11 излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ), приводятся 1 Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения). – М., 2013. - 213 с. 2 Галахов В.В. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. - М., 2014. - 480 с. 3 Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. - М., 2009. - 318 с. 4 Анодина Н.Н. Деловое письмо: методика составления и правила оформления. - М.,2014. – 100 с. 5 Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. – М., 2014. – 396 с. 6 Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов. - М., 2013. - 207 с. 7 Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. – М., 2014. — 312 с. 8 Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. - СПб., 2011. - 176 с. 9 Стенюков М.В. Делопроизводство и документоведение. – М., 2010.- 219 с. 10 Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение. – М., 2010. – 296 с.; Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. – М., 2012. – 480 с.; Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). — М., 2012. — 528 с. 11 Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. – М., 2010. – 294 с.; Ватолина М.В. Делопроизводство в вопросах и ответах. – Ростов н/Д., 2010. – 319 с.; Дѐмин Ю.Н. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. - СПб., 2009. - 164 с.

учетно-регистрационные формы, даются характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления, а также комплекс вопросов по секретарскому делу и бездокументному обслуживанию. В издании А.В. Пшенко12 обобщается опыт совершенствования работы с документами, рассматриваются правила и традиции документирования управленческой деятельности, технология обработки, учета и сохранения документов. В данном пособии раскрываются вопросы современного делопроизводства. Охарактеризованы исторический аспект проблемы, номенклатура дел, принципы и средства механизации документационных процессов, представлены образцы документов. В своей работе В.Ф. Янковая13 осветила вопросы оформления основных видов организационно-распорядительной документации. Так же в исследовании были использованы статьи из периодических изданий таких, как журналы «Делопризводство и документооборот на предприятии»14, «Секретарь-референт»15 и др. в которых освещаются самые 12 Пшенко А.В. Секретарь-референт высокой квалификации. — М., 2011. — 272 с. Янковая В.Ф. Основные виды организационно-распорядительных документов. Инструкция // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2013. – № 4. – С. 28–31. 14 Дубовицкая М. Организуем проверку ведения делопроизводства в структурных подразделениях // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2016. - №1. – С. 12-32; Ушанов А. Как можно оформить согласование? // Там же. - 2016. - №2. - URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=20884 (дата обращения: 12.04.2016); Марушина Д. Система контроля исполнения документов, или Как запустить свой часовой механизм? // Там же. - 2016. - №2. – С. 22-31; Зуев С. Годовое общее собрание акционеров: оформление подготовки и проведения // Там же. – 2013. – №2. - URL: http://www.delopress.ru/articles.php?n=12682&sphrase_id=1687522; Иритикова В. Документирование деятельности коллегиальных органов // Там же. - 2015. – №2. - С. 30-48. - URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=18377; Ее же. Общие правила составления и оформления протокола // Там же. – 2011. – №3. - URL: http://www.delopress.ru/articles.php?n=8233&sphrase_id=1687522; Каменева Е.М. Особенности оформления приказов и распоряжений // Там же. – 2014. - №1. - URL: http://www.delopress.ru/articles.php?n=7874&sphrase_id=1687478; Ее же Справки, копии и выписки из документов // Там же. – 2010. – №1. – URL: http://www.delopress.ru/articles.php?n=4979&sphrase_id=1687668; Кожанова Е. Акты в канцелярии и в отделе кадров // Там же. – 2014. – №2. - URL: http://www.delopress.ru/articles.php?n=15725&sphrase_id=1687580; Ее же. Приказы в организации: виды и особенности оформления // Там же. – 2014 - №1. - URL: http://www.delopress.ru/articles.php?n=14874; Ее же. Служебная и докладная записки // Там же. – 2014. – №5. - URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=16606&sphrase_id=1687643; Ее же. Приказы в организации: виды и особенности оформления // Там же. – 2014. – №1. – С. 20– 37; Тиханович С. Готовим документы к передаче в архив организации // Там же. – 2016. №1. – С.66-78 – URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=20630; Ускова Т. Примите моѐ 13

современные задачи документирования управленческой деятельности организаций16. Довольно большой объем информации по теме исследования представлен электронными ресурсами17. заявление… // Там же. – 2011. – №6. URL: http://www.delopress.ru/articles.php?n=8745&sphrase_id=1687661; Ушанов А. Как можно оформить согласование? // Там же. - 2016. - №2. -URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=20884; 15 Янковая В.Ф. Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций // Секретарьреферент. - 2015. - № 11. - С. 68–74 - URL: http://www.profiz.ru/sr/11_2015/novie_pravila/; Кожанова Е.Н. Как заставить работать организационные документы по делопроизводству? // Там же. – 2015. - №10. - URL: http://www.profiz.ru/sr/10_2015/zastavljaem/; Смольянинова М.В. Должностная инструкция: структура и содержание // Там же. – 2010. – № 3. – С. 47– 56.; Кожанова Е.Н. И это всѐ о нем: заявление // Там же. – 2015. - №11. - URL: http://www.profiz.ru/sr/11_2015/zajavlenie/; Кожанова Е.Н. Как заставить работать организационные документы по делопроизводству? // Там же. – 2015. - №10. - URL: http://www.profiz.ru/sr/10_2015/zastavljaem/; Ее же. Оптимизация процессов делопроизводства с нового рабочего года // Там же. – 2016. - №1. URL: http://www.profiz.ru/sr/1_2016/optimizacija/; Кошелева Е.А. Формирование дел в организации и их текущее хранение // Там же. – 2011. №8. http://www.profiz.ru/sr/8_2011/formirovanie_del/; Назарова Л.А. Здравствуйте, бесценная Катерина Матвеевна, или Поговорим о деловых письмах // Там же. – 2015. - №9. - URL: http://www.profiz.ru/sr/9_2015/suhov/; Назарова Л.А. На сказалках не работаем! О внутренней переписке организации // Там же. – 2015. - №12. - URL: http://www.profiz.ru/sr/12_2015/perepiska/; Назарова Л.А. Согласование проекта документа: 7 главных вопросов // Там же. – 2015. №8. URL: http://www.profiz.ru/sr/8_2015/soglasovanie/; Назарова Л.А. Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать // Там же. – 2015. - №7. - URL: http://www.profiz.ru/sr/7_2015/registracia/; Назарова Л.А. Сцилла и харибда секретарской работы – входящие и исходящие документы // Там же. – 2016. - №4. - URL: http://www.profiz.ru/sr/4_2016/scilla/; Янковая В.Ф. Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций // Там же. - 2015. - № 11. - С. 68–74 - URL: http://www.profiz.ru/sr/11_2015/novie_pravila/ 16 Потапова Л.А., Батура А.В. Разработка и утверждение штатного расписания // Справочник кадровика. – 2010.- URL: http://hr-portal.ru/article/razrabotka-i-utverzhdenieshtatnogo-raspisaniya; Санкина Л.В. Должностная инструкция // Там же. – 2009. - №7. – URL: http://hr-portal.ru/article/dolzhnostnaya-instrukciya; Братейко М. Как правильно хранить документы // Кадровик. – 2014. – № 1. – С. 167–178; Каменева Е.М. Жизненный цикл входящего документа // Делопроизводство. – 2010. – №5. – С.8 – 10. 17 Быкова Т.А. Протокол: типовые требования к оформлению и специфика акционерных обществ. URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=5055&sphrase_id=1687522; Должностные инструкции: оформляем и утверждаем. – URL: http://hrportal.ru/article/dolzhnostnye-instrukcii-oformlyaem-i-utverzhdaem; Кублашвили О.В. Документационное обеспечение управления. – URL: http://www.hi-edu.ru/ebooks/xbook247/01/part-003.htm; Организационно-правовые документы предприятия. Документооборот и документоведение. - URL: http://docrev.ru/organizacionno-pravovyedokumenty-predpriyatiya/; Организационно-правовые документы. – URL: http://www.edou.ru/enc/razdel21/?COURSE_ID=4&LESSON_ID=52#1; Организация работы с документами. – URL: http://www.edou.ru/enc/razdel31/?COURSE_ID=5&L; Правила составления должностных инструкций. – URL: http://hr-portal.ru/article/pravila-sostavleniyadolzhnostnyh-instrukciy; Птичкина Е.М. За семью печатями или сколько печатей может иметь фирма? – URL: http://www.e-registr.ru; Формирование и хранение дел в

Существенным дополнением к работе явилась информация, представленная на официальном сайте ЗАО «МАТИС»18. Объект исследования - документационное обеспечение управления. Предмет исследования - организация делопроизводства в закрытом акционерном обществе. Цель исследования – изучить документационное обеспечение управления ЗАО «МАТИС» и разработать основные направления его совершенствования. В соответствии с поставленной целью нужно решить следующие задачи:  охарактеризовать ЗАО «МАТИС»;  проанализировать видовой состав управленческих документов;  рассмотреть организацию работы с документами;  выявить основные пути совершенствования документационного обеспечения управления ЗАО «МАТИС». Источниковая база исследования. При написании работы использовались федеральные правовые и нормативно-методические акты, а также локальные документы организационного и нормативного характера. К федеральным нормативно-правовым актам относятся: Конституция Российской Федерации19, Гражданский Кодекс Российской Федерации20, Трудовой кодекс Российской Федерации21. Федеральный закон «Об акционерных обществах»22 регулирует вопросы создания и организации деятельности акционерных обществ различных типов, документирования их организационно-правовой сферы. делопроизводстве. http://www.rus-lib.ru/book/30/dokym/Ohotnikov/Ohotnikov_141169.html; Штатное расписание: составляем грамотно.URL: http://hrportal.ru/article/shtatnoe-raspisanie-sostavlyaem-gramotno 18 Официальный сайт ЗАО «МАТИС». – URL: http://zao-matis.ru/ 19 Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 (с изменениями от 30.12.2008 № 7 – ФКЗ).- Доступ из справочно - правовой системы «КонсультантПлюс». 20 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. №197-ФЗ. – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 21 Гражданский кодекс Российской Федерации от 30 ноября 1994 г. № 51- ФЗ. – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

Немаловажную роль в регулировании управленческой деятельности имеет Федеральный закон «Об информации, информационных технология и о защите информации»23. Этот закон регулирует отношения, возникающие при: осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»24 регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Федеральным законом «О персональных данных»25 регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов самоуправления, Российской юридическими Федерации, лицами и органами физическими местного лицами с использованием средств автоматизации, в том числе в информационнотелекоммуникационных сетях, совершаемых с персональными данными. Методическую базу выпускного квалификационного исследования составили такие акты, как ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»26, который содержит 22 ФЗ от 26.12.1995 №208-ФЗ (в ред. от 26.09.2015) «Об акционерных обществах». Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 23 ФЗ от 27.07. 2006 № 149-ФЗ (в ред. от 10.01.2016) «Об информации…– Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс» 24 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в ред. от 28.11.2015) «Об архивном деле ...– Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс» 25 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 01.09.2015) «О персональных данных». - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс» 26 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

подробное описание всех реквизитов, рекомендованных для оформления официальных документов. Кроме того, стандарт закрепляет форму и состав обязательных элементов для различных видов бланков. Использование данного нормативного акта позволяет унифицировать формуляр документов и в некоторой степени обеспечить его юридическую силу. Поэтому при разработке проекта инструкции по делопроизводству ГОСТ Р 6.30-2003 был использован как основа раздела об оформлении документации. Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-12007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»27, с введением которого система управления документами стала рассматриваться как элемент системы управления качеством. В соответствии с данным стандартом любая организация должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»28 содержит термины и их значение, которые использовались не только при написании работы, но и при разработке проектов инструкций. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)29; Правила делопроизводства в федеральных 27 органах исполнительной власти (утв. постановлением ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. – Введ. 01.07.2007. – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс» 28 ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ.01.03.2014. – Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». 29 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс»

Правительства РФ от 15.06.2009 №477)30 послужили основой для разработки структуры проекта инструкции по делопроизводству для ЗАО «МАТИС». Кроме того, рекомендации дают описание основным видам управленческой документации, характеризуют различные виды работ с ними. Квалификационный специалистов и справочник других должностей служащих31 содержит руководителей, квалификационные характеристики по различным должностям – требования к уровню знаний, умений, дает описание обязанностями функциям, которые возлагаются на соответствующих сотрудников. Поэтому при переработке должностной инструкции секретаря мы ориентировались на положения данного документа. Наряду с Квалификационным справочником для оценки соответствия действующей должностной инструкции секретаря ЗАО «МАТИС» и еѐ переработки использовался Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»32. В нем содержатся требования к уровню образования, умениям и навыкам специалиста, а также перечислены основные функции в рамках должности. Локальные нормативные акты Общества представлены такими документами как устав ЗАО «МАТИС»33, штатное расписание34, положения об отделах и совещательных органах35, должностная инструкция секретаря36 30 Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс» 31 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37, с изм. и доп. от 12 февраля 2014 г.). - Доступ из справочно-правовой системы «ГАРАНТ». 32 Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2015 № 276н. - Доступ из справочно-правовой системы «ГАРАНТ». 33 Устав ЗАО «МАТИС» (утв. протоколом Общего собрания акционеров от 25.04.2002 №21). – Железногорск, 2002. – 41 с. 34 Штатное расписание ЗАО «МАТИС» (утв. генеральным директором 19.12.2014). – Железногорск, 2014. – 2 с. 35 Положение об административно-хозяйственном отделе ЗАО «МАТИС» (утв. генеральным директором 22.04.2013). – Железногорск, 2013. – 4 с.; Положение об

и т.д. Их изучение дало более полное представление об Обществе в целом, его структуре и основных направлениях деятельности. Кроме того локальные акты позволяют представить систему документирования в Обществе, выявить и изучить еѐ особенности, недостатки. Для написания выпускной квалификационной работы были использованы следующие методы исследования: изучение документов, наблюдение, опрос, графический и статистический методы. Практическая значимость работы заключается в том, что полученные в ходе исследования результаты могут быть использованы в практической деятельности сотрудниками ЗАО «МАТИС» и направлены на совершенствование управленческой деятельности организации в целом. Основные результаты исследования были изложены на Международном научном форуме «Белгородский диалог – 2016» (7-9 апреля 2016 г.). Структура работы состоит из введения, двух разделов, заключения, библиографического списка и приложений. В первом разделе описываются: история создания, направления деятельности и организационная структура ЗАО «МАТИС», а также характеризуются особенности документирования управленческой деятельности и организация документооборота. Второй раздел определяет основные направления совершенствования документационного обеспечения управления ЗАО «МАТИС», которые заключаются в переработке должностной инструкции секретаря и разработке инструкции по делопроизводству. экспертной комиссии ЗАО «МАТИС» (утв. генеральным директором 14.06.2014). – Железногорск, 2014. – 3 с. 36 Должностная инструкция секретаря (утв. генеральным директором ЗАО «МАТИС» 02.03.2013). – Железногорск, 2013. – 4 с.

1. 1.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЗАО «МАТИС» Характеристика ЗАО «МАТИС» Российско-Чешская группа предприятий «МАТИС» была основана в 1990 году крупнейшими предприятиями Советского союза и Чехословакии «Автоэкспорт», «Центросоюз», Михайловский ГОК и их тогда еще чехословацкие (сегодня чешские) партнеры - автомобильные заводы «Татра», «Шкода-ЛиАЗ», «Авиа», внешнеторговое объединение «Мотоков» с целью сохранения интеграционных связей стран37. Именно тогда было создано первое, а сегодня ведущее и головное предприятие компании совместное российско-чешское закрытое акционерное общество «МАТИС», успешное развитие которого позволило без применения механизмов приватизации создать свой собственный мощный производственный и финансовый потенциал, который был направлен на развитие новых предприятий и новых рабочих мест. Полное фирменное наименование Общества на русском языке: Совместное Российско-Чешское закрытое акционерное общество «МАТИС», сокращенное фирменное наименование Общества - ЗАО «МАТИС»38. Данное предприятие расположено по адресу: 307170 Курская область, Железногорск, Гагарина 24. Телефон предприятия: +7 (47148) 48759. E-mail: info@zaomatis.ru Председатель Совета директоров ЗАО «МАТИС» – Высокин Н.А., доктор технических наук, академик РАЕН, начинал свою карьеру на стройке Михайловского 37 горно-обогатительного комбината, постановлением Официальный сайт ЗАО «МАТИС». – URL: http://zao-matis.ru/ (дата обращения: 19.09.2015) 38 Устав ЗАО «МАТИС» (утв. протоколом Общего собрания акционеров от 25.04.2002 №21). – Железногорск, 2002. – С. 1.

Губернатора Курской области от 23.04.2009 г. № 114 ему присвоено звание «Почетный гражданин Курской области». Основными направлениями деятельности ЗАО «МАТИС» являются: 1. Строительство. Современные условия ведения бизнеса на рынке строительства недвижимого имущества предъявляют к организациям застройщикам повышенные требования. Успешными становятся фирмы, обладающие такими качествами как стабильность, надежность, гибкость, технологичность и профессионализм работников. Учитывая требования рынка ЗАО «МАТИС» создано как высокотехнологичная строительная компания, которое ведет строительство в соответствии с выданным Разрешением на строительство дома №10 от 25.03.2005г. и Лицензией №ГС-1-46-02-27-0-4633014939-001260-1 от 16.04.2004 года39. ЗАО «МАТИС» осуществляет строительство в точном соответствии с проектной документацией, в установленные договорные сроки, и в точном соответствии со строительными нормами и правилами используя качественные строительные материалы и технологии. Клиентам компании представлена возможность приобретаемых квартир за широкого счет выбора кредитных вариантов или по заемных оплате средств соответствующих организаций, как наличная так и безналичная форма оплаты. Таким образом, ЗАО «МАТИС» осуществляет строительно-монтажные работы (благоустройство территории, земляные, изоляционные, каменные, кровельные, монтаж бетонных и железобетонных конструкций, монтаж металлоконструкций, отделочные, свайные, устройство полов, фасадные); строительство централизованных систем водоснабжения, канализации и вентиляции (работы по устройству внутренних инженерных систем и оборудования, работы по устройству наружных инженерных сетей и коммуникаций). 39 Официальный сайт ЗАО «МАТИС». Строительство. – URL: http://zao-matis.ru/stroitelstvo (дата обращения: 19.09.2015)

2. Производство конструкций из ПВХ. Существуя на рынке пластиковых окон и дверей довольно короткий промежуток времени, ЗАО «МАТИС» зарекомендовал себя как качественный изготовитель «евроокон» и дверей. ЗАО «МАТИС» при производстве конструкций из ПВХ использует систему TROCAL InnoNova 70, которая относится к разряду элитных, предназначена для обеспечения повышенной экономии тепла и использования в холодных регионах40. Преимущества профиля TROCAL в том, что он выпускается только на главном предприятии в Германии, чем гарантирует постоянный контроль качества профилей. Кроме производство конструкций из ПВХ ЗАО «МАТИС» выпускает кровельные материалы и металлопрофильные конструкции. 3. Гостиничный комплекс. Гостиничный комплекс «МАТИС» был создан в 1993 году в г. Железногорске. Хозяйственная деятельность комплекса представлена производством булочных и кулинарных изделий, оказываются услуги гостиничного и ресторанного бизнеса. В настоящее время численность работников составляет 35 человек, предприятие занимает 4400,0 м. кв. площадей, задействованных под гостиницу, сауну с плавательным бассейном, ресторан, таверну, закусочнуюкулинарию, пекарню, учебный корпус, Епархиальную кафедру с Храмом41. Гостиница «МАТИС» занимает два этажа комплекса и включает 25 номеров различных категорий: одноместные, двухместные, номера серии «Люкс», аппартаменты. Каждый номер представляет собой благоустроенные комнаты после евроремонта, оснащенные новой комфортабельной мебелью, холодильником, ТВ-панелью, душевой кабиной и бесплатной сетью WI-FI. Для гостей и 40 Официальный сайт ЗАО «МАТИС». Производство. – URL: http://zaomatis.ru/proizvodstvo (дата обращения: 19.09.2015) 41 Официальный сайт ЗАО «МАТИС». Гостиничный комплекс. – URL: http://zaomatis.ru/kompleks-matis (дата обращения: 19.09.2015)

жителей города открыта сауна с плавательным бассейном, подводным массажем и комнатой отдыха. На территории гостиничного комплекса имеется парковка автотранспорта не только для жильцов гостиницы, но и для гостей города. К услугам, также, предоставлен лекционный зал на 250 мест для проведения лекций, презентаций, учебных занятий и прочих мероприятий. Обслуживает гостиницу собственная прачечная, что характеризует качество постельных принадлежностей и возможность оказать дополнительные услуги проживающим. Общественное питание гостиничного комплекса «МАТИС» представлено рестораном «ВЛТАВА», таверной «Злата Прага», сетью банкетных залов, закусочной-кулинарией «Кухарочка» общей численностью 285 посадочных мест. К услугам жильцов гостиницы предоставлена «Галерея» для обслуживания завтраков на 25 посадочных мест. Также гостиничный комплекс оказывает услуги питания ООО «Медицинскому центру «МАТИС». Людей, проходящих реабилитационное лечение, обеспечивают четырех разовым питанием ежедневно, учитывая назначения врачей. Основное направление деятельности пекарни комплекса — это производство булочных и пирожковых изделий, пиццы, чешской выпечки, свадебных пирогов т.п., в общей сложности, более 35 наименований выпечки. Ассортимент европейскую, ресторанных чешскую, арабскую блюд и разнообразен русскую кухни. и включает Налаживается производство блюд итальянской кухни: пасты, пиццы, десертов. Собственное производство рыбы горячего копчения и блюд на мангале производится в печи, установленной прямо в зале таверны. Ресторанный бизнес специализируется как на повседневном оказании услуг, так и на проведении свадеб, юбилеев, корпоративов, презентаций и других торжественных мероприятий.

4. для Медицинский центр «МАТИС» соответствует всем требованиям восстановления и реабилитации больных цереброваскулярными болезнями и перенесшими острый инфаркт миокарда, нестабильную стенокардию. В составе медицинского центра - стационар на 40 коек, который оказывает восстановительное лечение (долечивание) более 600 пациентам в год, и амбулаторно-поликлиническая помощь в виде консультативного приѐма по гастроэнтерологии, кардиологии, неврологии, сердечно- сосудистой хирургии42. 5. Предоставление торговых площадей. На сегодняшний день в центре г. Железногорска на площади более 5.5 га построено и успешно эксплуатируется более 50 000 кв.м. торговых площадей, на которых расположено 4 гипермаркета, несколько сотен современных бутиков, павильонов, магазинов. В декабре 2013 года введен в эксплуатацию новый торговый центр «ДОКА-МАТИС», расположенный по улице Димитрова, д.18, рядом с Центральным рынком43. Здание трехэтажное, общей площадью 6 000м2. В общей предоставляет сложности нежилые на сегодняшний помещения в аренду день по ЗАО пяти «МАТИС» адресам г. Железногорск. 6. Техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств. В рамках данного направления ЗАО «МАТИС» осуществляет следующие виды деятельности:  торговля автотранспортными средствами;  оптовая и розничная торговля автотранспортными средствами;  техническое обслуживание и ремонт легковых автомобилей и прочих автотранспортных средств; 42 Официальный сайт ЗАО «МАТИС». ООО «Медицинский центр МАТИС». – URL: http://zao-matis.ru/medcentr-matis (дата обращения: 21.09.2015) 43 Официальный сайт ЗАО «МАТИС». Недвижимость и аренда. – URL: http://zaomatis.ru/nedvizh (дата обращения: 21.09.2015)

 торговля автомобильными деталями, узлами и принадлежностями;  оптовая торговля лакокрасочными материалами, листовым стеклом, санитарно-техническим оборудованием и прочими строительными материалами44. Таким образом, ЗАО «МАТИС» с целью реализации своей деятельности образовало следующие дочерние предприятия (приложение 1.): 1. ЗАО «Строительная компания «МАТИС»; 2. ООО «ПРОМСТРОЙРЕСУРС-МАТИС»; 3. ООО «Гостиничный комплекс «МАТИС»; 4. ООО «Медицинский центр МАТИС»; 5. ООО «Автосервис «МАТИС»; 6. ООО «ДОКА-МАТИС»; 7. ООО «Центральный рынок»; 8. ООО «ВЛТАВА»; 9. ООО «ИНЭКО-МАТИС»; 10.ООО «Строительно-дорожные машины-МАТИС»45. За последние годы ЗАО «МАТИС» предоставило работу более четырем тысячам жителям г. Железногорск и продолжает повышать собственный уровень качества и оборота производства и строительства. Также ЗАО «МАТИС» продолжает наращивать собственные активы и строительство крупнейших объектов в регионе. Структура управления ЗАО «МАТИС» в связи с наличием большого количества подведомственных и территориально удаленных структур довольно сложная, но в целом еѐ можно характеризовать как линейнофункциональную. Возглавляет группу компаний ЗАО «МАТИС» руководство, в состав которого входят президент (Н.А. Высокин), два вице-президента (Ю.М. Малахов и В.И. Рыженко) и генеральный директор К.В. Гализин)46. 44 Организация ЗАО «МАТИС». – URL: org.com/company/60599/show/founders (дата обращения: 20.09.2015) 45 Там же. http://www.list-

Также в состав головного офиса ЗАО «МАТИС» включены следующий подразделения: 1. бухгалтерия  финансовый директор;  начальник автоматизации учета;  главный бухгалтер;  бухгалтер-кассир. 2. коммерческий отдел  коммерческий директор – начальник коммерческого отдела;  технический эксперт технического осмотра а/м. 3. административно-хозяйственный отдел  административный директор – начальник кадрово-правового отдела;  инспектор по кадрам;  секретарь;  главный специалист;  водитель. 4. московское представительство  глава представительства – заместитель генерального директора;  ведущий специалист;  менеджер. Общая численность ЗАО «МАТИС» - 19 человек47. В свою очередь высшим органом управления каждой из компании ЗАО «МАТИС» является общее собрание акционеров. Один раз в год Общество проводит годовое общее собрание акционеров. Функции совета директоров компании ЗАО «МАТИС» (наблюдательного совета) также осуществляет общее собрание акционеров. 46 Штатное расписание ЗАО «МАТИС» (утв. генеральным директором 30.04.2015). – Железногорск, 2015. – С. 1-2. 47 Там же.

На годовом Общем собрании акционеров компании могут решаться вопросы:  о внесение изменений и дополнений в устав Общества, утверждение устава в новой редакции и утверждение других внутренних документов;  реорганизация или ликвидация компании;  образование исполнительных органов - правления и генерального директора и досрочное прекращение их полномочий;  определение количества, номинальной стоимости, категории (типа) объявленных акций и прав, предоставляемых этими акциями.  увеличение или уменьшение уставного капитала;  избрание членов ревизионной комиссии (ревизора) и аудитора Общества;  утверждение годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности;  принятие решений об одобрении сделок;  принятие решений об участии и о прекращении участия Общества в финансово-промышленных группах, ассоциациях и иных объединениях коммерческих организаций, а также в других организациях;  определение приоритетных направлений деятельности Общества;  создание филиалов и открытие представительств Общества и их ликвидация и другие вопросы48. Совет директоров Общества осуществляет общее руководство и компетентен в решении следующих вопросов:  определение приоритетных направлений деятельности ЗАО;  созыв Общих собраний акционеров и руководство представление годового отчета;  48 определение цены имущества и размещение ценных бумаг; Устав ЗАО «МАТИС» … - С. 8.

 создание филиалов и представительств и др49. Руководство текущей деятельностью осуществляется генеральным директором, который подотчетен Совету директоров и Общему собранию акционеров. В течении пяти лет (срок избрания) генеральный директор обеспечивает выполнение решений Общего собрания акционеров, распоряжается имуществом, утверждает внутренние документы, штатное расписание филиалов и представительств, утверждает договорные цены на продукцию, организует бухгалтерский учет и отчетность50. Каждая из компаний ЗАО «МАТИС» действует на основе собственного устава, возглавляют компании Общие собрания акционеров и генеральные директора. Исполнительными органами компаний ЗАО «МАТИС» являются правление и исполнительный директор. Исполнительные органы подотчетны общему собранию акционеров. Исполнительный директор назначается общим собранием акционеров компании ЗАО «МАТИС» путем голосования сроком на 5 лет. Исполнительный директор может быть избран из числа акционеров, а также может быть избрано любое другое лицо, обладающее, по мнению большинства акционеров необходимыми знаниями и опытом. Исполнительный директор решает все вопросы текущей деятельности компании ЗАО «МАТИС». Исполнительный директор компании Общества:  обеспечивает выполнение решений общего собрания акционеров и правления;  организует работу правления, заседаниях;  49 50 распоряжается имуществом; Устав ЗАО «МАТИС» ... - С. 9. Там же. – С. 11. председательствует на его

 утверждает правила, процедуры и другие внутренние документы компании, определяет организационную структуру Общества;  утверждает штатное расписание компании;  принимает на работу и увольняет с работы сотрудников, в том числе назначает и увольняет своих заместителей, главного бухгалтера компании;  поощряет работников компании Общества, а также налагает на них взыскания;  открывает в банках расчетный, валютный и другие счета, заключает договоры и совершает иные сделки;  утверждает договорные цены на продукцию и тарифы на услуги;  организует бухгалтерский учет и отчетность и др51. Правление образуется общим собранием акционеров компании ЗАО «МАТИС» сроком на год, также оно определяет его количественный состав. Правление действует на основании устава и положения о правлении, в котором устанавливаются сроки и порядок созыва и проведения его заседаний, а также порядок принятия решений. К компетенции правления компании ЗАО «МАТИС» относятся следующие вопросы:  решение вопроса о проведении общего собрания акционеров и об утверждении его повестки дня, а также организация контроля за выполнением его решений;  выработка и осуществление хозяйственной политики компании в целях повышения прибыльности и конкурентоспособности;  создание благоприятных и безопасных условий труда работникам, соблюдения требований законодательства о труде, реализация программы развития персонала; 51 Устав ЗАО «Строительная компания «МАТИС» (утв. Протоколом от 12.10.1990 № 18955). – Железногорск, 1990. – С. 10.

 утверждение некоторых внутренних документов компании и решение иных вопросов текущей деятельности52. Проведение заседаний правления организует Исполнительный директор, который подписывает все документы от имени компании ЗАО «МАТИС» и протоколы заседаний правления. Исполнительный директор и члены правления компании несут ответственность перед ЗАО «МАТИС» за убытки. При изучении структуры и полномочий подразделений ЗАО «МАТИС» мы выяснили, что в составе административно-хозяйственного отдела Общества существует должность секретаря. Секретарь ЗАО «МАТИС» назначается на должность и освобождается от неѐ генеральным директором по согласованию с президентом Общества. Главные обязанности данного должностного лица связаны с работой приемной и информационным обслуживанием руководителя. В частности секретарь ведет прием телефонных звонков и посетителей по различным вопросам, осуществляет их переадресацию исполнителям; ведет внутреннее информационное взаимодействие подразделений и должностных лиц; производит регистрацию сделок и мониторинг клиентов; участвует в собраниях и совещаниях офиса; выполняет отдельные поручения руководителя и обеспечивает порядок его рабочего места53. В отношении документационного обеспечения управления секретарь осуществляет прием, регистрацию и переадресацию входящей корреспонденции; отправляет исходящую документацию; ведет архив информационных материалов, писем, газет, а также работает с электронной почтой и факсом. Таким образом, в ЗАО «МАТИС» документационное обеспечение возложено секретаря Общества. Однако на практике это не исключает дублирование функций с другими должностными лицами, например вице52 Устав ЗАО «МАТИС»... – С. 11 Должностная инструкция секретаря (утв. генеральным директором ЗАО «МАТИС» 02.03.2013). – Железногорск, 2013. – 4 с. 53

президентами, финансовым директором и др., усложнения маршрута движения документации. Характеристика ЗАО «МАТИС» позволяет сделать выводы об Обществе как о крупнейшем производителе региона, имеющего значительные достижения в самых различных областях экономики и социальной политики и обеспечивающего стабильный рост и трудовую занятость населения. 1.2. Видовой состав и требования к оформлению управленческих документов ЗАО «МАТИС» В современной управленческой среде всѐ большее значение приобретает информация. В свою очередь документ является самой распространенной формой представления управленческой информации. Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 под документом следует понимать зафиксированную на носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать54. В деловой среде используются официальные документы, т.е. созданные организацией, должностным лицом или гражданином и оформленные в установленном порядке55. Для реализации управленческих функций организациям, независимо от их формы собственности и сферы деятельности, рекомендованы к использованию документы организационно-распорядительной группы. Согласно ОКУД в составе этой группы можно выделить организационноправовые, распорядительные и информационно-справочные документы56. 54 ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ.01.03.2014. — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». 55 Там же. 56 ОК 011—93. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299) (в ред. от 26.09.2013)). — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

Проводя исследование документирования управленческой деятельности ЗАО «МАТИС» мы исходили из классификации ОКУД и анализировали документы по вышеуказанным подгруппам. В процессе проведения исследования нами было установлено, что система организационно-распорядительной документации ЗАО «МАТИС» представлена следующими видами документов: 1. организационно-правовые документы – устав организации, штатное расписание, положение об отделе, положение о коллегиальном органе управления, должностная инструкция, инструкции по направлениям деятельности; 2. распорядительные документы – приказ, распоряжение, решение, протокол; 3. информационно-справочная документация – акт, деловое письмо, справка, докладная записка, заявление. Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения57. С помощью документов этой группы руководство ЗАО «МАТИС» реализует следующие функции: 1. создание, реорганизация, ликвидация организации; 2. формирование структуры; 3. определение штатной численности и номенклатуры должностей; 4. регламентация деятельности структурных подразделений и работников; 5. формирование коллегиальных и совещательных органов управления; 57 6. регламентация деятельности аппарата управления; 7. лицензирование деятельности в необходимых случаях; Организационно-правовые документы. http://www.edou.ru/enc/razdel21/?COURSE_ID=4&LESSON_ID=52#1 25.10.2015) – (дата URL: обращения:

8. установление режима работы и системы охраны; 9. организация и оценка труда работников и некоторые другие виды работ. Таким образом, организационная деятельность руководства Общества фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. Отличительными особенностями организационно-правовых документов является то, что они в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем Общества, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем или изданным им распорядительным документом (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом58. Исходя из этого, датой организационно-правового документа является дата его утверждения. Правовым актом, определяющим структуру, функции и права предприятия, организаций, учреждения является устав. Устав ЗАО «МАТИС» содержит следующую обязательную информацию: 58 - полное и сокращенное название предприятия; - сведения о месте нахождения Общества; - тип общества (закрытое); Организационно-правовые документы предприятия. Документооборот и документоведение. URL: http://docrev.ru/organizacionno-pravovye-dokumentypredpriyatiya/ (дата обращения: 25.10.2015)

- сведения о составе и компетенции органов Общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию Общего собрания участников Общества, о порядке принятия органами Общества решений; - сведения о размере уставного капитала Общества; - сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника; - права и обязанности участников Общества; - сведения о порядке и последствиях выхода участника; - сведения о порядке перехода доли в уставном капитале Общества к другому лицу; - порядок подготовки и проведения Общего собрания акционеров; - сведения о филиалах и представительствах Общества; - сведения о порядке хранения документов Общества и о порядке предоставления информации своим участникам и другим лицам. Таким образом, с точки зрения юридической устав ЗАО «МАТИС» полностью соответствует положениям Гражданского кодекса59 и Федеральному закону «Об акционерных обществах»60. Текст устава ЗАО «МАТИС» состоит из следующих разделов: 1. Общие положения – содержит полное и сокращенное фирменное название, определяет статус Общества, его организационно-правовую форму, а также официальный юридический адрес. 2. Цели и предмет деятельности Общества – дает представление обо всех направлениях деятельности Общества, например, таких как организация оптовой и розничной торговли, организация сервисной сети по ремонту техники, оказание транспортных услуг, внешнеэкономическая деятельность, туристическое обслуживание, общественное питание, строительные работы и др. 59 Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 №51-ФЗ (в ред. от 13.07.2015). - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». - Ст. 98. - п. 3 60 ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 №208-ФЗ (в ред. от 26.09.2015). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». – Ст. 11.

3. Уставный капитал Общества – описывает размер и структуру уставного капитала, порядок его увеличения, уменьшения и права акционеров в отношении последнего. 4. Имущество, фонды, учет и отчетность – содержит информацию о порядке создания резервного фонда Общества, имуществе, о составе внутренних документов и порядке ведения отчетности; 5. Права и обязанности акционеров – устанавливает область ответственности, обязанностей и возможности акционеров; 6. Управление Обществом. Общее собрание акционеров – в пункте определяется порядок осуществления общего руководство ЗАО, состав и полномочия органов управления, порядок их образования и организации работы; 7. Совет директоров – поскольку ЗАО «МАТИС» представляет группа компаний, то в данном разделе перечислены компетенции органа, осуществляющего общее руководство текущей деятельностью Общества, состав участников и порядок формирования. Также здесь описан порядок избрания и полномочия Президента компании; 8. назначения Генеральный директор – его правам и обязанностям, порядку и освобождения от должности посвящен отдельный одноименный пункт; 9. Контроль над финансово-хозяйственной деятельностью – определяет состав, компетенции и порядок образования Ревизионной комиссии Общества, функции Аудитора; 10. Распределение прибыли – дает общее представление о правилах распределения прибыли между акционерами; 11. Реорганизация и ликвидация – рассматривает вопрос о добровольной ликвидации Общества или его реорганизации в порядке, предусмотренном ФЗ «Об акционерных обществах»61. 61 Устав ЗАО «МАТИС»... – 14 с.

Предоставленная копия устава ЗАО «МАТИС» является новой редакцией документа, вступившего в силу в 2002 г. Устав оформлен на 14 листах формата А4 с использованием титульного листа (приложение 2). На обороте последнего листа оформлена заверительная запись, удостоверенная подписью Председателя Общего собрания акционеров и печатью организации (приложение 3). Титульный лист содержит полное официальное наименование организации, наименование вида документа, год издания, гриф утверждения. Документ утвержден решением Общего собрания акционеров и председателем Общего собрания, подписан генеральным директором и согласован с юрисконсультом Общества, о чем есть отметки в конце текста документа. Реквизиты «гриф утверждения», «виза согласования» и «подпись» не соответствуют рекомендациям ГОСТ Р 6.30-200362. Так в грифе утверждения слово «утверждаю заключено в кавычки со знаком «двоеточие»: «УТВЕРЖДЕН»: Решением общего собрания акционеров Совместного Российско-Чешского закрытого акционерного общества «МАТИС» Протокол №21 От «25» апреля 2002 года. Председатель собрания: _________________ Н.А. Высокин Поскольку документ утвержден двумя полномочными представителями органов управления, то вероятно записи следовало оформить двумя реквизитами. Реквизит «виза согласования» выполнен от руки, его содержание полное, однако форма записи не соответствует ГОСТу: Устав действующему законодательству не противоречит. Юрисконсульт ЗАО «МАТИС» __________________ /Волохова Е.И./ 62 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Введ. 01.07.2003. – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

В реквизите «подпись» неверно оформлена расшифровка. Штатное расписание - представляет собой перечень должностей в организации с указанием их количества и размеров должностных окладов63. Его цель – нормирование численности штатного персонала организации и соотношения количества специалистов. В штатном расписании устанавливаются: структурные подразделения (наименования и код), профессии (должности), число штатных единиц, оклады (тарифные ставки), надбавки, месячный фонд заработной платы64. Штатное расписание ЗАО «МАТИС» оформлено в табличной форме, однако отсутствуют отметки об использовании унифицированной формы Т3, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 №165. Состав реквизитов и их расположение соответствуют форме Т-3, однако дополнительно в правом верхнем углу за пределами ограничительного поля оформлен гриф утверждения документа президентом ЗАО «МАТИС», что не совсем верно, т.к. данный документ должен утверждаться распорядительным актом (гриф утверждения, присутствующий в форме Т-3 на бланке Общества состоит только из слова «утверждено», остальные записи отсутствуют). Также из особенностей можно отметить, что в последнем столбце «примечания» указаны фамилии и инициалы должностных лиц, соответственно записям столбца № 366. Следующим документом, представленным ЗАО «МАТИС» для изучения было положение. Положения в Обществе используются двух типов:  о структурном подразделении;  о коллегиальном или совещательном органе. 63 Штатное расписание: составляем грамотно.- URL: http://hr-portal.ru/article/shtatnoeraspisanie-sostavlyaem-gramotno (дата обращения: 25.11.2015) 64 Потапова, Л.А. Разработка и утверждение штатного расписания // Справочник кадровика. – 2010.- URL: http://hr-portal.ru/article/razrabotka-i-utverzhdenie-shtatnogoraspisaniya (дата обращения: 25.11.2015) 65 Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». — Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 66 Штатное расписание ЗАО «МАТИС»... – 2 с.

Положение о структурном организационно-правовой подразделении документ, организации конкретизирующий - правовое положение, порядок повседневного функционирования, а также вопросы соподчиненности и взаимодействия данного подразделения с другими структурными единицами67. Несмотря на то, что структура текста положения ни в одном из действующих нормативных документов жестко не закреплена, тем не менее, она достаточно устойчива, можно сказать, стандартна. Текст положения о структурном подразделении ЗАО «МАТИС» состоит из следующих разделов: 1. Общие положения – информирует о месте подразделения в структуре Общества, методических актов, о составе которыми правовых должны и нормативно- руководствоваться сотрудники отдела в своей деятельности; 2. Структура отдела – содержит перечень должностных лиц в составе отдела, руководство отделом; 3. Основные задачи отдела – перечисляет задачи по направлениям деятельности; 4. Функции отдела – дает более полное представление о мероприятиях и действия, которые должны выполнять сотрудники отдела для реализации поставленных задач; 5. Права – определяет пределы полномочий, которыми наделяется отдел в рамках своей деятельности; 6. Взаимодействие со структурными подразделениями предприятия – описывает порядок взаимодействия и состав подразделений, с которыми связан отдел, исходя из его компетенций: 7. Ответственность – закрепляет ответственность сотрудников отдела за результаты своей деятельности; 67 Кублашвили, О.В. Документационное обеспечение управления. – URL: http://www.hiedu.ru/e-books/xbook247/01/part-003.htm (дата обращения: 25.10.2015)

8. Критерии оценки деятельности отдела – содержит перечень критериев, по которым может производиться оценка эффективности отдела. В частности критериями оценки деятельности административно-хозяйственного отдела являются «своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач; качественное выполнение функциональных обязанностей»68. Исходя из выше представленной информации, можно сделать вывод, что положение о структурном подразделении ЗАО «МАТИС» не полностью соответствует традиционной структуре (нарушен порядок разделов), а также вызывает вопросы полнота их информации – например, разделы 6 и 8 содержат общие формулировки, мало отражающие реальную деятельность отдела. Положение о структурном подразделении оформлено на фирменном бланке ЗАО «МАТИС» и содержит реквизиты: 1. наименование организации; 2. справочные данные об организации (нарушен порядок указания адреса); 3. гриф утверждения (расположен по центру бланка, что неверно); 4. наименование вида документа; 5. заголовок к тексту (совмещен с наименованием вида документа в одну запись); 6. присутствуют на бланке, но не заполнены реквизиты «регистрационный номер документа» и «ссылка на регистрационный номер и дату документа»; 7. также на документе отсутствует такой необходимый реквизит, как «дата документа». 68 Положение «Об административно-хозяйственном отделе» ЗАО «МАТИС» (утв. генеральным директором 22.04.2013). – Железногорск, 2013. – 4 с.

Положение подписано руководителем структурного подразделения и согласовано с юрисконсультом, соответствующие реквизиты также выполнены неверно. Реквизиты выходят за пределы полей документа. Положение разрабатывается о для коллегиальном регламентации или совещательном деятельности органе коллегиальных и совещательных органов учреждения, выполняющих функции руководства. В зависимости от организационно-правовой формы учреждения, организации, предприятия это может быть положение о Совете директоров, положение о Правлении (в акционерном обществе), положение о Коллегии, положение о Научно-техническом совете, положение об Ученом совете и др. Положение о коллегиальном или совещательном органе определяет статус органа, сферу его компетенции, состав и принципы формирования (назначение, избрание членов), полномочия членов, порядок проведения заседаний и порядок принятия решений, ответственность членов коллегиального или совещательного органа за принятые решения и некоторые другие вопросы69. В качестве примера положения о коллегиальном органе мы изучили положение об экспертной комиссии ЗАО «МАТИС» (приложение 4). Текст положения состоит из разделов: 1. Общие положения – описывает цель деятельности экспертной комиссии, руководящие нормативно-правовые акты, порядок образования; 2. Основные задачи ЭК – определяет направления деятельности комиссии, в частности организация и проведение экспертизы ценности документов, отбор и подготовка документов к передаче на государственное хранение; 69 Кублашвили, О.В. Документационное обеспечение управления. – URL: http://www.hiedu.ru/e-books/xbook247/01/part-003.htm (дата обращения: 25.10.2015)

3. Основные функции ЭК – более подробно описывает действия комиссии по реализации задач; 4. Права ЭК – содержит перечень прав комиссии в рамках своей компетенции; 5. Организация работы ЭК – определяет порядок работы заседаний комиссии, принятие решений и их соответствующее документирование. Положение об экспертной комиссии, в отличии от положения об административно-хозяйственном отделе оформлено не на бланке, на первом листе указаны реквизиты – «наименование организации» в полной и сокращенной форме, «гриф утверждения» (по содержанию и расположению соответствуют ГОСТу Р 6.30-2003, в «грифе утверждения» отсутствует дата), «наименование вида документа» (расположено по центру, что не соответствует угловому расположению реквизита «наименование организации»), «заголовок к тексту» (совмещен с реквизитом «наименование вида документа», также по центру). Отсутствуют реквизиты «дата», «регистрационный номер документа», «место составления или издания документа»70. Положение об экспертной комиссии согласовано с Архивным отделом Администрации г. Железногорска, о чем есть специальная отметка в виде «грифа согласования» (реквизит оформлен верно) на последнем листе документа. Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. С помощью должностной инструкции в любой организации реализуется функция управления персоналом. 70 Положение «Об экспертной комиссии ЗАО «МАТИС» (утв. приказом генерального директора от 01.12.2002 №4). – Железногорск, 2002. – 2 с.

В качестве примера рассмотрим должностную инструкцию секретаря (приложение 5). Структура должностной инструкции представлена следующими разделами: 1. Общие положения. 2. В своей работе руководствуется и должен знать. 3. Должностные обязанности. 4. Должностные полномочия. 5. Должностная ответственность. 6. Условия работы. 7. Заключительные положения71. Такая структура не соответствует рекомендованной и должна быть переработана. Должностная инструкция оформлена на фирменном бланке ЗАО «МАТИС», состав реквизитов и их расположение идентичны положению об административно-хозяйственном отделе, т.е. также не соответствуют требования ГОСТа Р 6.30-2003. Более подробно анализ данного документа будет представлен во второй главе исследования. В целом анализ организационно-правовых актов ЗАО «МАТИС» позволяет сделать выводы, организационно-правовые что с документы точки зрения относятся к срока действия бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности Общества и организации изменения, труда для в чего организационно-правовые президент или документы генеральный директор вносятся издает распорядительный документ (приказ). Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Разрабатывает организационно-правовые документы руководство ЗАО «МАТИС» или подразделения с привлечением юрисконсульта. 71 Должностная инструкция секретаря... – С. 1.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами (исключение – в должностной инструкции римскими цифрами). В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юрисконсультом Общества. Согласно подсчетам на момент написания исследования в ЗАО «МАТИС» действующими являются 24 организационно-правовых акта. Распорядительная документы регулируют и координируют деятельность организации, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения. Юридическими основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации являются:  нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти;  конкретные поручения вышестоящих органов;  осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;  потребность правового регулирования работы аппарата управления. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. В управленческой деятельности ЗАО «МАТИС» действующие виды распорядительных документов можно разделить на группы:

1. принимаемые на основе единоличного решению - приказ, распоряжение; 2. принимаемые коллегиально - решение и протокол. Приказ - это акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом управления72. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц. По назначению и правилам оформления различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказы по основной деятельности в ЗАО «МАТИС» издаются по вопросам:  создания, реорганизации Общества;  при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов;  при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов. Также приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности Общества, его материально-технического обеспечения, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических видов деятельности. Приказ по основной деятельности ЗАО «МАТИС» оформляется с использованием реквизитов: 1. наименование организации (полностью, по центру, отделено чертой): РОССИЙСКО-ЧЕШСКОЕ 72 Кожанова, Е. Приказы в организации: виды и особенности оформления // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014 - №1. - URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=14874 (дата обращения: 21.11.2015)

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МАТИС» 2. наименование вида документа (здесь и далее угловое расположение реквизитов); 3. дата документа (используется буквенно-цифровая форма, слово «год» записано полностью): от «24» марта 2014 года 4. регистрационный номер документа (расположен на строке с наименованием вида документа): ПРИКАЗ № 59 5. заголовок к тексту (оформлен с использованием кавычек); 6. текст (констатирующая часть отделена от распорядительной словом «приказываю», которое расположено по центру бланка); 7. подпись; 8. отметка об ознакомлении с документом73. Также в документе не указан реквизит «место составления или издания документа» (приложение 6). Количественные данные по приказам по основной деятельности представлены в таблице 1.1. Таблица 1.1. Объем приказов по основной деятельности за 2013-2015 гг. год 2013 2014 2015 количество 31 29 37 Таким образом, исходя из представленных показателей, можно сделать вывод что количество приказов существенно не меняется. Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, директором преимущественно по оперативным вопросам повседневной 73 Приказ «О наказании работников» от 25.03.2014 №59. – Железногорск, 2014. – С. 1.

производственно-хозяйственной деятельности предприятия74 (например, в представленном образце решается вопрос о представительстве компании на праздничном митинге в честь Праздника весны и труда). Как правило, распоряжение ЗАО «МАТИС» имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц. В целом распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Однако, в ЗАО «МАТИС» распоряжение оформлено на фирменном бланке, где после реквизита «наименование вида документа» добавлена запись «председателя совета директоров»: РАСПОРЯЖЕНИЕ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ Отсутствуют реквизиты «дата документа», «регистрационный номер документа» (приложение 7). В представленном образце текст документа частично представлен в табличной форме и констатирующая часть не отделена от распорядительной75. В ЗАО «МАТИС» распоряжения используются редко, и проанализировать мотивы их издания представляется довольно сложным. Решения - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных задач и вопросов их деятельности76. Решения в ЗАО «МАТИС» принимаются в результате обсуждения вопросов на заседаниях коллегиальных органов – Общего собрания акционеров, Совета директоров, ход которых, как правило, фиксируется в протоколах. 74 Каменева, Е. Особенности оформления приказов и распоряжений // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. - №1. - URL: http://www.delopress.ru/articles.php?n=7874&sphrase_id=1687478 (дата обращения: 21.11.2015) 75 Распоряжение Председателя Совета директоров ЗАО «МАТИС». – Железногорск. – 2015. – С.1. 76 Зуев, С. Годовое общее собрание акционеров: оформление подготовки и проведения // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. – №2. - URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=12682&sphrase_id=1687522 (дата обращения: 21.11.2015)

Решение в ЗАО «МАТИС», как и вышеописанные распорядительные документы, оформляется на фирменном бланке (приложение 8). Однако в представленных для изучения документах присутствуют реквизиты «дата документа», «регистрационный номер документа», «место составления или издания». Следует отметить, что содержательно они выполнены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, однако расположены все на одной строке: от «16» декабря 2013 г. №22………………..г. Железногорск Заголовок к тексту заключен в кавычки, начинается с предлога «О» и выделен полужирным шрифтом. Текст состоит из двух смысловых частей – констатирующей и распорядительной, которые разделены между собой словом «приказываю», что не совсем уместно, т.к. документ принят коллегиальным органом. Решение удостоверено подписью председателя совета директоров. В визе ознакомления присутствует формулировка: «С приказом ознакомлены:», что не соответствует наименованию вида документа77. Протокол - документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом78. Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих коллегиальных органов власти и управления, разовые или периодически созываемые собрания, конференции, совещания. По способу фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. В ЗАО «МАТИС» используется только краткая его форма (приложение 9). 77 Решение Совета директоров группы предприятий «МАТИС» от 16.12.2013 № 22. – Железногорск, 2013. – С.1 78 Иритикова, И. Общие правила составления и оформления протокола // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2011. – №3. - URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=8233&sphrase_id=1687522 (дата обращения: 21.11.2015)

Из общих сведений обратим внимание на то, что в типовой формуляр протокола входят следующие реквизиты:  наименование организации,  наименование вида документа,  дата,  регистрационный номер,  место составления или издания,  заголовок к тексту,  текст,  подписи79. Из всех перечисленных реквизитов в протоколах ЗАО «МАТИС» указаны наименование вида документа, дата, заголовок к тексту, текст, подпись. Также протокол утверждается председателем коллегиального органа, соответствующая запись оформлена в виде грифа утверждения в правом верхнем углу за пределами поля. Также следует отметить, что традиционно текст протокола состоит из двух частей: вводной, основной. В вводной части оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня. Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам: Слушали - Выступили – Постановили (решили). В протоколах ЗАО «МАТИС» ни один из перечисленных элементов не используется – текст выполнен в табличной форме и содержит формулировки принятых поручений по конкретным должностям. Т.е. текст представлен в виде граф, представленных в таблице 1.2. Таблица 1.2. Графы текста протокола ЗАО «МАТИС» № п/п 79 Распоряжения, данные руководителям группы предприятий «МАТИС», председателем совета согласованн ый срок исполнения ответственный за исполнение подпись ответстве нного Быкова, Т.А. Протокол: типовые требования к оформлению и специфика акционерных обществ. - URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=5055&sphrase_id=1687522 (дата обращения: 21.11.2015)

директоров Удостоверяется протокол подписью административного директора, что тоже неверно, т.к. должны присутствовать подписи председателя и секретаря коллегиального органа80. Таким образом, можно сделать заключение, что протоколы в ЗАО «МАТИС» структурно и по оформлению полностью не соответствуют рекомендованной типовой форме. Хотелось бы обратить внимание на то, что в коммерческой деятельности ЗАО «МАТИС» используется ещѐ и протокол о намерениях (приложение 10). Протокол о намерениях используется до заключения основного договора между сторонами сделки. Протокол о намерениях обычно служит для того, чтобы очертить общие условия, на которых стороны будут готовы заключить определенную сделку81. В ЗАО «МАТИС» протокол о намерениях используется как документ, закрепляющий итоги переговоров сторон о будущих условиях сделки. Протокол о намерениях ЗАО «МАТИС» оформляется на листе с указанием наименования вида документа, даты составления и места издания. В тексте протокола указываются полные наименования сторон, формулируется намерение и перечисляются действия, которые необходимо выполнить для реализации этого намерения. Протокол подписывают обе стороны и удостоверяют печатями организации. Количество распорядительных документов, принятых в ЗАО «МАТИС» коллегиальными органами управления представлено в таблице 1.3. Таблица 1.3. Объем коллегиальных распорядительных актов за 2013-2015 гг. год 80 2013 2014 2015 Протокол заседания Совета директоров группы предприятий «МАТИС» от 15.09.2015. – Железногорск, 2015. – С.1. 81 Протокол «О намерениях» ЗАО «МАТИС» от 31.10.2014. – Железногорск, 2014. – С.1.

количество 5 7 4 Таким образом, исходя из представленных показателей, можно сделать вывод, что в ЗАО «МАТИС» преобладает единоличное принятие решений, а коллегиальные органы задействованы только для решения особо важных вопросов. Информационно-справочные документы - это документы, которые выполняют служебную роль по отношению к организационным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия. Особенность этих документов в том, что, как правило, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя структурного подразделения к зам. директора, далее - к руководителю или выше. В ЗАО «МАТИС» к числу информационно-справочных документов можно отнести акт, деловое письмо, справка, докладная записка, заявление. Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события82. По содержанию в ЗАО «МАТИС» различают следующие виды актов:  приема-сдачи (материальных ценностей, документов);  обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда);  выделения к уничтожению документов;  о списании материальных ценностей;  о нарушении установленных правил; 82 Кожанова, Е. Акты в канцелярии и в отделе кадров // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. – №2. - URL: http://www.delopress.ru/articles.php?n=15725&sphrase_id=1687580 (дата обращения: 21.11.2015)

 ревизии, инвентаризации;  об отсутствии на рабочем месте. Таким образом, акты можно разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и вопросам, связанным с документированием трудовых отношений. Соотношение количества актов по видам представлено на рисунке 1.1. Для оформления актов Общества предусмотрены специальные шаблоны, где заранее указаны реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, отметки для даты и регистрационного номера, отметки для подписи. В тексте присутствую постоянные элементы – устойчивые речевые обороты и отметки для указания переменных. Рис. 1.1. Соотношение количества актов по видам за 2014-2015 гг. В копии представленного акта текст разделен на смысловые части – вводная часть с указанием основания, состава и цели действия комиссии, описание ситуации и выводы (приложение 11, 12). Таким образом, акты ЗАО «МАТИС» умеют установленную типовую форму, однако в оформлении реквизитов допущены ошибки.

Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя83. В ЗАО «МАТИС» докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения. Текст представленного для анализа образца докладной записки состоит из двух смысловых разделов:  в первом разделе излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;  во втором - анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, выводы и предложения о конкретных действиях84. Особенностью имевшегося в нашем распоряжении экземпляра докладной записки было то, что часть текста документа (вторая смысловая часть) была оформлена в виде таблицы, где в одном столбце указывались поручения, а во втором исполнители и сроки исполнения (приложение 13). По содержанию докладную записку можно отнести к отчетной. Кроме отчетной в ЗАО «МАТИС» используются информационные и инициирующие докладные записки. Все они являются внутренними, внешние докладные записки в Обществе не используются. В оформлении докладной записки используются такие реквизиты и элементы:  адресат: Президенту ЗАО МТЦ «Железногорск» Высокину Николаю Александровичу  наименование должности и фио автора: Генерального директора ЗАО МТЦ Малахова Ю.М. 83 Кожанова, Е. Служебная и докладная записки // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. – №5. URL: http://www.delopress.ru/articles.php?n=16606&sphrase_id=1687643 (дата обращения: 21.11.2015) 84 Докладная записка ЗАО «МАТИС». – Железногорск, 2015. – 2 с.

 наименование вида документа: Докладная записка. Отсутствуют обязательные реквизиты – «наименование организации», «дата» и «регистрационный номер документа», «место составления или издания документа». Кроме того в изучаемом образце отсутствовала подпись. Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу85. По содержанию заявления, оформляемые в ЗАО «МАТИС» можно разделить на две группы:  по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, о переводе, об увольнении по собственному желанию и т.д.);  сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организации, отдельных должностных лиц и так далее без указания на нарушения собственных прав заявителя86. Второй вид представлен очень небольшим количеством документов. Личные заявления оформляются от руки, обязательные элементы документа - наименование вида документа, дата, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись. Заявления второго типа оформляются на фирменном бланке Общества с указанием адресата и вида документа. Дата и регистрационный номер документа отсутствует, в качестве удостоверяющего реквизита используется подпись генерального директора. Справка: 85 Ускова, Т. Примите моѐ заявление…// Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2011. – №6. URL: http://www.delopress.ru/articles.php?n=8745&sphrase_id=1687661 (дата обращения: 21.11.2015) 86 Заявление ООО «ПРОМСТРОЙРЕСУРС «МАТИС». – Железногорск, 2014. –1 с.

1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера87. В ЗАО «МАТИС» оформляют справки:  подтверждающие факты биографического или служебного характера;  отражающие основную (производственную) деятельность Общества. Объем справок по видам представлен на рисунке 1.2. Рис. 1.2. Объем справок по видам за 2014-2015 гг. Как показано на диаграмме преобладаем группа справок по личному составу, подтверждающих в большинстве случаев, место работы и заработную плату. Работники, как правило, обращаются к непосредственному руководителю или к инспектору по кадрам Общества с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического или служебного характера. 87 Каменева, Е. Справки, копии и выписки из документов … // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2010. – №1. – URL: http://www.delopress.ru/articles.php?n=4979&sphrase_id=1687668 (дата обращения: 21.11.2015)

Их основная цель — подтвердить наличие или отсутствие должности (по профессии, определенного факта, например: 1) место работы; 2) должность, профессия, специальность; 3) стаж работы в определенной специальности); 4) размер заработной платы; 5) размер начисленных и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. При оформлении такого рода справок используют фирменный бланк Общества, с указанием наименования вида документа. Справку подписывает генеральный директор и главный бухгалтер. Реквизиты «дата», «адресат» и «регистрационный номер документа» отсутствуют88. Справка по вопросам деятельности оформляется таким же образом, подписывает автор или непосредственный руководитель отдела, подготовившего документ. Текст справки состоит из описания действий, событий, фактов, указываются предполагаемые причины этих событий и в заключении общие выводы, предложения (приложение 14) 89. Деловая корреспонденция ЗАО «МАТИС» представлена письмами, телеграммами и факсами. Деловые письма по характеру содержания можно разделить на:  информационные;  письма-сообщения;  гарантийные;  предложения. ЗАО «МАТИС» ведет переписку с местными органами власти и управления, 88 дочерними фирмами, организациями-компаньонами, Справка ЗАО «МАТИС» от 16.02.2014. – Железногорск, 2014. – 1 с. Справка краткого анализа исполнения решений Совета директоров ЗАО «МАТИС». – Железногорск, 2013. – 2 с. 89

собственными акционерами и т.д. Соотношение количества писем по корреспондентам представлено на рисунке 1.3. Из диаграммы видно, что основной объем приходится на собственные компании, организации-партнеры и сторонние организации. В отношении последних, письма используют в качестве гарантии и предложения. В большинстве случаев письма оформляются на фирменном бланке с указанием адресата (приложение 15). Исключение составляют письма акционерам – оформляются на простом листе с указанием адресата, текста и подписи (приложение 16, 17). Рис. 1.3. Соотношение количества писем по корреспондентам за 2015 г. Текст писем традиционный и состоит из вводной части, где объясняются цели и причины, послужившие поводом к изданию документа, в основной части излагается суть проблемы или вопроса, а в заключении указаны выводы, предложения. Завершается текст этикетной формулой вежливости «С уважением,…». Объем писем ЗАО «МАТИС» за последние 4 года по видам представлен на рисунке 1.4.

Рис. 1.4. Соотношение количества писем по видам за 2012-2015 гг. Количество информационно-справочных документов ЗАО «МАТИС» представлено в таблице 1.4. Таблица 1.4. Объем информационно-справочных документов за 2013-2015 гг. год 2013 2014 2015 количество 92 119 126 Таким образом, исходя из представленных показателей, можно сделать вывод, что объем информационно-справочных документов сравнительно небольшой и некоторое их увеличение в 2015 г. увеличением внешнего взаимодействия и как следствия ростом количества писем. Наличие различных видов информационно-справочных документов позволяет сделать предположение, что информационный обмен между внутренними подразделениями и внешними организациями, учреждениями в ЗАО «МАТИС» имеет постоянный характер и активно используется для решения оперативных задач Общества. Анализ видового состава управленческой «МАТИС» позволяет сделать следующие выводы: документации ЗАО

 видовое разнообразие документов позволяет руководству и другим участникам общества оперативно и достаточно эффективно решать профессиональные задачи и вопросы управления;  оформление документов практически по всем показателям не соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003;  к сожалению из всех рекомендованных ГОСТом Р 6.30-2003 видов бланков в ЗАО «МАТИС» используется только фирменный бланк, который не является универсальным и выполнен с ошибками. Таким образом, определяя пути совершенствования делопроизводства в ЗАО «МАТИС», особое внимание следует уделить оформлению управленческой документации. 1.3. Организация работы с документами в ЗАО «МАТИС» Работа с документами в любой организации включает действия, позволяющие эффективно использовать документные ресурсы в качестве инструмента управления. В ЗАО «МАТИС» организация работы с документами производится в соответствии с нормами федерального законодательства и требованиями локальных нормативных актов – номенклатуры дел90 и положения об экспертной комиссии91. Работа с документами основывается на распределении их по потокам – входящие, исходящие, внутренние. 90 Номенклатура дел ЗАО «МАТИС» (утв. приказом генерального директора от 21.12.2014 №57). – Железногорск, 2014. – 2 с. 91 Положение «Об экспертной комиссии ... – 2 с.

Документопоток – это совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут92. Указанные документопотоки составляют документооборот организации. В ЗАО «МАТИС» можно выделить следующие потоки документов:  поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;  потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;  поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации, органы власти. Содержание входящего и исходящего документопотоков в ЗАО «МАТИС» в основном характеризуется информацией по вопросам экономического взаимодействия. Внутренний документопоток направлен на решение административно-хозяйственных, финансовых и общих управленческих задач. Структура документопотоков в ЗАО «МАТИС» соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов93. Так, в состав входящего документопотока включены в основном документы информационно-справочного характера:  деловое письмо;  справка;  факс;  докладная записка;  акт; 92 Захарова, Т.И. Документационное обеспечение управления. – М., 2010 – С. 62. Соколова, О.Н. Документационное обеспечение управления в организации: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по спец. «Антикризисное управление» и др. экономическим специальностям /; УМО вузов России по образованию в области статистики и антикризисного управления. - М., 2010. – С. 126. 93

 отчет. Таким образом, входящие документы ЗАО «МАТИС» по характеру содержания можно разделить на инициативные (которые в свою очередь делятся на требующие ответа или исполнения или присланные для сведения) и ответные, полученные в ответ на запрос. Показатели объема входящих документов по видам ЗАО «МАТИС» за 2015 год представлены на рис. 1.5. Рис. 1.5. Виды документов, составляющие входящий документопоток за 2015 г. В ЗАО «МАТИС» документы поступают при помощи услуг почтовой связи, электронной почты, по факсу, курьерской доставкой. Количество поступивших документов в ЗАО «МАТИС» в 2015 году составило 367, из них по почте поступило – 38 %, факс – 9 %, электронной почтой 20 %, через курьера – 33 %. На рисунке 1.6. представлено процентное соотношение доставки документов в ЗАО «МАТИС» за 2015 год.

Рис. 1.6. Способы доставки документов в 2015 году Динамика входящего документопотока в ЗАО «МАТИС» за 2013-2015 годы представлена на рисунке 1.7. Рис. 1.7. Объем входящего документопотока за 2013-2015 гг. Анализ рисунка 1.7. позволяет сделать вывод о том, что входящий документопоток в ЗАО «МАТИС» за последний год увеличился в сравнении с 2014 годом. Низкие показатели 2014 года характерны для всех компаний, т.к. ЗАО «МАТИС» ведет активные отношения с зарубежными партнерами, то на

его деятельности сказались последствия внешнеполитического и экономического положения в стране. Поток исходящей документации составляют как информационносправочные, так и распорядительные документы – по вопросам регулирования деятельности дочерних фирм:  деловое письмо;  приказ;  распоряжение;  протокол. Исходящий документопоток проанализировать по видам и в ЗАО «МАТИС» корреспондентам, к можно которым они «МАТИС» по отправляются94. Проведем анализ исходящих документов ЗАО корреспондентам – адресатам документов, которым они отправляются:  органам власти и местного самоуправления Курской области и г. Железногорск: письма;  дочерним компаниям: письма, распоряжения, приказы, протоколы, инструкции;  не соподчиненным корреспондентам: организациям и предприятиям (ЗАО, ОАО, ООО) региона; учебным заведения (институты, школы); отделениям Управления Пенсионного фонда России; общественным организациям; ассоциациям.  частным лицам. Соотношение корреспондентов исходящих документов ЗАО «МАТИС» за 2015 год представлено на рисунке 1.8. 94 Новикова, М.М. Документационное обеспечение управления: учебный курс. - М., 2009. – С. 89.

Рис. 1.8. Соотношение корреспондентов исходящих документов за 2015 год Отправка документов ЗАО «МАТИС» осуществляется при помощи услуг почтовой связи, электронной почты, факса, курьера (см. рис. 1.9.). Общее количество отправленных документов за 2015 год составило 488, из них по средствам услуг почтовой связи отправлено - 54%, при помощи факса - 3%, электронной почтой - 2 % , через курьера - 41%. Рис. 1.9. Соотношение способов отправки документов в 2015 году

Внутренний документопоток включает документы организационноправового характера, распорядительные и информационно-справочные:  устав;  положения;  должностные инструкции;  инструкции по направлениям деятельности;  приказы;  распоряжения;  протокол;  акт;  докладные и объяснительные записки. В 2015 году внутренний документопоток ЗАО «МАТИС» составил 516 документов, а объем внутреннего документопотока за период 2013-2015 годы представлен на рисунке 1.10. Рис. 1.10. Объем внутреннего документопотока за 2013-2015 годы

Увеличение количества внутренних документов в 2015 году связано с активностью аппарата управления и некоторым расширением деятельности Общества. Кроме документов перечисленных в группе групп внутреннего организационно-распорядительных потока используются документы бухгалтерского учета, договорная и кадровая документация и др95. Для полного анализа документооборота ЗАО «МАТИС» нами были проанализированы входящие, исходящие и внутренние документопотоки по годам. На рисунке 1.11. представлен объем документов ЗАО «МАТИС» за 2013-2015 года. Рис. 1.11. Объем документов за 2013-2015 гг. Анализируя полученные данные можно сделать вывод о том, что в ЗАО «МАТИС» преобладает исходящий документопоток в связи с увеличением количества заключаемых договоров и коммерческих связей. 95 Бардаев, Э.А. Документоведение: учебник для студентов вузов, обучающихся по спец.: «Организация и технология защиты информации», «Комплексная защита объектов информатизации» направления подготовки «Информационная безопасность». - М., 2010 – С. 121-122.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки96. Порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в Обществе. В ЗАО «МАТИС» четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов попадает сразу же к исполнителям. Такой порядок распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам также влияет на движение документа при согласовании и подписании97. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней. Документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть. Делопроизводство в ЗАО «МАТИС» возложено на секретаря, который имеет прямые контакты с генеральным директором и непосредственными исполнителями проектов документов. В технологической цепочке обработки и движения документов ЗАО «МАТИС» выделяются этапы:  прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;  предварительное рассмотрение и распределение документов;  регистрация документов;  контроль исполнения;  информационно-справочная работа;  исполнение документов, их составление, согласование, оформление;  отправка или направление в дело. Этапы прохождения поступающих документов представлено на рисунке 1.12. Операции 96 97 Секретарь Генеральный директор Президент Анодина, Н.Н. Документооборот в организации. – М., 2009. – С. 98. Бардаев, Э.А. Документоведение…- С. 78. Исполнители

прием документов первичная обработка сортировка регистрация документов передача документов на рассмотрение руководством рассмотрение документов руководством передача документов на исполнение исполнение документов контроль исполнения документов снятие документа с контроля Рис. 1.12. Оперограмма движения входящих документов Как видно из операграммы организация движения входящих документов в ЗАО «МАТИС» происходит с соблюдением правил работы с документами исключены дублирование и повторные операции при обработке документов, централизованно выполняются типовые технологические операции. Прием поступающих в ЗАО «МАТИС» документов осуществляется централизованно через секретаря. Факсимильные сообщения и сообщения, поступающие по электронной почте, принимаются децентрализовано: как секретарем, так и другими работниками Общества. При этом вся корреспонденция, поступающая в ЗАО «МАТИС», в том числе заказная и конфиденциальная, проходит экспедиционную обработку. При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:  ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;

 полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений. При получении факсимильного сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость98. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю. Вся корреспонденция, за исключением имеющей гриф «Лично», вскрывается. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости о выявленных дефектах поступивших документов докладывается генеральному директору или указанному получателю, в акте данная информация не фиксируется. При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:  в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;  в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;  получена доплатная корреспонденция;  полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф «Лично» отсутствует;  если документ получен от органов власти, суда, прокуратуры, военкомата;  98 полученный документ носит срочный характер. Басаков, М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов и преподавателей вузов, слушателей курсов подготовки и повышения квалификации секретарей, секретарей-референтов. - Ростов н/Д, 2009. – С. 135.

На всех входящих документах проставляется отметка о поступлении документа, которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера: 11.11.2015 37 Отметка о поступлении проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа от руки. Стоит обратить внимание на следующие особенности: 1. если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов; 2. если к письму прилагается документ, то отметка дублируется на первом листе приложения; 3. если документ является повторным, то при его получении устанавливается связь с ранее присланным документом по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка, например: «ответ на запрос от 09.11.2015 № 60». Документы, не подлежащие регистрации (рекламные и информационные письма, приглашения и другие) остаются неучтенными. Первичная обработка документов осуществляется в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время99. После этапа первичной обработки документов проводится сортировка, целью которой является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. При этом предварительно рассматриваются только документы, адресованные руководству ЗАО «МАТИС» или без указания конкретного должностного 99 лица и структурного подразделения, Ленкевич. Л.А. Делопроизводство. – М., 2011. – С. 121. а документы,

адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного распределения обязанностей. При рассмотрении поступившего документа секретарь учитывает:  важность его содержания;  сложность и новизна поставленных вопросов;  авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;  реальная срочность исполнения документа;  вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др. Внимание к указанным критериям позволяет освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов100. Так, к президенту ЗАО «МАТИС» поступают только документы, касающиеся наиболее важных вопросов деятельности Общества, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы местных органов власти. Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия. Следующий этап работы - регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму101. 100 Организация работы с документами. – URL: http://www.edou.ru/enc/razdel31/?COURSE_ID=5&LESSON_ID=107 (дата обращения: 24.10.2015) 101 ГОСТ Р 7.0.8—2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185— ст). — Доступ из справочно-правовой системы «Гарант».

Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации102. В ЗАО «МАТИС» принято простое индексирование – по порядковым номерам согласно регистрационноучетным записям. Таким образом, регистрация документов в ЗАО «МАТИС» обеспечивает подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о документах Общества для последующего контроля и информационно-справочной работы. Регистрации подлежат все документы ЗАО «МАТИС», требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения (кроме факсов и электронной почты). Документы регистрируются один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Для входящих, исходящих и внутренних документов в ЗАО «МАТИС» ведутся раздельные журнальные (см. таблицы 1.5.; 1.6.; 1.7.). Форма регистрационных журналов кадровой и бухгалтерской документации отличается от общей. Таблица 1.5. Пример заполнения журнала регистрации входящих документов № п/п дата 1 103 12.08.15 102 автор регистрационный номер входящего дата входящего 2 ФНС по Курской области вид документа тема 3 О предоставлении сведений о владельцах ценных бумаг ЗАО «МАТИС» Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие для студентов вузов. 3-е изд., перераб. и доп. - М., 2010. – С. 164.

№14-26/010751 от 7.08.15 г. Таблица 1.6. Пример заполнения журнала регистрации внутренних документов № п/п дата автор вид документа тема 1 10 9.11.15 2 Генеральный директор. 3 Докладная записка о сроках выполнения поручений президента компании Таблица 1.7. Пример заполнения журнала регистрации исходящих документов регистрацио нный номер исходящего дата исходящего 1 6 28.08.15 Из адресат 2 Семенову В.И. представленных вид документа тема 3 О выдачи разрешения на строительство объекта таблиц видно, что форма журналов малоинформативная. Наблюдения за работой и анализ документов показали, что в Обществе регистрации документов не уделяется должного внимания и многие документы остаются без учета. Регистрация внутренних документов в ЗАО «МАТИС» проводится децентрализованно по группам документов – в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – секретарем, по кадрам – специалистом по кадрам. Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется напрямую. При этом документы в ЗАО «МАТИС» передаются без отметки в регистрационной форме, что ведет к утрате документов (по этой причине исполнителям передаются копии). Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления.

Исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей ЗАО «МАТИС», но и с учетом функциональных обязанностей, квалификации и загруженности сотрудников. Поэтому документы передают исполнителям с уведомлением непосредственных руководителей структурных подразделений103. Один из важнейших этапов организации работы с документами – это проведение контроля исполнения документов. В ЗАО «МАТИС» можно выделить два основных направления проведения контроля: 1. по существу поставленных вопросов – обычно ответственность за качественное и в полном объеме выполнение поручений ложится на начальников структурных подразделений; 2. за сроками исполнения. Контроль в ЗАО «МАТИС» состоит из этапов: 1. постановка на контроль документов; 2. проверка хода исполнения (напоминания исполнителям о приближающемся сроке); 3. снятие с контроля; 4. проведение анализа результатов исполнения и информирование руководства о результатах. Отметку о контроле проставляют в верхнем поле справа на документе от руки, также в эту отметку включают указание на конкретный срок исполнения: контроль до 20.11. 15 г. Если документы имеют типовые сроки исполнения, то такие документы в ЗАО «МАТИС» ставят на контроль уже в процессе регистрации и передают на исполнение сразу непосредственно в структурные подразделения (т.е. минуя рассмотрение их генеральным директором). 103 Гваева, И.В. Делопроизводство: Учебный справочник. - Минск, 2011 – С. 120.

Остальные документы ставят на контроль согласно указанному сроку в резолюции (соответственно после рассмотрения их генеральным директором или президентом), при этом в резолюции к документу указывают: кто исполнитель (их может быть несколько), суть поручения и срок. Например: «Коневу П.В. Представить на подпись акт инвентаризации до 30 декабря. Подпись руководителя 23.12.15 г.» Последовательность технологических операций по обработке исходящих документов в ЗАО «МАТИС» представлена в оперограмме (см. рис. 1.13). Исполнение документа в Обществе начинается со сбора информации по вопросу, после этого готовится проект будущего документа. Проект отправляемого документа составляется исполнителем и согласовывается с заинтересованными лицами, они вносят в него изменения и дополнения, если это необходимо, и возвращают его на доработку, исправленный вариант документа передается на подпись генеральному директору или президенту группы компаний вместе с приложениями к нему, после подписания исходящий документ передается секретарю или возвращается исполнителю для регистрации, а затем на отправку. Отправляемые документы оформляются в двух экземплярах, первый экземпляр подписанного документа отправляется, а второй экземпляр подшивается в дело. Такая же схема действует и при подготовке инициативных исходящих документов. Движение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуется так же, как с исходящей документацией, а на стадии исполнения или использования как с входящей документацией. ЗАО «МАТИС» как юридическое лицо обязано обеспечить сохранность всех документов, образующихся в процессе деятельности, по месту нахождения компании. Схема движения исходящих документов представлена на рисунке 1.13.

Операции Секретарь Генеральн ый директор Президент группы компаний Участники (заинтересо ванные стороны) Исполните ль составление проекта документа проверка правильности оформления внесение изменений визирование подписание печать регистрация отправка подшивка второго экземпляра документа в дело Рис. 1.13. Оперограмма движения исходящих документов Организация хранения документов в Обществе осуществляется с учетом требований следующих нормативных правовых актов: Федерального закона «Об акционерных обществах»104; Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»105; Федеральным законом «О бухгалтерском учете»106; Основных правилах работы архивов организаций107; Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в 104 ФЗ «Об акционерных обществах от 26.12.1995 №208-ФЗ (в ред. от 29.06.2015). - Доступ из справочно-правовой системы «Гарант». 105 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ (в ред. от 04.10.2014 №289-ФЗ). — Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 106 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2014 №402-ФЗ (ред. от 04.11.2014). — Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 107 Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02. 2002). — URL: http://www.bestpravo.ru/federalnoje/zk–zakony/t2g.htm (дата обращения: 28.10.2015).

органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях108; Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения109. В соответствии с этими актами в ЗАО «МАТИС» обязаны хранить, а также обеспечить доступ для ознакомления, получения справок, копий и другой информации следующие документы:  решение об учреждении ЗАО «МАТИС»;  документ, подтверждающий государственную регистрацию ЗАО «МАТИС»;  устав, а также внесенные в устав и зарегистрированные в установленном порядке изменения;  документы, подтверждающие права на имущество, находящееся на его балансе;  протоколы собрания учредителей ЗАО «МАТИС», содержащие решение о создании и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал, а также иные решения, связанные с созданием ЗАО «МАТИС»;  внутренние документы Общества;  протоколы общих собраний участников ЗАО «МАТИС» и заседаний генерального директора;  заключения аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;  108 годовые отчеты о деятельности; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 №526). — Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 109 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558). — Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

 документы бухгалтерского учета и отчетности;  бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании участников ЗАО «МАТИС»;  списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании участников ЗАО «МАТИС»;  судебные акты по спорам, связанным с созданием, управлением или деятельностью ЗАО «МАТИС»;  иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом, внутренними документами, решениями общего собрания участников Общества, исполнительных органов Общества. Кроме вышеупомянутых правовых актов вопросы организации хранения в ЗАО «МАТИС» регулируются локальными актами – номенклатурой дел110 и положением об экспертной комиссии111. Номенклатура ЗАО «МАТИС» отражает документы, образующиеся в результате деятельности Общества. В ЗАО «МАТИС» составляется объединенная (сводная) номенклатура дел. Номенклатура дел составляется секретарем с участием лиц, ответственных за работу с документами из других подразделений. Данная работа включает изучение организационной структуры Общества, комплекса документов, на основе которых формулируются наименования дел и определяются принципы их формирования112. Номенклатура дел утверждается генеральным директором ЗАО «МАТИС» и составляется в двух экземплярах - один хранится в деле; второй является рабочим и используется подразделениями и специалистами. Номенклатура дел ЗАО «МАТИС» пересматривается не менее одного раза в пять лет. 110 Номенклатура дел ЗАО «МАТИС» (утв. приказом генерального директора от 21.12.2014 №57). – Железногорск, 2014. – 2 с. 111 Положение «Об экспертной комиссии ... – 2 с. 112 Формирование и хранение дел в делопроизводстве. – URL: http://www.ruslib.ru/book/30/dokym/Ohotnikov/Ohotnikov_141-169.html (дата обращения: 24.10.2015)

Разделами номенклатуры дел Общества являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «Руководство», остальные структурные подразделения располагаются после руководства согласно списку штатного расписания. Каждое подразделение имеет свой порядковый номер (индекс), например: 01 - руководство, 02 – бухгалтерия и т.д. Внутри разделов располагаются заголовки дел с присвоенными им индексами. Индекс обозначается арабскими цифрами: индекс руководства 01, а дело включено в номенклатуру пятым, тогда индекс дела «01-05». В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности структурного подразделения Общества документы, затем специальные и информационно-справочные документы. В конце раздела приводятся журналы учета или справочные материалы. Заголовки дел номенклатуры ЗАО «МАТИС» состоят элементов, расположенных в следующей последовательности:  название вида документа - «приказы», «договоры»;  краткое содержание дела - «по личному составу»;  дата (период), к которому относятся документы дела - «переписка за 2014 г.»;  название статистических форм - «акт инвентаризации расчетов по форме ИНВ-17». Срок хранения каждого дела в номенклатуре соответствует Перечню типовых управленческих архивных документов113. Вопросы о сроках хранения дел могут быть уточнены экспертной комиссией ЗАО «МАТИС». Согласно положению об экспертной комиссии постоянно действующая экспертная комиссия создается в ЗАО «МАТИС» для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности 113 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558). — Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов в архив, включая управленческую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности Общества114. Постоянно действующая экспертная комиссия является совещательным органом при заместителе генерального директора. Основными задачами экспертной комиссии ЗАО «МАТИС» являются: 1. организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел. 2. организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению. 3. организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научнотехнической, аудиовизуальной и другой специальной документации115. Таким образом, благодаря работе экспертной комиссии ЗАО «МАТИС» может осуществлять хранение документов с учетом собственных возможностей и производить качественный отбор документов длительного хранения. В целом, нормативные правовые и распорядительные акты ЗАО «МАТИС» группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Приказы генерального директора по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов116 разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела. 114 Положение «Об экспертной комиссии … – С. 1. Там же. 116 Перечень типовых управленческих архивных документов... — Доступ из справ.правовой системы «КонсультантПлюс». 115

Положения, инструкции, правила, утвержденные распорядительными актами (приказами, решениями), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются вместе с протоколами117. Переписка группируется за период систематизируется в хронологической календарного последовательности; года при и этом документ-ответ помещается за документом-запросом. Исследование ЗАО «МАТИС» показало, что хранение документов осуществляется децентрализовано – в подразделениях-авторах или получателях документов. В организации хранения можно выделить два этапа: оперативное и архивное хранение. Под оперативным хранением документов понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи их на архивное хранение, при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида: хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов118. В процессе исполнения документы хранятся у исполнителя в специальных папках, а после окончания работы с ними, они подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел для дальнейшего хранения, что исключает их потерю и обеспечивает сохранность. 117 Кошелева, Е.А. Формирование дел в организации и их текущее хранение//Секретарьреферент. – 2011. - №8. – URL: http://www.profiz.ru/sr/8_2011/formirovanie_del/ (дата обращения: 24.10.2015) 118 Соколова, О.Н. Документационное обеспечение управления в организации: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по спец. «Антикризисное управление» и др. экономическим специальностям. - М., 2013. – С. 69.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа, вместе с этим оформляется и обложка дела, на которую выносятся следующая информация: - официальное полное наименование общества «Закрытое акционерное общество «МАТИС»; - индекс дела «01-04» и заголовок дела «Приказы по основной деятельности ЗАО «МАТИС» переносится из номенклатуры дел и указываются посреди обложки; - срок хранения дела указывается внизу обложки «хранить постоянно». Сформированные дела, хранятся в шкафах в кабинетах специалистов, что обеспечивает их полную сохранность и защиту от пыли и света, а для быстрого поиска документов на корешке каждого дела указывается индекс дела в соответствии с номенклатурой, а на внутренней стороне дверцы шкафа прикрепляется номенклатура дел119. Таким образом, дела со дня их заведения до передачи в архив хранятся по месту их формирования. Архива в ЗАО «МАТИС» как самостоятельного структурного подразделения нет, поэтому в муниципальный архив передавали некоторые дела постоянного срока хранения и по личному составу. При формировании дел сотрудники Общества соблюдают следующие правила:  в дело помещают только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;  включают в дело по одному экземпляру документа;  все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса подшиваются вместе;  119 приложения помещаются вместе с основными документами; Носарева, Н.В. Подготовка документов к архивному хранению // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2009. – № 12. – С. 42-55.

 в одно дело группируют документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;  документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в прямой хронологической последовательности. В ЗАО «МАТИС» дела заводятся по хронологическому или тематическому признакам. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов. Все дела, отобранные на архивное хранение, проходят дополнительную обработку под руководством секретаря:  документы в деле переформировывают и располагают в хронологическом порядке;  листы дела нумеруют в правом верхнем углу;  в конце дела подшивают лист-заверитель, в котором указывают количество листов в деле;  на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составляют внутренние описи дел и их подшивают в начале дела;  дело переплетают;  на обложке дела дополнительно указывают количество листов. Таким образом, в результате исследования было установлено, что в своей деятельности ЗАО «МАТИС» создает большое количество документов, имеющие различное практическое значение. Однако, их оформление не соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, что в свою очередь ведет к утрате документами юридической силы. Организация и технология документооборота в Обществе в целом соответствует нормам законодательства Российской Федерации. Используемые в ЗАО «МАТИС» локальные нормативно-методических

документы на сегодняшний день не отвечают требованиям современного законодательства и направлены на решение отдельных вопросов, что влияет на правильность и скорость оформления некоторых видов документов. Поэтому, в целях совершенствования документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в ЗАО «МАТИС» необходимо разработать инструкцию по делопроизводству, которая четко и подробно установила бы правила документирования, оптимизировала необходимо и стабилизировала переработать работу действующую с документами. должностную Также инструкцию секретаря - работника, ответственного за делопроизводство в Обществе, приведя ее к актуальному, достоверному состоянию, отражающему значимость и действенность данного работника в системе управления.

2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 2.1. Переработка должностной инструкции секретаря Должностная инструкция – это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или в ее структурном подразделении120. Несмотря на то, что трудовым законодательством прямо не предусмотрено обязательное наличие у работодателя такого документа, а должностные обязанности работника могут быть перечислены в заключаемом трудовом договоре, в наличии должностных инструкций и их практическом применении заинтересованы как работодатель, так и работники. Заинтересованность работодателя обусловлена его обязанностью определить трудовую функцию работника. В содержание должностной инструкции входит не только трудовая функция, но и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на должность. Этот документ, таким образом, приобретает особое значение при обосновании отказа в заключении трудового договора. Помимо объективной оценки деловых качеств претендента на работу, должностная инструкция позволяет определить соответствие работника занимаемой должности в период его испытания, при аттестации. С помощью норм, закрепленных в данных документах, работодатель осуществляет разделение труда в организации, решает вопросы о переводах работников на другую работу и др. Кроме того, должностные инструкции работодатель использует для оценки поведения работника в случае привлечения к дисциплинарной 120 Санкина Л.В. Должностная инструкция // Справочник кадровика. – 2009. - №7. – URL: http://hr-portal.ru/article/dolzhnostnaya-instrukciya (дата обращения: 18.01.2016)

ответственности, в т. ч. при увольнении по основаниям, предусмотренным пп. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Для руководителей структурных подразделений и непосредственных руководителей работников должностные инструкции являются инструментом управления, позволяющим решать организационные и координирующие задачи. Работник, со своей стороны, заинтересован в четком определении характера работы, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности, круга должностных обязанностей, собственных полномочий, прав и ответственности, установлении взаимосвязей. Таким образом, должностная инструкция, являющаяся организационным документом, создается в целях:  закрепления видов работы, специализации работника;  установления квалификационных требований по отдельной должности;  устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;  установления взаимосвязей отдельных должностей;  разграничения обязанностей и прав работников;  установления их меры ответственности;  оценки деятельности каждого отдельного работника. Как уже отмечалось в первой главе исследования должностная инструкция секретаря121 ни структурно, ни по оформлению не соответствует требованиям. Проведем анализ структуры и содержания должностной инструкции: 8. Общие положения. Раздел содержит общие формулировки о значении документа, указана процедура назначения на должность и 121 Должностная инструкция секретаря (утв. генеральным директором ЗАО «МАТИС» 02.03.2013). – Железногорск, 2013. – С. 1.

освобождения, а также процедура замещения секретаря в случае его отсутствия. Следует обратить внимание, что в данном разделе имеется 5 пунктов, однако заполнены только 3, оставшиеся два имеют строки ограничения и свободны от записей. Т.е. предполагается их заполнение другой необходимой информацией. Такое оформление недопустимо, т.к. текст уже утвержденного документа в любое время может быть дополнен и без уведомления руководства. Таким образом, должностная инструкция теряет юридическую силу. Подобные свободные строки содержатся и в других разделах документа. 9. В своей работе руководствуется и должен знать. Раздел содержит перечень требований к знаниям и умениям секретаря, которые будут ему необходимы для качественного выполнения своих обязанностей. К таким знаниям относятся – структура и должностной состав компании, основы организации делопроизводства и стандарты на документацию, разновидности и формы, используемых в ЗАО «МАТИС» документов, правила пользования оргтехникой, правила и нормы охраны труда и техники безопасности. На наш взгляд данную информацию не следует выделять в отдельный раздел, а можно использовать в качестве квалификационных требований в разделе «Общие положения». 10. Должностные определяющих основные обязанности направления – состоят деятельности из 19 пунктов, секретаря ЗАО «МАТИС». Например, секретарь обязан принимать телефонные звонки и посетителей, регистрировать обращения, обрабатывать корреспонденцию, регистрировать сделки и вести мониторинг клиентов, участвовать в совещаниях и вести архив документов, а также выполнять отдельные поручения руководителя122. В целом перечень обязанностей соответствует фактической работе секретаря Общества, однако некоторые формулировки 122 Там же. – С. 2.

требуют редакции – необходимо убрать повторы и структурировать по направлениям деятельности. 11. Должностные полномочия. Раздел состоит из двух пунктов, определяющих право секретаря на ознакомление с документами, регулирующими его деятельность и на возможность вносить предложения руководству. Данный раздел необходимо переименовать в раздел «Права» и расширить в соответствии с квалификационными характеристиками, поскольку фактическая деятельность отличается от указанных полномочий. Например, не оговаривается право секретаря на доступ к базам данных клиентов, нет права на сбор, обработку и передачу информации и др. 12. Должностная ответственность. В содержании раздела перечислены нарушения, за которые секретарь может нести ответственность в пределах, установленных трудовым законодательством. Среди пунктов вызывает вопросы такая формулировка как «за нерациональное использование компьютерной техники» и «за небрежное отношение к ведению документации»123. При переработке должностной инструкции необходимо дать им пояснение или заменить на близкие по смыслу. 13. Условия работы – содержит ссылку на Правила внутреннего трудового распорядка и отмечает необходимость командировок. 14. Заключительные положения – содержат запись о возможности внесения в документ изменений и дополнений. Таким образом, анализ показывает, что структура должностной инструкции не соответствует рекомендованной и должна быть переработана, а содержание разделов зачастую имеет общие формулировки. 123 Должностная инструкция секретаря .... – С. 2.

Должностная инструкция оформлена на фирменном бланке ЗАО «МАТИС», состав реквизитов и их расположение не соответствуют требования ГОСТа Р 6.30-2003124. При переработке должностной инструкции секретаря ЗАО «МАТИС» мы руководствовались ТК РФ и другими нормативными правовыми актами125. Так, в статье 21 ТК РФ перечислены права и обязанности работника, в ст. 22 ТК РФ – права и обязанности работодателя, возникающие и реализуемые в процессе трудовых отношений126. Основой для переработки разделов должностной инструкции служат квалификационные характеристики, содержащиеся, в частности, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37127. Согласно п. 1 Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих128 Единый квалификационный справочник (ЕКС) предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением эффективной системы управления персоналом129. ЕКС содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий, их знаниям и умениям. 124 ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ.01.03.2014. — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». 125 Иритикова В. Секретарь и делопроизводитель: функциональные обязанности по профессиональному стандарту. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2016. - №2. - С.67 126 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 30.12.2015). Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». 127 Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37, с изм. и доп. от 12 февраля 2014 г.) . - Доступ из справочно-правовой системы «ГАРАНТ». 128 Постановление Минтруда РФ от 09.02.2004 № 9 (ред. от 25.10.2010) «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих». - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». 129 Правила составления должностных инструкций. – URL: http://hr-portal.ru/article/pravilasostavleniya-dolzhnostnyh-instrukciy (дата обращения: 18.01.2016)

Характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела. В разделе «Должностные обязанности» перечислены функции, полностью или частично выполняемые работником, занимающим определенную должность. Раздел «Должен знать» содержит перечень специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые он должен учитывать и уметь использовать при исполнении должностных обязанностей. В разделе «Требования к квалификации» перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также к стажу. Следует отметить, что работодатель вправе определять трудовую функцию работника самостоятельно, по своему усмотрению, не включая в должностные инструкции те или иные трудовые обязанности, предусмотренные ЕКС, либо, наоборот, расширяя круг обязанностей. Наряду с Квалификационным справочником для оценки соответствия действующей должностной инструкции секретаря ЗАО «МАТИС» и еѐ переработки использовался Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»130. В нем содержатся требования к уровню образования, умениям и навыкам специалиста, а также перечислены основные трудовые действия в рамках должности. Таким образом, при переработке разделов должностной инструкции секретаря ЗАО «МАТИС» мы проводили их конкретизацию с учетом специфики работы Общества. Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2015 № 276н. - Доступ из справочно-правовой системы «ГАРАНТ». 130

Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела131. Структура текста должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС, и состоит из следующих разделов: 1. Общие положения. 2. Функции. 3. Должностные обязанности. 4. Права. 5. Ответственность. 6. Взаимоотношения (связи по должности). Первый раздел «Общая часть» содержит положения общего характера:  основная трудовая функция (задача) данной должности;  квалификационные требования к занимающему ее лицу;  основополагающие организационные и правовые документы, которые работник обязан знать и которыми обязан руководствоваться при исполнении должностных обязанностей. В этом разделе мы указали: наименование должности в соответствии со штатным расписанием, ее категория (специалист), подчиненность работника, основное назначение данной должности, предмет ведения секретаря или тот участок работы, который закрепляется за данной должностью. Пункт, формулирующий требования к профессиональной подготовке, обычно устанавливает требования работодателя к уровню образования и стажу практической работы, необходимые для занятия данной должности. При подготовке пункта о минимуме необходимых знаний мы использовали разделы «Должен знать» и «Должен уметь» из ЕКС. В Справочнике приведен перечень нормативных документов, требующихся работнику для профессиональной деятельности. В этом же пункте 131 Кожанова Е. Общие требования к текстам документов и их унификация. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2015. -№1. – С. 63

перечисляют локальные акты ЗАО «МАТИС» и организационные документы, которыми руководствуется в своей деятельности секретарь. Этот пункт также был дополнен основными требованиями к профессиональным навыкам секретаря, необходимым при выполнении должностных обязанностей. Второй раздел – «Функции» – является центральным в должностной инструкции и включает виды работ, закрепляемых за данной должностью. В действующей инструкции данный раздел отсутствует. При подготовке этого раздела мы стремились соблюдать принцип полноты и учесть все операции, выполняемые секретарем. Следующий раздел должностной инструкции – «Должностные обязанности» – устанавливает те постоянно действующие нормы, которые работник обязан соблюдать в своей трудовой деятельности. Этот раздел предусматривает не только обязанность работника исполнять трудовую функцию, но и право работодателя требовать от работника ее исполнения, содержит перечень обязанностей. Таким образом, в перечень должностных обязанностей секретаря ЗАО «МАТИС» были включены следующие положения:  соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;  сохранять конфиденциальность служебной информации;  выполнять указания и распоряжения руководителя Общества;  соблюдать правила техники безопасности;  соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц и др. В разделе «Права» закрепляются полномочия, которыми наделяется секретарь Общества в связи с исполнением трудовых обязанностей. Во многом содержание этого раздела связано с разделом «Функции». В перечень следующие: прав секретаря ЗАО «МАТИС» были включены

 запрашивать информацию, необходимую для выполнения должностных обязанностей;  осуществлять контроль за действиями определенных должностных лиц в отношении работы с документами;  подписывать определенные документы и др. Раздел «Права» тесно связан и со следующим разделом – «Ответственность», где установлены содержание и формы ответственности секретаря за результаты и последствия своей деятельности, за несоблюдение требований должностной инструкции. Раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и другие связи, возникающие при выполнении закрепленных должностных обязанностей. Таким образом, содержание проекта переработанной должностной инструкции секретаря ЗАО «МАТИС» будет не только отражать фактическую деятельность должностного лица, но и соответствовать нормам. Должностная инструкция как локальный нормативный акт относится к организационно-распорядительным документам, т. е. входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)132. На все относящиеся к УСОРД документы, включенные в ОК 011–93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД; класс 0200000), утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 299133, распространяются требования к оформлению организационных документов, закрепленные в ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система 132 Должностные инструкции: оформляем и утверждаем. – URL: http://hrportal.ru/article/dolzhnostnye-instrukcii-oformlyaem-i-utverzhdaem (дата обращения: 18.01.2016) 133 ОК 011—93. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299) (в ред. от 26.09.2013)). — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов»134. Поэтому при оформлении проекта должностной инструкции секретаря использовались реквизиты:  наименование организации (официальное полное наименование с указанием организационно-правовой формы, сокращенное наименование);  наименование вида документа;  дата документа;  регистрационный номер документа;  место составления или издания документа;  заголовок к тексту (согласуется в падеже с наименованием документа);  текст;  подпись;  визы согласования;  гриф утверждения. Текст должностной инструкции подписывается его разработчиком. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка. Должностную инструкцию после согласования со всеми заинтересованными должностными лицами и подписания ее составителем утверждает генеральный директор ЗАО «МАТИС». Гриф утверждения, проставляемый в правом верхнем углу, оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 и содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утвердившего документ, его личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения. 134 ГОСТ Р 7.0.8-2013…— Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

В соответствии с требованиями ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, в т. ч. и с должностной инструкцией. При оформлении процедуры ознакомления с документом используется реквизит «Виза ознакомления», который включает: наименование должности, личную подпись работника, ее расшифровку и дату. Отметки для визы ознакомления были расположены на последнем листе документа, ниже подписи и виз согласования. Можно сделать вывод, что представленный проект должностной инструкции секретаря (приложение 18) будет способствовать улучшению качества работы должностного лица и окажет эффективную помощь в совершенствовании делопроизводства ЗАО «МАТИС» в целом. 2.2. Разработка инструкции по делопроизводству Важную роль в постановке работы с документами имеет инструкция по делопроизводству, разработанная с учетом специфики конкретной организации. Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан135. Инструкция таким образом может стать локальным нормативным актом, регулирующим вопросы делопроизводства. 135 Краткий словарь видов и разновидностей документов. - М., 1974. – С. 24.

Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» установлено, что на основе утвержденных Правил федеральные органы исполнительной власти издают инструкции по делопроизводству (п. 2 и 3 Постановления и п. 3 Правил). В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» данное требование должно соблюдаться исполнительными органами в субъектах Российской Федерации и органами местного самоуправления (п. 2 ст. 11). Остальные организации руководствуются этим как лучшей практикой, т.к. данное требование для них необязательно, однако как показывает практика и результаты проведенного исследования необходимость инструкции по делопроизводству в ЗАО «МАТИС» очевидна. Традиционно основным внутренним нормативным документом организации, устанавливающим требования к созданию документов и технологиям их обработки, является инструкция по делопроизводству136. В ней устанавливаются: 1. принципы организации делопроизводства, 2. правила составления и оформления основных видов документов, 3. общие правила предварительного рассмотрения и маршрутизации документов и особенности их обработки в зависимости от документопотоков, деятельность руководства по рассмотрению документов, проставлению резолюций и установлению сроков исполнения, работа исполнителя с документами и т.п. К инструкции могут прилагаться:  образцы и формы документов;  учетно-регистрационные формы;  справочники и классификаторы; 136 Жукова Я.В. Инструкция по делопроизводству с нуля: с чего начать? // Секретарьреферент. - 2016. - № 2. - С. 22.

 схемы документопотоков и др. Анализ делопроизводства в ЗАО «МАТИС» показал ряд нарушений и недостатков, которые позволит решить предлагаемый нами проект инструкции по делопроизводству, а именно: 1. исключить ошибки в оформлении реквизитов документов; 2. унифицировать бланки документов, предложить к использованию общий бланк и бланк конкретного вида документа, а также заменить фирменный бланк бланком письма; 3. классифицировать и дать описание используемых в Обществе формам управленческих документов; 4. разработать и закрепить алгоритм действий и операций, совершаемых при работе с внутренними, входящими и исходящими документами; 5. унифицировать регистрационные формы; 6. описать правила организации хранения документов. В процессе разработки проекта инструкции по делопроизводству регламентировалась прежде всего работа с документами, принадлежащим к системе организационно-распорядительной документации, в которой есть следующие подсистемы:  организационная документация;  распорядительная документация;  справочно-информационные документы. В основу разработки проекта инструкции по делопроизводству легла действующая нормативно-методическая база по делопроизводству: 1. Федеральный закон от 27.06.2007 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»137; 2. 137 Федеральный закон «Об электронной подписи»138; ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ (в ред. от 10.01.2016) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

3. Федеральный закон «О коммерческой тайне»; 4. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»139; 5. Федеральный закон «О персональных данных»140; 6. Федеральный закон «О языках народов Российской Федерации»141; 7. Федеральный закон «О государственном языке Российской Федерации»142; 8. Постановления Правительства РФ от 15.06.2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти143; 9. Указ Президента РФ «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»144, 10. «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 №76145; 11. 138 «Правила оказания услуг почтовой связи»146; ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ (в ред. от 28.06.2014) «Об электронной подписи». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 139 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в ред. от 28.11.2015) «Об архивном деле в Российской Федерации» – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 140 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 01.09.2015) «О персональных данных». - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 141 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 21.07.2014) «О языках народов Российской Федерации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2015). - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 142 ФЗ от 01.06.2005 № 53-ФЗ (в ред. от 05.05.2014) «О государственном языке Российской Федерации». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 143 Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06. 2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».– Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 144 Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 145 Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

12. Государственная система документационного обеспечения управления147; 13. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная документации. система Требования к организационно-распорядительной оформлению документам», принятым постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст148; 14. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»149; 15. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.2007 № 28-ст150, 16. Основные правила работы архивов организаций, утвержденных коллегией Росархива 06.02.2002151; 17. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации152; 18. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ153. 146 Постановление Правительства РФ от 15.04. 2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 147 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.- С. 1. 148 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 149 ГОСТ Р 7.0.8- 2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».- М., 2013.- Доступ из справ. - правовой системы «КонсультантПлюс». 150 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. – Доступ из справ.правовой системы «КонсультантПлюс». 151 Основные правила работы архивов организаций. – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 152 Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. – М. 2007. - Доступ из справочно - правовой системы «КонсультантПлюс».

Проект также разрабатывался с учетом специфики работы Общества и его локальных актов, описанных в пункте 1.3. В процессе разработки проекта инструкции по делопроизводству особое внимание уделялось Методическим рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, поскольку в них содержится рекомендуемая структура и содержание инструкции. Работу над инструкцией по делопроизводству для ЗАО «МАТИС» можно разбить на несколько этапов: - сбор и анализ материала; - разработка проекта инструкции, редактирование, согласование и утверждение; - внедрение инструкции, ознакомление сотрудников154. В структуру проекта инструкции по делопроизводству ЗАО «МАТИС» были включены следующие разделы: 1. Общие положения. 2. Термины и определения. 3. Основные виды управленческих документов и требования к их оформлению. 4. Документооборот и организация работы с документами. 5. Организация хранения документов. 6. Использование и хранение печатей. Раздел «Общие положения» представляет информацию о целях и причинах издания инструкции по делопроизводству; о нормативных и законодательных актах, которыми пользовались при еѐ разработке. 153 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. – М., 2003. - Доступ из справочно - правовой системы «КонсультантПлюс». 154 Жукова Я.В. Инструкция по делопроизводству: разработка и согласование проекта. Утверждение. // Секретарь-референт. - 2016. - № 3. - С. 24–26; Кожанова Е.Н. Как заставить работать организационные документы по делопроизводству? // Секретарьреферент. - 2015. - № 10. - С. 18–20.

В разделе «Термины и определения» представлены основные определения, которые встречаются в инструкции по делопроизводству. Всего используется 49 определений. Раздел «Основные виды управленческих документов и требования к их оформлению» включает в себя следующие подразделы:  бланки документов;  общие требования к составлению и оформлению документов;  оформление реквизитов документов;  оформление отдельных видов документов в ЗАО «МАТИС». Для оформления документов рекомендованы общий бланк, бланк конкретного вида документа и бланк письма. Оформление реквизитов включает в себя правила оформления тех реквизитов, которые используются при составлении документов ЗАО «МАТИС», согласно ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В подразделе «Оформление отдельных видов документов» прописаны правила оформления приказов, положений, инструкции, протоколов, служебной переписки, записок, справок и других документов в ЗАО «МАТИС». Раздел «Документооборот и организация работы с документами» включает в себя:  принципы организации документооборота;  прием и первичную обработку документов, поступающих в ЗАО «МАТИС»;  регистрацию документов;  отправку документов;  исполнение и контроль;  учет и анализ объемов документооборота. Следующим разделом проекта инструкции по делопроизводству является – «Организация хранения документов», где рассматривается

номенклатура дел, вопросы текущего хранения документов и передача дел на архивное хранение. Раздел «Использование и хранение печатей» включает в себя учет печатей Общества. Необходимо отметить, что увеличение объемов документации и усложнение документооборота современных фирм приводит к необходимости иметь несколько печатей. По этой причине во многих организациях используют помимо основной также и дополнительные печати155. В проекте инструкции по делопроизводству не рассматривались вопросы кадрового делопроизводства и работы с обращениями граждан и заказчиками, так как на эти сферы целесообразно разработать отдельные инструкции156. Проект инструкции по делопроизводству оформлен на общем бланке с использованием реквизитов:  наименование организации;  наименование вида документа;  дата документа;  регистрационный номер документа;  место составления или издания документа;  заголовок к тексту;  текст;  подпись;  визы согласования;  гриф утверждения. 155 Птичкина Е.М. За семью печатями или сколько печатей может иметь фирма? – URL: http://www.e-registr.ru (дата обращения: 21.01.2016) 156 Кожанова Е.Н. Оптимизация процессов делопроизводства с нового рабочего года. // Секретарь-референт. – 2016. - №1. - URL: http://www.profiz.ru/sr/1_2016/optimizacija/ (дата обращения: 23.03.2016)

Также к проекту имеются приложения – бланки документов, шаблоны, формы журналов регистрации157. Таким образом, предлагаемый проект инструкции по делопроизводству (приложение 19) должен обеспечить нормативное регулирование вопросов создания документов и организации работы с ними. Использование данного документа в практической деятельности ЗАО «МАТИС» позволит избежать грубых ошибок в оформлении документов, унифицировать используемые виды и формы документации, а также сократить материальные и трудовые затраты на организацию работы за счет четко отлаженной системы документооборота. 157 Кожанова Е. Альбом электронных форм документов в MS Word // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2015. - №2. - С. 54-67

ЗАКЛЮЧЕНИЕ Российско-Чешская группа предприятий «МАТИС» была основана в 1990 году крупнейшими предприятиями Советского союза и Чехословакии «Автоэкспорт», «Центросоюз», Михайловский ГОК и их чешские партнеры автомобильные заводы «Татра», «Шкода-ЛиАЗ», «Авиа», внешнеторговое объединение «Мотоков» с целью сохранения интеграционных связей стран. Основными направлениями строительство, производство деятельности конструкций ЗАО из «МАТИС» ПВХ, являются: гостиничное обслуживание, ресторанный бизнес, предоставление медицинских услуг, торговых площадей, техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств и др. Характеристика ЗАО «МАТИС» позволяет сделать выводы об Обществе как о крупнейшем производителе региона, имеющего значительные достижения в самых различных областях экономики и социальной политики и обеспечивающего стабильный рост и трудовую занятость населения. ЗАО «МАТИС» имеет сложную структуру, спецификой которой является наличие дочерних компаний. Документационное обеспечение управления в Обществе возложено на секретаря, который осуществляет прием, регистрацию и переадресацию входящей корреспонденции; отправляет исходящую документацию; ведет архив информационных материалов, писем, газет, а также работает с электронной почтой и факсом пр. Однако на практике это не исключает дублирование функций с другими должностными лицами, например вицепрезидентами, финансовым директором и др., усложнения маршрута движения документации.

Одним из направлений совершенствования была переработка должностной инструкции секретаря. Должностная инструкция, являющаяся организационным документом, перерабатывалась в целях:  закрепления видов работы, специализации работника;  установления квалификационных требований по должности;  устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;  установления взаимосвязей отдельных должностей;  разграничения обязанностей и прав работников;  установления их меры ответственности;  оценки деятельности работника. При переработке разделов должностной инструкции секретаря ЗАО «МАТИС» мы проводили их конкретизацию с учетом специфики работы Общества. Таким образом, содержание проекта переработанной должностной инструкции секретаря ЗАО «МАТИС» будет не только отражать фактическую деятельность должностного лица, но и соответствовать нормам. Представленный проект должностной инструкции секретаря должен способствовать улучшению качества работы должностного лица и окажет эффективную помощь в совершенствовании делопроизводства ЗАО «МАТИС» в целом. В результате исследования было установлено, что в своей деятельности ЗАО «МАТИС» создает большое количество документов, имеющих различное практическое значение. Однако, их оформление не соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, что в свою очередь ведет к утрате документами юридической силы. Анализ видового состава управленческой документации ЗАО «МАТИС» позволяет сделать следующие выводы:

 видовое разнообразие документов позволяет руководству и другим участникам общества оперативно и достаточно эффективно решать профессиональные задачи и вопросы управления;  оформление документов практически по всем показателям не соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003;  к сожалению из всех рекомендованных ГОСТом Р 6.30-2003 видов бланков в ЗАО «МАТИС» используется только фирменный бланк, который не является универсальным и выполнен с ошибками. Таким образом, определяя пути совершенствования делопроизводства в ЗАО «МАТИС», особое внимание мы уделили оформлению управленческой документации. Организация и технология документооборота в Обществе в целом соответствует нормам законодательства Российской Федерации. Используемые в ЗАО «МАТИС» локальные нормативно-методических документы на сегодняшний день не отвечают требованиям современного законодательства и направлены на решение только отдельных вопросов, что влияет на правильность и скорость оформления некоторых видов документов. Поэтому, в целях совершенствования документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в ЗАО «МАТИС» необходимо было разработать инструкцию по делопроизводству, которая четко и подробно установила бы правила документирования, оптимизировала и стабилизировала работу с документами. В проекте инструкции по делопроизводству не рассматривались вопросы кадрового делопроизводства и работы с обращениями граждан и заказчиками, так как на эти сферы целесообразно разработать отдельные инструкции. Также к проекту имеются приложения – бланки документов, шаблоны, формы журналов регистрации.

Предлагаемый проект инструкции по делопроизводству должен обеспечить нормативное регулирование вопросов создания документов и организации работы с ними. Использование данного документа в практической деятельности ЗАО «МАТИС» позволит избежать грубых ошибок в оформлении документов, унифицировать используемые виды и формы документации, а также сократить материальные и трудовые затраты на организацию документооборота. работы за счет четко отлаженной системы

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК Источники I. Неопубликованные источники 1. Устав ЗАО «МАТИС» (утв. протоколом Общего собрания акционеров от 25.04.2002 №21). – Железногорск, 2002. – С. 1. 2. Устав ЗАО «Строительная компания «МАТИС» (утв. Протоколом от 12.10.1990 № 18955). – Железногорск, 1990. – С. 10 3. Штатное расписание ЗАО «МАТИС» (утв. генеральным директором 30.04.2015). – Железногорск, 2015. – 2 с. 4. Положение «Об экспертной комиссии ЗАО «МАТИС» (утв. приказом генерального директора от 01.12.2002 №4). – Железногорск, 2002. – 2 с. 5. Положение «Об административно-хозяйственном отделе ЗАО «МАТИС» (утв. генеральным директором 22.04.2013). – Железногорск, 2013. – 4 с. 6. Должностная инструкция секретаря (утв. генеральным директором ЗАО «МАТИС» 02.03.2013). – Железногорск, 2013. – 4 с. 7. Номенклатура дел ЗАО «МАТИС» (утв. приказом генерального директора от 21.12.2014 №57). – Железногорск, 2014. – 2 с. Опубликованные источники 8. 21.07.2014 Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 (в ред. от №11-ФКЗ). - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 9. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 №51-ФЗ (в ред. от 13.07.2015). - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

10. (ред. от Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ 30.12.2015). - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». 11. Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ (в ред. от 05.05.2014) «О государственном языке Российской Федерации». - Доступ из справ.правовой системы «КонсультантПлюс» 12. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (в ред. от 28.06.2014) «Об электронной подписи». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс» 13. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (в ред. от 28.11.2015) «Об архивном деле в Российской Федерации» – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 14. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (в ред. от 10.01.2016) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 15. «О Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 01.09.2015) персональных данных». - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс» 16. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 21.07.2014) «О языках народов Российской Федерации» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2015). - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс» 17. «О Федеральный закон от 06.12.2014 №402-ФЗ (ред. от 04.11.2014) бухгалтерском учете». — Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 18. Федеральный закон от 26.12.1995 №208-ФЗ (в ред. от 26.09.2015) «Об акционерных обществах». - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 19. Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера». – Доступ из справ.правовой системы «КонсультантПлюс»

20. 25.10.2010) Постановление Минтруда РФ от 09.02.2004 № 9 (ред. от «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих». - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». 21. Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06. 2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».– Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс» 22. Постановление Правительства РФ от 15.04. 2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». – Доступ из справ.правовой системы «КонсультантПлюс» 23. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Введ. 01.07.2003. – Доступ из справ.правовой системы «КонсультантПлюс». 24. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 25. ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ.01.03.2014. — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». 26. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991. – 98 с. 27. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37, с изм. и доп. от 12 февраля 2014 г.). - Доступ из справочно-правовой системы «ГАРАНТ».

28. и Профессиональный стандарт «Специалист по организационному документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 06.05.2015 № 276н. - Доступ из справочно-правовой системы «ГАРАНТ». 29. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. – Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс» 30. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299) (в ред. от 26.09.2013)). — Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». 31. Основные правила работы архивов организаций (одобрено решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). - Доступ из справ. - правовой системы «КонсультантПлюс». 32. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558). — Доступ из справ.правовой системы «КонсультантПлюс». 33. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 №526). «КонсультантПлюс». — Доступ из справ.-правовой системы

II. Литература 34. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие для студентов вузов. 3-е изд., перераб. и доп. / В.И. Андреева. - М.: КНОРУС, 2010. – 296 с. 35. Анодина, Н.Н. Деловое письмо: методика составления и правила оформления / Н.Н. Анодина. - М.: Омега-Л, 2014. – 100 с. 36. Анодина, Н.Н. Документооборот в организации / Н.Н. Анодина. – М.: Омега-Л, 2009. – 93 с. 37. Бардаев, Э.А. Документоведение: учебник для студентов вузов / Э.А. Бардаев. - М.: Академия, 2010 – 300 с. 38. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения) / М.И. Басаков. – М.: КноРус, 2013. - 213 с. 39. Басаков, М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления) / М.И. Басаков. - Ростов н/Д: Феникс, 2009. –135 с. 40. Братейко, М. Как правильно хранить документы / М. Братейко // Кадровик. – 2014. – № 1. – С. 167–178 41. Ватолина, М.В. Делопроизводство в вопросах и ответах / М.В. Ватолина. – Ростов н/Д.: Феникс, 2010. – 319 с. 42. Волков, К.А. Документирование в управленческой деятельности: учеб. пособие / К.А. Волков, А.Н. Приходько, Т.А. Расина, И.М. Шутова. – СПб.: СПбГАСУ, 2009. – 140 с. 43. Галахов, В.В. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы / В.В. Галахов, И. Корнеев, Г. Ксандопуло. - М.: Проспект, 2014. - 480 с. 44. Гваева, И.В. Делопроизводство: Учебный справочник / И.В. Гваева. – Минск: ТетраСистемс, 2011. – 224 с. 45. Голянд, И.Л. Документирование управленческой деятельности / И.Л. Голянд, В.В. Девинова, К.А. Мухина. - Красноярск: КГУ, 2011. - 65с.

Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления. 46. Электронный учебник / А.С. Гринберг. – М.: Юнити-Дана, 2011. - 390 с. Дѐмин, 47. Ю.Н. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю.Н. Дѐмин. - СПб.: Питер, 2009. - 164 с. Дубовицкая 48. М. Оперативные совещания: как их можно протоколировать и контролировать исполнение поручений? / М. Дубовицкая // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2016. - №2. – С. 42-56 Дубовицкая М. Организуем проверку ведения делопроизводства 49. в структурных подразделениях / М. Дубовицкая // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2016. - №1. – С. 12-32 Жукова, Я.В. Инструкция по делопроизводству с нуля: с чего 50. начать? / Я.В. Жукова // Секретарь-референт. - 2016. - № 2. - С. 22–25. Жукова, Я.В. Инструкция по делопроизводству: разработка и 51. согласование проекта. Утверждение / Я.В. Жукова // Секретарь-референт. 2016. - № 3. - С. 24–26. Захарова, Т.И. Документационное обеспечение управления / Т.И. 52. Захарова. – М.: Евразийский открытый институт, 2010. – 155 с. Иритикова, В. Секретарь и делопроизводитель: функциональные 53. обязанности по профессиональному стандарту / В. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2016. - №2. - С.62-71. Каменева Е.М. Жизненный цикл входящего документа / Е.М. 54. Каменева // Делопроизводство. – 2010. – №5. – С.8–10 Карепина, С. Конструктор делового письма. Практическое 55. пособие по эффективной бизнес-переписке / С. Карепина. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015. – 274 с. Квеско, Р.Б. Документоведение и делопроизводство. Учебное 56. пособие / Р.Б. Квеско, С.Б. Квеско. – Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2009. – 140 с. 57. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. – М.: Инфра-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2014. — 312 с.

58. Кожанова, Е. Альбом электронных форм документов в MS Word / Е. Кожанова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2015. - №2. - С. 54-67. 59. Кожанова, Е. Общие требования к текстам документов и их унификация / Е.Кожанова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2015. -№1. – С. 59-65. 60. Кожанова, Е.Н. Как заставить работать организационные документы по делопроизводству? / Е.Кожанова // Секретарь-референт. - 2015. - № 10. - С. 18–20. 61. Корнеев, И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы / И.К. Корнеев. – М.: Азбука, 2012. – 480 с. 62. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления / И.Н. Кузнецов. – М.: ИД Юрайт, 2014. – 576 с. 63. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. – М.: ИНФАРМА-М, 2012. – 528 с. 64. Ленкевич, Л.А. Делопроизводство / Л.А. Ленкевич. – М.: ИЦ «Академия», 2011. – 256 с. 65. Лопатникова, Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. - М.: Омега-Л, 2009. - 318 с. 66. Марушина, Д. Система контроля исполнения документов, или Как запустить свой часовой механизм? / Д. Марушина. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2016. - №2. – С. 22-31 67. Новикова, М.М. Документационное обеспечение управления: учебный курс / М.М. Новикова. - М.: Ось-89, 2009. – 144 с. 68. Носарева, Н.В. Подготовка документов к архивному хранению / Н.В. Носарева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2009. – № 12. – С. 42-55. 69. Пшенко, А.В. Секретарь-референт высокой квалификации / А.В. Пшенко, Е.А. Степанов. – М.: Издательский центр «Академия», 2011. – 272 с.

70. Рогожин, М.Ю. Справочник по делопроизводству / М.Ю. Рогожин. - СПб.: Питер, 2011. - 176 с. 71. Смольянинова, М.В. Должностная инструкция: структура и содержание / М.В. Смольянинова // Секретарь референт. – 2010. – № 3. – С. 47–56. 72. Соколова, О.Н. Документационное обеспечение управления в организации / О.Н. Соколова, Т.А. Акимочкина. - М.: КноРус, 2013. – 160 с. 73. Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов / О.П. Сологуб. - М.: Ось-98, 2013. - 207 с. 74. Сологуб, О.П. Практикум по документационному обеспечению управления / О.П. Сологуб. – М.: Омега–Л, 2010. – 128 с. 75. Стенюков, М.В. Делопроизводство и документоведение / М.В. Стенюков. – М.: Омега-Л, 2010. - 219 с. 76. Янковая, В.Ф. Основные виды организационно- распорядительных документов. Инструкция / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2013. – № 4. – С. 28–31. III. Электронные ресурсы 77. Быкова, Т.А. Протокол: типовые требования к оформлению и специфика акционерных обществ / Т.А. Быкова. - URL: http://www.delopress.ru/articles.php?n=5055&sphrase_id=1687522 78. Должностные инструкции: оформляем и утверждаем. – URL: http://hr-portal.ru/article/dolzhnostnye-instrukcii-oformlyaem-i-utverzhdaem 79. Зуев, С. Годовое общее собрание акционеров: оформление подготовки и проведения / С. Зуев // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. – №2. - URL: http://www.delo- press.ru/articles.php?n=12682&sphrase_id=1687522 80. Иритикова, В. Документирование деятельности коллегиальных органов / В. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на

предприятии. - 2015. – №2. - С. 30-48. - URL: http://www.delopress.ru/articles.php?n=18377 81. Иритикова, И. Общие правила составления и оформления протокола/И. Иритикова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2011. – №3. - URL: http://www.delo- press.ru/articles.php?n=8233&sphrase_id=1687522 82. Каменева, Е.М. Особенности оформления приказов и распоряжений / Е.М. Каменева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. №1. - - URL: http://www.delo- press.ru/articles.php?n=7874&sphrase_id=1687478 83. Каменева, Е.М. Справки, копии и выписки из документов / Е.М. Каменева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2010. – №1. – URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=4979&sphrase_id=1687668 84. Кожанова, Е.Н. И это всѐ о нем: заявление / Е.Кожанова // Секретарь-референт. – 2015. - №11. - URL: http://www.profiz.ru/sr/11_2015/zajavlenie/ 85. Кожанова, Е.Н. Как заставить работать организационные документы по делопроизводству? / Е.Кожанова // Секретарь-референт. – 2015. - №10. - URL: http://www.profiz.ru/sr/10_2015/zastavljaem/ 86. Кожанова, Е. Акты в канцелярии и в отделе кадров / Е. Кожанова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. – №2. URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=15725&sphrase_id=1687580 87. Кожанова, Е. Приказы в организации: виды и особенности оформления / Е. Кожанова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014 - №1. - URL: http://www.delo- press.ru/articles.php?n=14874 88. Кожанова, Е. Служебная и докладная записки / Е. Кожанова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014. – №5. - URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=16606&sphrase_id=1687643

89. Кожанова, Е.Н. Оптимизация процессов делопроизводства с нового рабочего года / Е.Кожанова // Секретарь-референт. – 2016. - №1. URL: http://www.profiz.ru/sr/1_2016/optimizacija/ 90. Кошелева, Е.А. Формирование дел в организации и их текущее хранение / Е.А. Кошелева // Секретарь-референт. – 2011. - №8. http://www.profiz.ru/sr/8_2011/formirovanie_del/ 91. Кублашвили, О.В. Документационное обеспечение управления / О.В. Кублашвили. – URL: http://www.hi-edu.ru/e-books/xbook247/01/part003.htm 92. Назарова, Л.А. Здравствуйте, бесценная Катерина Матвеевна, или Поговорим о деловых письмах / Л.А. Назарова // Секретарь-референт. – 2015. - №9. - URL: http://www.profiz.ru/sr/9_2015/suhov/ 93. Назарова, Л.А. На сказалках не работаем! О внутренней переписке организации / Л.А. Назарова // Секретарь-референт. – 2015. - №12. - URL: http://www.profiz.ru/sr/12_2015/perepiska/ 94. Назарова, Л.А. Согласование проекта документа: 7 главных вопросов / Л.А. Назарова // Секретарь-референт. – 2015. - №8. - URL: http://www.profiz.ru/sr/8_2015/soglasovanie/ 95. Назарова, Л.А. Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать / Л.А. Назарова // Секретарь-референт. – 2015. - №7. - URL: http://www.profiz.ru/sr/7_2015/registracia/ 96. Назарова, Л.А. Сцилла и харибда секретарской работы – входящие и исходящие документы / Л.А. Назарова // Секретарь-референт. – 2016. - №4. - URL: http://www.profiz.ru/sr/4_2016/scilla/ 97. Организационно-правовые документы предприятия. Документооборот и документоведение. - URL: http://docrev.ru/organizacionnopravovye-dokumenty-predpriyatiya/ 98. Организационно-правовые документы. – http://www.edou.ru/enc/razdel21/?COURSE_ID=4&LESSON_ID=52#1 URL:

99. Организация ЗАО «МАТИС». – URL: http://www.list- org.com/company/60599/show/founders 100. Организация работы с документами. – URL: http://www.edou.ru/enc/razdel31/?COURSE_ID=5&LESSON_ID=107 101. Официальный сайт ЗАО «МАТИС». – URL: http://zao-matis.ru/ 102. Официальный сайт ЗАО «МАТИС». Гостиничный комплекс. – URL: http://zao-matis.ru/kompleks-matis 103. Официальный сайт ЗАО «МАТИС». Недвижимость и аренда. – URL: http://zao-matis.ru/nedvizh 104. Официальный сайт ЗАО «МАТИС». ООО «Медицинский центр МАТИС». – URL: http://zao-matis.ru/medcentr-matis 105. Официальный сайт ЗАО «МАТИС». Производство. – URL: http://zao-matis.ru/proizvodstvo 106. Официальный сайт ЗАО «МАТИС». Строительство. – URL: http://zao-matis.ru/stroitelstvo 107. Потапова, Л.А. Разработка и утверждение штатного расписания / Л.А. Потапова, А.В. Батура // Справочник кадровика. – 2010.- URL: http://hrportal.ru/article/razrabotka-i-utverzhdenie-shtatnogo-raspisaniya 108. Правила составления должностных инструкций. – URL: http://hrportal.ru/article/pravila-sostavleniya-dolzhnostnyh-instrukciy 109. Птичкина, Е.М. За семью печатями или сколько печатей может иметь фирма? / Е.М. Птичкина. – URL: http://www.e-registr.ru 110. Санкина, Л.В. Должностная инструкция / Л.В. Санкина // Справочник кадровика. – 2009. - №7. – URL: http://hr- portal.ru/article/dolzhnostnaya-instrukciya 111. Тиханович, С. Готовим документы к передаче в архив организации /С. Тиханович // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2016. - press.ru/articles.php?n=20630 №1. – С.66-78 – URL: http://www.delo-

112. Ускова, Т. Примите моѐ заявление… / Т. Ускова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2011. – №6. - URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=8745&sphrase_id=1687661 113. Ушанов, А. Как можно оформить согласование? / А Ушанов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2016. - №2. -URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=20884 114. Формирование и хранение дел в делопроизводстве. - http://www.rus-lib.ru/book/30/dokym/Ohotnikov/Ohotnikov_141-169.html 115. Штатное расписание: составляем грамотно.- URL: http://hrportal.ru/article/shtatnoe-raspisanie-sostavlyaem-gramotno 116. Янковая, В.Ф. Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций / В.Ф. Янковая. // Секретарь-референт. - 2015. - № 11. С. 68–74 - URL: http://www.profiz.ru/sr/11_2015/novie_pravila/

Приложение 1. Перечень организаций, учредителем которых является ЗАО «МАТИС» дата образования 18.03.2013 14.03.2013 15.02.2013 19.12.2012 08.11.2012 24.09.2012 10.11.2009 30.10.2009 16.06.2008 26.01.2007 наименование ООО «АВТОСЕРВИС «МАТИС» ООО «ПРОМСТРОЙРЕСУРС-МАТИС» ООО «Медицинский центр «МАТИС» ООО «ДОКА-МАТИС» ООО «Гостиничный комплекс «МАТИС» ООО «Завод металлопрофильных конструкций» ООО «Центральный рынок» ООО «ВЛТАВА» ООО «ИНЭКО-МАТИС» ООО «СТРОИТЕЛЬНО-ДОРОЖНЫЕ МАШИНЫ МАТИС» доля 20% 20% 5% 24% 20% 50% 80% 20% 25% 50%

Приложение 2. Копия титульного листа устава ЗАО «Матис»

Приложение 3. Копия оборота последнего листа устава ЗАО «Матис»

Приложение 4. Копия положения «Об экспертной комиссии» ЗАО «Матис»

Приложение 5. Копия должностной инструкции секретаря ЗАО «Матис»

Приложение 6. Копия приказа ЗАО «Матис»

Приложение 7. Копия распоряжения ЗАО «Матис»

Приложение 8. Копия решения ЗАО «Матис»

Приложение 9. Копия протокола ЗАО «Матис»

Приложение 10. Копия протокола о намерениях ЗАО «Матис»

Приложение 11. Копия акта ЗАО «Матис»

Приложение 12. Копия акта ЗАО «Матис»

Приложение 13. Копия докладной записки ЗАО «Матис»

Приложение 14. Копия справки ЗАО «Матис»

Приложение 15. Копия письма ЗАО «Матис»

Приложение 16. Копия письма ЗАО «Матис»

Приложение 17. Копия письма компаниям ЗАО «Матис»

Рецензии:

Авторизуйтесь, чтобы добавить рецензию

- у работы пока нет рецензий -

Отзывы:

Авторизуйтесь, чтобы оставить отзыв