Шупилов Диплом

Виталий Шупилов

Шупилов Диплом

Аннотация на дипломный проект студента В.А. Шупилова на тему: «Совершенствование взаимодействия структурных подразделений на базе информационных технологий» 1. Место преддипломной практики: Центр стратегической интеграции Государственный университет управления. 2. Характер дипломного проекта: прикладной. 3. Программные и технические средства, с помощью которых разрабатывались проектные решения: персональный компьютер, MS Windows 8, офисный пакет Microsoft Office 2013, Aris Express, CMS «Wordpress». 4. Количество характеристики дипломного проекта: - общий объем текстовой части – 81 стр. (только текстовая часть, до приложений) - количество таблиц – 8; - количество иллюстраций – 39; - число приложений к дипломному проекту –9; - количество позиций библиографического списка – 31 источник; - количество единиц графического материала вне текстовой части – 17. 5. Данный дипломный проект посвящён вопросу создания информационно-справочной системы для взаимодействия структурных подразделений вуза. В дипломном проекте проведён анализ организационной и функциональной структур вуза, сформулированы предложения по совершенствованию взаимодействия структурных подразделений; сформулированы требования к информационно-справочной системе, проведён анализ решений, представленных на рынке по выявленным требованиям, дана характеристика основных функций системы, оценены риски реализации

Информатика

Другие учебные работы

Вуз: Государственный университет управления (ГУУ)

ID: 56e53f725f1be74676000005

UUID: 98f6d670-d9cc-0133-20ca-525400003e20

Язык: Русский

Опубликовано: больше 8 лет назад

Просмотры: 77

11.64

Виталий Шупилов

Государственный университет управления (ГУУ)

Комментировать 0

Рецензировать 0

Скачать - 0 байт

Поделиться работой

Министерство образования и науки Российской Федерации (МИНОБРНАУКИ РОССИИ) Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ» Институт информационных систем управления Кафедра документоведения и документационного обеспечения управления Специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления» - 032001 УТВЕРЖДАЮ заведующий кафедрой ___________________ «____»__________ 2014г. ЗАДАНИЕ на дипломный проект студента Шупилова Виталий Александровича Тема проекта: «Совершенствование взаимодействия структурных 1. подразделений на базе информационных технологий» –от «___»________ 2014г. № ____ 2. Срок сдачи студентом законченного проекта 26.05.2014г. 3. Исходные данные к проекту: материалы преддипломной практики, нормативно-правовые, организационно-распорядительные и методические документы вуза, профессиональная литература, результаты интервьюирования сотрудников вуза. 4. Содержание дипломного проекта (перечень подлежащих разработке вопросов): анализ задач, функция и структуры организации, анализ нормативнометодической базы и практики документационного обеспечения деятельности вуза, разработка нормативно-методических документов, необходимых для совершенствования взаимодействия структурных подразделений вуза, анализ и внедрение информационно-справочной системы.

5. Работа состоит из 2 глав, введения и заключения, общий объем текстового материала - 81 страниц, список литературы включает 31 наименование. 6. В тексте дипломного проекта работе используется 8 таблиц и 39 графических рисунков, в приложении представлено 9 документов, общим объёмом 40 стр. 7. Дата выдачи задания. Руководитель дипломного проекта к.э.н., доцент _____________ О.И. Долганова Задание принял к исполнению _____________ В.А. Шупилов

Аннотация на дипломный проект студента В.А. Шупилова на тему: «Совершенствование взаимодействия структурных подразделений на базе информационных технологий» 1. Место преддипломной практики: Центр стратегической интеграции Государственный университет управления. 2. Характер дипломного проекта: прикладной. 3. Программные и технические средства, с помощью которых разрабатывались проектные решения: персональный компьютер, MS Windows 8, офисный пакет Microsoft Office 2013, Aris Express, CMS «Wordpress». 4. Количество характеристики дипломного проекта: - общий объем текстовой части – 81 стр. (только текстовая часть, до приложений) - количество таблиц – 8; - количество иллюстраций – 39; - число приложений к дипломному проекту –9; - количество позиций библиографического списка – 31 источник; - количество единиц графического материала вне текстовой части – 17. 5. Данный дипломный информационно-справочной проект системы для посвящён вопросу взаимодействия создания структурных подразделений вуза. В дипломном проекте проведён анализ организационной и функциональной структур совершенствованию вуза, сформулированы взаимодействия структурных предложения по подразделений; сформулированы требования к информационно-справочной системе, проведён анализ решений, представленных на рынке по выявленным требованиям, дана характеристика основных функций системы, оценены риски реализации информационно-справочной системы путём проведения экспертной оценки. Руководитель дипломного проекта __________________ О.И. Долганова Студент-дипломник __________________ В.А. Шупилов

Содержание ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................. 4 1. Общий анализ деятельности ГУУ ....................................................................... 7 1.1 Организационная и функциональная структура ГУУ ................................ 7 1.2 Анализ информационного и документационного обеспечения ГУУ ..... 14 1.3 Причины и факторы, препятствующие эффективной работе вуза .......... 21 1.4 Направление соверешествования взаимодействия структурных подразделений на основе информационных технологий ..................................... 23 2. Проектирование информационно-справочной системы «ГУУ База знаний» .. ............................................................................................................................... 25 2.1. Современное состояние и тенденции развития систем управления знаниями ..................................................................................................................... 25 2.2 Требования к информационно-справочной системе «ГУУ База знаний» .. ........................................................................................................................ 31 2.3 Сравнительный анализ платформ для реализации информационно- справочной системы «ГУУ База знаний» ............................................................... 42 2.4 Предложения по реализации информационно-справочной системы «ГУУ База знаний»............................................................................................................... 48 2.5 Предложение по интеграции информационно-справочной системы «ГУУ База знаний» с общевузовсками информационными системами ......................... 68 2.6 Анализ рисков реализаци информационно-справочной системы «ГУУ База знаний»............................................................................................................... 74 ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 81 БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК ..................................................................... 83 ПРИЛОЖЕНИЯ ......................................................................................................... 86 3

ВВЕДЕНИЕ Обучение в современном обществе перестало носить временный характер и стало беспрерывным процессом. Современность диктует свои условия для формирования процесса образования. В настоящее время недостаточно получить один раз высшее образование, любому специалисту высокого уровня необходимо постоянно пополнять и совершенствовать свои знания в той или иной предметной области, ведь знания с каждым годом становятся все более и более динамичными. Любая организация должна опираться на тенденции и требования рынка. Если этого не делать, то рано или поздно невидимая рука рынка заменит организацию кем-то другим. Любой вуз не является исключением из этого правила. Если рассматривать вуз с организационной точки зрения, то с одной стороны, вуз — это организация со сформированной инфраструктурой, включающей сотни помещений, тысячи единиц оборудования, ЛВС, силовые сети и, самое главное, — интеллектуальный капитал в лице профессорскопреподавательского состава, научной школы, принципов и традиций преподавания. Но какими бы достоинствами ни обладал вуз, если взаимодействие между структурными подразделениями выстроено неэффективно, то и сам процесс обучения и создания новых инновационных проектов будет обречён на провал. Обращаясь к опыту мировых вузов и крупных организаций, можно сделать вывод, что создание эффективного взаимодействия между структурными подразделениям невозможно без поддержки информационных технологий. В настоящее время главным ресурсом, необходимым для успешного ведения любого вида деятельности, является информация. Её объёмы постоянно растут, её становится всё сложнее обрабатывать, анализировать и хранить. Появляются проблемы при поиске необходимой информации и её актуализации. При работе с разобщёнными данными тратится много времени и материальных средств. Это 4

приводит к снижению уровня эффективности работы организации. Для решения подобных проблем необходимо обеспечить доступность всей необходимой сотрудникам информации, для реализации их деятельности в соответствии с целями и задачами вуза. Данный дипломный проект посвящён вопросу создания системы способной решить данные задачи и обеспечить тесную связь между отдельными структурными подразделениями с минимальными финансовыми затратами для вуза. Основой дипломного проекта послужили материалы исследования процессов взаимодействия структурных подразделений ФГБОУ ВПО «Государственный университет управления» в части организации учебного процесса. Анализ бизнес-процессов проводился на базе материалов, полученных в ходе: - изучения нормативно-правовых, организационно-распорядительных и информационно-справочных документов; - интервьюирования сотрудников структурных подразделений ГУУ; - анализа информации, представленной в системе «GreenLine 52». При обследовании деятельности осуществляется: - описание целей и задач отдельных структурных подразделений для дальнейшего формирования системы показателей эффективности деятельности и долгосрочных планов развития; - адаптация PCF классификации бизнес-процессов деятельности ГУУ в соответствии со спецификой организации; - текстовое и схематическое описание бизнес-процессов в виде регламентов (стандартов); перенос регламентов бизнес-процессов в систему «GreenLine 52» для формализации и стандартизации отчётности сотрудников о выполнении поставленных перед ними задач. Объектом исследования дипломного проекта являются структурные подразделения вуза, на примере Государственного Университета Управления. 5

Предметом учебного рассмотрения процесса и являются организация бизнес-процессы, организация информационного взаимодействия, совершенствование взаимодействия структурные подразделения вуза (ГУУ). Цель дипломного проекта — структурных подразделений вуза на базе информационных технологий на примере Государственного университета управления. Основные задачи дипломного проекта: - изучение и анализ существующих методов работы с документами в Государственном университете управления; - выявление проблемных мест в организации документационного обеспечения управленческой деятельности Государственного университета управления; - исследование способов организации информационного взаимодействия структурных подразделений Государственного университета управления; - разработка практических задач для реализации совершенствования взаимодействия структурных подразделений вуза на базе информационных технологий в Государственном университете управления. Структура дипломного проекта включает в себя две главы, введение и заключение. В конце дипломного проекта представлены приложения, дополняющие и поясняющие содержание основного текста. Методической и информационной базой исследования послужили труды отечественных и зарубежных авторов по проблемам ДОУ, информационного взаимодействия и проектированию информационных систем, а также материалы преддипломной практики. 6

1. Общий анализ деятельности ГУУ 1.1 Организационная и функциональная структура ГУУ Государственный университет управления на протяжении 95 лет является одним из базовых вузов в области подготовки управленческих кадров для отраслей народного хозяйства. В ГУУ обучаются более 15 тысяч студентов, открыто 12 направлений бакалавриата и 7 направлений магистратуры. Около 800 аспирантов проходят обучение по 17 научным специальностям. В состав Университета входят 13 учебных Институтов и факультетов, которые объединяют более 60 кафедр, научно-исследовательские подразделения и филиал в городе Обнинске. Ежегодно в ГУУ проходят переподготовку и повышают квалификацию около 1,5 тысяч специалистов и руководителей предприятий. За годы своего существования вуз подготовил более 100 тысяч высококвалифицированных управленцев для различных отраслей экономики ссылка на источник [18]. В состав Университета входят институты, факультеты по направлениям подготовки специалистов, кафедры по отраслям знаний, центры, лаборатории, управления, отделы, библиотеки, отделения, курсы, подразделения дополнительного профессионального образования, научно-исследовательские подразделения, общежития, книжный магазин, издательский дом, филиалы и другие подразделения. Общее руководство осуществляет Учёный совет под председательством ректора. В состав Учёного совета входят: ректор, проректоры, учёный секретарь, директора институтов и деканы факультетов, заведующие кафедрами, ведущие учёные. Круг вопросов, рассматриваемых Учёным советом, определён Уставом ГУУ: развитие, повышение качества образовательного процесса, расширение направлений научных исследований, реорганизация научных и образовательных подразделений и др. 7

Текущее руководство деятельностью ГУУ осуществляет ректорат. Распределение полномочий и ответственности среди проректоров определяется приказом ректора Университета. Чёткое разделение управленческих обязанностей прописано в следующих документах: «Устав ГУУ», «Положение об институте», «Положение о кафедре», «Положение о Филиале», «Положение о структурных подразделениях ГУУ», а также в должностных инструкциях. ГУУ ведёт активную международную деятельность, поддерживая позиции мирового научно-образовательного процесса. Университет реализует программы с возможностью получения двойного диплома. ГУУ является членом международных организаций и ассоциаций, таких как: Международная ассоциация университетов (IAU), Европейский фонд развития менеджмента (EFMD), Центрально- и Восточно-Европейская ассоциация развития менеджмента (CEEMAN), Международная федерация ассоциаций менеджмента Восточной Азии (IFEAMA), Американская ассоциация менеджмента (AMA), Сеть институтов и школ государственного управления в странах Центральной и Восточной Европы (NISPAcee), Европейская ассоциация международного образования (EAIE), Ассоциация бизнес-школ стран БРИК (ABBS) [21]. Основными задачами вуза являются: 1) удовлетворение потребностей личности в интеллектуальном, культурном и нравственном развитии посредством получения высшего и послевузовского профессионального образования, а также дополнительного профессионального образования; 2) удовлетворение потребностей общества и государства в квалифицированных специалистах с высшим и средним профессиональным образованием, в научно-педагогических кадрах высшей квалификации; 3) развитие наук и искусств посредством научных исследований и творческой научно-педагогических работников и обучающихся, использование полученных результатов в образовательном процессе; 8

4) подготовка, переподготовка и повышение квалификации работников с высшим образованием, научно-педагогических работников высшей квалификации, руководящих работников и специалистов по профилю вуза; 5) сохранение и приумножение нравственных, культурных и научных ценностей общества; 6) воспитание у обучающихся чувства патриотизма, любви и уважения к народу, национальным традициям и духовному наследию России, бережного отношения к репутации вуза; 7) формирование у обучающихся гражданской позиции, способности к труду и жизни в условиях современной цивилизации и демократии; 8) распространение знаний среди населения, повышение его образовательного и культурного уровня. Предметом деятельности вуза является: 1) реализация в пределах контрольных цифр приёма граждан основных образовательных программ высшего профессионального, послевузовского профессионального образования, дополнительных профессиональных образовательных программ в соответствии с федеральными государственными образовательными стандартами, федеральными государственными требованиями. Вуз в части реализации образовательных программ руководствуется типовыми положениями об образовательных учреждениях соответствующих типов и видов и собственный уставом; 2) проведение фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок по профилю вуза в соответствии с тематическим планом научнотехнической работы, реализуемым за счёт средств федерального бюджета[9, с.4]; В соответствии с уставом ГУУ основные цели деятельности ГУУ в соответствием с его уставом отражены на рис. 1. 9

Рис. 1 Основные цели деятельности Государственного Университета Управления Все пять указанных целей взаимосвязаны и взаимообусловлены. Так, учебно-воспитательная и научная деятельность ориентированы на повышение эффективности деятельности вуза по производству конечных продуктов. Научно-методическая деятельность — связующее звено между научной и учебной, а её достижение служит основой повышения качества подготовки специалистов. Социальная цель связывает «производственные» цели и людей, образующих коллектив вуза. Достижение последней цели — организационноуправленческой — служит основой для создания условий функционирования и развития вуза и, следовательно, достижения стоящих перед ним производственных и социальных целей. В настоящее время в Государственном университете управления происходит оптимизация системы управления. Основными направлениями этого процесса являются: - модернизация функциональной, организационной и экономической моделей деятельности Университета в целом и его структурных подразделений; 10

- создание новых структур и служб Университета, обеспечивающих более качественное выполнение существующих функций и реализацию новых функций; - реорганизация институтов и кафедр и объединение тематически близких специализаций подготовки; - обеспечение более высокого уровня взаимодействия различных структур для повышения качества подготовки специалистов в условиях динамично изменяющейся рыночной среды. Работу вуза в соответствии с выполняемыми функциями можно разделить на три комплекса: 1. Подготовка специалистов, бакалавров и магистров. 2. Дополнительное профессиональное образование. 3. Научно-педагогическая деятельность. Перечисленные комплексы, каждый из которых представляет собой определённую систему взаимосвязанных элементов, имеют сложные взаимосвязи и направлены на достижение основной цели деятельности вуза. Однако определяющим комплексом работы вуза является первый, который обеспечивается учебным процессом. Структура ГУУ и институтов представлена в Приложении 1. Учебный процесс в вузе складывается из различных видов и форм учебной, методической и воспитательной работы, которые органично между собой связаны. Административное управление учебным процессом осуществляют заведующие кафедрами, директора институтов, учебный отдел и ректорат вуза. Центральное место принадлежит дирекции института, так как здесь концентрируется вся информация о студентах, накапливается оперативносправочная информация о текущем состоянии учебного процесса. Управление учебным процессом в вузе осуществляется на трёх различных уровнях: - Вузовский уровень — это уровень, на котором решаются задачи, относящиеся ко всем структурным подразделениям; 11

- Институтский уровень — это уровень, на котором решаются задачи, связанные с деятельностью именно этого института; - Кафедральный уровень — это уровень, на котором решаются задачи управления, относящиеся только к этому структурному подразделению. ГУУ по своей организационно-правовой форме является федеральным государственным бюджетным образовательным учреждением высшего профессионального образования. Учредителем ГУУ является Российская Федерация. Функции и полномочия учредителя осуществляет Министерство образования и науки Российской Федерации (Минобрнауки России). Миссия Государственного университета управления – обеспечение подготовки высококвалифицированных управленческих кадров для модернизации России. Стратегическая цель Государственного университета управления - развитие образовательных услуг и научно-исследовательской деятельности. Стратегические задачи Государственного университета управления: • формирование закономерностей научно-образовательной развития среды социально-экономических и с учётом общественно- политических систем; • развитие современных технологий непрерывного управленческого образования; • воспроизводство и распространение управленческих знаний в профессиональной сфере деятельности; • реализация научно-образовательного потенциала, обеспечивающего инновационное развитие реального сектора экономики; • расширение сотрудничества с ведущими зарубежными образовательными и научными центрами при приоритетном развитии отношений с университетами стран БРИКС (группа из пяти быстроразвивающихся стран: Бразилия, Россия, Индия, Китай, ЮжноАфриканская Республика); 12

• формирование корпоративной управленческой культуры, высокой гражданской и социальной ответственности выпускников; • оптимизация инфраструктуры ГУУ на основе принципов научно- образовательного, опытно-экспериментального кластера с учётом прогрессивного отечественного и международного опыта. Стратегическая цель Государственного университета управления — развитие образовательных услуг и научно-исследовательской деятельности Университета, направленных на повышение его конкурентоспособности на основе совершенствования технологической научно-образовательной инфраструктуры, внедрения и и организационнокоммерциализации образовательных и организационно-управленческих инноваций [7, с.10]. 13

1.2 Анализ информационного и документационного обеспечения ГУУ Для проведения комплексного обследования бизнес-процессов ГУУ был использован методологический подход, который объединяет три составляющие и обладает эффектом синергии: • для проведения обследования используется специально разработанный комплекс анкетных форм (Приложение 2); • для формирования целостного представления о деятельности ГУУ с точки зрения процессного подхода к управлению используется адаптированная под специфику ГУУ методология PCF APQC; • для описания бизнес-процессов на всех уровнях системы управления применяется методология моделирования ARIS (нотация EPC). За основу была взята методология APQC’s Process Classification Framework [19], поскольку она позволяет максимально полно охватить и классифицировать процессы деятельности организации с учётом её специфики. В соответствии с данной классификацией все бизнес-процессы деятельности ГУУ делятся на четыре уровня: - категории, - группы процессов, - процессы, - виды деятельности. Категории (12 категорий) представляют собой укрупнённые функциональные области деятельности организации. Следующий уровень детализации бизнес-процессов – это группы процессов, представляющие собой набор процессов, осуществление которых обеспечивает решение конкретной задачи, поставленной перед конкретным подразделением или сотрудником. Процессы, входящие в группу процессов, представляют собой набор конечных операций (действий) с указанием ответственного за процесс, 14

конкретных участников данного процесса и ресурсов, использование и обработка которых осуществляется в рамках его реализации. Например, «Реализация учебной программы». Виды деятельности – это действия, операции, которые осуществляются в рамках реализации конкретного бизнес-процесса. Например, «Планирование повышения квалификации сотрудника». В рамках данного проекта при анализе и описании деятельности ГУУ глубина исследования достигает уровня процессов. В схеме описания бизнеспроцесса будет показана последовательность операций, то есть деятельность, реализуемая в ходе выполнения процесса. Основными требованиями к описанию бизнес-процессов ГУУ являются: - наглядность, - простота интерпретации сотрудниками ГУУ схем бизнес-процессов, незнакомыми с принципами бизнес-моделирования; - единые правила описания бизнес-процессов различных уровней детализации; - возможность декомпозиции бизнес-процессов. Для описания бизнес-процессов была выбрана методологии ARIS, так как эта методология обладает следующими преимуществами: - комплексный анализ бизнес-процессов, - декомпозиция функций и процессов до необходимого уровня детализации с сохранением связей между уровнями, - классификация моделей описания деятельности в соответствии с типами представления – это позволяет существенно снизить степень сложности чтения моделей разными категориями пользователей; - возможность схематичного описания организационной структуры, функций, процессов и информационных ресурсов, используя один инструмент и единую методологию описания и представления описываемых объектов и ресурсов. Модель бизнес-процесса в соответствии с методологией ARIS включает: 15

- наименование процесса; - содержание процесса (подпроцессы, операции); - события (факт, состояние изменяемого в ходе процесса объекта); - событие начала процесса; - событие завершения процесса; - промежуточные события процесса; - участников процесса (организационные единицы – подразделения, сотрудники); - информационные ресурсы (документы, проекты документов, данные информационных систем, сообщения по электронной почте, сообщения по телефону); - информационные системы, используемые в ходе реализации процесса. Регламент (стандарт) бизнес-процесса включает текстовое и схематичное описание процесса. Последнее представляется в виде процессной модели описания потоков работ (eEPC – Extended event driven Process Chain) ARIS. Работы по обследованию деятельности ГУУ проводились в следующей последовательности: 1. Проведение подготовительных работ перед интервью, в том числе изучаются доступные нормативно-правовые и организационно- распорядительные документы, готовится перечень основных направлений деятельности интервьюируемого структурного подразделения и функциональных обязанностей его сотрудников. 2. Проведение интервью и фиксация полученной информации в виде заполненных опросных листов и отчёта в виде структурированного текста. 3. Сбор, систематизация и анализ полученной информации. 4. Проведение дополнительного интервью для уточнения и/или согласования ранее полученной информации. 5. Разработка отчёта об обследовании с регламентами процессов. 16

6. Проведение заключительного интервью с руководителем обследуемого подразделения (например, с заведующим кафедрой), в ходе которого обобщаются полученные результаты. Для качественного опроса и анкетирования в рамках подготовительных работ осуществлялись следующие мероприятия: - собрать внутренние регламентирующие документы, подтверждающие порядок работы и полномочия; - собрать все формы отчётных документов, предназначенных для вышестоящих или нижестоящих звеньев структуры управления, а также требуемых внутри подразделения; - проанализировать функциональные обязанности обследуемого рабочего места; - проанализировать последовательность действий, связанных с выполнением служебных функций; - проанализировать информационные потоки, проходящие через интервьюируемое должностное лицо. В процессе комплексного исследования бизнес-процессов ГУУ мною были созданы регламенты бизнес-процессов. Для отображения бизнес-процессов была выбрана нотация EPC. Созданные мною схемы бизнес-процессы представлены в Приложении 3. Регламент бизнес-процесса – нормативно-методический документ, описывающий последовательность операций бизнес-процесса и порядок взаимодействия исполнителей этих операций. Регламентация бизнес-процессов позволяет получить четкие и оптимизирпованные процессы. Основные составляющие процессов, входящих в регламент бизнес-процессов, продемострированы на рис. 2 17

Рис. 2 Составляющие регламента бизнес- процесса Регламент бизнес-процессов необходим руководству компании для периодического контроля правильности выполнения процессов исполнителями и обучения новых сотрудников. Существование регламента обеспечивает базу для совершенствования и оптимизации процессов [18]. Отсутствие чёткого регламента приводит к несоблюдению технологии процесса. Это ведёт к росту затрат, увеличению длительности выполнения процессов, росту числа дефектов, ошибок и несоответствий. Формальная разработка регламента бизнес-процесса или отсутствие контроля со стороны руководства приводит к тому, что на практике выполняемые процессы не соответствуют требованиям регламента и существующие стандарты не работают. Разработанные мною регламенты бизнес-процессов впоследствии послужили основой не только для оптимизации деятельности вуза, но и для создания общей интерактивной карты процессов деятельсноти ГУУ в разрабатываемой в данном дипломной проекте системе управления знаниями. В Государственном университете управления документы, составляющие основную массу документопотока, были разбиты по видам, сведены и представлены в таблице 1: 18

Таблица 1 Виды документов Документопоток Вид документа Подвид документа Журнал регистрации Письмо Входящий Договор Входящие Счёт Приказ Письмо Исходящий Исходящие Договор Счёт Организационные Распорядительные Положение не регистрируются Приказ Приказы Распоряжение Распоряжения Протокол Протоколы Акт Акты Служебная записка Внутренние Объяснительная записка Докладная записка Выписка из протокола Внутренние Справка Отчёт Охарактеризовать бизнес-процессы управления потоками документов в ГУУ можно следующим образом: 19

Регистрация входящей корреспонденцией осуществляется в отделе документационного обеспечения или в структурных подразделениях, в зависимости от адресата. Исходящие документы создаются исполнителями. Регистрация производится в структурном подразделении или в отделе документационного обеспечения. В каждом структурном подразделении вуза существует своя опись номеклатуры дел. 20

1.3 Причины и факторы, препятствующие эффективной работе вуза В результате проведённого анализа вуза были выявлены следующие недостатки: 1. Необходимость корректировки парадигмы современного управленческого образования, повсеместного внедрения в образовательный процесс инновационных технологий, в том числе активных и интерактивных форм обучения. 2. Нарушение целостности триады «фундаментальные научные исследования – прикладные научные исследования – практическое внедрение» и, как следствие, недостаточное воздействие университетской науки на развитие управленческого образования и низкая коммерциализация результатов научноисследовательской деятельности. 3. старения Снижение кадрового потенциала Университета в результате профессорско-преподавательского модернизацию системы воспроизводства состава, что обусловливает научно-педагогических кадров Университета. 4. Отставание масштабов академической мобильности, экспорта и импорта образовательных услуг от уровня федеральных и национальных исследовательских университетов. 5. Несоответствие уровня развития инфраструктуры Университета, прежде всего его информационно-коммуникационной среды, современным требованиям. 6. Отсутствие чёткой системы делегирования и разграничения полномочий внутри Университета. 7. Дублирования функций между структурными подразделениями Университета. 8. Несоблюдение структурными подразделениями единых требований документационного обеспечения. 21

9. Слишком долгий путь согласования внутренней документации. 10. Отсутствие эффективных систем коммуникаций между профессорско-преподавательским составом и студентами. 11. Использования в работе устаревших и неэффективных информационных систем. 12. Отсутствие единой локальной сеть внутри вуза, что усложнит в будущем построение единой системы электронного документооборота. 13. Отсутствие единого табеля форм документов. Можно вывести три основных недостатка процессов обработки документов:  Отсутствие единого хранилища документов.  Большие затраты времени на поиск документов. Частично вытекает из первой проблемы, но также отягощается зависимостью от сотрудников многочисленных подразделений.  Отсутствие шаблонов документов. Также отсутствие какой-либо системы, имеющей в своём составе инструменты создания, обработки и контроля исполнения документов, маршруты движения всех типов документов, а также инструментов создания отчётов приводит к следующим проблемам:  Невозможность фильтрации документов по атрибутам, в частности по разным полям.  Большие затраты времени на подготовку типовых документов.  Отсутствие формализованной процедуры подготовки и согласования документов.  Трудоёмкое получение каких-либо статистических данных, сопровождающееся большими временными затратами.  Ручное формирование специализированной отчётности по любому виду деятельности вуза. 22

1.4 Направление соверешествования взаимодействия структурных подразделений на основе информационных технологий Главная проблема связана с хранением и использование шаблонов и форм документов, а так же с регламентацией бизнес-процессов. В настоящие время в инфорационно технологической области в ГУУ действует несколько систем:  Информационно-справчная ситема преподавателей ГУУ, созданная на wiki-движке MediaWiki – электронный справочник ГУУ «Кафедрариум» (www.kafedrarium.ru/Wiki).  Сайт Госудраственного Университета Управления (www.guu.ru), разработанный на технологии CMS «Wordpress» [22].  Система «Green Line 52» [18]. Так же в ГУУпланируются к запуску следующих систем:  Система электронного документоборота «1С: Документооборот».  Система управления курсами «Moodle». Всё это – отдельные компоненты, не имеющие интеграции между собой, из-за чего не обеспечивается на должном уровне информационная поддержка вуза. Кроме того, как выявило проведенное исследование, одна из главных проблем ГУУ связана с хранением и использование шаблонов-форм документов, а так же с регламентацией бизнес-процессов. Для устранения вышеописанных недостатков необходимо создать единое информационно-справочное пространство ГУУ что позволит: 1. Повысить прозрачность в целях выполнения бизнес-процессов и всей организации в целом; 2. Повысить исполнительскую дисциплину сотрудников организации; 3. Исключить исполнение документов, созданных на основе устаревших шаблонов; 23

4. Осуществить надёжное хранение шаблонов документов и обеспечить постоянный доступ к ним; 5. Сократить время на подготовку документации; 6. Сократить время на поиск информации; Создание информационно-справочной системы «ГУУ База знаний» позволит: 1. Создать единое хранилище шаблонов документов; 2. Упростить, ускорить и упорядочить бизнес-процесс передачи документов из одного подразделения в другое; 3. На последующих этапах построить единое хранилище данных, автоматизировать другие бизнес-процессы организации; 4. Накапливать информацию и формировать аналитическую отчётность. 24

2. Проектирование информационно-справочной системы «ГУУ База знаний» 2.1. Современное состояние и тенденции развития систем управления знаниями Главное достояние любой организации – это созданные в ней знания, иформация и технологии. Именно совокупность знаний, информации и технологий внутри организации, а также традиции обработки информации вместе со способом взаимодействия структурных подразделений внутри организации создают корпоративную культуру и играют решающую роль в производстве и предоставлении услуг конечному клиенту. В современных условиях базу знаний (Knowledgebase [KB]) можно описать как совокупность программных средств, обеспечивающих поиск, хранение, преобразование и запись сложно структурированных информационных единиц (знаний). Если рассматривать знания как совокупность сведений, образующих целостное описание, соответствующее некоторому уровню осведомленности об описываемом предмете, событии, проблеме и т.д. База знаний включает в себя:  справочную, юридическую и финансовую документацию;  производственно-технологическую информацию;  организационные правила, процедуры, инструкции;  навыки применения различных технологий;  информацию о ситуации на рынке;  личный опыт и знания сотрудников [13, с.29]. Создание базы знаний организации следует начинать с консультирования, а затем обследования потребностей, определения основных положений, регламентов работы, структуры данных и связей между системами. При обследовании учитываются следующие аспекты:  Бизнес-процессы организации в разрезе документов и информации. 25

 Точки входа и выхода документов (информации).  Зоны ответственности сотрудников и подразделений организации.  Техническая готовность программно-аппаратных средств для внедрения системы. База знаний предоставляет ряд существенных преимуществ:  актуальность и достоверность информации;  сокращение времени поиска информации;  повышение взаимодействия между организационными структурами компании;  разграничение доступа к информации (конфиденциальность);  сохранение корпоративных знаний при кадровой ротации;  быстрая адаптация новых сотрудников;  повышение эффективности коллективной работы;  снижение издержек и повышение производительности труда [12, с. 128]. Базы знаний различаются в зависимости от отраслей, в которых они применяются, но, как правило, включают: руководства, регламенты, инструкции, сведения о конкурентах, информацию о деятельности организации и технологиях используемые ею в своей деятельности, а так же технологии и информацию накопившиюся в процессе существования организации. На рисунке 3 схематически предствлено разнообразие информационных составляющих баз знаний, основанное на статье Гавриловой Т. А., Григорьева Л.Ю. «Разработка корпоративных систем управления знаниями» [23]. 26

Рис. 3 Информационные составляющие баз знаний К основным технологиям, поддерживающим систему управление знаниями,относятся:  хранилища данных и знаний;  инструментарий интеллектуального анализа данных и доступа к данным;  добыча знаний в данных и текстах (data mining, text mining);  выделение значимых закономерностей из данных, находящихся в хранилищах или входных или выходных потоках (эти методы основываются на статистическом моделировании, нейронных сетях, генетических алгоритмах и др.);  оперативная аналитическая обработка данных (olap);  системы управления документооборотом (document management) – хранение, архивирование, индексирование, разметка и публикация документов;  интернет;  средства для организации совместной работы (collaboration) – сети интранет, технологии группой работы, синхронные и асинхронные конференции;  корпоративные порталы знаний; 27

 средства, поддерживающие принятие решений (decision support) – экспертные системы и сети, интеллектуальные СППР (Систе́ма подде́ржки приня́тия реше́ний);  системы, поддерживающие дискуссионные группы;  ситуационные центры и другие. Таким образом, управления знаниями в организации представляет собой совокупность нескольких компонентов технологий, информации и систем, которыми пользуется организация в своей повседневной деятельности. Все эти компоненты имеют в своей основе структуру, тем или иным образом опирающуюся на знания. Подробно условное разделение на компоненты структуры технологии управления знаниями представлено на рис.4 Рис. 4 Компоненты структуры технологии управления знаниями Из-за этого разнообразия системы управления знаниями вынуждены интегрировать в себя разнообразные технологии:  электронная почта и Интернет-ресурсы; 28

 системы управления базами данных (СУБД) и сами базы данных  средства создания хранилищ данных (Data Warehousing);  системы поддержки групповой работы;  локальные корпоративные системы автоматизации;  системы документооборота и workflow;  порталы знаний, экспертные системы и др. [23]. (БД); Также стоит учесть, что большинство современных информационных систем, служащих для решения проблем автоматизации и информатизации компаний, затрагивают только части информации и знаний организации, в основном касающиеся документооборота организации. Для получения максимальной эффективности от использования баз знаний, получения отдачи от сотрудников, вовлеченных в процесс создания и распределения знания, в организации необходимо создать систему управления знаниями. Система управления знаниями (СУЗ) – это единая система, благодаря которой создается единое информационное пространство организации для улучшение взаимодействия отдельных структурных подразделений. Интерес к системам СУЗ растет по следующим причинам:  работники предприятия тратят слишком много времени на поиск необходимой информации;  опыт ведущих и наиболее квалифицированных сотрудников используется только ими самими;  ценная информация захоронена в огромном количестве документов и данных, доступ к которым затруднен;  дорогостоящие ошибки повторяются из-за недостаточной информированности и игнорирования предыдущего опыта[26].  Один из важнейших аспектов создания СУЗ обусловлен тем, что знание, которое не описано и не распростренно по организации, не только может 29

использоваться неэффективно или же не использоваться вообще в деятельности организации, но также оно постепенно устаревевает, так как не имеет возможности развиваться и постепенно становится абсолютно неэффективным и бесполезным. В свою же очередь знание, распространяемое внутри организации, постепенно трансформируется в новое знание. Таким образом, информационная система затрагивает проблемы хранения тех или иных форм знаний, но только СУЗ ориентированы на это в полном объеме, тем самым способствуя сохранению самого знания, а не постепенному стиранию его в документации и в памяти некоторых групп людей. Система управления знаниями предоставляет более высокий уровень информатизации организаций, в которых процесс автоматизации и ифнорматизации структурных подразделений предприятия прошел успешно или же находится на завершающем этапе становления. В российском сегменте информационно-справочных систем уже давно набирают популярность корпоративные базы знаний (корпоративные порталы). Завести собственную корпаративную базу данных стремятся практически все организации, у которых в процессе жизнедеятельности скапливается огромный массив информации и которым по роду своей деятельности приходится много и часто работать с информацией и со с знаниями. И чем крупнее организация, чем менее мобильнее она становится, тем более высокий спрос в ней возникает на создание своей сосбтвенной корпоротивной базы знаний. Большим спросом пользуются корпоративные базы знаний на основе wikiподобных движков и корпоративные базы знаний, построенные на платформах CMS «Wordpress» и CMS «Joomla». Из платных систем с интегрированной системой управления базой знаний можно выделить отечественную разработку «TeamLab Office», первоначально разработанную как систему управления знаниями и впоследствии расширинную множество дополнительных функций, выходящих за рамки корпоративным систем управления знаниями. 30

2.2 Требования к информационно-справочной системе «ГУУ База знаний» Выбор конкретной платформы для создания системы управления знаниями был осуществлён в результате совокупности проведения информационнопоисковой и аналитической работ. При выполнении данного дипломного проекта особое значение имела методика выбора требований и проведения сравнительного анализа. В связи с отсутствием объективных критериев и общепринятых методик оценки качества для создания систем управления знаниями, в настоящее время различные организации используют различные подходы. В ходе проведения анализа были выделены следующие критерии:  Возможность поддержки технологий хранения и первичной работы с документами;  Количество дополнительных модулей (плагинов);  Возможность интеграции с другими информационными продуктами;  Возможности дальнейшего развития системы;  Стоимость лицензий и других необходимых компонентов;  Стоимость внедрения и поддержки системы;  Возможность реализации «обратной связи» с пользователями системы и наличие в ней функций «социальных сетей»;  Открытость и прозрачность системы;  Доступность системы для понимания конечными пользователями;  Лёгкость настройки системы  Защищённость системы с точки зрения информационной безопасности. Также при проведении анализа учитывались перспективы развития вуза, а, следовательно, учитывались и функциональные возможности для развития:  Обеспечение обмена документами между удалёнными подразделениям компании. 31

 Интеграция с «1C: Документооборот».  Интеграция с другими информационными системами, используемыми в Государственном университете управления. Отсутствие комплексной оценки и сравнения систем, прежде всего, по функциональным параметрам, с учётом стратегических целей и текущих задач, ведёт к ошибкам выбора и внедрения, о чём свидетельствует статистика. По результатам отчёта компании DSS Consalting в 33% случаев внедрение информационных систем не было завершено, а в 13 % заявленных внедрений остались на стадии пилотного проекта. Эффективность информационно-справочных систем Удобство и эффективность информационно-справочных систем очевидны. Они состоят не столько в экономии времени при «вхождении» нового сотрудника в организацию, сколько в новой, более чёткой организации бизнеспроцессов компании, увеличению уровня прозрачности бизнес-процессов внутри организации и, как следствие, увеличению мобильности организации. Также подобные системы способствуют построению более эффективного и чёткого пути оптимизации слабых мест организации. Не стоит забывать также о том, что подобные системы создают более сплочённую корпоративную культуру внутри организации и способствуют более тесному взаимодействию сотрудников различных отделов организации. Эффективность любой организации, прежде всего, связана с построением единой информационной среды. Единство в данном случае означает как возможность взаимодействия в системе всех сотрудников, так и единую базу хранения форм-шаблонов документов. Внедрение любой новой информационной системы — это затраты для компании, и принятие решения о переходе к подобным системам, прежде всего, должно опираться на экономический эффект от внедрения данной системы. Одно из последствий внедрения подобных систем — ускорение выполнения типовых операций. Увеличивается скорость распространения информации внутри организации. Также существенно сокращается совокупное 32

время подготовки и получения информации. Наличие библиотеки документов помогло устранить «узкие места» в работе с документами (невозможность найти достаточно быстро шаблон-форму, необходимость копировать оригиналы), ускорить процесс понимания новыми сотрудниками процессов происходящих внутри организации и своих обязанностей, сократить время на взаимодействие сотрудников. В настоящем дипломном проекте можно выделить только показатели косвенной эффективности, так называемые неисчисляемые выгоды. Неисчисляемые выгоды затрагивают три ключевые области:  Скорость предоставления услуг;  Себестоимость предоставления услуг;  Качество услуг. Скорость предоставления услуг связана со своевременностью и оперативностью принятия решений конечными пользователями в случаях, когда ситуации зависят от информации документа. Информационно-справочная система снижает количество последовательных действий, требующихся для получения необходимой информации и её анализа. Себестоимость предоставления услуг связана со временем, которое затрачивается на поиск, обработку, пересылку и хранение документов. Информационно-справочная система снижает количество задержек и время ожидания, связанное с поиском документов по запросу, но при этом увеличивает время для копирования образца документа в данной системе. Влияние этого недостатка будет сокращено после внедрения в вузе системы электронного документооборота 1С: Документооборот и последующей интеграции между двумя системами. Понятие качества распространённостью услуг документов. связано С с объёмом, запуском качеством возрастает и процент востребованности документов, так как становится доступной пользователям их более широкая область. Система увеличивает точность поиска благодаря использованию классификаторов и возможностям атрибутивного и контекстного 33

поиска документов. Более высокая точность при доступе к данным, влияющим на принятие решений, как правило, приводит к улучшению работы организации. Кроме того, информационно-справочная система способствует созданию новой корпоративной культуры сотрудничества внутри организации. В рамках данного дипломного проекта мною был проведён анализ и сравнение платформ для создания систем управления знания на основе методики, предлагаемой Гильдией управляющих документацией, изложенной в книге «Системы электронного документооборота: анализ и выбор» за авторством Т.В. Князевой [15]. Проанализировав данные требования, мной было выбрано 6 платформ, на основе которых было создано множество систем управления знаниями в ведущих организациях российского рынка, а также в зарубежных компаниях. Среди них оказались: платформы для создания систем управления знаниями «JomPortal», «TeamLab Office», две платформы для создания wiki-подобных энциклопедий «MediaWiki» и «DokuWiki», две платформы для создания webприложений CMS «Joomla» и CMS «Wordpress». Открытый корпоративный портал «Jomportal» «JomPortal», по своей сути, представляет собой изменённую версию платформы создания сайтов и web-приложений «Joomla», которая также рассматривается в качестве возможной платформы для реализации информационно-справочной системы «ГУУ База знаний». Различия между двумя платформами минимальны. Они заключаются, в основном, во внедрённых дополнительных плагинах платформы Jomportal, увеличивающих спектр возможностей по умолчанию в сравнении с платформой «родителя». Данная платформа предназначена для создания внутренней информационной площадки (ресурса) с целью размещения на ней и работы с корпоративной информацией: публикации новостей, документов, обмена информацией, переноса имеющихся информационных ресурсов и инструментов в единый электронный формат и т.п. 34

Как описывают свой продукт сами создатели «JomPortal», платформы «JomPortal был создан на базе накопленного проектного опыта по созданию корпоративных порталов. Наш продукт — это сборка из наиболее удачных и распространённых компонентов сторонних производителей и собственных разработок команды «JomPortal» [28]. Главным минусом данной системы вляется отсутвие возможности развития и невозможность интеграции с другими системами без применения специфических знаний. Многофункциональный онлайн-офис TeamLAB Office TeamLAB Office – это универсальный облачный офис. Он позволяет управлять документами, проектами, командой и взаимоотношениями с клиентами в едином пространстве. Сама платформа «TeamLab» была разработана в декабре 2009 года. Первая версия «TeamLab» представляла собой платформу для создания внутрикорпоративного сообщества и включала в себя функционал для ведения блогов, форумов, wiki и добавления закладок. После выпуска первой версии системы функционал «TeamLab» был значительно расширен, чтобы соответствовать возрастающим требованиям компаний, предъявляемым к программному обеспечению для управления проектами. В июле 2010 в дополнение к существующему модулю TM Community Ascensio System SIA выпустила 2 новых модуля: Projects (инструмент для управления проектами) и Talk (внутрикорпоративный сервис для моментального обмена сообщениями). В марте 2011 года была выпущена новая, улучшенная версия «TeamLab» 3.0, включающая в себя четвёртый модуль Documents (сервис для хранения, обмена и редактирования документов внутри портала)[30]. Распространяется «TeamLAB Office» по схеме платной подписки.Прайслист показан в таблице 2: 35

Таблица 2 Стоимость подписки на «TeamLab Office» Число пользователей Дисковое пространство 1-5 пользователей 10 ГБ 6-10 пользователей 20 ГБ 11-20 пользователей 40 Гб 21-30 пользователей 60 ГБ 31-45 пользователей 90 ГБ 46-70 пользователей 140 Гб 71-100 пользователей 200 ГБ 101-200 пользователей 400 Гб 201-300 пользователей 600 Гб 301 -400пользователей 800 Гб Подписка на месяц (руб.) Невозможна 875 1750 3500 5250 7000 10500 14000 21000 28000 Подписка на год (руб.) 2625 8750 17500 35000 52500 70000 105000 140000 210000 280000 Данное решение включает в себя полный спектр всевозможных выходящих далеко за рамки составленных требований к будущей системе «ГУУ База знаний». Wiki-движки MediaWiki и DokuWiki Все чаще компании практикуют создание базы знаний на различных разновидностях wiki-движков. В самом ГУУ также существует web-сервис, построенный на технологии одного из wiki-движков «Mediawiki» – электронный справочник ГУУ «Кафедрариум». Из всех представленных платформ на базе wiki-движков, наибольший интерес представляют «DokuWiki», как система разработаная конкретно для работы с документацией и «MediaWiki» – благодаря своей популярности, обширному количеству существующих расширений для данной платформы и полноценной документацией на русском языке. Главным недостатком выше перечисленных wiki-движков является сложная архитектура данных платформ для пользователей не обладющими глубокими техническими знаниями. Также к недостаткам данных систем можно отнести ограниченность функционала системы и сложность его расширения. 36

По статистики 50% организаций в первые 2 года использования информационно-справочной системы, построенной на технологиях wiki-движка, были вынуждены перейти на другие платформы. В данном дипломном проекте не исключается возможность использования одного из вышеперечиленных движков в рамкам расширения функционала конечной продукта. «MediaWiki» (МедиаВики) — программный механизм для веб-сайтов, работающих по технологии «wiki». Является достаточно мощным wikiдвижоком. Данный движок был специально написан для осуществления проекта создания интернет-энциклопедии «Википедия». Сегодня этот движок широко используется частными и государственными организациями[25]. «MediaWiki» является свободной программой и распространяется на условиях Универсальной общественной лицензии GNU. «MediaWiki» написан на PHP и для хранения данных использует реляционную базу данных (можно использовать бесплатные СУБД – MySQL, PostgreSQL, SQLite). «MediaWiki» предоставляет интерфейс работы с базой страниц, разграничение прав доступа к администрированию системы, возможность обработки текста как в собственном формате викитекст, так и в форматах HTML и TeX (для формул), возможность загрузки изображений и других файлов, а также другие возможности. Гибкая система расширений позволяет пользователям добавлять собственные новые возможности и программные интерфейсы. В базовый пакет движка не входит WYSIWYG-редактор, но его можно установить с помощью дополнительного модуля. Для этого wiki движка существует множество бесплатных плагинов для расширения функционала. Пример базы знаний, построенной на движке «MediaWiki» представлен на рис.5 37

Рис. 5 Образец базы знаний построенной на движке «MediaWiki» Следующим рассмотренным мною wiki-движком является «DokuWiki». Wiki-движок не требует баз данных, работает исключительно с файловой системой. Функционал движка легко расширяется. Имеет более 70 шаблонов дизайна. Ещё одна примечательная особенность этого движка – он хорошо задокументирован. Простой, но достаточно мощный вики-движок, который может быть использован для создания любой документации. Автор проекта – Андреас Гор (Andreas Gohr). В отличие от многих других движков, «DokuWiki» использует для хранения страниц текстовые документы, таким образом требованием является поддержка хостингом языка PHP (последний релиз требует PHP 5.2). Код движка распространяется на условиях GNU General Public License 2[24]. Пример базы знаний, построенной на движке «MediaWiki» представлен на рис.6. 38

Рис. 6 Образец базы знаний построенной на движке «DokuWiki» Сравнительный обзор характеристик рассматриваемых wiki-движков представлен в приложении 6. CMS «Wordpress» и CMS «Joomla» Платформы CMS «Wordpress» и CMS «Joomla» схожи между собой по ряду признаков, предназначению и функционалу конечных систем, спроектированных на их основе. CMS «Wordpress» и CMS «Joomla» являются ведущими платформами с открытым кодом, предназначенными для создания web-приложений. Согласно представленному аналитиками отчету компании iTrack, самой востребованной платформой в Рунете для созданний web-приложений является WordPress (31,7% рынка), за которой с небольшим отставанием распалагается Joomla (30,8% рынка). Третью позицию по числу инсталляций заняла платформа DataLife Engine (8,1%), четвертую — коммерческое решение «1С-Битрикс», контролирующее 7,7% отечественного рынка CMS. 39

Рис. 7 Общий рейтинг CMS Лидерство данных платформ в зоне Рунета, обусловленно их общим подходом к потребностям разрабочиков web-приложений, огромным количеством существующих дополнительных модулей, а также широким спектром интеграционных решений [27]. Но всё же данные платформы имеют коренные отличия в реализации подхода проектирования и обслуживания, спроектированных на их основе систем. Сравнительный анализ для данных систем предоставлен в таблице 3. Таблица 3 Сравнение платформ CMS «Joomla» и CMS «Wordpress» Joomla Готовые решения Большое количество для готовых решений. Платные использования решения стоят дешевле, чем для CMS «WordPress» Редактируемоесть движка платформы Возможности сайтов Нет необходимости в глубоких знаниях в phpпрограммировании Большой функционал для создания WordPress Большое количество готовых решений высокого качества. Платные шаблоны стоят дороже, чем шаблоны для CMS «Joomla» Требуются знания языка php. Темы состоят из большего числа файлов из-за чего их труднее редактировать Имеет тоже большие возможности, но меньше 40

Размер сайта Количество папок на сервере Расширяемость Контент Меню Скорость загрузки страниц Поисковая оптимизация Joomla WordPress многофункциональных и чем у CMS «Joomla», сложных web-систем. От необходимы обширные создания блога и сайтазнания языка php визитки, заканчивая социальными сетями и форумами Может быть большим Небольшой Большое количество папок Весь сайт разбит на под шаблоны, плагины и др., несколько папок что затрудняет работу Большое количество Минус этого «движка»: в модулей добавляют нем существует только дополнительные sidebar, header, footer для возможности для вставки виджетов. Более распределения и вставки сложные задачи требуют разных элементов знания языка php Большой потенциал для Возможностей намного управления. Можно меньше, потому, что CMS редактировать по «WordPress» блоговый отдельности разные движок. Для элементы страницы. Но кардинальных изменений новичку потребуется время, снова понадобятся знания чтобы разобраться с языка php настройками системы Структура и количество Всего 2 вида меню: меню задаётся в категории и страницы администраторской зоне суперадминистратором Загрузка страниц Довольно быстрый происходит дольше, чем у «движок». CMS «WordPress», особенно Установленные плагины если установлено много несильно влияют на расширений и плагинов производительность Сложная и некачественная Простая система структура поисковой поисковой оптимизации, оптимизации не требующей больших временных затрат 41

2.3 Сравнительный анализ платформ для реализации информационно-справочной системы «ГУУ База знаний» Ценовой анализ учитывает стоимость программного обеспечения, а также стоимость поддержки системы при эксплуатации. В рамках подготовки к тестированию было проведено анкетирование и интервьюирование группы сотрудников, названных «ключевыми пользователями». Совместно с сотрудниками Центра стратегической интеграции Государственного университета управления мною была осуществлена подготовка к анкетированию и непосредственно анкетирование сотрудников для проведения сбора требований пользователей. Для получения наиболее полной информации о функциональности рассматриваемых платформ, мною была протестирована каждая из платформ. В ходе тестирования оценивались функциональные возможности платформ, возможность реализации в будущей системе ключевых задач, выявление серьёзных функциональных недостатков и функциональных достоинств систем, а также уровень юзабилити системы. На основе выявленных данных были определены требования к внедряемой системе ГУУ база знаний Справочно-информационная система. Анализ рынка, ценовых предложений и опыта компании уже использующих в недрах своей организации системы управления знаниями, позволили определить 5 предпочтительных для разработки платформ. После более подробного анализа был построены диаграммы, наглядно показывающие преимущества и недостатки решений. В группу лидеров, предпочтительных для создания системы «ГУУ база знаний Информационноправовая система», вошли четыре платформы: CMS «Wordpress», CMS «Joomla!», «TeamLab Officce» и «Jomportal», две платформы «DokuWiki» и «MediaWiki» в группы лидеров включены не были по причинам, описанным в следующих подразделах. 42

Полученные результаты по каждой системе были составлены в сводную диаграмму и приведены в приложении 5, а результаты по каждой системе приведены на рис 8, 9, 10, 11, 12, 13. Анализ платформы «DokuWiki» «DokuWiki» продемонстрировала хороший уровень функциональных возможностей, простоту настройки. Слабой стороной системы является сложный интерфейс, ограниченный набор дополнительных модулей, низкий уровень защиты данных и отсутствие какой-либо возможности для дальнейшего развития будущей системы на основе данной платформы. Слабые стороны этой платформы привели к тому, что она не была включена в группу предпочтительных для внедрения. DokuWiki Работа с документами 10 Защищенность системы Количество плагинов 8 6 Легкость настройки Возможности развития 4 системы системы 2 0 Доступность пользователям Стоимость системы Открытость системы Стоимость эксплуатации Обратная связь Рис. 8 Результаты тестирования «DokuWiki» Анализ платформы «MediaWiki» «MediaWiki» продемонстрировала интуитивно понятный интерфейс, хорошую функциональность отдельных модулей системы, но в связи с отсутствием некоторых ключевых функций, система не была включена в группу предпочтительных для внедрения. 43

MediaWiki Работа с документами Защищенность системы Легкость настройки системы 10 8 6 4 2 0 Количество плагинов Возможности развития системы Доступность пользователям Стоимость системы Открытость системы Стоимость эксплуатации Обратная связь Рис. 9 Результаты тестирования «MediaWiki» Анализ платформы «Jomportal» «Jomportal» продемонстрировала хороший уровень функциональных возможностей, простоту настройки. Главным минусом данной системы является отсутствие возможности дальнейшего развития и невозможность интеграции с другими системами без существенных ресурсозатрат и специфических знаний. Несмотря на существенные слабые стороны этой платформы, она была включена в группу предпочтительных для внедрения. Jomportal Работа с документами Защищенность системы Легкость настройки системы 10 8 6 4 2 0 Доступность пользователям Количество плагинов Возможности развития системы Стоимость системы Открытость системы Стоимость эксплуатации Обратная связь Рис. 10 Результаты тестирования «Jomportal» 44

Анализ платформы «TeamLab Officce» «TeamLab Officce» продемонстрировал интуитивно понятный интерфейс, хорошую функциональность отдельных модулей системы, высокий уровень защиты системы, также он продемонстрировал высокий уровень юзабилити. Также система способствует укреплению корпоративной культуры внутри организации и создаёт все необходимые условия для того, чтобы процессы, происходящие внутри организации, были максимально прозрачными. Недостатками платформы являются её высокая стоимость и сложность в интеграции со сторонними системами. К недостаткам системы можно отнести и её расширенную функциональность, которая, по итогам тестирования, выходит за рамки требований, предъявленных к будущей системе, в связи, с чем данная платформа не была включена в группу предпочтительных для внедрения. TeamLab Работа с документами Защищенность системы Легкость настройки системы 10 8 6 4 2 0 Доступность пользователям Количество плагинов Возможности развития системы Стоимость системы Открытость системы Стоимость эксплуатации Обратная связь Рис. 11 Результаты тестирования «TeamLab Office» Анализ платформ CMS «Wordpress» и CMS «Joomla» CMS «Wordpress» и CMS «Joomla» продемонстрировали примерно одинаковые результаты. Различия выявлены лишь в особенностях построения структуры будущей системы и спецификой работы с данными, реализованными на данных платформах. Обе системы продемонстрировали интуитивно понятный интерфейс, хорошую функциональность отдельных модулей системы, высокий 45

уровень защиты системы, и практически безграничные возможности по расширению функциональности системы и способов её использования. На базе данных платформ возможно создать систему управления знаниями высокого класса с минимальными финансовыми вложениями. Различия в системах незначительны, большинство из них уже были приведены в таблице 3, раздела 2.2 Требования к информационно-справочной системе «ГУУ База знаний» Wordpress Работа с документами Защищенность системы Легкость настройки системы 10 8 6 4 2 0 Количество плагинов Возможности развития системы Доступность пользователям Стоимость системы Открытость системы Стоимость эксплуатации Обратная связь Рис. 12 Результаты тестирования CMS «Wordpress» Joomla! Работа с документами Защищенность системы Легкость настройки системы 10 8 6 4 2 0 Доступность пользователям Количество плагинов Возможности развития системы Стоимость системы Открытость системы Стоимость эксплуатации Обратная связь Рис. 13 Результаты тестирования CMS «Joomla» 46

По результатам анализа выбранных продуктов по заявленным критериям рекомендованными к внедрению оказались 3 системы, 2 из которых являются системами с открытым кодом и 1 система распространяется по платной подписке, 2 прочие не соответствовали заявленным требованиям к будущей системе. По результатам исследования было принято решение в пользу платформы CMS «Wordpress», как наиболее полно отвечающей поставленным целям и задачам и показавшей по результатам проведённого анализа высокие результаты как на стадии функционального сравнения, так и при ознакомлении с демонстрационной версией программы. Подробнее о причинах выбора данной платформе будет описано во главе 2.4. Предложения по реализации информационно-справочной системы «ГУУ База знаний». 47

2.4 Предложения по реализации информационно-справочной системы «ГУУ База знаний» В ходе проведения анализа было решено создать собственную систему для максимального соответствия предъявленным требованиям. Для реализации системы «ГУУ База знаний» мною была выбрана платформа CMS «Wordpress». Причинами выбора именно данной платформы являются:  Минимальные финансовые расходы. CMS «Wordpress» является системой с открытым исходным кодом, распространяемая по лицензии GNU General Public License v.3, что позволяет снизить издержки на покупку движка системы до нуля. Финансовые ресурсы необходимы лишь для поддержки системы в работоспособном состоянии и для обеспечения её обслуживания.  Обширные возможности для развития. Для CMS «Wordpress» существует огромное количество уже созданных дополнений (плагинов), как бесплатных, так и платных версий. Кроме того, так как система поддерживает все современные web-технологии, существует возможность написания дополнений под собственные нужды.  Кроссплатформенность. CMS «Wordpress» выполнена на основе web-технологии, т.е. она не привязана к конкретной операционной системе и использует любой интернет-браузер (Internet Explorer; Firefox; Chrome, Opera, Safari, Tor, Яндекс.Браузер).  Автономность. Если возникнет необходимость перехода на другую систему, есть возможность простого переноса файловых данных в новую систему без потери данных и сложных алгоритмов перехода.  Доступ из любой точки. CMS «Wordpress». Благодаря всё тем же web-технологиям, доступ к данным может быть предоставлен из любой точки земного шара, где есть выход в сеть Интернет. Кроме того, данная платформа является наиболее простой для освоения конечным пользователем и обладает наиболее полной документацией. Ещё одним существенным плюсом является больший уровень информационной 48

безопасности, относительно платформ, созданных на движке «Joomla!», о чём свидетельствуют исследование безопасности CMS-систем за 2014 год – доля заражённых сайтов Рунета на движке CMS «WordPress» значительно ниже [25]. Также одним из преимуществ использования технологии CMS «Wordpress» является отсуствие каких-либо технических требований к рабочему месту пользователя. По сути, требования к системе ГУУ База знаний Информационно-справочная система органичиваются системными требования браузера и офисных программ, используемых в работе сотрудниками вуза. Формы документов, использованных в системе, имеют формат pdf и rtf. Для просмотра документа в формате pdf используется программа Adobe Acrobat. Последняя версия данной программы имеет следующие системные требования: Windows:  Процессор с тактовой частотой 1,3 ГГц и выше  Microsoft® Windows® XP с пакетом Service Pack 3 (32-разрядная версия) или Service Pack 2 (64-разрядная версия); Windows Server® 2003 R2 (32и 64-разрядная версии); Windows Server 2008 или 2008 R2 (32- и 64-разрядная версии); Windows 7 (32- и 64-разрядная версии); Windows 8 (32- и 64-разрядная версии)  512 МБ оперативной памяти (рекомендуется 1 ГБ)  1,85 ГБ свободного пространства на жестком диске  Internet Explorer 7, 8, 9 или 10; Firefox Extended Support Release; Chrome, Opera, Safari, Tor,  Аппаратное ускорение видео (необязательно) Как видно из этих требований система может работать практически на любом ЭВМ вышедшем за последнии 8 лет. 49

Информационно-справочная система «ГУУ База знаний» представляет собой многофункциональную информационно-справочную систему, основанную на платформе CMS «Wordpress». Данная система создана с целью повышения эффективности работы с корпоративной информацией: публикации форм-шаблонов документов, обмена информацией, переноса имеющихся информационных ресурсов и инструментов в единый электронный формат и т.п. Она основана на базе открытой платформы для создания web-систем и webприложений ««ГУУ База Знаний»». Лицензии GNU General Public License Система «ГУУ База знаний» создана на основе технологии CMS «Wordpress», распространяемой по лицензии GNU General Public License v.3 (GNU GPL). GNU General Public License — лицензия на свободное программное обеспечение, созданная в рамках проекта GNU в 1988 г. Её также сокращённо называют GNU GPL или просто GPL, если из контекста понятно, что речь идёт именно о данной лицензии. Вторая версия этой лицензии была выпущена в 1991 году, третья версия, после многолетней работы и длительной дискуссии — в 2007 году. GNU Lesser General Public License (LGPL) — это ослабленная версия GPL, предназначенная для некоторых библиотек ПО. GNU Affero General Public License — это усиленная версия GPL для программ, предназначенных для доступа к ним через сеть. Цель GNU GPL — предоставить пользователю право копировать, модифицировать и распространять (в том числе на коммерческой основе) программы, а также гарантировать, что и пользователи всех производных программ получат вышеперечисленные права. Принцип «наследования» прав называется «копилефт» (транслитерация c англ. copyleft) и был придуман Ричардом Столлманом. По контрасту с GPL, лицензии проприетарного ПО «очень редко дают пользователю такие права и обычно, наоборот, стремятся их ограничить, например, запрещая восстановление исходного кода». 50

Согласно подготовленным Фондом разъяснениям по применению лицензии GNU GPL к конкретным лицензируемым программам (эти разъяснения приложены к размещенному на сайте Фонда тексту лицензии), лицензия должна в электронной форме присоединяться к компьютерной программе. Лицензируя работу на условиях GNU GPL, автор сохраняет за собой авторство. GNU GPL не позволяет включать программу в проприетарное ПО. Если данная программа является библиотекой, вероятно, лучшим будет разрешить проприетарному ПО линковаться с ней. Для данной цели необходимо использовать GNU Lesser General Public License вместо GPL. Свобода программы означает свободу пользователей выполнять, копировать, изучать, править и улучшать программу. Точнее, она заключается в четырех видах свободы пользователей программы [31]:  Свобода запускать программы в любых целях.  Свобода изучать, как работает программа, и адаптировать ее под свои нужды. Для этого необходим доступ к исходному тексту.  Свобода распространять копии, чтобы помочь своему ближнему.  Свобода улучшать программу и делать ваши улучшения общедоступными к выгоде всего сообщества. Для этого необходим доступ к исходному тексту. Реализация системы безопастности Система безопасности обеспечивает решение следующих задач:  Целостность (предотвращение возможности несанкционированных изменений электронных документов).  Конфиденциальность (разграничение прав доступа к электронным документам). В системе обеспечиваются аутентификация, авторизация, реализуемые в следующем виде:  Идентификация и проверка подлинности при входе по паролю; 51

 Доступ к информации в соответствии с правами доступа пользователя, назначаемыми администратором при регистрации пользователя в системе;  Регистрация входа (выхода) пользователей в систему (из системы);  Запись в базе данных информации о пользователе, дате и времени создания, изменения и корректировки документа. Первоначальная регистрация пользователей производится централизованно при установке системы. В дальнейшем регистрация и перерегистрация пользователей осуществляется системным администратором системы по поручению руководителя структурного подразделения или по поручению сотрудника отдела кадров. При увольнении сотрудников по заявке Отдела кадров администратор системы удаляет регистрационную запись сотрудника из системы. В целом система обеспечивает организацию защищённого документооборота. Внедрение и конфигурация системы были проведены с учётом защиты от возможных угроз и информационных рисков, для которых были определены способы защиты. Основные принципы информационной безопасности:  системного Организация защиты информации осуществляется с учётом подхода, взаимосвязанных обеспечивающего методологических, оптимальное организационных, сочетание программных, аппаратных и иных средств;  Система предусматривает разделение и минимизацию полномочий по доступу к обрабатываемой̆ информации и процедурам обработки.  Система обеспечивает контроль и регистрацию попыток несанкционированного доступа и содержит средства для точного установления идентичности каждого пользователя и производить протоколирование действий. Разграничение ролей пользователей В системе «ГУУ База знаний» на данный момент существует 5 уровней ролей пользователей, разделённые на две категории: 52

Администраторы:  «Суперадминистратор». Пользователь, занимающийся технической и программной поддержкой системы, имеющий неограниченный набор прав по работе с системой.  «Администратор». Пользователь, занимающийся регистрацией новых пользователей в системе и работой, связанной с заполнением и введение основных разделов и материалов системы. Пользователи:  «СуперРедактор». Пользователь, имеющий право на создание и редактирование материалов в системе.  «Редактор». Пользователь, имеющий право заполнять секцию «комментарий» и вносить предложения.  «Читатель». Пользователь, имеющий право только на просмотр разделов и материалов системы. Некоторые материалы и разделы могут быть не доступны данной категории пользователей. Также в системе существует система разделения пользователей на две категории по отношению друг к другу: «Руководитель» — пользователь, имеющий в своём распоряжении подчинённых. «Сотрудник» — пользователь, имеющий руководителя. Некоторые пользователи системы одновременно могут сразу иметь как категорию «Руководитель», так и категорию «Сотрудник». Например, заведующий кафедрой, одновременно относиться к категории «Руководитель» по отношению к преподавателям, и к категории «Сотрудник» по отношению к дирекции Института. Особенности и описание с информационно-справочной системы «ГУУ База знаний» 53

Информационно-справочная система «ГУУ База знаний» является закрытым web-порталом и для доступа к нему необходима регистрация в системе. Регистрация в системе осуществляется по заявкам руководителей структурных подразделений или отделом кадров при трудоустройстве нового сотрудника. После получения заявки супер-администратор зарегистрирует нового пользователя в Информационно-справочной системе «ГУУ База Знаний». После завершения регистрации нового пользователя, система высылает на его электронную почту письмо с информацией о регистрации и с паролем доступа и логином. Вход в Информационно-справочную систему «ГУУ База знаний» Для входа в систему «ГУУ База знаний необходимо ввести логин и пароль полученный от супер-администратора в специальной форме «Входа пользователя в систему». Образец формы «Входа пользователя в систему» представлен на рис. 14 Рис. 14 Форма «Входа пользователя в систему» Если пользователь забыл или потерял пароль, для его восстановления необходимо нажать на ссылку «Забыли пароль?», находящуюся на специальной форме «Входа в систему». После система переадресует пользователя на страницу восстановления пароля. Образец страницы «Восстановления пароля» продемонстрирован на рис. 15 54

+ Рис. 15 Форма «Восстановления пароля» После перехода на страницу «Восстановления пароля» пользователь должен ввести свой логин или e-mail адрес, на который осуществлялась его регистрация супер-администратором, после чего система автоматически вышлет пользователю письмо со ссылкой для создания нового пароля. В базе системы при этом будет сделана пометка для супер-администратора, о восстановлении пароля данным пользователем. Интерфейс информационно-справочной системы «ГУУ База знаний» Информационно-справочная система «ГУУ База знаний» разрабатывалась с учётом последних тенденций в области проектирования интерфейсов. Основой для создания интерфейса системы послужили пособия Стив Круга «Не заставляйте меня думать!»[16] и Алан Купера «Об интерфейсе. Основы проектирования взаимодействия»[17]. Образец внешнего вида заглавной страницы информационно-справочной системы «ГУУ База знаний» изображена на рис. 16. 55

Рис. 16 Образец главной страницы системы «ГУУ База знаний» Систему «ГУУ База знаний» условно можно разделить на три функциональных области, изображённых на рисунке 17. Рис. 17 Схема деления интерфейса системы на области Каждая из областей несёт свою функцию:  Боковая панель. В её состав входят: логотип ВУЗа, название системы, меню системы и поиска. Данная область предназначена для навигации по системе; 56

 Информационная область. Используется для информирования о типе материала (регламент, распоряжение или приказ, шаблон документа), также в данной области выводятся аватары пользователей при комментировании ими записей;  Рабочая область – основная область, с которой взаимодействует пользователь, в данной области выводится всё информационное содержание системы, также именно в этой области реализована система комментариев. В состав меню системы «ГУУ База знаний» входят разделы, продемонстрированные на рис.18. Рис. 18 меню системы «ГУУ База знаний» Раздел «Новости» Раздел «Новости» является стартовой страницей системы «ГУУ База знаний». В этом разделе отображаются все последние события в системе. Пример раздела продемонстрирован на рис. 19 57

Рис. 19 Пример раздела «Новости» Раздел «Формы документов» В Разделе «Формы документов» (рис. 20) хранятся шаблоны документов, используемых в деятельности вуза. Каждый шаблон документов возможно скачать из системы на локальный диск, нажав на ссылку «скачать», и использовать в качестве образца при составлении внутренней документации. Рис. 20 Пример раздела «Формы документов» Для удобства пользования шаблоны документов разбиты на категории. Это упрощает поиск необходимого шаблона. Для повышения функционала и эффективности в рабочую область добавлена строка поиска, осуществляющая поиск только по шаблонам документов. Это повышает эффективность поиска в 58

тех случаях, когда из всей массы информации в системе «ГУУ База знаний» необходимо найти лишь определённый шаблон документа. Также поиск необходимого шаблона возможно осуществить через строку общесистемного поиска, находящуюся на боковой панели системы «ГУУ База знаний», но в этом случае поиск будет осуществляться в общей информационной массе системы. Также в системе «ГУУ База знаний» реализован просмотр хранящихся в электронном виде документов, посредствам модуля «Google Docs Viewer» непосредственно в самой системе, выберите раздел «Формы документов» в Главном меню системы: Раздел «Регламенты» Раздел «Регламенты» содержит в себе регламенты процессов, происходящих в Государственном Университете Управления. Данный раздел схож по своему построению с разделом «Приказы и распоряжения». В нём находятся регламенты и встроенный поиск по ним: Рис. 21 Пример раздела «Регламенты» Раздел «Приказы и распоряжения» Как следует из названия раздела «Приказы и распоряжения» в нем находятся изданные руководством вуза приказы и распоряжение. Данный раздел 59

служит для поддержки информационной составляющий управления деятельностью вуза. После внедрения в Государственном университете управления системы «1С: Документооборот» новые распоряжения и приказы будут добавляться в систему автоматически, благодаря использованию общей с системой «1С: Документооборот» базы данных. Подробнее об интеграции между системой «ГУУ База знаний» и «1C: Документооборот» описано в разделе 2.5.2.1. Интеграция с системой «1C: Документооборот». Раздел «Совещания» Раздел «Совещания» представляет собой специальным образом настроенный календарь, в котором пользователи, имеющие категорию «Руководитель», могут назначать совещания и заседания для подчинённых им пользователей с категорией «Сотрудник». Для регистрации даты совещания необходимо выбрать подходящую дату и время для совещания в календаре. После назначения совещания «Руководителем», система производит автоматическую рассылку сообщений на почту «Сотрудников» данного «Руководителя» со временем, датой, местом и повесткой совещания. Также пользователь с категорией «Сотрудник» может просмотреть в этом разделе ближайшие даты совещаний и собраний. В календаре даты совещаний будут выделены цветной полоской. Рис. 22 Пример даты совещания в системе «ГУУ База знаний» 60

После нажатия на отметку о совещании в календаре пользователю с категорией «Сотрудник» будет выведена полная информация о данном мероприятии. Рис. 23 Пример вывода полной информации о назначенном совещании Раздел «Справочник сотрудников» Раздел «Справочник сотрудников» является первой ступенью интеграции с электронным справочником ГУУ «Кафедрариум». Подробнее о планах интеграции между системами в разделе 2.5 Предложение по интеграции информационно-справочной системы «ГУУ База знаний» с общевузовскими информационными системами Раздел «Справочник сотрудников» представлен одной страницей (рис.26) с поисковой строкой и случайный сгенерированными изображениями всех сотрудников Государственного университета управления. Рис. 24 Образец раздела «Справочника сотрудника» 61

После ввода имени интересующего сотрудника или структурного подразделения ГУУ информационно-справочная система «ГУУ База знаний» переадресует запрос пользователя в электронный справочник ГУУ «Кафедрариум» и перенаправит пользователя в сам электронный справочник ГУУ «Кафедрариум». Также поиск сотрудников и структурных подразделений ГУУ можно осуществлять через основное меню поиска, расположенное на боковой панели информационно-справочной системы «ГУУ База знаний». В случае запроса в строке поиска на боковой панели системы «ГУУ База Знаний» пользователю будет выведена краткая информация о результатах запроса в системе «ГУУ База знаний» (рис.27). Рис. 25 Результат поиска по конкретному сотруднику Раздел «Бизнес-процессы» Раздел «Бизнес процессы» представляет собой интерактивную карту по деятельности Государственного университета управления. Данная карта служит для наглядного восприятия бизнес-процессов, происходящих в Государственном университета управления, а также служит основной площадкой для сокращения времени обучения новых сотрудников деятельности ГУУ. Интерактивная карта полностью выполнена в нотации EPC, с добавлением на неё интерактивных элементов. В качестве примера рассмотрим процесс формирования расписания зачётно-экзаменционной сессии. 62

Рис. 26 Пример раздела «Бизнес-процесс» Интерактивные элементы на схеме отмечены значком «play». При наведении курсора на значок «play» открывается окно с интерактивным элементом. В качестве интерактивного элемента может выступать изображение процесса, ссылка на следующий этап процесса, ссылка на шаблон документа из приведённого процесса или же какой-либо комментарий. На рис.27 показан пример интерактивного элемента. Рис. 27 Образец интерактивного элемента раздела «Бизнес-процесс» Шаблон документа откроется в дополнительном окне, откуда его впоследствии можно скачать, нажав на ссылку «скачать». Система поиска 63

В системе реализован полнотекстовый поиск по всему содержимому системы: Рис. 28 Строка меню поиск в системе «ГУУ База знаний» В системе «ГУУ База знаний» внедрена технология «живого поиска». Даная технология реализована следующим образом: по мере того, как пользователь вводит слова в поисковую строку, происходит показ определённых результатов поиска, совпадающих полностью или частично с вводимым запросом. Данная технология удобна тем, что пользователи могут видеть различные результаты ещё даже до того, как завершат вводить искомое слово или фразу. Просмотр документов В информационно-справочной системе «ГУУ База знаний» возможен просмотр документов без дополнительных программных решений. Данный функционал реализован благодаря встроенному модулю Google Docs Viewer, в системе реализован просмотр текстов документов непосредственно в браузере, без необходимости скачивать документ на локальный диск. Google Docs Viewer — это модуль, работающий на платформе Google Docs и позволяющий непосредственно в веб-браузере просматривать документы, поддерживаемые сервисом Google Drive, такие как: PDF, DOC, DOCX, RTF, XLS, XLSX, PPT, PPTX,.AI, PSD, DXF, SVG, EPS, PS, XML, ODF. 64

Рис. 29 Положение Google Docs Viewer на странице системы «ГУУ База Знаний» Рис. 30 Отображение документа в Google Docs Viewer в полномасштабном режиме Система комментариев В информационно-справочной системе «ГУУ База знаний» осуществляется взаимодействие между пользователями благодаря технологии «Комментариев». Комментарии включены в разделах «Регламенты», «Приказы и распоряжения» и в «Формы документов». Рис. 31 Внешний вид окна комментариев Окно «Комментариев» осознано лишено продвинутого функционала по работе с текстом. В большинстве случаев продвинутые настройки редактора 65

только отпугивают пользователей и никак не влияют на итоговый функционал системы. Кроме того, большая возможность работы с текстом способствует появлению огромного количества неоднородного и трудночитаемого текста. Чтобы избежать этих проблем, было решено ограничить функциональные возможности по работе с текстом. Чтобы ответить на уже существующий комментарий, необходимо сначаланажать на ссылку «Ответить» под интересующим комментарием (Рис. 32) Рис. 32 Окно ввода ответа на комментарии пользователя После ввода текста комментария в окне «Комментариев» написанный текст будет ссылаться на сообщение, на которое был дан ответ (Рис. 33). 66

Рис. 33 Итоговый вариант ответа на комментарий пользователя Изменения в должностных обязанностях Должностные обязанности, права и иные существенные параметры сотрудников, которые будут работать с информационно-справочной системой ГУУ «База знаний», были разработаны и закреплены в их должностных инструкциях. Должностные инструкции были разработаны на базе «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих»[5] в процессе дипломного проектирования Должностные инструкции сотрудников Информационного вычислительного центра состоят из следующих разделов: 1. Общие положения 2. Функции 3. Должностные обязанности 4. Перечень документов и данных 5. Права 6. Ответственность 7. Взаимоотношения Разработанная должностная инструкция инженера Информационного вычислительного центра в качестве примера приведена в Приложении 8. 67

2.5 Предложение по интеграции информационно-справочной системы «ГУУ База знаний» с общевузовсками информационными системами Интеграция с электронным справочником ГУУ «Кафедрариум» Система «ГУУ База знаний» интегрирована с электронным справочником ГУУ «Кафедриум». Электронный справочник ГУУ «Кафедрариум» представляет собой справочную систему по структуре и сотрудникам ГУУ, выполненную на платформе wiki-движка «MediaWiki». Рис. 34 Пример страницы электронного справочника ГУУ «Кафедрариум» Чтобы не дублировать функциональность электронного справочника ГУУ «Кафедриум» система «ГУУ База знаний» использует данный электронный справочник в качестве инструмента по поиску информации о сотрудниках и структурных подразделений. Для того чтобы воспользоваться поиском по электронному справочнику ГУУ «Кафедриум» необходимо перейти в раздел «Справочник сотрудников» системы «ГУУ База знаний» Пример интеграции продемострирован на рис.35 68

Рис. 35 Интегрированный поиск по справочнику ГУУ «Кафедрариум» В дальнейшем планируется более тесная интеграция между системами, в частности планируется создаение общей базы данных для улучшения взаимодействия между ресурсами, что позволит:  Редактированить информацию сразу на двух ресурсах, что позволит исключить дублирование информации и позволит сократить вряме на внесение информации.  Использовать страницы с информацией «Кафедрариума» о сотрудниках вуза в качестве страниц заполнения информации в профилях системы «ГУУ база знаний», а также создания автоматического импорта/экспорта данных между системами при изменений информации. Интеграция с системой «1С: Документооборот» Главная задача интеграции между системой «ГУУ База знаний» с 1С:Документооборот заключается в использовании общей базы шаблонов документов и автоматическом добавлении приказов и распоряжений в систему. Шаблоны документов в 1C: Документооборот хранятся в формате EPF/ERF. Данный формат является специальным форматом, предназначенным для Конструктора 1С (компонент системы 1С). Сам формат EPF/ERF представляет собой контейнер, в котором хранятся документы. Каждый документ внутри контейнера может быть разбит на несколько блоков. Иными словами, документы внутри контейнера представлены 69

в виде разрозненных кусочков (блоков) и для того, чтобы прочитать содержимое документа, необходимо собрать и объединить блоки (рис.36) Рис. 36 Схема реализации формата EPF/ERF Система «ГУУ База Знаний» не поддерживает формат EPF/ERF. Для того чтобы иметь возможность работы с базой шаблонов «1С: Докуметооборот» формат EPF/ERF необходимо преобразовать в формат понятный системе «ГУУ База Знаний».Таким форматом является XML. XML является одновременно форматом, языком разметки и спецификацией. XML разрабатывался как язык с простым формальным синтаксисом, удобный для создания и обработки документов программами и одновременно удобный для чтения и создания документов человеком, с подчёркиванием нацеленности на использование в Интернете[24]. В 1С шаблоны документов генерируются специальной внешней обработкой. В соответствии с терминологией 1С: обработка — это автономная программа, имеющая свой модуль, формы, шаблоны, предназначенная для запуска в среде 1С [11]. Необходимо инициализировать обработку, заполнить её реквизиты и вызвать функцию, которая вернёт нам табличный документ, предназначенный для просмотра в 1С. Этот документ нужно сохранить в формат XML и записать в базу. Код, совершающий данную операцию, представлен в Приложении 7. В приведённом коде выполняется следующее: подключается обработка, формирующая документ. Обработка может быть встроена в конфигурацию, храниться на диске или в базе данных 1С. Поскольку обработки часто меняются, то, чтобы каждый раз не обновлять конфигурацию, самые часто меняющиеся 70

обработки хранятся в справочнике «Отчёты системы», в реквизите типа «хранилище значения» с именем Отчёт. Обработку можно инициализировать, выгрузив её из базы на диск и подгрузив, либо методом GetURL, в который нужно передать ссылку на элемент справочника и имя реквизита. Полученному объекту обработки мы назначаем значения реквизитов, вызываем экспортируемую функцию GetDoc(), получаем табличный документ, который сохраняется во временном xml-файле. Содержимое этого файла записывается в SQlite-базу [23]. После проведения всех выше перечисленных действий, системы «ГУУ База знаний» и «1C: Документооборот» будут иметь общую базу шаблонов документов. Интеграция с системой «Green Line 52» «GreenLine 52» — это технология управления компанией, построенная на базе современного IT - решения, позволяющего максимально снизить издержки управления и обеспечить гибкость принятия управленческих решений. Состоит в более активной вовлеченности сотрудников в процесс генерации идей и инициатив внутри самой организации, а также их последующей реализации. Благодаря данной технологии формирования и управления потоком инициатив позволяет примерно в течение «GreenLine 52» преобразовать стиль управления компанией. Постепенное формирование потока инициатив, реализация отдельных инициатив – позволяет преобразовать бизнес-модель в том направлении, которое было определено на первом этапе внедрения системы «GreenLine 52» [18]. Данная система была внедрена в Государственном Университете Управления, после принятия решения об оптимизации процессов, происходящих в вузе. Интеграция с системой «GreenLine 52» осуществляется. Под каждым шаблоном документа, регламентом процесса или же приказом находится кнопка, напрямую связывающая систему «ГУУ База знаний» с системой «GreenLine 52». 71

После нажатия на кнопку (рис. 37) «подать инициативу в систему «GreenLine 52» пользователь автоматически переходит на страницу передачи предложения системы «GreenLine 52». Посредством данной функции каждый пользователь может внести свои предложения по оптимизации и совершенствованию того или иного процесса или управленческого решения. Рис. 37 Расположение кнопки «подать инциативу в GreenLine52» После чего система автоматически перенаправит пользователя в систему «GreenLine 52», где пользователю будет предложено оформить инициативу по данному документ (рис. 38). Рис. 38 Окно отправки инциативы в системе «GreenLine 52» Интеграция с сайтом ГУУ 72

Перенос нормативной документации с сайта ГУУ (www.guu.ru) в систему ГУУ База знаний информационно-справочная система позволит снизить часть нагрузки на сайт ГУУ, а также позволит оперативно заменять на сайие утратившую актуальность документацию, вроде должностных инструкций и положений о подразделениях. Также система может быть интегрирована с почтой домена ГУУ, что станет толчком для создания единой базы пользователей для всех информационных систем, использующихся в деятельности ГУУ. Рис. 39 Пример главной страницы сайта Государственного университета управления 73

2.6 Анализ рисков реализаци информационно-справочной системы «ГУУ База знаний» Для осуществления оценки планируемых рисков были проведены следующие мероприятия: определение возможных рисков, определение абсолютных оценок рисков на основе экспертного метода. В качестве экспертов при оценке рисков выступали: Эксперт 1: Иванов Сергей Михайлович – Специалист Отдела разработки, Департамента Информатизации - ООО "Нейронные Системы". Эксперт 2: Агурьянов Игорь Викторович – Ведущий специалист группы предотвращения утечек информации Департамента информационной безопасности ООО «Carcade-Лизинг». Эксперт 3: Ирина Анатольевна Арчибасова – Консультант Департамента административной реформы - Администрации городского округа Самара. Каждому из экспертов было предложено составить список возможных рисков после внедрения системы «ГУУ База знаний», после чего все они были сведены в таблицу 5. Таблица 4 Перечень возможных рисков Риски Отказ пользователей от Уровень влияния Комментарии на работу системы Средний Система соответствует использования системы из-за заявленным требованиям и несоответствия системы способна к динамичным заявленным требованиям изменениям под нужды организации 74

Риски Отказ пользователей от Уровень влияния Комментарии на работу системы Средний Малое количество использования системы в пользователей не позволит связи с малым количеством эффективно использовать все активных пользователей возможности данной системы. (неприятие нового, привычка использования традиционных, привычных методов использования БД) Отказ пользователей от Высокий использования системы из-за сбоев в обслуживании системы Отказ пользователей от Низкий В данном случае возникнет использования системы необходимость переработки вследствие несоответствия отдельных компонентов ожидаемых показателей системы деятельности реальным Отказ пользователей от Низкий использования системы вследствие обнаружения проблем совместимости с другими используемыми продуктами 75

Риски Нарушение целостности Уровень влияния Комментарии на работу системы Средний системы вследствие её взлома Материалы, хранящиеся в системе, могут быть модифицированы из хулиганских побуждений. Для этого достаточно обладать паролем легитимного привилегированного пользователя, получить который при отсутствии парольной политики не составляет сложности Нарушение целостности Средний Администрированием системы системы вследствие должны заниматься лица, злоупотребления правами обладающие высоким уровнем привилегированными ответственности и лояльности к пользователями организации Нарушение целостности Низкий Повреждение аппаратной и системы вследствие программной части может быть аппаратных или программных вызвано сбоями сбоев электроснабжения, неправильными условиями эксплуатации, хулиганскими действиями Нарушение Низкий Конфиденциальные данные, конфиденциальности системы хранящиеся в базе знаний, вследствие её взлома могут быть разглашены обладателем пароля легитимного пользователя, получить который при отсутствии парольной политики не составляет сложности 76

Риски Уровень влияния Комментарии на работу системы Нарушение Средний Конфиденциальные данные, конфиденциальности системы хранящиеся в базе знаний, вследствие действий могут быть разглашены инсайдеров пользователями системы Далее экспертам было предложено оценить наступление того или иного риска по шкале от 1 до 5. Данные оценки приведены в таблице 6. Таблица 5 Экспертные оценки вероятности наступления события Риски Эксперт 1 Эксперт 2 Эксперт 3 Средняя оценка Отказ пользователей от использования системы из-за несоответствия системы заявленным требованиям 1 2 2 1,7 Отказ пользователей от использования системы в связи с малым количеством активных пользователей (неприятие нового, привычка использования традиционных, привычных методов использования БД) 3 3 3 3,0 Отказ пользователей от использования системы из-за сбоев в обслуживании системы 3 3 4 3,3 Отказ пользователей от использования системы вследствие несоответствия ожидаемых показателей деятельности реальным 3 3 3 3,0 Отказ пользователей от использования системы вследствие обнаружения проблем совместимости с другими используемыми продуктами 4 2 3 3,0 Нарушение целостности системы, вследствие её взлома 3 3 4 3,3 77

Риски Эксперт 1 Эксперт 2 Эксперт 3 Средняя оценка Нарушение целостности системы, вследствие злоупотребления правами привилегированными пользователями 2 4 3 3,0 Нарушение целостности системы, вследствие аппаратных или программных сбоев 4 4 3 3,7 Нарушение конфиденциальности системы, вследствие её взлома 2 4 3 3,0 Нарушение конфиденциальности системы, вследствие действий инсайдеров 4 5 3 4,0 По данным таблицы 5, таблицы 6 и таблицы 7 был рассчитан рейтинг рисков внедрения системы «ГУУ База знаний» (таблица 8). Расчёт рейтинга производился по следующей формуле: Средняя оценка экспертов Средняя оценка экспертов +( ∗ % влияния риска) = Итог Количество экспертов Количество экспертов Таблица 6 Таблица процентное соотношение влияния риска на работу системы Уровень влияния на работу системы Очень низкий Низкий Средний Высокий Очень высокий Процент влияния 10% 25% 50% 75% 100% Таблица 7 Таблица процентное соотношение влияния риска на работу системы Уровень влияния на работу системы Очень низкий Низкий Процент влияния 10% 25% 78

Средний Высокий Очень высокий 50% 75% 100% В таблице 8 приведён рейтинг рисков. При применении данной методики оценки рейтинг рисков распределяется по шкале от 1,1. До 10. Диаграмма распределения рисков представлена в Приложении 9. Таблица 8 Рейтинг рисков Риски Отказ пользователей от использования системы из-за несоответствия системы заявленным требованиям Баллы 2,5 Отказ пользователей от использования системы в связи с малым количеством активных пользователей (неприятие нового, привычка использования традиционных, привычных методов использования БД) 4,5 Отказ пользователей от использования системы из-за сбоев в обслуживании системы 6,4 Отказ пользователей от использования системы вследствие несоответствия ожидаемых показателей деятельности реальным 3,8 Отказ пользователей от использования системы вследствие обнаружения проблем совместимости с другими используемыми продуктами 3,8 Нарушение целостности системы вследствие её взлома 5,0 Нарушение целостности системы вследствие злоупотребления правами привилегированными пользователями 4,5 Нарушение целостности системы вследствие аппаратных или программных сбоев 4,6 Нарушение конфиденциальности системы вследствие её взлома 3,8 Нарушение конфиденциальности системы вследствие действий инсайдеров 6,0 79

Таким образом, наибольший вес имеет риск «Отказ пользователей от использования системы из-за сбоев в обслуживании системы» - 6,4 и «Нарушение конфиденциальности системы, вследствие действий инсайдеров» 6.0. Наименьший – «Отказ пользователей от использования системы из-за несоответствия системы заявленным требованиям» - 2,5. 80

ЗАКЛЮЧЕНИЕ В рамках дипломного проектирования были проанализированы бизнеспроцессы и организация информационного взаимодействия структурных подразделений вуза, в результате чего было предложен подход к совершенствованию информационно-справочного обеспечения деятельности вуза. В рамках данного дипломного проекта мною были проведены анализ и сравнение платформ для создания систем управления знаний на основе методики, предлагаемой Гильдией управляющих документацией, изложенной в книге, адаптированной для систем управления знаниями, - «Системы электронного документооборота: анализ и выбор» за авторством Т.В. Князевой. В результате проведённого анализа, были определены следующие преимущества выбранной платформы CMS «Wordpress» для реализации информационно-справочной системы «ГУУ База знаний»:  Минимальные финансовые расходы.  Обширные возможности для развития.  Кроссплатформенность.  Автономность.  Web-доступ. Была разработана информационно-справочная система «ГУУ База знаний», целью которой является налаживания эффективного взаимодействия между структурными подразделениями Государственного университета управления, и в которой был реализован следующий функционал:  Работа с шаблонами документов;  Информирование о совещания;  Интерактивная карта бизнес-процессов вуза;  Электронный справочник по сотрудникам и структурным подразделениям ГУУ;  Поддержка технологии «инициатив» системы «GreenLine 52»; 81

 Социальное взаимодействие между пользователями. Налажена интеграция системы «ГУУ База знаний» с системами:  Сайт государственного университета управления;  1С: Документооборот;  Система «GreenLine 52»;  Электронный справочник ГУУ «Кафедрариум»; В процессе была разработана должностная инструкция Инженера (техника), работающего с данной системой. Также была проведена оценка рисков при внедрении системы «ГУУ База знаний», в основу которой был положен экспертный метод. Достижение поставленных целей стало возможным благодаря использованию различных программных платформ и средств. Особое внимание стоит обратить на то, что внедрение предложенного решения требует минимальных финансовых затрат со стороны вуза, т.к. система «ГУУ База знаний» спроектирована на платформе с открытым кодом CMS «Wordpress». Решение, реализованное в рамках дипломного проектирования, может быть использовано как в качестве постоянного средства информационного обеспечения взаимодействия структурных подразделений, так и в качестве временного инструмента на пути к реализации внедрений программного комплекса «1С: Предприятие». В качестве дальнейших направлений развития системы можно предложить:  Внедрение системы рейтингов комментариев,  Внедрение технологии самомодерации комментариев,  Более глубокая интеграция с системой «1С: Документооборот»,  Внедрение обширных социальных функций в систему,  Реализация модуля управления проектами,  Реализация модуля работы с учебными планами и автоматизации подсчёта нагрузки на преподавателей. 82

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК Нормативно-методические документы и материалы 1. ГОСТ 19781-90. Обеспечение систем обработки информации программное. Термины и определения. 2. ГОСТ 7.1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание: общие требования и правила составления. 3. ГОСТ 7.82-2001. Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов: общие требования и правила составления. 4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 5. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих  – М., "Омега-Л", 2009г. 6. Методические указания по дипломному проектированию/Сост. И.К. Корнеев; ГУУ. – М., 2005. 7. Отчёт государственного о результатах бюджетного самообследовании образовательного Федерального учреждения высшего профессионального образования «Государственный университет управления» от 15.03.2014. 8. Положение о Центре стратегической интеграции Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ» от 20.12.2013. 9. Устав образовательного Федерального учреждения высшего государственного профессионального бюджетного образования «Государственный университет управления» от 19.04.2011. 10. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» с изм. от 04.05.2013 № 50-ФЗ 83

Специальная научная литература: 11. 1C: Предприятие 8.2 Руководство разработчика Часть 1 2-е издание – М.: Фирма «1С». 2011. 12. Абдикеев .М., Киселёв А.Д. Управление знаниями корпорации и реинжиниринг бизнеса: Учебник для МВА. - М.: ИНФРА-М, 2011. 13. Абдикеев Н.М., Аверкин А.Н., Дьяконова Л.П. Когнитивная бизнес- аналитика: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2011. 14. Годин В.В., Корнеев И.К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2004. 15. Князева Т.В. Системы электронного документооборота: анализ и выбор – М, Гильдия управляющих документацией, 2010 16. Круг С. Не заставляйте меня думать! – М.: Символ-Плюс, 2008. 17. Купер А, Рейманн Роберт М., Кронин Д. Об интерфейсе. Основы проектирования взаимодействия – М.: Символ-Плюс, 2009. Интернет-источники: 18. Green Line 52 [Электронный ресурс]. М – URL:http:// http://gl52.ru/ (Дата обращения: 25.03.2014). 19. Process Classification Framework [Электронный ресурс]. Houston. – URL:http://www.apqc.org/process-classification-framework (Дата обращения: 25.03.2014). 20. Гильдия управляющих документацией [Электронный ресурс]. М. – URL: http://www.gdm.ru/(Дата обращения: 25.03.2014). 21. ГиперМетод. База знаний: [Электронный ресурс]. М. – URL:http://www.hypermethod.ru/menu/4/2 (Дата обращения: 25.03.2014). 22. Государственный университет управления: [Электронный ресурс]. М., 2000-2014. URL:http://guu.ru (Дата обращения: 25.03.2014). 23. Гришаев И. Моя интеграция с 1С: [Электронный ресурс]. М – URL:http://habrahabr.ru/post/139272/ (Дата обращения: 25.03.2014). 84

24. Интернет энциклопедия Википедия: [Электронный ресурс]. М. – URL:http://ru.wikipedia.org/ (Дата обращения: 25.03.2014). 25. Кодекс CMS «Wordpress»: [Электронный ресурс]. М – URL:http://codex.wordpress.org/(Дата обращения: 25.03.2014). 26. Питер Софт. Регламент бизнес-процесса. – URL:http://www.piter- soft.ru/automation/more/glossary/process/reglament-biznes-protsessa/(Дата обращения: 25.03.2014). 27. Рейтинг CMS по версии компании iTrack: [Электронный ресурс]. М. – URL:http://itrack.ru/research/cmsrate/ (Дата обращения: 25.03.2014). 28. Сайт компании «Jomportal»: [Электронный ресурс]. М. – ресурс]. М – ресурс]. М. – URL:http://www.jomportal.ru/ (Дата обращения: 25.03.2014). 29. Сайт компании «Joomla»: [Электронный URL:http://joomla.ru/ (Дата обращения: 25.03.2014). 30. Сайт Компании «TeamLab»: [Электронный URL:http://www.teamlab.com/ru/ (Дата обращения: 25.03.2014). Стандартная общественная лицензия GNU (GPL) [Электронный 31. ресурс]. – URL: http://www.gnu.org/copyleft/gpl.html (Дата обращения: 25.03.2014). 85

ПРИЛОЖЕНИЯ 86

Приложение 1 87

Приложение 2 Анкета обследования (основной лист) 1 Дата заполнения 2 ФИО 3 ФИО и должность Тел. E-mail Комн. руководителя 4 Место в организационной структуре: - Институт - Кафедры - Должность 5 Функции, выполняемые в соответствии с прямыми должностными обязанностями 6 Функции, выполняемые в порядке замещения отсутствующих сотрудников 89

Анкета обследования кафедры (дополнительный лист) 7 Название функции . 8 События начала выполнения функции 9 3 Укажите наименования входных документов и/или иную информацию, необходимую для начала выполнения функции (+шаблон) 10 4 Отправитель входной информации 7 11 5 Способ поступления входной информации (устный запрос, телефонный запрос, обычная почта, курьер, Е-mail,) 12 6 Наименование выходных документов (информации) (+шаблон) 13 7 Получатель или место хранения выходных документов 14 8 Способом отправления выходных документов 15 9 Нормативные, регламентирующие, методические документы, справочники, регламентирующие выполнение данной функции 16 1 Используемая ИС. Порядок и степень 0 использования при выполнении функции 17 1 Периодичность выполнения функции 1 18 1 Сроки выполнения (время выполнения) 2 19 1 Описание процессы выполнения функции 3 (операции, управление, ресурсы, входы и выходы). 20 1 Проблемы и пути улучшения процесса 4 выполнения функции 90

Приложения 3 Графические схемы процессов Государственного университета управления Графическая схема процесса «Управление устранением академической задолженностью» 91

Графическая схема процесса «Организация и проведение государственного экзамена» 92

Графическая схема процесса «Формирование приказа о составе ГЭКа/ГАКа» 93

Графическая схема процесса «Комплектование билетов для государственного экзамена» 94

Графическая схема процесса «Организация и проведение государственной аттестации выпускников» 95

Графическая схема процесса «Проведение защиты дипломных проектов» 96

Графическая схема процесса «Организация и проведения преддипломной практики» 97

Графическая схема процесса «Оформление приказа на преддипломную практику» 98

Графическая схема процесса «Формирование приказа о составе ГЭКа\ГАКа» 99

Графическая схема процесса «Начисление студенты материальной помощи» 100

Графическая схема процесса «Организация и проведение аттестационной недели» 101

Графическая схема процесса «Разработка ООП» 102

Графическая схема процесса «Разработка учебных планов» 103

Приложение 4 Пониятия и опреления 1. Документооборот (электронный) 2. Контроль (мониторинг) 3. Контроль исполнения документа 4. Маршрутизация документа 5. Пользователь 6. Регистрация документа 7. Реквизиты документа 8. Система 9. Стандартные условия функционирования АС 10. Управление документацией 11. Хранение 12. Шаблон документа 13. Электронный документ Движение документов в компьютерной сети Процесс, часть процесса управления, обеспечивающий получение объективной информации для принятия решений Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах Процесс перемещения документа по маршруту Пользователь системы Запись необходимых сведений о документах в целях обеспечения учёта и поиска документов, а также контроля над исполнением и движением Идентифицирующие элементы формы (признаки) документа Упорядоченное множество, представляющее собой единство взаимосвязанных (взаимодействующих, взаимообусловленных) элементов, находящихся в состоянии относительной стабильности, которые могут быть выявлены, формализованы (описаны) и представлены в виде модели отношений Условия, достаточные для функционирования АС как совокупности программно-технических средств. Например: наличие розеток электропитания, соответствующее программнотехническое обеспечение, средства резервирования, блоки защиты бесперебойного питания Процесс организации работы с документами Действия по обеспечению технической и интеллектуальной сохранности документов в течение времени Унифицированная форма, используемая для записи информации из документов в систему Документ в электронно-цифровой форме записи 104

14. Создание карточки документа 15. Создатель приказа 16. Утверждение приказа 17. Действие «Согласовать» (для входящих документов) 18. Наложение резолюции 19. Платформа 20. Обработка в 1С 21. Wiki-движок 22. CMS Заполнение полей шаблона документа Исполнитель, подготовивший проект приказа Утверждение или подписание приказа Данное действие выполняется уже после выполнения исполнителем резолюции по входящему документу и рассматривается как отметка об исполнении документа. После выполнения этого действия документ отправляется в архив системы. Это процесс нажатия кнопки «Наложить резолюцию», после чего документ с резолюцией перемещается на рабочие столы резолюций для дальнейшего исполнения. Резолюция может быть наложена от имени другого автора, например ДОУ может наложить резолюцию от имени ректора или проректора. Аппаратный и/или программный комплекс, служащий основой для различных вычислительных систем. Автономная программа, имеющая свой модуль, формы, шаблоны, предназначенная для запуска в среде 1С. Набор программ, служащий для преобразования вики-разметки в удобно читаемое представление на языке HTML и взаимодействия пользователя с базой данных. Информационная система используемая для организации совместного процесса создания, редактирования и управления контентом 23. Интеграция 24. Роль 25. Язык разметки 26. Usability Объединение разнородных веб-приложений и систем в единую среду на базе веб. Совокупность пользователей Системы, выполняющих сходные операции по обработке документов Набор символов или последовательностей, вставляемых в текст для передачи информации о его выводе или строении. Понятие в микроэргономике, эргономическая характеристика степени удобности предмета для применения пользователями при достижении определённых целей в некотором контексте 105

Приложение 5 Сравнение функциональности платформ Защищенность системы Легкость настройки системы Доступность пользователям Открытость системы Обратная связь Стоимость эксплуатации Стоимость системы Возможности развития системы Количество плагинов Работа с документами 0 1 2 Jomportal 3 TeamLab 4 Joomla! Wordpress 5 6 MediaWiki 7 8 9 10 DokuWiki 106

Приложение 6 Сравнительная характеристика популярных wiki-движков Общие характеристики Автор Свободное и открытое программное обеспечение Язык программирования Хранение данных Лицензия Стоимость / Плата Состояние разработки Целевая аудитория Операционная система Доступ с правами root Веб-сервер Текстовые файлы Mysql Postgresql Оракул Sqlite ACL Backends аутентификация Хост Блокирование Шифрование почты Черный список ЗАЩИТНЫЙ КОД Dokuwiki Wiki MediaWiki Андреас Гохр Магнус Манске, Брайон Вибберr, Ли Дэниэл Крокер, Тим Старлинг, Эрик Меллер и другие. Да Да PHP PHP Файлы База данных 0 0 Зрелый Зрелый Частные, малых и средних предприятий Linux, UNIX, Windows, macos X, вероятно, другие Конечные пользователи / Рабочий стол, Образование * Никс, Windows, Mac OS X Нет Нет Apache, IIS, Lighttpd, все с поддержкой PHP Да Нет Нет Нет Нет Да Textfile, LDAP, mysql, postgresql, activedirectory Плагин Плагин Плагин Плагин Любой с поддержкой PHP Нет Да Да Да Да Нет Да Да Плагин Да Плагин 107

Общие характеристики Задержка индексирования Уведомление по электронной почте Комментарии Категории Пространства имён Страница Перенаправление Управление конфликтами Поиск Структурированные данные Ссылки на изображение Ссылки на сетевые ресурсы Страница переадресации HTML теги Математические формулы Поддержка Bbcode Смайлик изображения Подсветка синтаксиса Примечания Внутренние Комментарии Пользовательские стили Справка Теги Сценарии Раздел Редактирование WYSIWYG редактирование Авто Подписка Вложения Файл Dokuwiki Wiki MediaWiki Плагин Нет Плагин Плагин Плагин Плагин Да Media Страницы Да Да Плагин Да Страница Блокировка Разрешение конфликтов Полный текст Полный текст Плагин Плагин Да Да Да Нет Плагин Да Плагин Некоторые Плагин Да Плагин Нет Да Плагин Да Плагин Да Да Плагин Да Плагин Да Плагин Дополнительно, PHP Нет Плагин Да Да Плагин Плагин Да Да Да Да 108

Общие характеристики Изменения СМИ Встроенный флэшпроигрыватель Встроенное видео Редактирование изображений SVG Редактирование Mindmap Редактирование Медиа Поиск Календарь Галереи изображений Форумы Блоги Dokuwiki Wiki MediaWiki Да Да Да Плагин Плагин Плагин Нет Нет Плагин Нет Плагин Плагин Имена файлов только Плагин Ключевые слова Плагин Плагин Да Нет Плагин Плагин Нет 109

Приложение 7 Код для интеграции между системами «1С: Документооборот» и «ГУУ База знаний ink = getattr(V82.Catalogs, "ОтчетыСистемы").FindByDescription("Акт Сверки Элэн") nav_url = V82.GetURL(link, "Отчет") name = V82.ExternalReports.Connect(nav_url) ExternalReport = V82.ExternalReports.Create(name) setattr(ExternalReport, "ЛицевойСчет", reference) table_doc = ExternalReport.GetDoc() path = V82.GetTempFileName("xml") table_doc.Write(path, V82 .SpreadsheetDocumentFileType.XML) report = models.Report() report.account = reference.Code.strip() report.type = u"act" report.document = open(path, "rb").read() CONN.add(report) 110

Приложение 8 Утверждаю Ректор федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Государственный университет управления» ______________ В.В. Годин «___» _____________ 2014 г. Должностная инструкция инженера (техника) Информационного вычислительного центра Государственного университета управления Москва 2014 111

1. Общие положения 1.1. Инженер (техник) относится к учебно-вспомогательному персоналу, является сотрудником Информационного вычислительного центра, участвующим в материально-техническом и информационном обеспечении деятельности вуза. 1.2. Инженер (техник) назначается на должность и освобождается от должности приказом ректора Государственного университета управления (далее ГУУ) по представлению начальника Информационного вычислительного центра ГУУ. 1.3. В своей деятельности инженер (техник) руководствуется законодательством информатизации, Российской Федерации государственными в сфере стандартами по образования и информационным технологиям и техническим средствам, Уставом ГУУ, Информационного вычислительного центра ГУУ, приказами и распоряжениями руководства университета, института и вуза, нормативными и методическими документами по организации учебного процесса и настоящей Должностной инструкцией. 1.4. На должность инженера назначается лицо, имеющее высшее (неполное высшее) образование или среднее профессиональное образование. На должность техника может быть назначено лицо, имеющее среднее образование и опыт работы и обслуживания офисной техники или лицо, имеющее неполное среднее профессиональное образование. 1.5. Инженер преподавательский состав (техник) вуза, должен: знать распределение структуру ГУУ, организационных и методических обязанностей среди преподавателей и сотрудников вуза, круг лиц и подразделений, с которыми необходимо поддерживать отношения в связи с выполнением своих обязанностей; знать назначение, порядок эксплуатации и ремонта технических средств вуза; уметь выполнять подготовку и техническое обслуживание технических средств вуза; знать назначение программных средств, используемых в Информационным вычислительным центром ГУУ, уметь выполнять их установку и оперативное сопровождение, уметь работать с 112

офисными компьютерными системами и средствами организационной техники; знать правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты. 2. 2.1 Функции Инженер (техник) Информационного вычислительного центра ГУУ является сотрудником вуза, участвующим в информационном и техническом обеспечении учебного процесса и текущей работы на кафедре. 2.2 Инженер (техник) Информационного вычислительного центра ГУУ обеспечивает работоспособность средств офисной техники, имеющихся в распоряжении Центра. 2.3 Инженер (техник) Информационного вычислительного центра ГУУ обеспечивает функционирование компьютерной сети вуза, профилактику противовирусной защиты и работы программного обеспечения компьютеров. 3. Должностные обязанности Инженер (техник) обязан: 3.1. Обеспечивать бесперебойную и полнофункциональную работу всех технических средств вуза. 3.2. Выполнять своевременную подготовку технических средств, используемых для обеспечения работоспособности и доступа к системе управления знаниями. 3.3. Своевременно выполнять необходимые регламентные работы по обслуживанию технических средств Информационного вычислительного центра ГУУ. 3.4. Осуществлять установку и сопровождение программных средств, необходимых для обеспечения работоспособности и доступа к системе управления знаниями, а так же необходимую для деятельности вуз. 113

3.5. Обеспечивать соблюдение правил техники безопасности при использовании технических средств Информационного вычислительного центра ГУУ. 3.6. Поддерживать в актуальном состоянии полного объёма оперативной и накапливаемой информации. 3.7. Проводить процедуры по обеспечению защиты информации от несанкционированного доступа. 3.8. Согласовывать с сотрудниками вуз вопросы по совершенствованию процесса хранения и обработки информации с целью обеспечения требуемой достоверности результатов. 3.9. Обеспечивать обмен информацией со структурными подразделениями вуз в соответствии с установленным порядком (в том числе с использованием электронных сетей телекоммуникаций). 3.10. По запросам заинтересованных подразделений вуз совместно с отделом информатизации составляет технические задания на разработку программного обеспечения новых задач. 3.11. Осуществляет систематическое обучение работников организации по работе с системой управления знаниями. 3.12. Осуществляет учёт и хранение документов, имеющих отношение к автоматизированной обработке информации. 3.13. Обобщает и анализирует замечания пользователей по результатам эксплуатации системы и передаёт информацию об отмеченных недостатках ведущему инженеру и начальнику Информационного вычислительного центра ГУУ. 3.14. Следит за обеспечением целостности, достоверности и сохранности циркулирующих в автоматизированной информационной системе данных. 3.15. Ведёт архив используемых программных средств и нормативносправочной информации. 4. Перечень документов и данных 114

4.1. В своей деятельности инженер (техник) Информационного вычислительного центра ГУУ должен руководствоваться следующим перечнем документов и данных: - должностная инструкция инженера (техника) вуз; - положение о кафедре; - планы повышения квалификации сотрудников вуз на текущий учебный год; - инструкции и методические указания по деятельности вуз; - расписания и графики проведения занятий; - перечень оборудования вуз; - паспорта технических средств и оборудования, используемого на кафедре; - перечень установленного программного обеспечения Информационного вычислительного центра ГУУ. 5. Права Инженер (техник) Информационного вычислительного центра ГУУ имеет право: 5.1. Обращаться к заведующему начальнику Информационного вычислительного центра ГУУ и ведущему инженеру с предложениями по совершенствованию работы вуз и оптимизацию системы управления знаниями. 5.2. Совместно с начальником Информационного вычислительного центра ГУУ и ведущим инженером добиваться от администрации получения необходимых средств труда и создания благоприятных условий труда. 5.3. На оборудованное рабочее место, соответствующее условиям, предусмотренным Государственными стандартами по организации и безопасности 5.4. Требовать от сотрудников вуз соблюдения правил техники безопасности. 5.5. Пользоваться всеми информационными ресурсами вуз 115

5.6. Участвовать в заседаниях вуз Информационного вычислительного центра ГУУ и других совещаниях при рассмотрении вопросов его деятельности. 5.7. На своевременную и в полном объёме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, напряжённостью, количеством и качеством выполненной работы; 5.8. порядке, На профессиональную подготовку и повышение квалификации в установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства образования и науки Российской Федерации. 5.9. На обжалование в установленном порядке указаний ведущего инженера, организационно-распорядительных Информационного вычислительного центра документов ГУУ и начальника администрации университета. 5.10. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей 6. Ответственность Инженер (техник) Информационного вычислительного центра ГУУ несёт ответственность за: 6.1. Несвоевременную или некачественную подготовку технических средств, используемых в учебном процессе; 6.2. Не соблюдение норм и правил эксплуатации и обслуживания технических средств вуз; 6.3. Использование предоставленных служебным положением прав и технических средств в корыстных целях; 6.4. Ненадлежащую организацию защиты информации от несанкционированного доступа 116

6.5. Ненадлежащее выполнение организационно-технических мероприятий, обеспечивающих сохранность информации при сбоях и отказах ПЭВМ. 6.6. Нарушения трудового законодательства, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка; 6.7. Причинение материального ущерба – в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации; 6.8. Невыполнение обязанностей, предусмотренных Уставом ГУУ и настоящей должностной инструкцией; 6.9. Прочие нарушения, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации. Взаимоотношения 7. Инженер (техник) Информационного вычислительного центра ГУУ: 7.1. Получает от начальника Информационного вычислительного центра ГУУ устные задания и поручения, связанные с обслуживанием системы управления знаниями и материально-техническим обеспечением деятельности вуз; 7.2. Получает от ведущего инженера вуз устные задания и поручения, связанные с обслуживанием системы управления знаниями и материальнотехническим обеспечением деятельности вуз и обслуживанием технических средств вуз; 7.3. Получает от сотрудников вуз предварительно согласованную информацию для обеспечения доступа и работоспособности системы управления знаниями; 7.4. Инженер (техник) Информационного вычислительного центра ГУУ принимает участие в проведении инвентаризации имущества вуз и проверки правильности заполнения инвентаризационных ведомостей; 7.5. Передаёт совершенствованию ведущему системы инженеру управления вуз знаниями информацию и по материально117

техническому обеспечению вуз, другую информацию по вопросам технического обслуживания и эксплуатации технических средств вуз; 7.6. Готовит совместно с ведущим инженером вуз проекты заявок на приобретение расходных материалов и текущий ремонт технических средств Информационного вычислительного центра ГУУ. 118

Лист согласования СОГЛАСОВАНО РАЗРАБОТАНО Начальник отдела кадров Студент кафедры ДиДОУ _________________ Ф.И.О. «___»_______________2014 г. _____________________В.А.Шупилов «___»_______________2014 г. Начальник информационного вычислительного центра ___________________ Ф.И.О «___»_______________2014 г. Начальник управления правового обеспечения ____________________ Ф.И.О. «___»_______________2014 г. 119

1 2 3 4 Номер листа (страницы) 5 6 7 Дата введения изменения Обозначение Подпись документа Дата внесения изменения аннулированног о нового заменённого изменённого Номер изменения Лист регистрации изменений 8 9 1 2 3 4 5 6 7 120

Лист ознакомления с должностной инструкцией инженера (техника) вуз Документоведения и документационного обеспечения управления № п/п Фамилия, имя, отчество Дата и подпись после ознакомления с должностной инструкцией 1 2 3 4 121

Приложение 9 Отказ пользователей от использования системы из-за несоответствия системы заявленным требованиям Диаграмма рейтингов рисков 10,0 Отказ пользователей от использования системы в связи с малым количеством активных пользователей (неприятие нового, привычка использования традиционных, привычных методов использования БД) Отказ пользователей от использования системы из-за сбоев в обслуживании системы 9,0 8,0 Отказ пользователей от использования системы вследствие несоответствия ожидаемых показателей деятельности реальным 7,0 6,4 6,0 6,0 5,0 5,0 4,5 3,8 4,0 3,0 2,0 1,0 4,5 2,5 3,8 Отказ пользователей от использования системы вследствие обнаружения проблем совместимости с другими используемыми продуктами Нарушение целостности системы, вследствие ее взлома 4,6 3,8 Нарушение целостности системы, вследствие злоупотребления правами привилегированными пользователями Нарушение целостности системы, вследствие аппаратных или программных сбоев Нарушение конфиденциальности системы, вследствие ее взлома Нарушение конфиденциальности системы, вследствие действий инсайдеров 0,0 122

Рецензии:

Авторизуйтесь, чтобы добавить рецензию

- у работы пока нет рецензий -

Отзывы:

Авторизуйтесь, чтобы оставить отзыв