Организация и совершенствование общего делопроизводства в государственном автономном учреждении дополнительного образования "Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий"

Федченко И.М.

Организация и совершенствование общего делопроизводства в государственном автономном учреждении дополнительного образования "Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий"

46.03.02 Документоведение и архивоведение

Организация и управление

Дипломы

Вуз: Белгородский государственный университет - национальный исследовательский университет (НИУ «БелГУ»)

ID: 5b887b2f7966e1073081b3d1

UUID: e0e69600-8ed8-0136-b294-525400005860

Язык: Русский

Опубликовано: больше 6 лет назад

Просмотры: 23

Федченко И.М.

Источник: Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Белгородский государственный национальный исследовательский университет»

Комментировать 0

Рецензировать 0

Скачать - 914,0 КБ

Поделиться работой

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» ( НИУ « Б е л Г У » ) ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ ИСТОРИКО-ФИЛОЛОГИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ КАФЕДРА РОССИЙСКОЙ ИСТОРИИ И ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОБЩЕГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГОСУДАРСТВЕННОМ АВТОНОМНОМ УЧРЕЖДЕНИИ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «БЕЛГОРОДСКИЙ ОБЛАСТНОЙ ЦЕНТР ДЕТСКОГО И ЮНОШЕСКОГО ТУРИЗМА И ЭКСКУРСИЙ» Выпускная квалификационная работа студентки заочной формы обучения направления 46.03.02 Документоведение и архивоведение 5 курса 02031253 группы Федченко Ирины Михайловны Научный руководитель к.и.н., доцент Оноприенко И.Г. БЕЛГОРОД 2017

СОДЕРЖАНИЕ В В ЕД ЕН И Е....................................................................................................... 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГАУДО «БЕЛГОРОДСКИЙ ОБЛАСТНОЙ ЦЕНТР ДЕТСКОГО И ЮНОШЕСКОГО ТУРИЗМА И ЭКСКУРСИЙ».............................................. 3 14 1.1. Характеристика Ц ен тр а........................................................................... 14 1.2. Видовой состав управленческих документов..................................... 25 1.3. Организация работы с документами..................................................... 43 2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ГАУДО «БЕЛГОРОДСКИЙ ОБЛАСТНОЙ ЦЕНТР ДЕТСКОГО И ЮНОШЕСКОГО ТУРИЗМА И ЭКСКУРСИЙ»......................................................................................................... 54 2.1. Переработка должностной инструкции специалиста по кадрам 54 2.2. Переработка инструкции по делопроизводству................................. 62 ЗАКЛЮ ЧЕНИЕ................................................................................................ 68 БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 73 П РИЛОЖ ЕНИЯ.................................... 84

3 ВВЕДЕНИЕ Актуальность исследования. За всю историю существования системы внешкольного воспитания, а позднее дополнительного образования, исторически сложилось несколько видов учреждений дополнительного образования детей. В основе классификации учреждений - приоритет целей, направление, профиль, особенности организации и обеспечения образовательного процесса, образовательные результаты, система их учета и контроля. Всё многообразие учреждений дополнительного образования детей в Российской Федерации представлено станциями, дворцами, клубами, центрами, домами, парками, школами, детскими оздоровительными лагерями, детскими студиями. Центры - многопрофильные и многоуровневые учреждения, имеющие программы по разнообразным направлениям деятельности, рассчитанные на разные сроки и уровень сложности. Это учреждения с гибкой образовательной структурой, обусловленной социальным родителей, нацеленные на реализацию заказом, запросами собственного детей и образовательного процесса1. В рамках темы исследования рассматривается управление учреждением дополнительного образования детей, которое имеет общие функции и специфические. Специфика управления системой образования заключается, прежде всего, в том, что цели и результаты деятельности далеко не всегда соотносимы. Там, где в образовании идет речь о сложных целях (а в дополнительном образовании цели действительно личностного развития и сложные, самоопределения), затрагивающие достижение проблемы результатов, сопоставимых с целью, - процесс весьма непростой. При планировании, организации деятельности образовательного учреждения, часто бывает так, что ожидаемые и реальные результаты не совпадают. Причина подобного 1 Соколова Н.А. Педагогика дополнительного образования детей: учеб. пособие для студ. пед. вузов. - Челябинск, 2010. - С. 56.

4 явления заключается в уникальности любой образовательной системы, поскольку она зависит не только от качества организации управленческого процесса в самом учреждении, но и от многочисленных биологических и социальных факторов, влияющих на личность ребенка, родителей, педагога2. Документационное обеспечение управления учреждения дополнительного образования детей также имеет свою специфику, сложности в организации, регламентировании и практическом применении. Актуальность специфики, темы исследования уникальностью каждого обусловлена наличием такой учреждения дополнительного образования детей. Степень изученности. При написании выпускной квалификационной работы необходимо было, прежде всего, понять что же такое «дополнительное образование», изучить особенности управления учреждением дополнительного образования детей, изучить основополагающие научные труды по документоведению и архивоведению. Проблемы управления системой дополнительного образования - тема малоизученная, как, собственно, и большинство аспектов деятельности дополнительного образования. учреждений дополнительного Управленческие аспекты деятельности образования рассматриваются в работах М.Х. Мескон3, Н.И. Фуниковой 4, А.И. Щетинской5. Труды, посвященные вопросам регламентации общего делопроизводства, основным правилам и деловым обычаям оформления управленческой документации в нашей стране написаны М.В. Кирсановой6, 2 Там же. - С. 175. 3 Мескон М.Х. Основы менеджмента. - М., 2014. - 301 с. 4 Фуникова Н.И. Комплексный подход как фактор организации дополнительного образования детей: автореф. дис... канд. пед. наук. - Челябинск, 2012. - 195 с. 5 Педагогика дополнительного образования: приоритет духовности, здоровья и творчества. - Казань; Оренбург, 2011. - 231 с. 6 Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. - М., 2014. - 312 с.

5 В.И. Андреевой7, Н.Н. Куняевой8, М.И. Басаковым9. Л.А. Ленкевич10, Н.П. Крюкова11, С.Л. Кузнецов12 Р.Е. Булат13, М.П. Бобылева14 представили документационного современные обеспечения требования управления с к учетом организации действующего законодательства Российской Федерации. Методические организации и практические документационного рекомендации обеспечения по деятельности рациональной учреждений представили в своих работах И.Ю. Байкова15, А.В. Каренина16, Ю.М. Демин17, В.В. Галахов18, С.В. Ливена19, М.В. Кирсанова20, Н.К. Петраков21, О.П. Сологуб22, Т.А. Казакевич23, В.А. Спивак24, Т.М. Ларионова25, И.Н. Кузнецов26. Незаменимыми помощниками для написания выпускной квалификационной работы стали профессиональные публикации в таких 7Андреева В.И. Делопроизводство: Организация и введение: учебно-практическое пособие. - М., 2010. - 296 с. 8 Куняев Н.Н. Документоведение. - М., 2012. - 353 с. 9 Басаков М.И. Делопроизводство. - М., 2015. - 188 с. 10 Ленкевич Л.А. Делопроизводство. - М., 2010. - 256 с. 11 Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. - М., 2010. - 268 с. 12 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. М., 2014. - 288 с.; Его же. Документационное обеспечения управления и делопроизводство. - М., 2014. - 553 с. 13 Булат Р.Е. Документационное обеспечение управления. Учебно-методическое пособие для вузов. - СПб., 2012. - 316 с. 14 Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. - М., 2010. - 295 с. 15Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя: книга рассчитана на работников служб документационного обеспечения управления и кадровых служб. - М., 2010. - 351 с. 16Каренина А.В. Конструктор делового письма. - М., 2015. - 123 с. 17Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. - СПб., 2010. - 256 с. 18Галахов В.В. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы . М., 2015. - 480 с. 19 Ливена С.В. Журналы регистрации учета: правила оформления и ведения + образцы с комментариями. - М., 2015. - 40 с. 20Кирсанова М.В. Деловая переписка: учебно-практическое пособие. - М., 2014. - 136 с. 21Петраков Н.К. Современное служебное письмо. - М., 2013. - 202 с. 22 Сологуб О.П. Делопроизводство. Составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. - М., 2015. - 207 с. 23Казакевич Т.А. Документационный сервис. - М., 2010. - 160 с. 24Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. - СПб., 2010. - 256 с. 25Ларионова Т.М. Документационное обеспечение управления персоналом. - М., 2012. - 416 с. 26 Кузнецов И.Н. Документационное обеспечения управления и делопроизводство. - М., 2014. - 553 с.

6 журналах как «Делопроизводство»27, «Делопроизводство и документооборот на предприятии»28, «Секретарь-референт»29, «Документооборот»30. Ценная информация, отражающая историю Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий, направлений деятельности, календарь мероприятий, отчеты о проведенных олимпиадах, конкурсах, соревнованиях содержится на официальном сайте учреждения31. Объектом исследования является документационное обеспечение управления. Предмет исследования - организация работы с документами в государственных учреждениях дополнительного образования детей. Цель исследования - анализ документационного обеспечения управленческой деятельности государственного автономного учреждения дополнительного учреждения «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий» и определение основных направлений его 27 Ларин М.В. Мониторинг объемов документооборота в федеральных органах исполнительной власти // Делопроизводство. - 2014. - № 2. - С. 9-13.; Беликова А.В. Вопросы методики разработки локальных нормативных документов, регламентирующих деятельность служащих // Там же. - 2012. - № 7. - С. 15-17. 28Кожанова Е.Н. Новые правила работы архивов: что изменилось? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2016. - № 5. - С. 38-46.; Бурова Е.Н. Как составить справочный аппарат к описи // Там же. - 2016. - № 7. - С. 12-23.; Иритикова В. Разрабатываем инструкцию по делопроизводству на основе новых правил и методических рекомендаций // Там же. - 2010. - № 5. - С. 13-15. 29 Кожанова Е.Н. Архива нет, а документы есть: как секретарю организовать систему хранения документов в молодой компании // Секретарь-референт. - 2015. - № 8. - С.17-21.; Кожанова Е.Н. Дело контрагента (несколько видов документов в одном деле): правила формирования, сроки хранения, передача в архив // Там же. - 2016. - № 4. - С. 14-26.; Туркина В.С. Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов: судебная практика // Там же. - 2016. - № 1. - С. 15-17.; Туркина В.С. Цветовой кодирование документов: дешево и практично // Там же. - 2016. - № 2. - С. 19-24.; Кожанова Е.Н. Внесение изменений в номенклатуру дел // Там же. - 2016. - № 5. - С. 15-17.; Тиханович С.В. План работы архива на год // Там же. - 2015. - № 6. - С. 15-18.; Янковая В.Ф. Новый нормативный документ: правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов в архивах организаций // Там же. - 2015. - № 11. - С. 17-22.; Полоса Е.Л. Составляем описи дел // Там же. - 2013. - № 3. - С. 59-63. 30 Дорошина Г.В. Подготовка и размещение информации на официальных сайтах органов исполнительной власти // Документооборот. - 2014. - № 2. - С.14-19. 31 ГАУДО «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий». - URL: http://belcdtur.ru

7 совершенствования. Достижение указанной цели предполагает решение таких задач: - изучение истории создания Центра; - анализ основных направлений деятельности, организационно правового статуса и структуры Центра; - анализ управленческих документов и организации работы с ними; - определение основных направлений совершенствования документационного обеспечения управления государственного автономного учреждения дополнительного образования «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий» и внесение соответствующих предложений. Анализ источников. Для качественного исследования были изучены законы и подзаконные нормативные акты Российской Федерации, которые регламентируют вопросы дополнительного образования детей, общего делопроизводства, архивного дела, персональных данных. Основным законом Российской Федерации является Конституция РФ32. Она обладает высшей юридической силой, а значит, федеральные законы и другие нормативные правовые акты РФ должны ей соответствовать. Конституция устанавливает право каждого гражданина на бесплатное образование, на неприкосновенность частной и личной жизни и пр. Изучены требования Гражданского кодекса Российской Федерации33 к учредительным документам юридических лиц, что важно для придания юридической силы уставу Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий, для разграничения полномочий между учредителем, функции которого выполняет департамент образования Белгородской области и директором, для легитимности органов управления учреждения. Некоторые статьи кодекса устанавливают требования к 32Конституция Российской Федерации (от 12.12.1993). - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 33Гражданский кодекс Российской Федерации. - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

8 доверенности, договорам гражданско-правового характера, электронно цифровой подписи. Изучены статьи Уголовного посвященные вопросам кодекса Российской Федерации34, документирования, использования информации, защиты персональных данных. Изучен Кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации35, который также устанавливает ответственность за нарушения в области документирования информации, нарушения действующего трудового законодательства, правил организации и перевозки детей, так как Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий владеет автобусом и проводит экскурсии для учащихся Белгородской области. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»36 регулирует отношения, которые возникают при осуществлении права на поиск, передачу, получение, распространение и производство информации. Закон содержит положения, которые направлены на защиту информации от недобросовестного использования или злоупотребления возможностями средств распространения информации. Федеральный закон «О персональных данных»37 создает правовую основу обращения с персональными данными, определяет условия и принципы обработки персональных данных. В Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации»38 предусмотрено разграничение полномочий Российской Федерации, ее 34Уголовный кодекс Российской Федерации. - Доступ из справ. -правовой системы «КонсультантПлюс». 35Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. - Доступ из справ.-правовой системы «Гарант». 36Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». - Доступ из справ.-правовой системы «Гарант». 37Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 38Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». - Доступ из справ. -правовой системы «Гарант».

9 субъектов, муниципальных образований в области архивного дела. В связи с тем, что основная печать Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий содержит герб Белгородской области, изучены изготовления и законодательные использования акты, печатей регламентирующие и штампов с порядок изображением Государственного герба Российской Федерации и герба субъекта Российской Федерации, а именно Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации»39, Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью»40, Федеральный закон «Об акционерных обществах»41, Федеральный организациях»42, Федеральный закон «Об закон «О некоммерческих образовании в Российской Федерации»43. Отдельно стоит выделить Закон Белгородской области от 6 мая 2004 г. № 122 «О гербе и флаге Белгородской области» содержащий перечень субъектов, которые имеют право помещать герб Белгородской области на бланках документов, а именно: «Г ерб Белгородской области помещается на бланках: 1) законов Белгородской области; 2) постановлений и распоряжений Губернатора Белгородской области; 3) постановлений Белгородской областной Думы и распоряжений председателя Белгородской областной Думы; 4) постановлений и распоряжений Правительства Белгородской 39 Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». - Доступ из справ.-правовой системы «Гарант». 40Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью». - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 41Федеральный закон от 12.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». - Доступ из справ. -правовой системы «Гарант». 42Федеральный закон от 12.01.1996 № 12-ФЗ «О некоммерческих организациях». - Доступ из справ. -правовой системы «Гарант». 43 Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». - Доступ из справ. -правовой системы «Гарант».

10 области; 5) постановлений избирательной комиссии Белгородской области и распоряжений председателя избирательной комиссии Белгородской области; 6) Губернатора Белгородской области; 7) Белгородской областной Думы; 8) комитетов и комиссий Белгородской областной Думы; 9) органов исполнительной власти Белгородской области; 10) государственных органов Белгородской области; 11) Уполномоченного по правам человека в Белгородской области». Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий не входит в данный перечень. Для того чтобы ответить на вопрос: «Имеет ли право учреждение дополнительного образования детей, не выдающее документы об образовании, размещать на печатях и бланках документов изображение Государственного герба РФ или герб субъекта РФ?» было изучено Письмо Министерства образования и науки РФ «Об использовании государственного герба Российской Федерации на печатях образовательных организаций»44. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти45 были изучены в процессе переработки инструкции по делопроизводству Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти46, Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных 44 Письмо Министерства образования и науки РФ от 31 марта 2014 г. № 08-418 «Об использовании Государственного герба Российской Федерации на печатях образовательных организаций». - Доступ из справ.-правовой системы «Гарант». 45Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76). - Доступ из справ.-правовой системы «Гарант». 46Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). - Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».

11 47 органов исполнительной власти и их государственной регистрации47 можно считать незаменимым источником в процессе оптимизации делопроизводства любого учреждения независимо от формы собственности. Так же бесценны государственные стандарты в области документоведения и архивного дела: ГОСТ Р 6.30-200348, который описывает состав реквизитов и требования к оформлению документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-200749, описывает процессы управления документами; ГОСТ Р 7.0.8 201350, описывает термины в области делопроизводства и архивного дела и дает определения. Среди неопубликованных источников информации можно назвать следующие документы Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий: - устав51; - положение об архиве52 и о постоянно действующей экспертной 47Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009). - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 48ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. и введ. в действие 03.03.2003 № 65-ст). - Доступ из справ.-правовой системы «Гарант». 49ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» (утв. и введ. в действие 01.07.2007). - Доступ из справ.-правовой системы «Гарант». 50ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (введ. в действие 17.10.2013). - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 51Устав государственного автономного учреждения дополнительного образования «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий» (утвержден приказом департамента образования Белгородской области от 13 января 2015 г. № 19). Белгород, 2015. - 22 с. 52Положение об архиве государственного автономного учреждения дополнительного образования «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий» (утверждено директором 02 марта 2016 г). - Белгород, 2016. - 4 с.

12 53 комиссии53; - номенклатура дел54; - инструкция по делопроизводству55. В ходе исследования применялись следующие научные методы: изучение управленческих документов учреждения, их анализ, опрос, наблюдение, сравнение, графический и статистический методы. Практическая значимость. Результаты исследования обличены в форму проекта должностной инструкции специалиста по кадрам и проекта инструкции по делопроизводства, которые могут быть использованы сотрудниками Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий для рационализации делопроизводства и архивного хранения документов, а также переданы учреждениям дополнительного образования детей туристско-краеведческой направленности для использования в качестве образцов. Структура выпускной квалификационной работы представлена введением, двумя разделами, заключением, библиографическим списком и приложениями. Введение содержит обоснование актуальности темы, сжатый перечень использованных законодательных, нормативно-правовых актов и научных трудов, описывает объект и предмет исследования, цели и задачи исследования, научные методы, которые применялись исследователем. Первый раздел выпускной квалификационной работы раскрывает 53Положение о постоянно действующей экспертной комиссии государственного автономного учреждения дополнительного образования «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий» (утверждено директором 02 марта 2016 г). Белгород, 2016. - 4 с. 54Номенклатура дел государственного автономного учреждения дополнительного образования «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий» (утверждена директором 02 марта 2016 г). - Белгород, 2016. - 8 с. 55 Инструкция по делопроизводству государственного автономного учреждения дополнительного образования «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий» (утверждена приказом директора от 02 марта 2016 г. № 37). Белгород, 2016. - 61 с.

13 историю Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий, которая берет начало в далеком 1955 году; основную характеристику учреждения; уставные цели деятельности; основные задачи; организационную структуру; видовой состав управленческих документов; порядок документирования, движения документов, а также организацию текущего, долговременного и постоянного их хранения. Второй раздел описывает основные направления совершенствования документационного обеспечения управления Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий: S переработку должностной инструкции специалиста по кадрам лица, ответственного за делопроизводство и организацию хранения документов; S переработку действующей инструкции по делопроизводству. В заключении подводятся итоги работы, дается прогноз эффективности внедрения переработанных организационных документов, краткие выводы. Приложение содержит копии некоторых документов Белгородского областного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий, а также проекты переработанных должностной инструкции специалиста по кадрам и инструкции по делопроизводству.

14 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ГАУДО «БЕЛГОРОДСКИЙ ОБЛАСТНОЙ ЦЕНТР ДЕТСКОГО И ЮНОШЕСКОГО ТУРИЗМА И ЭКСКУРСИЙ» 1.1. Характеристика Центра Центр туризма начал свою деятельность в 1955 году как областная экс курсионно-туристская станция. Сегодня Центр туризма - это областное учре ждение, центр координации и развития туристско-краеведческой деятельно сти всей Белгородской области. Г осударственное автономное учреждение дополнительного образования «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскур сий» занимается организационно-методической работой по развитию детского туризма в образовательных организациях Белгородской области, проводит ту ристско-краеведческие и спортивные мероприятия регионального уровня, обеспечивает участие детей в туристско-краеведческих, спортивных меропри ятиях федерального и международного уровня. Областные мероприятия организуются в соответствии с планом департа мента образования Белгородской области. В 2016 году проведено 17 областных и открытых массовых туристско-краеведческих мероприятий, в которых при няли участие свыше 10 тысяч школьников из всех районов области. Участие учащихся во всероссийских и международных мероприятиях организуется согласно Календарю всероссийских массовых мероприятий с обучающимися1. Среди областных мероприятий, проводимых Центром необходимо вы делить следующие: 1Справка о деятельности государственного автономного учреждения дополнительного об разования «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий» для заместителя губернатора Белгородской области Полуяновой Натальи Владимировны. Белгород, 2016, - С. 2.

15 - финальные областные зимние лично-командные соревнования уча щихся по спортивному ориентированию; - областные летние лично-командные соревнования учащихся по спор тивному ориентированию бегом; - Белгородский этап Всероссийских массовых соревнований по спортив ному ориентированию «Российский азимут»; - областные туристские соревнования учащихся; - областные соревнования по спортивному ориентированию среди обу чающихся учреждений дополнительного образования; - областная олимпиада по школьному краеведению; - областная неделя «Музей и дети»; - региональный творческий конкурс «Мой отчий край»; - областная Акция на лучшую туристско-экскурсионную группу «Моя Родина - Белгородчина»; - региональный этап Всероссийского конкурса на знание символов и ат рибутов государственной власти Российской Федерации; - областной смотр-конкурс музеев образовательных учреждений Белго родской области; - областной конкурс исследовательских краеведческих работ участников Всероссийского туристско-краеведческого движения «Отечество»; - конкурс юных путешественников по результатам участия в тематиче ских экскурсиях «Родная Белгородчина»2. По итогам 2016 года 8 обучающихся Центра вошли в состав сборной России по спортивному ориентированию, Усова Юлия стала победителем все мирных юношеских игр, Чупахин Виталий занял 3 место на всероссийской олимпиаде по школьному краеведению, сборная команда Белгородской обла сти - призер Туристского слета учащихся Союзного государства. 2Там же. - С. 3.

16 Одним из направлений работы Белгородского областного Центра дет ского и юношеского туризма и экскурсий является координация экскурсион ной деятельности школьников Белгородской области. Учреждение является координатором проекта «Развитие туризма в Белго родской области», в рамках реализации которого сотрудниками Центра состав лен перечень объектов, рекомендованных для посещения детскими группами, разработано 86 маршрутов, подготовлены волонтёры, помогающие организо вывать экскурсии в каждом районе области. Ведется активная работа по попу ляризация маршрутов как на официальном сайте Центра, так и в социальных сетях. Проводятся различные мероприятия, мотивирующие детей участвовать в экскурсионной деятельности: итоговые мероприятия по результатам участия в экскурсиях, конкурсы на лучшую экскурсию, знатоков-краеведов, краеведче ских исследований. Сотрудники Центра также оказывают помощь руководите лям групп: согласуют с экскурсионными объектами маршрут, время посеще ния, график движения, координируют работу волонтеров. Ежемесячно состав ляются графики экскурсий, совместно с департаментом внутренней и кадровой политики Белгородской области контролируется их выполнение. Система мо ниторинга также включает квартальную и годовую отчетность по количеству совершенных экскурсий, общему количеству участвующих детей, проценту 3 охвата детей экскурсионной деятельностью3. ^ ^ Для школьников организуются экскурсионные туры на добровольной основе и в свободное от уроков время. Младшие школьники преимущественно совершают экскурсии по своему району, учащиеся средних классов выезжают на экскурсии в соседние районы, старшеклассники совершают дальние экс курсионные туры. Выбор экскурсионных туров определяется желанием роди телей, возрастом детей, наличием транспорта, удаленностью экскурсионных объектов. Обязательно учитываются требования СанПиН, нормативные доку менты по организации перевозки детей. 3Там же. - С. 4.

17 С 2016 года Центр организует двухдневные экскурсионно-краеведче ские программы: «Белгород, опаленный войной», «Будущее Белгородчины в твоих руках», «Посети столицу Белогорья». Структура Г АУДО «Белгородский областной Центр детско-юношеского туризма и экскурсий» представлена следующими отделами (приложение 1): - Администрация; - Бухгалтерия; - Отдел детского туризма; - Отдел путешествий и экскурсий; - Административно-хозяйственный отдел; - Детская туристская база. Для всех отделов, кроме администрации разработаны положения, фор мально регламентирующие цели, задачи и функции. К Администрации условно относятся сотрудники, не вошедшие в состав других отделов, а именно: - директор; - заместитель директора, осуществляющий администрирование учебно воспитательной работой; - заместитель директора, осуществляющий администрирование научно методической работой; - специалист по кадрам (несмотря на то, что формально должность от несена к обслуживающему персоналу, а фактически сотрудник выполняет функции руководителя кадровой службы). Подробно рассмотрим специфические для учреждений дополнительного образования детей туристско-краеведческой направленности структурные подразделения. Отдел детского туризма является основным структурным подразделе нием государственного автономного учреждения дополнительного образова ния «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экс курсий».

18 Отдел осуществляет свою деятельность в сфере дополнительного обра зования детей и реализует дополнительные общеобразовательные программы туристско-краеведческой и физкультурно-спортивной направленностей. Основные задачи отдела детского туризма4: 1. Воспитание обучающихся на традициях Белгородчины, формирова ние чувства национальной гордости, патриотизма и любви к Отчизне. 2. Обеспечение высокого профессионального уровня в разработке, орга низации и проведении массовых мероприятий по спортивному туризму, спор тивному ориентированию, школьному краеведению и музееведению. 3. Разработка и осуществление системы мер по развитию массового школьного туризма, спортивного ориентирования, краеведения и музееведе ния в области, новых форм краеведческой и музееведческой деятельности. 4. Обеспечение высокого методического уровня организации и проведе ния мероприятий туристско-краеведческой и физкультурно-спортивной направленностей. 5. Создание условий для совершенствования и развития спортивного ту ризма и спортивного ориентирования, школьного краеведения и музееведения как комплексного средства всестороннего развития подрастающего поколения, активного познания окружающей действительности. Развитие интереса обучаю щихся к экспериментальной, научно-исследовательской деятельности. 6. Развитие партнерских отношений с образовательными учреждениями и другими ведомствами Белгородской области по организации совместной де ятельности туристско-краеведческой и физкультурно-спортивной направлен ностей. 7. Осуществление информационно-просветительской, программно-ме тодической, образовательно-консультационной помощи учреждениям общего и дополнительного образования области по направлениям деятельности От дела. 4Положение об отделе детского туризма государственного автономного учреждения допол нительного образования «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий» (утверждено приказом директора от 05 сентября 2014 г. № 207). - Белгород, 2014. - С. 2.

19 8. Организация методической деятельности, направленной на изучение, систематизацию, внедрение новых педагогических образовательных и воспи тательных технологий и методик в вопросах школьного краеведения и музее ведения, спортивного туризма и спортивного ориентирования. 9. Координация и активизация деятельности детских объединений ту ристско-краеведческой и физкультурно-спортивной направленностей. 10. Оказание инструктивно-методической, консультационной и практи ческой помощи педагогическим работникам учреждений общего и дополни тельного образования по вопросам массового школьного туризма, спортив ного ориентирования, школьного краеведения и музееведения. Основные направления деятельности отдела детского туризма: 1. Организационно-педагогическая работа: - планирование, организация и проведение массовых мероприятий ту ристско-краеведческой и физкультурно-спортивной направленностей, разра ботка необходимых материалов по проведению мероприятий по спортивному туризму, спортивному ориентированию, школьному краеведению и музееве дению; - разработка необходимой документации по организации и проведению мероприятий (приказы, положения, техническая информация, условия и т.п.); - организация и проведение краеведческих экспедиций, акций, олимпиад, викторин, конкурсов, конференций, туристских слетов, туристских походов, со ревнований по спортивному ориентированию, спортивному туризму, учебно тренировочных сборов и других мероприятий туристско-краеведческой и физ культурно-спортивной направленностей для детей и учащейся молодежи; - анализ эффективности и качества проводимых мероприятий; - содействие муниципальным образованиям области в организации и проведении мероприятий; - учет и паспортизация музеев образовательных учреждений области; - развитие и совершенствование партнёрских отношений в совместной дея тельности по организации краеведческой и музееведческой работы в области;

20 - подготовка сборных команд области к выступлению на соревнованиях международного, союзного, всероссийского, межрегионального уровня. 2. Информационно-просветительская работа: - сбор, изучение и систематизация нормативно-правовой базы по направлениям деятельности Отдела; - осуществление информационно-просветительской деятельности в об разовательных учреждениях Белгородской области; - изучение, обобщение и пропаганда лучшего опыта деятельности Цен тров (Станций) детского и юношеского туризма области, учреждений образо вания, педагогов, музеев образовательных учреждений; - формирование банка данных по направлениям деятельности Отдела; - изучение и внедрение новых педагогических образовательных и воспи тательных технологий и методик, новинок методической, краеведческой лите ратуры; - информационно-просветительская работа с педагогами, родителями и обучающимися; - развитие партнерских отношений с областными федерациями спортив ного ориентирования и туризма, областным и городским управлениями по фи зической культуре, спорту и туризму, ветеранами спортивного ориентирова ния и туризма области; - популяризация школьного краеведения и музееведения, спортивного ориентирования, туризма через средства массовой информации, интернет. 3. Методическая работа: - осуществление инструктивно-методической, консультационной и практической помощи педагогическим работникам области по вопросам спор тивного туризма и ориентирования, краеведения и музееведения; - разработка методических рекомендаций, материалов, пособий, ин струкций, дидактических материалов по направлениям деятельности Отдела;

21 - организация и проведение инструктивно-методических семинаров, практикумов с методистами районных Домов детского творчества и террито риальных Центров детского и юношеского туризма по направлениям деятель ности Отдела; - ведение экспериментальной и инновационной работы; - организация повышения квалификации педагогов общего и дополни тельного образования, методистов, туристского актива руководителей школь ных музеев области на базе Центра. 4. Диагностико-аналитическая работа: - разработка и апробация диагностических материалов с целью выявле ния уровня обученности обучающихся, их физической и познавательной ак тивности, ведение мониторинговой деятельности; - анализ эффективности и качества туристско-краеведческой и музее ведческой работы в образовательных учреждениях области; - анализ эффективности и качества работы образовательных учреждений области по спортивному туризму и ориентированию; - систематизация опыта работы педагогов. Руководство отделом детского туризма осуществляет заведующий, назначаемый директором Центра. В состав отдела детского туризма кроме заведующего входят методисты, педагоги-организаторы, педагоги дополнительного образования, тренеры-пре подаватели. Следующее структурное подразделение, которое относится к основным - отдел путешествий и экскурсий. Отдел представлен заведующим отделом и педагогами-организаторами. Отдел организует экскурсионно-краеведческие и туристские услуги, в том числе приносящую доход деятельность. Основные задачи отдела путешествий и экскурсий5: 5Положение об отделе путешествий и экскурсий государственного автономного учрежде ния дополнительного образования «Белгородский областной Центр детского и юношеского

22 1. Создание условий для освоения духовных и культурных ценностей своей Родины, формирование нравственных качеств, воспитание уважения к истории, культуре своего народа, пропаганды здорового образа жизни. 2. Разработка, организация и проведение тематических экскурсий с уче том запросов детей, потребностей семьи, образовательных учреждений, дет ских и юношеских объединений и иных организаций. 3. Осуществление инструктивно-методической, консультативной и практической помощи педагогическим работникам учреждений общего и до полнительного образования по вопросам организации и проведения тематиче ских экскурсий с учащимися. 4. Развитие мотивации личности к познанию и творчеству через темати ческие экскурсии в интересах личности, общества, государства. Основные направления деятельности отдела путешествий и экскурсий6: 1. Организационно-педагогическая работа: - Организация и проведение тематических экскурсий, викторин, кон курсов. - Организация и проведение методических семинаров с педагогиче скими работниками образовательных учреждений. - Развитие системы социального партнерства, формирование режима непрерывного взаимодействия с учреждениями общего и дополнительного об разования, учреждениями культуры и спорта, предприятиями промышленного и агропромышленного комплекса. 2. Информационно-просветительская работа: - Осуществление информационно-просветительской, консультацион ной помощи в организации туристско-краеведческой и экскурсионной дея тельности. туризма и экскурсий» (утверждено приказом директора от 05 сентября 2014 г. № 207). Белгород, 2014. - С. 2. 6Там же. - С. 3.

23 - Изучение опыта организации тематических экскурсий, научно-мето дических материалов, новинок психолого-педагогической, экскурсионно-кра еведческой направленности. - Изучение и внедрение новых образовательных и воспитательных пе дагогических технологий и методик. - Формирование банков данных по маршрутам тематических экскурсий по городу, по Белгородской области, Российской Федерации. - Осуществление популяризации тематических экскурсий через сред ства массовой информации и интернет. - Подготовка статей, публикаций, информационных материалов о дея тельности Отдела. 3. Методическая работа: - Разработка дидактических материалов, методических рекомендаций, пособий и инструкций по направлениям работы Отдела. - Организация и ведение экспериментальной, инновационной и проект ной работы. - Повышение квалификации педагогических работников, экскурсово дов, организаторов туристско-экскурсионной деятельности. 4. Диагностико-аналитическая работа: - Разработка и использование на практике современных способов диа гностирования результативности тематических экскурсий, внедрение монито ринговой деятельности в работу Отдела. Также подробно рассмотрим деятельность детской туристской базы. База предназначена для временного проживания организованных групп школьников, приехавших в город Белгород на экскурсии, участников массо вых мероприятий, проводимых органами управления образованием, работни ков учреждений и органов образования, направленных в город Белгород в ко мандировку.

24 С разрешения администрации Центра и при наличии свободных мест на Базе допускается поселение командированных в город Белгород лиц, среди ко торых предпочтение отдается работникам учреждений и организаций, работа ющих в тесном контакте с учреждениями дополнительного образования (му зеи, учреждения культуры, спорта, туризма и т.д.). Проживание на Базе разрешается не более одного месяца. Администрация Центра: - создает условия, обеспечивающие безопасность проживания, сохран ность находящихся в жилых помещениях личных вещей проживающих; - контролирует соблюдение правил техники безопасности и пожарной безопасности на Базе; - обеспечивает тепловой режим и освещенность во всех помещениях в соответствии с санитарными нормами; - укомплектовывает Базу по типовым нормам мебелью, оборудованием, постельными принадлежностями и другим инвентарем; - обеспечивает предоставление проживающим на Базе основных и до полнительных коммунально-бытовых услуг; - обеспечивает укомплектованность обслуживающего персонала Базы в соответствии со штатным расписанием; - обеспечивает обслуживающий персонал необходимым инвентарем, ин струментами для проведения работ по обслуживанию жилых помещений; - обеспечивает внимательное, заботливое и тактичное отношение со трудников Базы к проживающим. Таким образом, ГАУДО «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий» занимает лидирующее положение среди учреждений дополнительного образования туристско-краеведческой направ ленности, во многом благодаря проектной деятельности, профессиональному коллективу, хорошей материальной базе, грамотной системе подготовки вос питанников, которые регулярно становятся победителями и призерами всерос сийских, международных соревнований, олимпиад и конкурсов.

25 1.2. Видовой состав управленческих документов Документационное обеспечение управления - это деятельность, целе направленно обеспечивающая функции управления документами7. В ходе исследования были изучены управленческие документы, состав которых отражает компетенцию учреждения, характер связей с другими орга низациями. Документы, изученные в ходе исследования можно разделить на такие группы: 1. организационная документация; 2. распорядительная документация; 3. информационно-справочная документация. Диаграмма дает возможность наглядно представить соотношение управ ленческих документов ГАУДО «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий» по видам (см. рис. 1.1.): ■ организационная; ■ распорядительная; ■ информационно справочная. Рис. 1.1. Соотношение управленческой документации в ГАУДО БОЦДЮТиЭ за 2016 г. 7 ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определе ния». - Введ. 17.10.2013. - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

26 Самая многочисленная группа - распорядительная документация. При чиной тому может быть проводимая директором Центра политика тотального управленческого контроля, когда любое действие сотрудника должно быть прописано в приказе и малейшее отклонение означает нарушение дисци плины. При этом организационная документация в большинстве случаев со ставлена формально и не отражает специфику учреждения, не учитывает фак тическое состояние подсистем, которыми нужно управлять. 1. Организационная документация - это совокупность документов, которая регламентирует определенный порядок деятельности организации, его структуру, задачи и функции, права и обязанности, а также ответствен ность руководителя и работников8. В ходе исследования были изучены все организационно-распорядитель ные и информационно-справочные документы Центра, однако в данной главе будут описаны лишь те из них, которые представляют наибольшую ценность для характеристики общего делопроизводства. Устав - это основной внутренний нормативный документ организации, представляющий собой совокупность правил, которые определяют общий по рядок деятельности, закрепляют права и обязанности, основу и сферу деятель ности организации9. Устав Белгородского областного Центра детско-юношеского туризма и экскурсий зарегистрирован Инспекцией федеральной налоговой службы по городу Белгороду 26 января 2015 года и утвержден приказом департамента об разования Белгородской области от 13 января 2015 года №2 19. Штамп Инспек ции федеральной налоговой службы по городу Белгороду проставлен на обо ротной стороне последнего листа документа и заверен оттиском гербовой пе чати инспекции. Устав оформлен на чистом листе бумаги формата А4 с нанесением сле дующих реквизитов (приложение 2): 8 Булат Р.Е. Документационное обеспечение управления. - СПб., 2012. - С. 37. 9 Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. - СПб., 2010. - С. 25.

27 - гриф утверждения; - наименование вида документа; - наименование организации - автора документа; - место составления документа; - дата (год) составления документа; - текст документа; - подпись; - оттиск печати. Текс основного учредительного документа Центра состоит из восьми глав10. Главы пронумерованы римскими цифрами, а пункты и подпункты арабскими. Первая глава «Общие положения» содержит информацию о норма тивно-правовых актах, в соответствии с которыми осуществляет деятельность Центр; полном и кратком наименованиях; типе образовательной организации; форме собственности; организационно-правовой форме; местонахождении; собственнике имущества; порядке осуществления финансово-хозяйственной деятельности; правах на распоряжение имуществом; ответственности юриди ческого лица; порядке лицензирования видов деятельности; праве создавать филиалы и открывать представительства. Последний абзац содержит неакту альную информацию о наличии в Шебекинском районе Белгородской области обособленного структурного подразделения - детского оздоровительного ла геря «Салют», который был передан в собственность муниципального района «Шебекинский район и город Шебекино» и прекратил деятельность в составе Центра 2 июня 2016 года. Вторая глава «Цели, предмет и виды деятельности» отражает предмет и цели деятельности некоммерческой организации; содержит перечень видов основной деятельности, не являющихся основными видами деятельности, в том числе приносящими доход; закрепляет обязанности юридического лица 10Устав. - 22 с.

28 перед Учредителем, работниками, обучающимися, проверяющими и контро лирующими органами. Третья глава «Управление и руководство» определяет разумное сочета ние принципов единоначалия и коллегиальности в управлении Центром; ком петенцию Учредителя, раскрывает состав органов управления: Наблюдатель ный совет, директор, Управляющий совет, Педагогический совет, Общее со брание работников Центра; регламентирует полномочия каждого из них, по рядок работы, функции, полномочия. В четвертой главе «Имущество и финансы Учреждения» описаны источ ники формирования имущества и финансовых ресурсов Центра; закреплен по рядок распоряжения имуществом, его списания; зафиксировано право опера тивного управления имуществом; определены обязанности и порядок осу ществления контроля Учредителем; регламентирован порядок формирования и исполнения государственного задания; описан порядок совершения крупных сделок, а также права Учреждения по распоряжению доходами. Следующая глава «Локальные акты Учреждения» содержит перечень документов, которые руководством Центра отнесены к локальным актам. Здесь описан порядок принятия документов данной категории. Шестая глава «Реорганизация и ликвидация» закрепляет возможные формы реорганизации, порядок реорганизации и ликвидации. Седьмая глава называется «Информирование о деятельности Учрежде ния». Здесь регламентирован порядок размещения в свободном доступе еже годных отчетов о финансово-хозяйственной деятельности, обязательства по ведению бухгалтерского учета, представлению бухгалтерской и статистиче ской отчетности. Также глава содержит перечень документов, которые публи куются на официальном сайте Центра. Устав Центра прошит на три прокола. Все листы начиная со второго про нумерованы вверху каждого листа по центру. На оборотной стороне последнего листа имеется надпись: «Пронумеровано, прошнуровано 22 (двадцать два) ли ста», которая заверена подписью директора и оттиском печати Центра.

29 Особое внимание следует обратить на оттиск печати Учреждения (см. рис. 1.2.) Рис. 1.2. Образец оттиска печати Центра В центре печати располагается герб Белгородской области, несмотря на то, что Центр не наделен властными полномочиями и официального разрешения на его использование Учреждением нет. Далее по кругу нанесен текст, содержащий идентификационный номер налогоплательщика - юридического лица, и основ ной государственный регистрационный номер юридического лица, которые раз деляются печатными знаками - звездами. Далее по кругу располагается офици альное полное наименование Учреждения. Последующая круговая надпись со держит наименование вышестоящей организации «Департамент образования Белгородской области», а также надпись: «Российская Федерация». Внесение изменений в устав Центра инициирует приказ департамента образования Белгородской области (приложение 3). Изменения в устав Центра оформляются на чистом листе бумаги фор мата А4 как отдельный документ (приложение 4). Изменения рассматрива ются наблюдательным советом Учреждения, утверждаются приказом депар тамента образования Белгородской области. Г осударственная регистрация из менений в устав подтверждается штампом Инспекции федеральной налоговой службы по городу Белгороду и оттиском гербовой печати инспекции.

30 Положение - это организационно-правовой документ, определяющий состав, компетенцию, порядок образования, правовое положение организации или ее структурных подразделений11. Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экс курсий создает и хранит документы, являющиеся государственной частью Ар хивного фонда Российской Федерации, что закреплено в Положении об архиве Центра (приложение 5). Положение оформлено на чистом листе формата А4 с нанесением сле дующих реквизитов: - гриф утверждения; - оттиск печати; - наименование вида документа; - наименование организации - автора документа; - текст; - подпись; - гриф согласования с экспертной комиссией Центра; - гриф согласования с экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Белгородской области. Текст документа разделен на главы, которые имеют нумерацию араб скими цифрами. Структура текста следующая: 1. Общие положения. Здесь зафиксирован статус документов Центра; обязательность передачи на постоянно хранение в областное государственное казенное учреждение «Государственный архив Белгородской области»; срок временного хранения документов в Центре до передачи на государственное хранение; цель создания архива Учреждения; определено ответственное должностное лицо - специалист по кадрам; нормативно-правовая база организации хранения документов. 2. Состав документов архива. 11 Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. - М., 2014. - С. 52.

31 В данной главе четко обозначены категории документов, подлежащих хранению в архиве Учреждения: - документы постоянного срока хранения; - документы временного (свыше 10 лет) срока хранения; - документы по личному составу; - личные фонды ведущих работников Центра; - служебные, ведомственные издания; - научно-справочный аппарат к документам: описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, исторические справки, картотеки и др. 3. Задачи и функции архива. Основных задач четыре: - Комплектование документами. - Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппа рата, использование документов. - Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение. - Осуществление контроля за формированием дел и оформлением доку ментов в делопроизводстве. Согласно Положению «... архив Центра осуществляет следующие функ ции: 3.2.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения дело производством, учитывает и хранит документы структурных подразделений государственного автономного учреждения дополнительного образования «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскур сий», обработанные в соответствии с требованиями, установленными Феде ральным архивным агентством; 3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с государственным архивом Бел городской области графики представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного отдела области и передачи документов Архивного фонда РФ на госхранение.

32 3.2.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 2 года после за вершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хра нения и по личному составу на рассмотрение ЭК государственного автоном ного учреждения дополнительного образования «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий» и ЭПК архивного отдела Белгородской области; 3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел; 3.2.5. Создаёт, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемствен ность с научно-справочным аппаратом государственного архива Белгородской области; 3.2.6. Организует использование документов: - информирует руководство и работников государственного автоном ного учреждения дополнительного образования «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий» о составе и содержании документов архива, - выдает в установленном порядке дела, документы или копии доку-ментов в целях служебного или научного использования для работы в помещении архива, - исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и др. вопросам социально-правового характера, в установлен ном порядке выдаёт копии документов и архивные справки, - ведёт учет использования документов, хранящихся в архиве; 3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе постоянно действующей ЭК государственного автоном ного учреждения дополнительного образования «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий»;

33 3.2.8. Контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив государствен ного автономного учреждения дополнительного образования «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий»; 3.2.9. Ежегодно представляет в государственный архив Белгородской области сведения о составе и объёме документов в установленной форме; 3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в государственный архив Белгородской области документы Архивного фонда РФ». Однако в пункте 3.2. рассматриваемого документа на наш взгляд опи саны не функции, а обязанности ответственного за архив. 4. Права архива. В данной главе зафиксировано всего два инструмента для осуществления многочисленных обязанностей: контролировать и запрашивать информацию. 5. Обязанности ответственного за архив. Глава состоит из одного предложения, которое не дает никакого пред ставления об обязанностях ответственного за архив. Здесь только лишь названо должностное лицо, которое несет ответственность за неисполнение задач архива. В Белгородском областном Центре детского и юношеского туризма и экс курсий создана постоянно действующая экспертная комиссия, деятельность ко торой регламентирована соответствующим положением (приложение 6). 2. Распорядительная документация - это документы, которые предна значены для регулирования и координации деятельности организации, которые позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, а также получать максимальный эффект от своей деятельности12. 12 Ленкевич Л.А. Делопроизводство. - М., 2010. - С. 29.

34 Приказ - это локальный правовой акт, издаваемый руководителем ор ганизации в целях разрешения основных оперативных задач, которые стоят 13 перед организацией13. ~ В Центре издаются приказы по основной деятельности и по личному со ставу. Количество приказов по основной деятельности за 2014 - 2016 года представлено на рисунке 1.3. 300 298 296 / / 294 292 А / 290 288 Г 286 2014 2015 / 2016 Рис. 1.3. Количество приказов ГАУДО БОЦДЮТиЭ по основной деятельности за 2014-2016 гг. Приказы по основной деятельности оформляются на бланке приказа (см. рис. 1.4.) Департамент образования Белгородской области Г о суд ар ствен н ое автоном ное у чреж ден и е д о п олн и тел ьн ого образован и я «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий» (ГАУДО БОЦДЮТиЭ) П РИКАЗ № Рис. 1.4. Бланк приказа с продольных расположением реквизитов 13 Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. - СПб., 2010. - С. 160.

35 В составе приказа по основной деятельности можно выделить следую щие реквизиты (приложение 7): 1. Наименование организации - автора документа. Включает наименование вышестоящей организации, наименование формы собственности, собственно наименование учреждения, официальное сокращенное наименование. 2. Наименование вида документа. Оформляется заглавными буквами полужирным шрифтом слово «ПРИ КАЗ». 3. Дата документа. Оформляется цифровым способом в формате 00.00.0000 - две цифры, обозначающие день; две цифры, обозначающие месяц и четыре цифры, обо значающие год. 4. Регистрационный номер. Состоит из порядкового номера в текущем календарном году по жур налу регистрации приказов по основной деятельности. 5. Заголовок к тексту. Отражает краткое содержание документа, не более трёх печатных строк, отвечает на вопросы: «О чём? О ком?». 6. Текст приказа. Всегда начинается с вводной части, которая объясняет зачем нужен дан ный конкретный приказ. Констатирующая часть всегда делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Здесь фиксируются конкретные поручения конкретным должностным лицам и срок исполнения поручения. 7. Подпись. Реквизит включает в себя наименование должности руководителя/ лица исполняющего его обязанности, личную подпись должностного лица и рас шифровку подписи, состоящую из инициалов и фамилии руководителя/ лица исполняющего его обязанности.

36 Основная часть приказов по личному составу Центра оформляются по унифицированным формам, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Приказы о материальной помощи, о дополнитель ной работе оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Соотношение приказов по личному составу и по основной деятельности за 2014 - 2016 годы представлено на диаграмме (см. рис. 1.5). 300 ; 250 200 150 □ приказы по осн. деятельности 100 □ приказы по личному составу 50 0 2014 2015 2016 Рис. 1.5. Количество приказов ГАУДО БОЦДЮТиЭ за 2014-2016 гг. Из диаграммы видно, что количество приказов по основной деятельно сти из года в год остается неизменным, а вот количество приказов по личному составу уменьшается. В первую очередь сокращение количества «кадровых» приказов связано с ликвидацией обособленного структурного подразделения, располагавшегося в Шебекинском районе. 3. Информационно-справочная документация - это совокупность до кументов, предназначенная для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации информационных сведений (фактов)14. Данная группа документов может не требовать исполнения, в отличие от распорядительных, но при этом они могут побуждать к действию, а могут только представлять информацию для сведений15. 14 Кузнецов И.Н. Документационное обеспечения управления и делопроизводство. - М., 2014. - С. 323. 15 Там же. - С. 110.

37 В группу информационно-справочных документов Белгородского об ластного Центра детского и юношеского туризма и экскурсий входят: справки, протоколы, акты, письма, докладные и объяснительные записки, заявления, ходатайства, факсограммы и др. Справка - это документ, который содержит описание и подтверждение событий и фактов16. Администрация Белгородского областного центра детского и юноше ского туризма и экскурсий выдает справки по вопросам основной деятельности: подтверждающие участие в мероприятиях Центра, обучение по программам до полнительного образования и т.п., а также справки, подтверждающие факт ра боты в учреждении, стаж работы, размер заработной платы и т.п. Справки Центра оформляют на бланке письма с угловым расположе нием реквизитов (см. рис. 1.6). у Государственное автономное учреждение «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий» тел 0 (4722)Г34-57-02: факс: (4722) 34-96-29 Рис. 1.6. Бланк письма с угловым расположением реквизитов В состав реквизитов справки входят: - герб Белгородской области; - наименование организации - автора документа; 16 Демин Ю.М. Указ. соч. - С. 113.

38 - справочные данные об учреждении: юридический адрес учреждения, номер телефона приемной, номер телефона факса приемной, адрес электрон ной почты учреждения. - дата документа; - регистрационный номер документа; - адресат; - наименование вида документа; - текст; - подпись; - отметка об исполнителе. Справки финансового характера, а также подтверждающие факты тру довой деятельности обязательно заверяются оттиском печати учреждения. Количество справок за период с 2014 по 2016 годы представлено с по мощью диаграммы (см. рис. 1.7). 20 2014 2015 2016 Рис. 1.7. Количество справок ГАУДО БОЦДЮТиЭ за 2014-2016 гг. Количество справок финансового характера постепенно возрастает. Со трудники Центра при увольнении всё чаще просят выдать справку о среднем заработке за два года, предшествующих дню расторжения договора. Акт - это документ, который составляется группой лиц, при этом под тверждающий установленные ими события или факты17. 17 Андреева В.И. Указ. соч. - С. 117.

39 Рассмотрим данный вид управленческих документов на примере акта об уничтожении документов Центра (приложение 8). Акт оформлен на чистом листе бумаги формата А4. Состав реквизитов следующий: - гриф утверждения; - наименование вида документа; - заголовок к тексту; - текст; - оттиск печати; - подписи. Нет обязательных реквизитов: дата документа, регистрационный номер, наименование организации - автора документа. Можно утверждать, что рас смотренный документ не имеет юридической силы. Количество актов за период с 2014 по 2016 годы представлено на ри сунке 1.8. 23 22.5 22 21.5 21 20.5 20 2014 2015 2016 Рис. 1.8. Количество актов ГАУДО БОЦДЮТиЭ за 2014-2016 гг. Количество актов практически одинаково в исследуемом периоде.

40 Письмо - это группа самых различных документов по содержанию, ко торые служат для связи и передачи информации между учреждениями в про цессе осуществления их деятельности18. В Белгородском областном центре детского и юношеского туризма и экскурсий создаются следующие виды писем: информационные сопроводи тельные, рекламные, претензионные, гарантийные и др. В составе реквизитов письма, оформляемого сотрудниками Центра можно выделить следующие (приложение 9): - герб Белгородской области; - наименование организации - автора документа; - справочные данные об учреждении: юридический адрес учреждения, номер телефона приемной, номер телефона факса приемной, адрес электрон ной почты учреждения. - дата документа; - регистрационный номер документа; - адресат; - заголовок к тексту; - текст; - подпись; - отметка об исполнителе. Количество писем за период с 2014 по 2016 годы представлено на ри сунке 1.9. 18 Кирсанова М.В. Деловая переписка: Учебно-практическое пособие. - М., 2014. - С. 17.

41 400 350 300 250 200 150 100 50 г 0 2014 2015 1 2016 Рис. 1.9. Количество писем ГАУДО БОЦДЮТиЭ за 2014-2016 гг. Количество писем заметно увеличилось в 2016 году. Отчасти это объяс нимо увеличением связей с учреждениями туристско-краеведческой направ ленности, которое стало возможным в рамках проведения выездной части Все российского совещания руководителей дополнительного образования, прово димой в 2016 году на базе Центра; организацией данного мероприятия, связан ное с обеспечением питания участников, экскурсионным обслуживанием, фи нансированием иных расходов Центра. Протокол - это информационный документ, который адресуется выше стоящему руководству в порядке прямого подчинения, а также содержит опре деленное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями соста19 вителя19. Данный вид документов Центра рассмотрим на примере протокола со вещания директора (приложение 10). Протокол совещания директора Центра оформляется на бланке кон кретного вида документа - протокола. Состоит из наименования организации - автора документа; наименования вида документа; даты протокола; реги страционного номера; заголовка к тексту: «Совещания директора»; текста; подписей. 19 Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя. - М., 2010. - С. 169.

42 Рассмотрим подробно каждый реквизит протокола. Наименование организации - автора документа состоит из наименова ния вышестоящей организации, полного и сокращенного наименований учре ждения согласно Уставу. Наименование вида документа напечатано заглавными буквами полу жирным шрифтом. Датой протокола является дата проведения совещания. Оформляется цифровым способом. Регистрационный номер протокола состоит из порядкового номера, устанавливаемого при внесении записи о регистрации документа в соответ ствующий журнал. Текст протокола состоит из следующих частей: 1. Вводная часть: сведения о должностях, фамилиях, именах и отчествах председателя и секретаря совещания; количестве работников Центра, присут ствующих на совещании; повестка дня. 2. Основная часть, в которой отражены все принятые в ходе совещания решения по вопросам повестки дня. Подписывается протокол председателем и секретарем совещания. В со ставе реквизита «Подпись» можно выделить наименование должностей пред седателя и секретаря, их личные подписи и расшифровка подписей - иници алы и фамилии. Количество протоколов за период с 2014 по 2016 годы представлено на диаграмме (см. рис. 1.10).

43 23 22.5 22 21.5 21 20.5 20 2014 2015 2016 Рис. 1.10. Количество протоколов ГАУДО БОЦДЮТиЭ за 2014-2016 гг. Количество протоколов также остается практически неизменным из года в год в исследуемом периоде. Стабильное количество актов и протоколов можно объяснить непонима нием руководства Центра функции таких документов. Администрация счи тает, например, что в случае нарушения трудовой дисциплины работником единственно важным документом является приказ. Таким образом, в ГАУДО «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий» самая многочисленная группа документов - распорядительная. Большая часть информационно-справочных документов поступает и отправляется в вышестоящую организацию - департамент обра зования Белгородской области, что неоднозначно влияет на делопроизводство Центра. Положительным является то, что делопроизводство Центра доста точно четко регламентировано, правила оформления управленческих доку ментов, установленные на государственном уровне в общем соблюдаются. Од нако выявлены отрицательные последствия такого тесного взаимодействия: по примеру Департамента герб Белгородской области печатается на письмах и

44 содержится в оттиске печати Центра, что государственному учреждению до полнительного образования не разрешено Законом20. Локальные нормативные документы составлены наспех и регламентируют деятельность формально. Не внося изменения, использовать их в качестве инструмента управления не пред ставляется возможным. 1.3. Организация работы с документами Организация документооборота - это правила, в соответствии с кото рыми происходит движение документов в учреждении21. Документооборот учреждения имеет конкретные характеристики: объем, структура, видовой со став документопотоков и др. В ходе исследования были собраны сведения, ха рактеризующие документооборот Центра за период с 1 января 2014 года по 31 декабря 2016 года. Движение управленческих документов Белгородского областного цен тра детского и юношеского туризма и экскурсий можно представить схема тично на примере документационного взаимодействия между Центром и де партаментом образования Белгородской области (см. рис. 1.11). ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ Белгородский областной Центр детского и ю нош е ского туризма и экскурсий сти» марта 21 21 Кузнецо М., 2014. - мая 2004 г. N 122 «( 2 апреля 2004 г.) (с v .-правовой системы «К ы р т е х н о л о г и и локл ^ ч т а ц ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ па10

45 Рис. 1.11. Виды документопотоков ГАУДО БОЦДЮТиЭ Входящие документы - это документы, поступившие в организацию22. Входящий документопоток Центра представлен следующими видами документов: • документы департамента образования Белгородской области, при сланные для исполнения или для сведения; • документы сторонних организаций; • официальные запросы физических лиц; • рекламные, информационные материалы. Способы поступления документов в Центр различны (см. рис. 1.12). ■ Электронная почта ■ Факс ■ ФГУП Почта России ■ Нарочно АИС МОТИВ Рис. 1.7. Способы поступления в ГАУДО БОЦДЮТиЭ корреспонденции Малая часть документов поступает в Центр посредствам автоматизиро ванной информационной системы «Мотив» (см. рис. 1.13). 22 Кузнецов И.Н. Указ.соч. - М., 2014. - С. 120.

46 Данная группа входящих документов представлена указами президента Российской Федерации, письмами федеральных органов исполнительной вла сти Российской Федерации, распорядительными и информационно-справоч ными документами различных департаментов Белгородской области. Свое временность и качество исполнения документов, поступающих через «Мотив» непосредственно влияет на оценку эффективности деятельности руководителя Центра. ьЗ 1 Ж 1 ИАП в 1 •»i V Документы Связь Календарь $ я Библиотека Инструменты Ч> * . ---------------------------юсшиюнный поиск зааачн подмен™ с Справка Задачи Дата окончания v « № В... Иа... * - ! ... Проект □ Просроченные задачи (3/0/0) 840848 □ з о и л е , среда (i/0/i) □ 01.12.16-07.12.16(1/0/0) □ 22.12.16 - 28.12.16 (1/0/0) □ Апрель 2017 г. (1/0/1) □ ИЮЛЬ2017 Г. (1/0/0) □ Без даты окончания (5/0/4) > Р | Дополнительно Губернатор Белгородской области: Задачи вне проектов v | |Страница Задача Начало Разработать и 08.02.2016 утвердить 00:00:00 региональную программу «Патриотичен. воспитание граждан Белгородской области на 2016-2020 годы». 1|из 1 Окончание Авторы Ответственны... Исполнители Контролеры з... 25.12.2016 23:59:59 Савченко Е.С. Павлова ОА Долманова Е.В. Полянский А.Н. Мартынов Б.С. Тишина Е.Г. Максимов П.В. +11 участник О Рис. 1.13. Скриншот автоматизированной информационной системы «Мотив» Ежедневный просмотр электронной почты, электронного меню системы «Мотив», почтового ящика, прием и первичную обработку поступающих в Учреждение документов осуществляет специалист по кадрам. Все поступающие в Г АУДО «Белгородский областной центр детского и юношеского туризма и экскурсий» документы подлежат регистрации посредствам проставления отметки о регистрации на документе (см. рис. 1. 14.) и в соответствующем журнале.

47 ГАУДО «Белгородский о бл асгн о й Центр детского и ю ношеского тур изм а и экскурсий» Рис. 1.14. Образец входящего регистрационного штампа ГАУДО БОЦДЮТиЭ Журнал регистрации входящих документов Белгородского областного центра детского и юношеского туризма и экскурсий имеют следующий вид (см. табл. 1.1.): Табл. 1.1. Форма журнала регистрации входящей документации Регистраци онный номер и дата доку мента 1 Дата по ступления Адресант 2 3 Крат кое со держа ние 4 Резолюция 5 Исполни тель, срок исполне ния 6 Отметка об испол нении 7 Маршрут движения входящих документов отражен в оперограмме (см. рис. 1.15). № п'п Наименование действия Директор Специалист по кадрам 1. Прием поступающего доку мента (проверка правильно сти адресования, целостно сти упаковки, комплектно сти документа и т.п.) Т А. Регистрация 3. Рассмотрение руковод ством. проставление резо люции 4. Передача исполнителю X 5. Отчет об исполнении X Исполнитель X X X — ► X Рис. 1.15. Оперограмма движения входящего документа

48 После регистрации входящий документ передается на рассмотрение ди ректору Центра. Директор заслушивает доклад специалиста по кадрам по суще ству вопросов, рассматриваемых в документе и определяет ответственного ис полнителя. Решение директора фиксируется в резолюции проставляемой им собственноручно в любом свободном месте документа (см. рис. 1.16). Рис. 1.16. Образец резолюции директора на входящем документе Далее в соответствии с резолюцией документ передают исполнителю. Большинство входящих документов инициируют создание ответных исходя щих документов. Исходящие документы - документы, созданные в пределах организа ции и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, прислав шим обращение23. Адресатами исходящих документов Центра чаще других становятся: - департамент образования Белгородской области; - общеобразовательные школы, которые выступают в роли заказчика экскурсий, проводимых сотрудниками Центра; - органы управления образования муниципальных районов и городских округов Белгородской области (являются участниками проекта «Развитие дет ского туризма на территории Белгородской области»); - организации дополнительного образования туристско-краеведческой и физкультурной направленности. 23 Ленкевич Л.А. Указ. соч. - М., 2010. - С. 112.

49 Среди способов отправки исходящей документации Центра можно выде лить следующие: почта, нарочно, электронная почта, факс (см. рис. 1.17). За форму и содержание исходящих документов несет ответственность исполнитель, за своевременную регистрацию и отправку - специалист по кад рам. Регистрация документов представляет собой проставление специали стом по кадрам собственноручно даты и номера на документе и в журнале ре гистрации (см. табл. 1.2). Табл. 1.2. Форма журнала регистрации исходящей документации Регистраци онный но мер и дата регистрации 1 Вид доку мента Краткое со держание Адресат Исполни тель Примечание 2 3 4 5 6 Маршрут движения исходящих документов Белгородского областного центра детского и юношеского туризма и экскурсий представлен в оперограмме (см. рис. 1.18.).

50 № п/п 1. 2. 3. 4. 5. 6. Наименование действия Исполнитель Подготовка проекта документа Согласование доку мента Переработка докумен тов по замечаниям Повторное согласова ние документа Подписание документа главой Регистрация и от правка X Специалист по кадрам / х Директор X ^ ^ X ^ X X 4с'" ^ Рис. 1. 18. Оперограмма движения исходящей документации Внутренний документ - это официальный документ, который не выхо24 дит за пределы подготовившей~ его организации24. Данные документы обеспечивают решение задач и реализацию функций в пределах учреждения без направления информации за ее пределы25. Движение внутренних документов Центра рассмотрим на примере при каза - самого многочисленного представителя документов данного вида. Создание проекта приказа поручается конкретному исполнителю, реже группе исполнителей, среди которых есть один ответственный. Исполнитель наполняет документ содержанием и придает установленную инструкцией по делопроизводству форму, передает проект специалисту по кадрам для согла сования с работниками, в компетенцию которых входит вопрос в приказе. По сле согласования специалист по кадрам передает документ на подпись дирек тору. Когда приказ подписан, специалист по кадрам регистрирует документ в соответствующем журнале (см. табл. 1.3., 1.4., 1.5.). Табл. 1.3. Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности Регистрацион ный номер 1 Дата регистра ции 2 Краткое содержание Исполнитель 3 4 24 Кузнецов И.Н. Указ. соч. - М., 2014. - С. 227. 25 Молодькова Э.Б. Документационное обеспечение кадровой работы. - СПб., 2012. - С. 21.

51 Табл. 1.4. Форма журнала регистрации приказов по личному составу Регистрационный номер 1 Дата регистрации 2 Краткое содержание 3 Табл. 1.5. Форма журнала регистрации приказов о материальным поощрении Регистрацион ный номер 1 Дата регистра ции 2 Краткое содержание Исполнитель 3 4 Объем документооборота Г АУДО «Белгородский областной центр дет ского и юношеского туризма и экскурсий» за период с 1 января 2014 года по 31 декабря 2016 года представлен в таблица 1.6. Табл. 1.6. Объем документооборота ГАУДО БОЦДЮТиЭ за 2014-2016 гг. 2014 2015 2016 Входящие 110 125 140 Исходящие 314 332 402 Внутренние 964 835 632 1388 1292 1174 ИТОГО: Анализ основных характеристик документооборота показал, что с каж дым годом уменьшается количество управленческих документов. Минималь ное значение зафиксировано в 2016 году, причиной тому можно назвать объ ективные причины: сокращение штата обособленного структурного подразде ления - детский оздоровительный лагерь «Салют», располагавшийся в Шебекинском районе Белгородской области, переданный в июне 2016 года в веде ние другого учреждения. Количество регистрируемых входящих документов в соотношении с коли чеством исходящих свидетельствует о высокой исполнительской дисциплине в Центре, так как регистрируются не все входящие документы, а только наиболее

52 важные. Нерегистрируемые входящие документы не остаются без ответа. Испол нители не дожидаясь резолюции директора, готовят ответный документ. 8 июня 2015 года главным специалистом отдела комплектования, ведом ственных архивов и делопроизводства ОГКУ «Г осударственный архив Белго родской области» проведено обследование состояния ведения архива и дело производства в Центре26. Установлено, что помещения для архива нет. Штатного работника ар хива Центр не имеет, приказом директора назначено лицо, ответственное за ведение архива - специалист по кадрам. Документы оформляются в соответ ствии с Инструкцией по делопроизводству Центра. Документы постоянного срока хранения и по личному составу, находящиеся на хранении в Центре упорядочены по 2004 год, составлены описи и утверждены экспертно-прове рочной комиссией управления по делам архивов Белгородской области. Име ется номенклатура дел на 2016 год, положения об архиве и постоянно дей ствующей экспертной комиссии Центра. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме27. Номенклатура дел Белгородского областного Центра детского и юноше ского туризма и экскурсий оформлена на бланке конкретного вида документа (приложение 11). Можно выделить и назвать следующие реквизиты: - гриф утверждения; - оттиск печати; - наименование организации - автора документа; - наименование вида документа; - дата составления документа; 26 Справка ОГКУ «Государственный архив Белгородской области» от 22.06.2015 № 145 «О состоянии ведения архива и делопроизводства в Государственном автономном учреждении дополнительного образования «Белгородский областной Центр детского и юношеского ту ризма и экскурсий». - Белгород, 2015. - С. 1. 27 «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)- Доступ из информационно-справочной системы «КонсультантПлюс».

53 - регистрационный номер документа; - текст документа; - подпись; - гриф согласования с экспертной комиссией Центра; - гриф согласования с экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Белгородской области. Рассмотренная номенклатура дел содержит все необходимые для дан ного вида документа реквизиты. Текст документа выполнен в табличной форме и состоит из пяти столб цов: 1. Индекс дела: состоит из двух цифр, разделенных знаком тире. Первая цифра соответствует порядковому номеру раздела номенклатуры, вторая цифра - порядковому номеру внутри раздела. 2. Заголовок дела: отражает краткое содержание документов дела. 3. Количество дел. Во время изучения Номенклатуры дел данный столбец был не заполнен. Специалист по кадрам пояснила, что данный столбец заполняется в конце ка лендарного года. 4. Срок хранения и номер статьи по перечню: содержит сведения о кон кретном сроке, в течение которого необходимо хранить документы Центра, помещенные в дело. Срок хранения был определен по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельно сти государственных органов, органов местного самоуправления и организа ций, с указанием сроков хранения, утвержденному в 2010 году. 5. Примечание. Данный столбец можно не заполнять. Здесь содержатся уточняющие сведения, например «После замены новыми», «После увольнения матери ально-ответственного лица» и т.п. В номенклатуру дел Центра включено семь разделом соответствующих направлениям деятельности учреждения:

54 1. Руководство. 2. Организация детского туризма. 3. Краеведческая деятельность. 4. Экскурсионная деятельность. 5. Бухгалтерский учёт и отчетность. 6. Деятельность профсоюзного комитета. 7. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов. Номенклатура дел Центра оформлена в соответствии с требованиями «Основных правил работы архивов организаций», согласована с экспертной комиссией Учреждения, а также с экспертно-проверочной комиссией управ ления по делам архивов Белгородской области. По итогам обследования специалистом главного отдела комплектова ния, ведомственных архивов и делопроизводства ОГКУ «Г осударственный ар хив Белгородской области» были сформулированы рекомендации, в соответ ствии с которыми необходимо переработать действующую инструкцию по де лопроизводству: - регламентировать порядок организации текущего и архивного хране ния дел с учетом требований архивного законодательства, включая электрон ные документы; - описать в локальном нормативном акте имеющийся опыт по форми рованию и оформлению дел, составлению описей и их согласованию с экс пертно-проверочной комиссией, а также организации передачи дел в Г осударственный архив Белгородской области. Кроме того, в связи с тем, что обязанности по архивному хранению до кументов Центра фактически выполняются специалистом по кадрам, но в должностной инструкции не закреплены, необходимо переработать должност ную инструкцию названного работника.

54 2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ГАУДО «БЕЛГОРОДСКИЙ ОБЛАСТНОЙ ЦЕНТР ДЕТСКОГО И ЮНОШЕСКОГО ТУРИЗМА И ЭКСКУРСИЙ» 2.1. Переработка должностной инструкции специалиста по кадрам Должностная инструкция - это документ, который устанавливает орга низационно-правовое положение отдельного работника в структуре организа ции или в ее структурном подразделении1. Должностная инструкция обязательной не является. Ни в одном нормативном акте не содержится требования иметь описа ние должностных обязанностей работника именно в виде отдельно оформ ленного документа - должностной инструкции, но, согласно статье 57 Тру дового кодекса Российской Федерации, обязательным условием трудового договора является указание трудовой функции. Тем не менее, оформление должностных обязанностей в виде отдель ной должностной инструкции возможно и даже желательно, так как в долж ностную инструкцию включаются не только обязанности, но также подчине ние, цели и задачи, права, ответственность, требования к должности, взаимо действие по должности. Работодатель может иметь трудовой договор с прописанными функци ями и типовую должностную инструкцию по данной должностной позиции либо оформить должностную инструкцию в качестве приложения к трудо вому договору. Г рамотно составленная должностная инструкция дает четкое представ 1 Санкина Л.В. Должностная инструкция // Справочник кадровика. - 2012. - №7. - URL: http://hr-portal.ru/article/dolzhnostnaya-instrukciya (дата обращения: 18.01.2017)

55 ление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникаю щие трудовые споры. Однако этот документ часто недооценивают и прене брегают им2. В Центре должностные инструкции разработаны для всех должностей по штатному расписанию. Согласно штатному расписанию, утвержденному 1 сентября 2016 года Центр располагает возможностью оплачивать труд специалиста по кадрам. Специалист по кадрам Центра фактически выполняет две обобщенные трудовые функции: 1. Документационное обеспечение работы с персоналом. 2. Документационное обеспечение деятельности директора. В трудовом договоре между ГАУДО БОЦДЮТиЭ и специалистом по кадрам обозначена только первая трудовая функция. Здесь же есть ссылка на то, что работник обязан исполнять требования должностной инструкции. Первый раздел должностной инструкции «Общие положения» целесо образно дополнить уточняющими трудовыми функциями: «- Ведение организационной и распорядительной документации по пер соналу. - Ведение документации по учету и движению кадров. - Администрирование процессов и документооборота по учету и движе нию кадров, представлению документов по персоналу в государственные ор ганы. - Документационное обеспечение деятельности директора». Должностная инструкция специалиста по кадрам Центра содержит сле дующие должностные обязанности: 2 Митрофанова В. Оформление кадровых документов. СПб., 2014. - С. 189.

56 - выполняет работу по обеспечению Центра кадрами педагогических ра ботников требуемых специальностей и квалификации3; - изучает личный состав Центра, установленную документацию по учету кадров, связанную с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольне нием работников, а также расстановку и использование специалистов, их де ловые качества с целью подбора кадров на замещение вакантных должностей руководителей; - участвует в организации работы квалификационных, аттестационных и конкурсных комиссий, в оформлении материалов в соответствии с их реше ниями; - анализирует движение кадров, разрабатывает мероприятия по устране нию их текучести; - принимает меры по соблюдению трудовой дисциплины и правил тру дового распорядка в Центре, порядка установления льгот и назначения пенсий, оформления документов, необходимых для представления в органы социаль ного обеспечения. - своевременно оформляет прием, перевод и увольнение работников, вы дачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности; - соблюдает правила хранения и заполнения трудовых книжек, подготав ливает документы для установления льгот и компенсаций, а также вносит со ответствующую информацию в банк данных о персонале Центра4. Данный перечень обязанностей не соответствует фактически выполняе мой работе. Специалист по кадрам Центра выполняет в полном объеме работу секретаря, частично архивиста, и даже юриста. Для устранения выявленного несоответствия второй раздел существую щей должностной инструкции специалиста по кадрам Центра предлагается чи тать так: 3 Должностная инструкция государственного автономного учреждения дополнительного об разования «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий» (утверждена приказом директора от 05 сентября 2014 г. № 207). - Белгород, 2014. - С. 1. 4 Там же. - С. 2.

57 «1. Документационное обеспечение найма работников, перевода, уволь нения, выполнение дополнительной работы, привлечения работников к дис циплинарной ответственности, поощрения, командирования, предоставления отпуска и других кадровых процедур: 1.1. Оформление личных карточек Т-2 и ведение личных дел работников. 1.2. Оформление документов по личному составу, регистрация, ознаком ление сотрудников. 1.3. Ведение, учет и хранение трудовых книжек, подсчет трудового стажа, подготовка справок, выписок, копий документов о трудовой деятельно сти сотрудников. 1.4. Подготовка необходимых материалов для конкурсной комиссии де партамента внутренней и кадровой политики Белгородской области, аттеста ционной комиссии Центра. 1.5. Составление графика отпусков, своевременное письменное уведомле ние сотрудников о начале отпуска, контроль выполнения графика отпусков. 1.6. Ведение табеля учета рабочего времени административно-управлен ческого, вспомогательного и обслуживающего персонала (кроме педагогиче ских работников). 1.7. Обеспечение прохождения медицинского осмотра, профессиональ ной гигиенической подготовки и аттестации сотрудников. 1.8. Осуществление воинского учета. 1.9. Оформление отчетов в департамент образования Белгородской об ласти, мобилизационный отдел администрации города Белгорода, Росстат, Г осударственный архив Белгородской области. 1.10. Разработка/переработка локальных нормативно-правовых актов (коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положе ния о структурных подразделениях, должностные инструкции и т.п.). 2. Документационное обеспечение деятельности директора. 2.1. Предварительное рассмотрение и подготовка к докладу директору поступающих на его имя документов.

58 2.2. Подготовка по указанию директора проектов отдельных документов. 2.3. Организация и документационное обслуживание совещаний директора. 2.4. бездокументное обслуживание деятельности директора (организаци онно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслужи вание, прием посетителей, организация работы с обращениями граждан). 3. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, сопут ствующая информационно-справочная работа. 4. Осуществление текущего и архивного хранения документов (состав ление номенклатуры дел, описей дел долговременного и постоянного сроков хранения, их согласование с Управлением по делам архивов Белгородской области; составление актов об уничтожении документов, протоколов заседа ний постоянно действующей экспертной комиссии; формирование исполнен ных документов в дела, оформление дел, организация передачи дел в Г осударственный архив Белгородской области; составление паспорта архива учреждения). 5. Ведение претензионной работы, представление интересов учреждения в судебных заседаниях Арбитражного суда Белгородской области. Кроме того должностная инструкция специалиста по кадрам не имеет ре гистрационного номера, даты составления, подписи должностного лица, офор мившего документ, не понятно когда работник ознакомлен с инструкцией. В таком контексте существующая должностная инструкция специалиста по кадрам Центра: - не может служить основой оценки и аттестации работника; - провоцирует возникновение разногласий между сторонами трудового договора по поводу того, что должен и что не должен делать работник; - не позволяет однозначно распределить обязанности между специали стом по кадрам и главным бухгалтером в части оплаты труда, оформления инициирующих инвентаризацию документов, результатов инвентаризации, изменений, вносимых в план закупки товаров (работ, услуг), списания горюче смазочных материалов и др.;

59 - не позволяет работодателю применять меры дисциплинарного взыска ния к работнику при невыполнении, некачественном или несвоевременном выполнении обязанностей. Эффективная должностная инструкция должна быть составлена самим специалистом, должна учитывать специфику учреждения, действия по воз можности должны быть обозначены во времени и должны быть понятны кон кретному работнику. Помимо содержания инструкции, важную роль играет оформление до кумента с учетом требований действующих делопроизводственных стандар тов и рекомендаций. Должностная инструкция специалиста по кадрам Центра, переработан ная по результатам исследования состоит из следующих реквизитов (прило жение 12): - наименование организации - автора документа; - гриф утверждения; - наименование вида документа; - регистрационный номер; - дата документа; - заголовок к тексту; - текст; - подпись должностного лица, составившего документ; - виза ознакомления работника с документом. Должностная инструкция специалиста по кадрам Центра переработана на основании: • Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-Ф5. • Профессионального стандарта «Специалист по управлению персо налом», утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты 5 Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ. - Доступ из справ.-пра вовой системы «КонсультантПлюс».

60 Российской Федерации от 06 октября 2015 г. № 691н6. • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Г осстандарта РФ от 03.05.2003 № 65-ст7. • Правила организации хранения, комплектования, учета и использо вания документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архив ных документов в органах государственной власти, органах местного само управления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 5268. • Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. и введ. в действие постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299)9. • Штатного расписания государственного автономного учреждения дополнительного образования «Белгородский областной Центре детского и юношеского туризма и экскурсий», утвержденного 1 сентября 2016 года10. • Должностная инструкция специалиста по кадрам государствен ного автономного учреждения дополнительного образования «Белгородский 6 Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом» (утвержден при казом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 06 октября 2015 г. № 691н) - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. и введ. в действие 03.03.2003 № 65-ст). - Доступ из справ.-правовой системы «Г арант». 8 Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Ар хивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государ ственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). - Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс». 9 Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. и введ. в действие постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299). - Доступ из справ.-правовой системы «Гарант». 10 Штатное расписание государственного автономного учреждения дополнительного обра зования «Белгородский областной Центре детского и юношеского туризма и экскурсий» (утверждено директором 1 сентября 2016 года). - Белгород, 2016. - 2 с.

61 областной Центре детского и юношеского туризма и экскурсий», утвержден ная 5 сентября 2014 года11. Этапы переработки должностной инструкции специалиста по кадрам Центра можно унифицировать и представить схематично (рис. 2.1). Рис. 2.1. Схема переработки должностной инструкции Таким образом, переработанная должностная инструкция способствует эффективной организации труда специалиста по кадрам Центра, позволяет привести оплату труда по указанной должности в соответствие с фактически выполняемым перечнем и объемом работ, тем самым устраняет демотивиру ющие факторы. Кроме того, переработанный документ содержит необходи мые реквизиты для предания ему юридической силы. 11 Должностная инструкция специалиста по кадрам государственного автономного учре ждения дополнительного образования «Белгородский областной Центр детского и юноше ского туризма и экскурсий» (утверждена приказом директора от 05 сентября 2014 г. № 207). - Белгород, 2014. - 2 с.

62 2.2. Переработка инструкции по делопроизводству Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, ко торое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и 12 хранением12. Инструкция по делопроизводству - основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах орга низации (учреждении, предприятия, фирмы). Она устанавливает правила, при емы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически ин струкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной 13 организации13. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) государствен ного автономного учреждения дополнительного образования «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий» разработана в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г., № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федераль ных органах исполнительной власти, федеральных законов, указов Прези дента Российской Федерации и с учетом положений Методических рекомен даций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждены приказом Росархива от 23.12.2009, № 76. Инструкция состоит из четырех разделов, каждый из которых мы по дробно рассмотрим. Раздел первый «Общие положения» описывает нормативно-правовую базу послужившей основой для разработки действующей Инструкции, цель, порядок утверждения и ознакомления с заинтересованными должностными лицами, об щие требования к системам электронного документооборота, хотя такие системы 12 Делопроизводство / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вилова, Е.М. Емышева, Т.В. Кузне цова, О.В. Мосягина, Л.В. Санкина; под общей ред. Т.В. Кузнецовой. - М., 2010. - С. 3. 13 Там же. - С. 54.

63 в настоящий момент в Центре не используются, трудовую функцию лица, ответ ственного за организацию делопроизводства, меры ответственности должност ных лиц учреждения за нарушение требований Инструкции. Второй раздел «Основные понятия» дает определения следующим тер минам: документирование, делопроизводство, документ, электронный доку мент, автор документа, вид документа, оформление документа, электронная цифровая подпись, реквизит документа, бланк документа, подлинник доку мента, копия документа, заверенная копия, юридическая сила документа, уни фицированная форма документа, документооборот, объем документооборота, регистрация документа, номенклатура дел, экспертиза ценности документов, дело, формирование дела. Третий раздел «Документы Центра» самый обширный. В пункте 3.1. по дробно описаны бланки документов учреждения: виды бланков, перечень до кументов, которые оформляются без применения бланков, конкретные требо вания к шрифтам, кеглю, межстрочному интервалу, отступам, полям докумен тов. Пункт 3.2. «Оформление отдельных реквизитов» содержит подробную инструкцию по оформлению таких реквизитов как: - «наименование организации - автора документа», - «наименование вида документа», - «заголовок к тексту», - «дата и регистрационный номер документа», - «виза согласования», - «гриф согласования», - «подпись», - «гриф утверждения», - «резолюция», - «отметка о наличии приложений», - «оттиск печати», - «отметка о заверении копии», - «отметка об исполнителе».

64 Пункт 3.3. Инструкции регламентирует правила подготовки отдельных видов документов Центра, а именно приказов, положений, правил, инструк ций, протоколов, писем. В отдельный подпункт вынесен порядок разработки, утверждения, внесения изменений в инструкцию по делопроизводству. Четвертый раздел «Организация документооборота» дает представление о принципах организации движения управленческих документов, порядке приема и первичной обработке поступающих документов, правилах предвари тельного рассмотрения документов, порядке регистрации документов, по рядке рассмотрения документов руководством Центра и передаче их исполни телям, работе исполнителей с документами, организации работы с внутрен ними отправляемыми документами, учете и анализе объемов документообо рота. Нужно отметить, что четвертый раздел Инструкции подлежит суще ственной переработке. Изменения, вносимые в действующую Инструкцию целесообразно представить в виде таблицы. Таблица 2.1. Переработанный текст инструкции по делопроизводству № пункта Инструкции 4.2. 4.4. 4.4. Старая редакция Новая редакция Документы сортируются на подле Документы сортируются на подле жащие и не подлежащие регистра жащие и не подлежащие регистра ции. Не подлежат регистрации доку ции. менты, присланные в рекламных це лях (кроме официальных коммерче ских предложений) и поздравитель ные материалы. Документы регистрируются после Документы регистрируются после их предварительного рассмотре их предварительного рассмотрения ния. в журнале регистрации входящих документов, форма которого пред ставлена в приложении № 1. На поступающих документах на бу На бумажном носителе поступаю мажном носителе, подлежащих ре щих документов, подлежащих реги гистрации, в нижнем правом углу страции, в свободном месте первого первого листа документа предо листа документа проставляется от ставляется отметка о поступлении с метка о поступлении, которая со указанием даты поступления и вхо стоит из следующих элементов: дящего регистрационного номера наименование учреждения - ГАУДО «Белгородский областной документа.

65 4.4. Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес Центра, осу ществляется специалистом по кад рам. 4.5. Порядок рассмотрения документов руководством Центра и доведения документов до исполнителей. Организация работы с докумен тами в структурных подразделе ниях Центра осуществляется на ос новании указаний по исполнению документов (резолюций) директора Центра, его заместителей, руково дителя структурного подразделе ния, иных должностных лиц. Сведения о регистрируемых доку ментах вносятся в журнал регистра ции исходящей документации. 4.6. 4.8. 4.10. 4.11. Приказы по личному составу и ос новной деятельности имеют от дельную нумерацию в пределах своих групп. В приказах о приеме, перемещении (переводе), совмещении, увольне нии, командировании к порядко вому номеру добавляется буква «Л». Н априм ер : Приказ № 21-Л. В приказах о предоставлении всех видов отпусков, дней отдыха к по рядковому номеру добавляются буквы «ОТ». Например: Приказ № 21-ОТ. В приказах о материальном стиму лировании сотрудников Центра к порядковому номеру добавляется буква «М». Например: Приказ № 21-М. Учет и анализ объемов документо оборота Центр детского и юношеского ту ризма и экскурсий», входящий но мер в соответствии с учетной фор мой, дата поступления и подпись лица, зарегистрировавшего доку мент. Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес Центра, осу ществляется специалистом по кад рам в том же порядке, что и доку менты на бумажном носителе. Порядок рассмотрения документов руководством Центра и передачи их исполнителям. Организация работы с документами в структурных подразделениях Цен тра осуществляется на основании указаний по исполнению доку-ментов (резолюций) директора Центра, лиц его замещающих, а также непо средственных руководителей струк турных подразделений. Сведения о регистрируемых доку ментах вносятся в журнал регистра ции исходящей документации, форма которого представлена в при ложении № 2. Приказы по личному составу реги стрируются отдельно от приказов по основной деятельности в соответству ющих журналах, формы которых представлены в приложениях № 3 и 4. Приказы по личному составу, срок хранения которых составляет 75 лет, имеют в составе регистрационного номера порядковый номер в преде лах одного календарного года и букву «Л». Например: Приказ № 21 л. Приказы по личному составу, срок которых составляет 5 лет, регистри руются отдельно от приказом по личному составу, хранящимся 75 лет, и имеют в составе регистраци онного номера только порядковый номер в пределах одного календар ного года. Учет и анализ объема документо оборота

66 Учет количества документов про Учет количества документов прово водится по регистрационным дан дится по регистрационным данным в ным в местах регистрации доку месте регистрации документов. ментов. Поскольку Центр является учреждением - источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации, вследствие чего документы посто янного срока хранения и по личному составу подлежат передаче на хранение в Г осударственный архив Белгородской области и по состоянию на 1 декабря 2016 года Центр имеет 166 дел не сформированных и не внесенных в описи14, необходимо подробно описать в Инструкции порядок организации текущего и архивного хранения документов, в том числе электронных. Действующую Инструкцию предлагается дополнить разделом пять «До кументальный фонд Центра» и шесть - «Особенности работы с электронными документами» (приложение 13). В пятом разделе целесообразно описать правила, порядок и особенности составления номенклатуры дел, формирования дел, организации текущего хранения, подготовки документов Центра для передачи на архивное хранение, оформления дел, экспертизы ценности документов, составления описей дел постоянного срока хранения и по личному составу сроком хранения 75 лет, отбора дел на уничтожение. Шестой раздел Инструкции определяет порядок включения электрон ных образов документов в систему документооборота Центра, правила оформ ления электронных документов, особенности подтверждения подлинности, круг должностных лиц, имеющих электронную цифровую подпись, сроки хра нения электронных документов, организацию экспертизы ценности и порядок уничтожения электронных документов. Кроме того, действующая Инструкция не содержит приложений, что су щественно снижает практическую ценность документа. 14 Паспорт архива государственного автономного учреждения дополнительного образова ния «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий» на 01.12.2016. - Белгород, 2016. - 1 с.

67 Для устранения названного недостатка проект переработанной Инструк ции содержит следующие приложения: • форма журнала регистрации входящих документов, • форма журнала регистрации исходящих документов, • форма журнала регистрации приказов по личному составу, • форма журнала регистрации приказов по основной деятельности, • общий бланк, • бланк письма, • образец приказа по основной деятельности, • образец приказа по личному составу, • образец положения, • образец должностной инструкции, • образец протокола, • образец письма, • форма номенклатуры дел, • форма обложки дела постоянного срока хранения и дела по лич ному составу, • форма листа-заверителя дела, • форма внутренней описи документов дела, • форма описи дел, • форма акта об уничтожении документов. Таким образом, переработанная инструкция по делопроизводству позво ляет организовать делопроизводство в Центре с учетом рекомендаций специ алиста главного отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроиз водства ОГКУ «Государственный архив Белгородской области» на каче ственно новом уровне, отражает полезный опыт конкретного сотрудника в ча сти организации работы с документами, а значит, сохраняет его и обеспечи вает преемственность знаний.

68 ЗАКЛЮЧЕНИЕ Дополнительное образование - это уникальная система, в основе которой лежит интерес ребенка. Дополнительное образование представляет собой тип образования, объединяющий воспитание, обучение и развитие в единый процесс с целью удовлетворения и развития познавательных интересов, творческого потенциала ребенка, способствующих самоопределению, самореализации и социализации личности и опирающихся на свободный выбор ребенком видов деятельности. Цель дополнительного образования детей - педагогическая поддержка ребенка в процессе его социального самоопределения, творческого и личностного развития. Цели и результаты деятельности в образовательном процессе не всегда можно соотнести, что делает управление образовательным учреждением организационно сложным, подталкивающим исследователей искать новые уникальные инструменты управления. Одним из таких инструментов является документационное обеспечение управления. В ходе исследования было изучено документационное обеспечение управления государственного автономного учреждения дополнительного образования «Белгородский областной Центр детского и юношеского туризма и экскурсий», который начал свою деятельность в 1955 году как областная экскурсионно-туристская станция. Сегодня ГАУДО БОЦДЮТиЭ координации и развития туристско-краеведческой деятельности центр всей Белгородской области. ГАУДО БОЦДЮТиЭ занимается организационно-методической работой по развитию детского туризма в образовательных организациях Белгородской области, проводит туристско-краеведческие и спортивные мероприятия регионального уровня, обеспечивает участие детей в туристско краеведческих, спортивных мероприятиях федерального и международного уровня.

69 Структура учреждения управленческие функции очень простая, осуществляет линейная. директор. Часть Основные функций делегировано заместителям, но все решения должны быть обязательно согласованы с единоличным исполнительным органом, даже в случае нетрудоспособности, нахождения в командировке или отпуске. ГАУДО учреждений БОЦДЮТиЭ занимает дополнительного направленности, во многом лидирующее образования благодаря положение среди туристско-краеведческой проектной деятельности, профессиональному коллективу, хорошей материальной базе, грамотной системе подготовки воспитанников, которые регулярно становятся победителями и призерами всероссийских, международных соревнований, олимпиад и конкурсов. В ходе исследования были изучены управленческие документы ГАУДО БОЦДЮТиЭ, состав которых отражает компетенцию учреждения, характер связей с другими организациями. Самая многочисленная группа - распорядительная документация. Причиной тому может быть проводимая директором Центра политика тотального управленческого контроля, когда любое действие сотрудника должно быть прописано в приказе и малейшее отклонение означает нарушение дисциплины. При этом организационная документация в большинстве случаев составлена формально и не отражает специфику учреждения, не учитывает фактическое состояние подсистем, которыми нужно управлять. Количество приказов по основной деятельности из года в год остается неизменным, а вот количество приказов по личному составу уменьшается. В первую очередь сокращение количества «кадровых» приказов связано с ликвидацией обособленного структурного подразделения, располагавшегося в Шебекинском районе. Большая часть информационно-справочных документов поступает и отправляется в вышестоящую организацию - департамент образования Белгородской области, что неоднозначно влияет на делопроизводство Центра. Положительным является то, что делопроизводство Центра достаточно четко

70 регламентировано, правила оформления управленческих документов, установленные на государственном уровне, в общем соблюдаются. Однако выявлены отрицательные последствия такого тесного взаимодействия: по примеру Департамента герб Белгородской области печатается на письмах и содержится в оттиске печати Центра, что государственному учреждению дополнительного образования не разрешено Законом. Локальные нормативные документы составлены наспех и регламентируют деятельность формально. Не внося изменения, использовать их в качестве инструмента управления не представляется возможным. Кроме того, количество регистрируемых входящих документов в соотношении с количеством исходящих свидетельствует о высокой исполнительской дисциплине, так как регистрируются не все входящие документы, а только наиболее важные. Нерегистрируемые входящие документы не остаются без ответа. Исполнители не дожидаясь резолюции директора готовят ответный документ. В ходе исследования установлено, что помещения для архива нет. Штатного работника архива ГАУДО БОЦДЮТиЭ не имеет. Приказом директора назначено лицо, ответственное за ведение архива - специалист по кадрам. Документы оформляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. Документы постоянного срока хранения и по личному составу, находящиеся на хранении в учреждении упорядочены по 2004 год включительно, составлены описи и утверждены экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Белгородской области. Имеется номенклатура дел на 2016 год, положения об архиве и постоянно действующей экспертной комиссии Центра. По итогам комплектования, обследования ведомственных специалистом архивов и главного делопроизводства отдела ОГКУ «Государственный архив Белгородской области» были сформулированы рекомендации, в соответствии с которыми действующую инструкцию по делопроизводству: необходимо переработать

71 - регламентировать порядок организации текущего и архивного хранения дел с учетом требований архивного законодательства, включая электронные документы; - описать в локальном нормативном акте имеющийся опыт по формированию и оформлению дел, составлению описей и их согласованию с экспертно-проверочной комиссией, а также организации передачи дел в Государственный архив Белгородской области. Обязанности по архивному хранению документов ГАУДО БОЦДЮТиЭ фактически выполняются специалистом по кадрам, но в должностной инструкции не закреплены. Специалист по кадрам ГАУДО БОЦДЮТиЭ фактически выполняет две обобщенные трудовые функции: 1. Документационное обеспечение работы с персоналом. 2. Документационное обеспечение деятельности директора. В трудовом договоре между ГАУДО БОЦДЮТиЭ и специалистом по кадрам обозначена только первая трудовая функция. Здесь же есть ссылка на то, что работник обязан исполнять требования должностной инструкции. Документированный перечень обязанностей специалиста по кадрам не соответствует фактически выполняемой работе. Переработанная в рамках исследования должностная инструкция способствует эффективной организации труда специалиста по кадрам ГАУДО БОЦДЮТиЭ, позволяет привести оплату труда по указанной должности в соответствие с фактически выполняемым перечнем и объемом работ, тем самым устраняет демотивирующие факторы. Кроме того, переработанный документ содержит необходимые реквизиты для предания ему юридической силы. Переработанная делопроизводству по результатам позволяет исследования организовать инструкция делопроизводство по с учетом рекомендаций специалиста главного отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства ОГКУ «Государственный архив Белгородской области» на качественно новом уровне, отражает полезный опыт конкретного

72 сотрудника в части организации работы с документами, а значит, сохраняет его и обеспечивает преемственность знаний. Таким образом, можно утверждать, что документационное обеспечение управления в каждом российском учреждении дополнительного образования детей уникально. Правила документирования, работы с документами, организации хранения документов, сложившиеся в данном конкретном учреждении могут быть не эффективными в неизменном виде для другого образовательного учреждения.

Рецензии:

Авторизуйтесь, чтобы добавить рецензию

- у работы пока нет рецензий -

Отзывы:

Авторизуйтесь, чтобы оставить отзыв